Tcc conrado e geni 2009

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    01-Jul-2015

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Com a evoluo tecnolgica, surge a necessidade de mudanas no modo de gesto das empresas, que passam a utilizar, de maneira intensa, computadores para processamento de dados, redes de comunicao e automao de processos produtivos com o objetivo de gerar informaes para suas operaes. Analisando a necessidade das empresas em manter um controle e gerenciamento mais eficiente e eficaz, surgiu-se a idia de desenvolver o projeto sobre o tema A importncia do gerenciamento de projetos na implantao do sistema ERP (Enterprise Resources Planning) com a finalidade de obter sucesso no resultado final do projeto.

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<ul><li> 1. 2 Faculdades Integradas Teresa Dvila Geni Rosa Marcos Antonio de Paula Conrado A IMPORTNCIA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS NA IMPLANTAO DO SISTEMA ERP Lorena, 2009 </li></ul><p> 2. 3 Geni Rosa Marcos Antonio de Paula Conrado A IMPORTNCIA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS NA IMPLANTAO DO SISTEMA ERP Projeto do Trabalho de Concluso de Curso apresentado ao Curso de Administrao das Faculdades Integradas Teresa Dvila - FATEA, como exigncia parcial obteno do ttulo de Bacharel em Administrao de Empresas. Orientador: Prof. Esp. Andr Alves Prado Lorena, 2009 3. 4 SUMRIO 1. INTRODUO 05 1.1 Exposio do assunto 06 1.2 Problema de pesquisa 06 1.3 Justificativa para a escolha do tema 06 1.4 Objetivo 07 1.5 Delimitao do trabalho 07 2. FUNDAMENTAO TERICA 08 3. METODOLOGIA DA PESQUISA 36 3.1 Tipo de estudo 36 3.2 Populao do estudo 36 3.3 Local do estudo 37 3.4 Aspectos ticos 37 3.5 Procedimentos 37 3.6 Instrumentos 38 3.7 Tipo de Anlise 38 4. CRONOGRAMA 38 5. REFERNCIAS 39 4. 5 1 INTRODUO 1.1 Exposio do assunto Com a evoluo tecnolgica, surge a necessidade de mudanas no modo de gesto das empresas, que passam a utilizar, de maneira intensa, computadores para processamento de dados, redes de comunicao e automao de processos produtivos com o objetivo de gerar informaes para suas operaes. Analisando a necessidade das empresas em manter um controle e gerenciamento mais eficiente e eficaz, surgiu-se a idia de desenvolver o projeto sobre o tema A importncia do gerenciamento de projetos na implantao do sistema ERP (Enterprise Resources Planning) com a finalidade de obter sucesso no resultado final do projeto. Conforme Martins, 2005, o ERP (Planejamento de Recursos Empresarial) um modelo de gesto corporativo baseado num sistema de informao, com o objetivo de promover a integrao entre os processos de negcios da organizao e fornecer elementos para as decises estratgicas. Possibilita ainda compartilhar dados, prticas em toda a empresa, produzir e acessar as informaes em tempo real, pois facilita o fluxo de informaes integrando as diferentes funes; manufatura, logstica, finanas, recursos humanos e engenharia, entre outras, apresentando uma base de dados que opera em uma nica plataforma e que as consolidam em um nico ambiente computacional. O sistema ERP utiliza a arquitetura cliente/servidor, significando que qualquer cliente do sistema que utiliza uma aplicao como manufatura ou finanas acessa a informao que se encontra armazenada, refletindo o conceito de processamento distribudo. Alm disso, o ERP utiliza uma base de dados centralizada que a alma do sistema e que opera para todas as aplicaes, garantindo a integridade e a unicidade dos dados, tornando-se acessvel a todos e eliminando erros, (MARTINS, 2005). 5. 6 Todo projeto precisa ser muito bem gerenciado para que no haja alteraes inesperadas, principalmente em tratar-se da implantao de sistema ERP, que um sistema bastante complexo. Por haver uma afinidade com sistemas integrados e um interesse em posicionar-se no mercado, atuando nas grandes empresas, observou-se a grande vantagem em realizar um estudo mais profundo sobre Gerenciamento de projetos, pois este realizado atravs da aplicao e da integrao dos processos: iniciao, planejamento, execuo, monitoramento e controle e encerramento. 1.2 Problema de pesquisa De que forma o sistema ERP pode ser implantado trazendo vantagens para a empresa, utilizando tcnicas de gerenciamento de projeto? Visto a dificuldade que as empresas tem em implantar sistemas ERP devido a sua complexidade, observou-se que a empresa tem muito a ganhar com relao organizao e acesso s informaes, reduo de custos, otimizao dos processos e parmetros para tomada de deciso seguindo os passos do gerenciamento de projetos, uma vez que esta ferramenta descreve cada etapa do projeto de implantao. 1.3 Justificativa para a escolha do tema O tema foi escolhido tendo como base a multifuncionalidade que o sistema ERP proporciona as empresas, principalmente as de grande porte, as quais necessitam de eficaz integrao dos processos de negcios e melhor fluxo de informaes e gesto de processos fundamentais como: Manufatura, estoque, financeiro, contbil, marketing, vendas, recursos humanos, etc. Entretanto, devido complexidade da implantao deste sistema necessrio seguir um roteiro de acompanhamento de cada etapa elaborada, para garantir melhor resultado. O foco deste estudo est no gerenciamento da implantao do sistema ERP, devido importncia da integrao com os vrios departamentos que este sistema oferece. 6. 7 Este trabalho torna-se relevante para empresas de pequeno, mdio e grande porte, as quais em geral, no seguem adequadamente os passos da realizao do projeto. E assim, deixam de usufruir dos benefcios que a multifuncionalidade do sistema ERP proporciona as empresas. Gerenciar um projeto inclui: identificao das necessidades, estabelecimento de objetivos claros e alcanveis, balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo, adaptao das especificaes, dos planos e da abordagem s diferentes preocupaes e expectativas das diversas partes interessadas. Segundo PMBOK Terceira Edio, no gerenciamento de necessidades conflitantes do projeto, os gerentes de projetos freqentemente falam de uma restrio tripla: escopo, tempo e custo do projeto. A qualidade do projeto afetada pelo balanceamento desses trs fatores. Projetos de alta qualidade entregam o produto, servio ou resultado solicitado dentro do escopo, no prazo e dentro do oramento, e a relao entre esses fatores ocorre de tal forma que se algum dos trs fatores mudar, pelo menos um outro fator provavelmente ser afetado. 1.4 Objetivos 1.4.1 Objetivo Geral Estudar como uma empresa pode obter vantagens na implantao do sistema ERP, utilizando a tcnica de gerenciamento de projeto, de maneira a no comprometer sua funcionalidade na empresa. 1.4.2 Objetivo Especifico Conceituar e demonstrar os benefcios do sistema ERP (Enterprise Resource Planing). Avaliar as Vantagens e Riscos na implantao do sistema ERP. Definir gerenciamento de projeto. Estudar as tcnicas de gerenciamento de projeto. Analisar a importncia do gerenciamento de projeto. 7. 8 2 FUNDAMENTAO TERICA 2.1 ERP (Enterprise Resource Planing) ERP (Enterprise Resource Planning) um software multi-modular, de gesto empresarial, que executa um conjunto de atividades com o objetivo de auxiliar o fabricante ou o gestor de uma empresa nas importantes fases de seu negcio, interagindo todos os mdulos principais da organizao. Um sistema dito ERP tem a pretenso de suportar todas as necessidades de informao para a tomada de deciso gerencial de um empreendimento como um todo (CORRA, 2001, p.392). O sistema ERP a evoluo do MRP II, desenvolvido atravs do mapeamento das operaes de cada rea da empresa, no apenas dos setores produtivos, mas tambm de setores como Recursos Humanos e Contabilidade. Por possuir uma nica base de dados o ERP pode cruzar informaes e estruturas independentes, fornecendo uma viso global da empresa aos nveis gerenciais (NIGEL et al., 2002, p.474). 2.2Benefcios dos sistemas ERP Flexibilidade. Modularidade. Conectividade. Seleo de diferentes pontos negociais. Simulao da realidade. 8. 9 A Tabela 1 apresenta benefcios gerados com a implantao de sistemas e os classifica entre benefcios tangveis e intangveis. A utilizao do sistema ERP otimiza o fluxo de informao e facilita o acesso aos dados operacionais, favorecendo a adoo de estruturas organizacionais mais flexveis. Alm disso, as informaes tornam-se mais consistentes, possibilitando a tomada de deciso com base em dados que refletem a realidade da empresa. O grfico 1 aborda alguns focos de benefcios alcanados com a utilizao do sistema, classificando as avaliaes das empresas em grau de importncia. Tabela 1 - Benefcios Tangveis e Intangveis. Fonte: O autor, adaptado de Turban; Mclean e Wetherbe (2002) 9. 10 2.1.1 Riscos na Implementao do ERP Devido ao elevado custo de implantao, grande complexidade, barreiras culturais e a imposio de mudanas radicais na organizao a implantao de sistemas ERP, contm uma srie de riscos que precisam ser cuidadosamente observados. Nesse sentido, Wood e Caldas (2001) afirmam que a implantao de um sistema ERP causa impactos de extraordinria repercusso na empresa, como por exemplo: mudana nos modelos gerenciais, mudana na interao entre pessoas e grupos, impacto na rotina de trabalho dos funcionrios da organizao, os sistema no estar alinhado com o negcio da organizao, a no transferncia de conhecimento da equipe interna por parte da empresa de consultoria externa, expectativas de Retorno de Investimento no atendidas, no integrao do sistema ERP com outros sistemas paralelos da organizao, redefinio dos limites de autoridade e autonomia e alteraes nos processos estratgicos da organizao. Principais benefcios alcanados nos processos de trabalho e ambiente organizacional Grfico 1 Mdulos de Sistema ERP utilizados pelas empresas. Fonte: (Oliveira, 2006) 10. 11 Na tabela 2 apresentado um paralelo baseado nas caractersticas do sistema evidenciando benefcios e problemas dos Sistemas ERP. 11. 12 2.1.2 Fatores crticos de sucesso Os sistemas ERP so muito complexos exigindo um gerenciamento muito bem estruturado, durante todo processo de implantao, pois so freqentes os casos de empresas que fizeram grandes investimentos e falharam na implantao. Cada empresa tem um ramo de atuao, estrutura e tambm uma cultura organizacional diferente uma da outra, variando seus riscos e fatores crticos, por essa razo, preciso analisar minuciosamente cada aspecto importante na empresa, pois interfere diretamente no sucesso da implantao. No artigo publicado no European Journal of Operational Research,(Umble; Haft e Umble, 2002, p.244:247):1 ROCKART, J.F.: "Chief Executives Define Their Own Data Needs". Harvard Business eview, v.57, n.2, p.81-92, Mar./Apr.1979. [ Medline ], foi esmiuado de forma bastante clara e objetiva alguns pontos crticos inerentes a implantao de sistemas ERP, pontos estes que devem ser trabalhados de forma prioritria em uma implantao, por conter fatores bsicos para garantir o sucesso. Tabela 2 - Benefcios e Problemas dos Sistemas ERP. Fonte: (Souza e Saccol, 2003) 12. 13 a) Claro entendimento dos objetivos estratgicos: Diz respeito ao planejamento estratgico da organizao na sua atuao para satisfazer os clientes, por meio da capacitao de funcionrios e fornecedores, e a organizao precisa ter uma viso ampla e objetiva, identificando as necessidades crticas do negocio que o ERP dever suprir permitindo que ele atenda as expectativas da empresa. Isso quer dizer que o ERP e as aes estratgicas da organizao vo ser determinantes para o negcio e sua permanncia e prosperidade mercadolgica. b) Comprometimento da alta direo: de extrema importncia o comprometimento e a efetiva participao da alta direo neste processo, tanto no suporte aos custos como tambm na formao de uma equipe bem preparada que compe o gerente de projeto, analistas, consultores e todos que iro fazer parte da implantao durante todo o processo de funcionamento, a fim de acompanhar, analisar e at mesmo rever situaes visando a integrao da empresa atravs do sistema ERP. c) Excelncia no gerenciamento do projeto: O sucesso da implantao est intimamente ligado a qualidade do gerenciamento do projeto. Um projeto bem definido capaz de identificar e selecionar o mdulo de software adequado aos processos fundamentais do negcio, reduzindo ao mximo as dificuldades geradas com customizaes. Toda realizao da Administrao tambm a realizao de um dirigente. Todo fracasso representa o fracasso de um dirigente. A viso, a dedicao e a integridade dos gerentes determinam se existe uma Administrao ou um mau gerenciamento. (Peter F. Druker). 13. 14 d) Gerenciamento da mudana organizacional: As caractersticas e informaes oferecidas pelo ERP nem sempre esto perfeitamente alinhadas e compatveis ao processo e estrutura organizacional das empresas, devido grande diversidade de processos, fazendo com que o sistema insira uma nova forma de funcionamento interferindo na estratgia e na prpria cultura da empresa. Para minimizar o impacto do sistema sobre a empresa, so realizadas reengenharias nos processos ou at mesmo a criao de novos processos que atendam as necessidades e objetivos empresarias. Portanto o que espera-se do sistema ERP o direcionamento s exigncias do negcio, levando em conta a mudana radical que ela realiza nas operaes da empresa e no apenas identificar o sistema como desafio tecnolgico. e) Uma equipe qualificada para gerenciar o projeto de implementao: de grande importncia uma equipe qualificada com habilidades e competncias para desenvolver e executar o projeto, pois os mesmos tero atribuies de responsabilidades como: tomadas de decises, detalhamento do projeto, elaborao de planos globais dos programas, definio de cronogramas e tambm contriburem para que todos os recursos necessrios estejam disponveis e promover a comunicao com todas as reas e direo da empresa. f) Acuracidade das Informaes: To importante quanto ter um sistema adequado e seguro possuir qualidade nos dados de entrada para que gerem informaes confiveis e precisas. Para que isso ocorra os usurios devem estar devidamente treinados, instrudos para desenvolver tal tarefa. A empresa tambm deve cuidar para que os usurios estejam sinrgicos e comprometidos com a mudana para utilizarem ao mximo o novo sistema, buscando sempre evitar o uso do sistema antigo e at mesmo sistemas paralelos. 14. 15 Existem vrios casos de implantaes que trouxeram grandes prejuzos para empresas, tanto com relao aos custos de implantao quanto as perdas de informaes, por no conseguirem implantar em totalidade o sistema, utilizam-se o sistema antigo. O Grfico 2 abaixo resultado de uma pesquisa realizada com as 50 maiores empresas Industriais do Brasil em vendas, conforme relao das 500 melhores empresas (populao objeto) publicada pela revista Exame no ms de Julho de 2005, identificando os mdulos do Sistema ERP que as empresas utilizam para oferecer suporte ao negcio. g) Amplo treinamento e educao: Para Umble; Haft e Umble (2002), este provavelmente o mais importante fator crtico de sucesso na implementao do ERP, porque impacta diretamente na construo do conhecimento e capacitao das pessoas para resolver os problemas pertinentes ao sistema. Grfico 2 Mdulos de Sistema ERP utilizados pelas empresas. Fonte: (Oliveira, 2006) Mdulos de Sistema ERP utilizados pelas empresas. 15. 16 Freqentemente executivos negligenciam a importncia do treinamento dos usurios, assim como, os custos investidos com esta finalidade, cujo resultado responsvel em elevar para 80% a chance de sucesso na implantao. Destaca-se a importncia de dar continuidade nos treinamentos, com o objetivo de garantir os resultados satisfatrios, formando grupos de apoio a implantao, monitorando as atividades e promovendo a troca de experincia. O Grfico 3 apresenta um diagnstico em relao ao treinamento dos funcionrios, quais o pontos principais que impactam na impla...</p>