ACUERDO No. ( ) - Archivo General de la Nación ?· ... señala que es competencia del Archivo General…

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    23-Sep-2018

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  • ACUERDO No. ______ ( )

    Por el cual se adoptan y reglamentan las condiciones tcnicas especiales de los bienes muebles de carcter documental archivstico susceptibles de ser declarados Bienes de Inters Cultural de Carcter Documental Archivstico

    BIC-CDA y se dictan otras disposiciones

    EL CONSEJO DIRECTIVO DEL

    ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO

    En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere La Ley 80 de 1989, el Artculo 76, literal d) de la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el Decreto 1080 de 2015 y el Acuerdo 09 de 2012.

    C O N S I D E R A N D O: Que de conformidad con lo reglamentado en el artculo 5 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artculo 2 de la Ley 1185 de 2008, el Archivo General de la Nacin, forma parte del Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nacin. Que segn establece el artculo 7 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artculo 4 de la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el numeral 13 del artculo 2.3.2.1., el Director del Archivo General de la Nacin, forma parte del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural. Que el artculo 8 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artculo 5 de la Ley 1185 de 2008, establece el procedimiento para la Declaratoria de Bienes de Inters Cultural y otorga facultades al Archivo General de la Nacin, para su declaratoria dentro de la competencia establecida en la Ley. Que el literal a) del artculo 2 de la Ley 80 de 1989, faculta al Archivo General de la Nacin para establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional del Archivos con el fin de salvaguardar el Patrimonio Documental de la Nacin. Que el literal b) del artculo 2 de la Ley 80 de 1989, faculta al Archivo General de la Nacin para fijar polticas y expedir reglamentos para proteger el Patrimonio Documental de la Nacin Que el artculo 14 de la Ley 594 de 2000, indica que, los documentos de la Administracin Pblica son producto y propiedad del Estado, y ste ejercer pleno control sobre los mismos. Que el artculo 39 de la Ley 594 de 2000, faculta al Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin para realizar la Declaratoria de Bienes de Inters Cultural de documentos privados.

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    Por el cual se adoptan y reglamentan las condiciones tcnicas especiales de los bienes muebles de carcter documental archivstico susceptibles de ser declarados Bienes de Inters Cultural de Carcter Documental Archivstico

    BIC-CDA y se dictan otras disposiciones

    Que el artculo 33 de la Ley 594 de 2000 faculta al Archivo General de la Nacin para ejercer control y vigilancia sobre los Bienes Declarados de Inters Cultural. Que el artculo 39 de la Ley 594 de 2000, faculta al Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin para realizar la Declaratoria de Bienes de Inters Cultural de documentos privados. Que el artculo 41 de la Ley 594 de 2000, establece prohibiciones a los organismos privados, as como a las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados Bienes de Inters Cultural. Que la convencin de la UNESCO de 1970, expresa: se considerarn como bienes culturales los objetos que, por razones religiosas o profanas, hayan sido expresamente designados por cada Estado como de importancia para la arqueologa, la prehistoria, la historia, la literatura, el arte o la ciencia y que pertenezcan a las categoras enumeradas a continuacin [..]: g) los bienes de inters artstico tales como iii) grabados, estampas y litografas originales; iv) conjuntos y montajes artsticos originales en cualquier materia; h) manuscritos raros e incunables, libros, documentos y publicaciones antiguos de inters especial (histrico, artstico, cientfico, literario, etc.) sueltos o en colecciones; j) archivos, incluidos los fonogrficos, fotogrficos y cinematogrficos. Que la Ley 1130 de 2007, aprob el Segundo Protocolo de la Convencin de La Haya de 1954 para la proteccin de los bienes culturales en caso de conflicto armado, redactado en La Haya el veintisis (26) de marzo de mil novecientos noventa y nueve (1999). Que el Acuerdo AGN 038 de 2002, establece y reglamenta el Formato nico de Inventario Documental, desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Que el Acuerdo AGN 042 de 2002, establece los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, regula el Inventario nico Documental y desarrolla los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Que el Acuerdo AGN 005 de 15 de marzo de 2013, establece los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblica y privadas que cumplen funciones pblicas. Que el Acuerdo AGN 006 de 2014, desarrolla los artculos 46,47 y 48 del Ttulo XI Conservacin de Documentos de la Ley 594 de 2000 (Sistema Integrado de

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    Por el cual se adoptan y reglamentan las condiciones tcnicas especiales de los bienes muebles de carcter documental archivstico susceptibles de ser declarados Bienes de Inters Cultural de Carcter Documental Archivstico

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    Conservacin), y el Artculo 16, seala la autorizacin de intervencin de documentos en materia de conservacin y restauracin. Que el numeral 1 del artculo 11 del Decreto 2126 de 2012, faculta a la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental del Archivo General de Nacin para () la formulacin y aplicacin de polticas, normas, planes, programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivstico y documental de la Nacin y su disponibilidad para el servicio de la comunidad. Que el Decreto 1080 de 2015 Parte III, Libro II, artculo 2.3.1.3., determina que es competencia del Archivo General de la Nacin realizar las declaratorias de Bienes de Inters Cultural de carcter documental archivstico del mbito nacional. Que el Decreto 1080 de 2015 Ttulo IX, Captulo II artculo 2.8.9.2.1., seala que es competencia del Archivo General de la Nacin realizar las () declaratorias de Bienes de Inters Cultural del mbito nacional, en adelante BICN, respecto de los bienes muebles de carcter documental archivstico que as lo ameriten. Que el Decreto 1080 de 2015 Ttulo IX, Captulo II artculo 2.8.9.2.3., faculta al Archivo General de la Nacin para reglamentar las condiciones tcnicas especiales de los bienes muebles de carcter documental archivstico, susceptibles de ser declarados como Bienes de Inters Cultural - BIC. Que el Decreto 1080 de 2015 Ttulo IX, Captulo II artculo 2.8.9.2.4., declara los fondos documentales del Archivo General de la Nacin como Bienes de Inters Cultural, los fondos documentales entendidos como los archivos y documentos de archivo, incorporados y recibidos por el Archivo General de la Nacin, as como todos aquellos que siendo procedentes de archivos pblicos se incorporen a los fondos de dicha entidad para conservacin total, se consideran como BICN y en consecuencia, estn sujetos al Rgimen Especial de Proteccin legalmente establecido y por ende no requieren una nueva declaratoria. Lo anterior con ocasin de su declaratoria como Monumento Nacional, hoy Bienes de Inters Cultural, mediante el Decreto 289 de 1975. Que el Decreto 1080 de 2015 Ttulo IX, Captulo II artculo 2.8.2.1.9., determina entre las funciones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivo las de evaluar y presentar al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado las solicitudes de declaratoria de archivos y documentos como bienes de inters cultural. Evaluar y aprobar los planes especiales de manejo y proteccin relacionados con los archivos y documentos declarados como bienes de inters cultural.

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    BIC-CDA y se dictan otras disposiciones

    Que el artculo 39 de la Resolucin 983 de 2010 del Ministerio de Cultura, faculta al Archivo General de la Nacin para expedir () las reglamentaciones de su competencia en materia de Patrimonio Documental de la Nacin. Que se requiere reglamentar las condiciones tcnicas descritas en el artculo 2.8.9.2.3., del Decreto 1080 de 2015. Que en mrito de lo expuesto,

    RESUELVE:

    CAPITULO I Disposiciones Generales

    Artculo 1. mbito de aplicacin: El presente Acuerdo aplica a los bienes materiales de carcter documental archivstico, sean pblicos, privados de inters pblico o privados susceptibles de ser declarados Bienes de Inters Cultural de Carcter Documental Archivstico BIC-CDA, del mbito nacional o del mbito de los departamentos, municipios, distritos, comunidades indgenas o afrodescendientes. De la misma forma aplica a los bienes materiales de carcter documental archivstico que han finalizado su trmite administrativo antes del da 31 de diciembre de 1910 los cuales debern tramitar su registro ante las instancias competentes conforme se seala en el presente Acuerdo. Pargrafo: Son susceptibles de ser declarado Bienes de Inters Cultural de Carcter Documental Archivstico BIC-CDA a: un expediente, una serie documental, una seccin documental o un fondo documental archivstico, que rena las caractersticas de documento de archivo sin importar el soporte. Artculo 2. Objeto. Fijar lineamientos tcnicos y administrativos con el propsito de ingresar los Bienes materiales de Inters Cultural de Carcter Documental Archivstico BIC-CDA, al Rgimen Especial de Proteccin mediante una declaratoria. Artculo 3. Definiciones: a) Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

    material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

    b) Archivos histricos. Archivo conformado por los documentos que, por presentar valores secundarios, deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigacin, la ciencia y la cultura. Los archivos generales

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    territoriales son a su vez archivos histricos.

    c) Bienes de Inters Cultural. Son los declarados por la Ley o mediante acto administrativo, que tienen caractersticas y valores que son de importancia para el patrimonio cultural de la Nacin.

    d) Bienes de Inters Cultural de Carcter Documental Archivstico. Son los declarados por Ley o mediante acto administrativo, de naturaleza documental que tienen caractersticas y valores de importancia para el patrimonio cultural de la nacin.

    e) Coleccin. Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna caracterstica comn sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con Fondo.

    f) Documento de archivo. Informacin contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organizacin o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de una actividad.

    g) Documento original. Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

    h) Fondo documental. Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades.

    i) Inventario documental. Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

    j) Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural y que hacen parte del patrimonio cultural de una persona o entidad, una comunidad, una regin o de un pas. Tambin se refiere a los bienes documentales de naturaleza archivstica declarados como Bienes de Inters Cultural de carcter documental archivstico.

    k) Plan Especial de Manejo y Proteccin - PEMP. Es el instrumento de planeacin y gestin del Patrimonio Cultural de la Nacin, mediante el cual se establecen las acciones necesarias con el objetivo de garantizar la proteccin, conservacin y sostenibilidad de los Bienes de Inters Cultural o de los bienes que pretendan declararse como tales.

    l) Productor. Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado los documentos en desarrollo de su propia actividad. No debe confundirse con el coleccionista.

    m) Registro de comunicaciones oficiales. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la dependencia competente, nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

    n) Serie documental. Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulacin del mismo proceso archivstico, o de la misma actividad; que tienen

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    BIC-CDA y se dictan otras disposiciones

    una forma particular, o como consecuencia de cualquier actividad derivada de su produccin, recepcin o utilizacin. La serie tambin se denomina serie documental.

    o) Seguro clavo a clavo: Seguro que protege el transporte de los fondos documentales desde su lugar habitual hasta que regresa al mismo, incluida la estancia que haya tenido en nuestras instalaciones y el proceso de embalaje y desembalaje que haya necesitado.

    CAPTULO II Declaratoria de Bienes de Inters Cultural de Carcter Documental Archivstico

    - BIC-CDA Artculo 4. Competencia. El Archivo General de la Nacin tiene la facultad para declarar Bienes de Inters Cultural de Carcter Documental Archivstico en el mbito Nacional BIC-CDA. Pargrafo 1. Las autoridades departamentales, distritales, municipales y de los territorios indgenas y afrodescendientes, realizarn declaratoria de Bienes de Inters Cultural de Carcter Documental Archivstico BIC-CDA ejerciendo las facultades otorgadas dentro de su respectiva jurisdiccin. Pargrafo 2. El presente Acuerdo podr ser tomado como referencia para...