Arahan perkhidmatan

  • Published on
    11-Jun-2015

  • View
    1.495

  • Download
    11

Embed Size (px)

Transcript

  • 1. ARAHAN PERKHIDMATAN Panduan asas pentadbiran sesebuah pejabat / jabatan yang meliputi pentadbiran am, perkara perkhidmatan, alat kelengkapan pejabat, rekod awam dan kemudahan perhubungan.

2. ARAHAN PERKHIDMATAN Rasional Arahan Perkhidmatan (AP) dipinda: - Memasukkan dasar baru sesuai dengan perubahan dalam perkhidmatan awam seperti penswastaan perkhidmatan pos & cetak dan penggunaan ICT; - Memberi penjelasan sesuatu peraturan dengan lebih tersusun dari segi penggunaan bahasa, maksud dan isi kandungan; dan - Memberi penekanan terhadap kepentingan sistem penyampaian perkhidmatan dan integriti dalam perkhidmatan awam 3. PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT - Digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambahbaik dengan mengambilkira ICT - Meliputi aspek asas dan umum untuk beri ruang kepada perubahan bakal berlaku serta inovasi / kreativiti - Agensi yang diberi kuasa boleh keluarkan peraturan untuk laksana dan jelaskan mana-mana perkara - Penjelasan lebih terperinci dalam peraturan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa 4. KANDUNGAN BAHAGIAN TAJUK I II III IV V VI VII Pengurusan Am Pejabat Pentadbiran Sumber Manusia Keperibadian dan Ketrampilan Pengurusan Perhubungan Pelanggan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Urusan Surat Kerajaan Pengurusan Fail 5. BAHAGIAN TAJUK VIII IX X Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan Pelupusan Rekod Awam Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi Maklumat Inventori dan Bekalan Pejabat 6. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT (AP JABATAN DAN ORANG RAMAI) Menjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatan dalam urusan pejabat yang meliputi penyemakan fungsi jabatan, penilaian aktiviti dan senarai tugas, kebersihan pejabat dan keselamatan ruang pejabat Peruntukan Baru - penekanan kepada pematuhan undang-undang - Kemudahan komunikasi - Program kebajikan 7. BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT Peranan Kerajaan - Bertanggungjawab membangunkan negara dengan menggariskan hala-tuju, wawasan menerusi penggubalan dan pelaksanaan dasar untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat; - Tubuhkan agensi dan jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan dasar dan rancangan dengan cekap dan berkesan; - Usaha berterusan sentiasa dilakukan bagi mengoptimumkan penggunaan sumber yang ada, elak pembaziran dan penyalahgunaannya dan pada masa yang sama orang ramai mendapat perkhidmatan yang terbaik. 8. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Tanggungjawab Ketua Jabatan (mentadbir agensi masing- masing dengan cekap dan berkesan dengan memberi tumpuan dan keutamaan khususnya kepada) - Sedia dan pamerkan Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan dan Carta Organisasi peringkat jabatan, bahagian, cawangan, sehingga ke peringkat struktur organisasi yang lebih rendah ikut kesesuaian; - Pastikan semua pegawai memahami dan menghayati terutamanya pegawai baru di jabatan itu; - Sediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) jabatan dan pastikan setiap pegawai mempunyai SKT masing-masing; 9. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT - Maklumkan kepada semua pegawai mengenai kepentingan pematuhan kepada peraturan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa berkaitan dengan perkhidmatan, tatatertib dan kemajuan kerjaya, pengurusan kewangan; - Utamakan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) dalam pengurusan pejabat; - Galakkan perhubungan yang sihat di antara pegawai dan sediakan suasana bekerja yang harmonis; - Gunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia; 10. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT - Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan; - Mewujud dan memperkukuhkan mekanisme kerjasama antara sektor awam dan swasta; - Semak semula fungsi jabatan agar kemaskini selaras dengan objektif kerajaan; - Nilai semula aktiviti-aktiviti jabatan 11. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Undang-undang dan peraturan - Hendaklah dimaklumkan dan difahami oleh setiap pegawai; - Kaji dan kemaskini agar sentiasa relevan dengan perkembangan semasa dan boleh meningkatkan penyampaian perkhidmatan dengan lebih berkesan. Senarai Tugas - Sediakan senarai tugas untuk semua pegawai yang menunjukkan dengan jelas hubung kait antara pegawai dengan penyelianya; - Sentiasa diteliti dan di kemaskini oleh pegawai penyelia melalui perbincangan dengan pegawai terutama berlakunya; 12. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT a. pertukaran dasar kerajaan atau objektif jabatan; b. penstrukturan semula organisasi; c. pengurangan atau penambahan fungsi jabatan; d. pengurangan atau penambahan jumlah kakitangan; atau e. perubahan dalam sistem atau cara kerja 13. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Kemudahan Komunikasi - Disediakan oleh Kerajaan untuk memudahkan pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. - Gunakan secara berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja. - Perkhidmatan pos hanya untuk hantar surat dan bungkusan. Pos berdaftar dibuat apabila bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan. - Perkhidmatan telefon termasuk telefon bimbit hendaklah dikawal penggunaannya mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa. 14. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT - Penggunaan mesin faksimili hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan. Kawal penggunaannya. - Persidangan video hendaklah mengikut peraturan yang ditetapkan; - Kaedah komunikasi manual lain seperti telegram yang digunakan oleh Kementerian Luar Negeri bagi perhubungan di beberapa negara; - Boleh gunakan kaedah komunikasi terbaru selaras dengan perkembangan teknologi maklumat. 15. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Perhimpunan Bulanan - Mengadakan diperingkat jabatan untuk menyampaikan amanat dan maklumat semasa disamping mengeratkan hubungan di antara warga jabatan. Ruang Pejabat - Pastikan ruang pejabat mengikut keluasan yang ditetapkan dan kesesuaian sesuatu jabatan. 16. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Kebersihan Pejabat - Pastikan pejabatan dan kawasan sekitarnya bersih dan kemas dengan mengambil tindakan seperti berikut:- (a) Mengasingkan bahan yang tidak dikehendaki dengan membuangkan yang tidak diperlukan; (b) menyusun atur peralatan yang dibekalkan; (c) membersihkan peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas; (d) memelihara kebersihan setiap masa dengan menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan. 17. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Pencegahan Kebakaran - Lantik pegawai atau bentuk jawatankuasa untuk rancang dan ambil tindakan yang sesuai mencegah kebakaran iaitu: i. Adakan pelan tindakan kebakaran; ii. Sistem pencegahan (panduan, tanda arah / simbol yang kemaskini); iii. Adakan alat pemadam api yang sesuai dan berfungsi serta ikut spesifikasi, diperiksa oleh Jabatan Bomba; iv. Latihan kebakaran hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun; v. Bilik simpanan rekod penting yang tahan api (bilik kebal). 18. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Khidmat Nasihat Perkara Agensi Perundangan Jabatan Peguam Negara Kewangan Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara Keselamatan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis DiRaja Malaysia Keselamatan ICT/ Sistem dan Cara Kerja MAMPU Personel Jabatan Perkhidmatan Awam Pengurusan Rekod Jabatan Arkib Negara 19. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Penyelarasan dan Pemantauan - Kekalkan hubungan baik di peringkat Persekutuan / Negeri / Daerah. - Adakan aktiviti seperti bermusyawarah, majlis taklimat, majlis dialog, lawatan dan pemeriksaan. Boleh juga adakan program kemasyarakatan, sukan, keagamaan dan aktiviti lain yang sesuai. 20. BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Program Kebajikan - Adakan program yang sesuai untuk eratkan perhubungan sesama warga jabatan di samping memelihara kebajikan; - Contoh: - Hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelab kebajikan, pusat penjagaan kanak-kanak, majlis keagamaan, jamuan, ceramah dan lawatan. 21. BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (AP PERKARA-PERKARA PERKHIDMATAN) Menjelaskan keperluan rekod perkhidmatan, rekod kehadiran, penilaian prestasi, sijil penghargaan dan pewartaan. Peruntukan Baru - Pemupukan budaya kerja positif - Pembangunan modal insan - Pengurusan maklumat sumber manusia secara elektronik 22. BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Rekod Perkhidmatan Pegawai Tanggungjawab Ketua Jabatan - Pastikan maklumat perkhidmatan pegawai di bawah penyeliaannya direkod dengan teratur, lengkap dan terkini. Di rekod dalam komputer / buku khas secara manual dan direkod dengan dakwat hitam. Tanggungjawab Pegawai - Maklumkan maklumat peribadi semasa lapor diri dan perubahan maklumat agar kemaskini. 23. BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Maklumat Dalam Rekod Perkhidmatan Maklumat yang perlu direkodkan, antaranya: i. Maklumat peribadi pegawai ii. Semua maklumat perkhidmatan pegawai; iii. Maklumat cuti; iv. Lembaran kelakuan; dan v. Maklumat lain yang diputuskan oleh kerajaan dari semasa ke semasa. 24. BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan a. Semua catatan dalam rekod tidak boleh dipinda tanpa kelulusan / kebenaran pegawai yang diberi kuasa; b. Maklumat perlu direkod dengan segera dengan mengikut peraturan yang ditetapkan (jika rekod berkomputer). Jika manual, hendaklah ditandatangani pegawai dan dicop jabatan. Rekod disimpan di lokasi pegawai berkhidmat; c. Merupakan dokumen penting, tindakan sesuai bagi memastikan ia selamat, tidak hilang atau dipinda. Adakan salinan pendua dan disimpan dengan selamat. d. Rekod bertaraf SULIT. Pegawai boleh lihat rekod dengan kebenaran pegawai penyelia rekod. 25. BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Rekod Kehadiran - Selenggara rekod kehadiran mengikut kaedah yang sesuai untuk merekod waktu sampai dan waktu meninggalkan pejabat; - Adakan jadual tugas yang ada maklumat pegawai yang bercuti , berkursus atau tugasan di luar dan pamerkan ditempat yang mudah dilihat untuk tujuan pemantauan . 26. BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Penilaian Prestasi - Sebahagian dari sistem pengurusan personel yang penting untuk membantu pegawai tingkatkan prestasi

Recommended

View more >