Digitalizar y gestionar con éxito en Empresa y Gobierno

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    13-Jun-2015

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En esta presentacin, utilizada durante uno de los webinars de Athento, podrs descubrir algunas de las claves del xito de proyectos de digitalizacin en empresa pblica y privada. Tambin podrs ver en funcionamiento Athento eGovernment, el vertical de Athento para las Administraciones Pblicas.

Transcript

<ul><li> 1. Digitalizar y gestionar con xito en Empresa y Gobierno</li></ul> <p> 2. Index 1.Conceptos de digitalizacin. Fases: OCR, OCR Zonal, OMR, Bar code, QR2.Ventajas de Digitalizar3.Demostracin Athento Smart Capture4.Ventajas gestin documental en Gobierno5.Demostracin de Gestin de Expedientes para Gobierno ElectrnicoPonentes: Antonio de las Nieves, Athento, Miami (USA) Sebastian Borgeaud, Puntocom, Santiago (Chile) 3. 150+ Clients including: 4. Fases de la Digitalizacin Preparado, clasificacin y codificacinDesgrapado y preparacin. La digitalizacin en escneres de alta produccin requiere que todas las hojas que componen los documentos no tengan elementos de sujecin ni partes dobladas. La preparacin de los documentos como paso previo al proceso de digitalizacin contribuye a la calidad de la imagen resultante. Clasificacin y codificacin. El proceso de clasificacin, ordenacin y codificacin se centra en la identificacin, clasificacin y codificacin de los documentos que componen la unidad documental de mayor nivel. Un criterio ptimo de clasificacin garantizar que la consulta y acceso a los documentos se realice de una manera gil y precisa. Ejemplo: Un expediente de prstamo de una Entidad Bancaria, podra establecerse una clasificacin que distinga entre los documentos: NIF de los prestatarios, declaraciones de renta, nminas, evaluacin del riesgo etc. 5. Fases de la Digitalizacin: Digitalizacin e Indexacin Digitalizacin. El proceso de digitalizacin es completamente flexible y se adapta a las caractersticas particulares de cada documento. El tratamiento de la imagen se realiza utilizando los filtros y funciones adecuados para conseguir la mxima calidad de la misma. Indexacin. El proceso de digitalizacin culmina con la indexacin de las imgenes obtenidas (documentos TIF, PDF). Este proceso consiste en identificar cada imagen asocindole los metadatos que permitirn al usuario final realizar las bsquedas y consultas de los documentos de manera gil, sencilla e inmediata. Por ejemplo: Si hemos digitalizado facturas de compras, podramos fijar como metadatos de cada factura: Nmero de factura, Proveedor, Fecha Factura, Base ImponibleCONSEJO: Optimizar los recursos realizando la clasificacin de documentos y la extraccin de datos de la forma ms automatizada posible. 6. ROI de la Captura Ejemplo de Gestin Documental en papel vs Captura de documentos ROI de la Digitalizacin 3 archivadores en papel, coste anual: 14.915,23 Coste anual Athento = 4.000 Recuperacin de la inversin en el segundo ao Tras 5 aos, el total de ahorros generados supera los 70.000 7. Athento Capture Beneficios clave:1.Eliminacin de tareas manuales relacionadas con captura.2.Reduccin coste digitalizacin y aumento calidad y fiabilidad3.Aprovechamiento de la informacin contenida en documentos.4.Eliminacin del papel en los procesos de negocio.Vamos a la demo: http://cloud.athento.com 8. Athento vs the rest 9. Athento eGovernment Gestin documental en Gobierno Problemticas actuales: 1.Trmites lentos y burocrticos a. Bajo nivel de estandarizacin y orden2.Escasa visibilidad del proceso documentario a. Bajo nivel de transparencia y control3.Documentacin fsica (papel): a. Prdida de informacin b. Informacin descentralizada c. Costos de impresion, traspaso, almacenamiento, recuperacin 10. Athento eGovernment Gestin documental en Gobierno Beneficios clave:1.Agilidad y control en flujos (trmites) y distribucin de documentos2.Registro y control de las interacciones (entradas y salidas)3.Transparencia y recuperacin informacin eficiente4.Tecnologa integrable y flexible que evoluciona con la organizacin (estandarizacin, interoperabilidad) 11. Athento eGovernment Gestin documental en Gobierno Fundamentos: 1.Flujos de trabajo a. Tareas y mensajes (integracin email) b. Tiempos y alertas2.Gestion documental a. Expedientes, documentos y estados b. Repositorio centralizado3.Gestin de usuarios y seguridad a. Grupos y usuarios b. Roles, permisologa y auditorasVamos a la demo: http://cloud.athento.com</p>