Apostila de Arquivologia

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ARQUIVOLOGIAProfessora Giovanna Carranza

ARQUIVO E DOCUMENTAO

1. CONCEITO DE DOCUMENTAO Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada poca ou lugar. Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais so produzidos, determinando a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato. Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes; so classificados em dois grupos: 1.1 Quanto ao gnero Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes: Textuais: so os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos; Cartogrficos: so os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas. Filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (types), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fotogrficos. Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da microreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Informticos: so os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. 1.2 Quanto natureza do assunto Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser: Ostensivo A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. Graus de sigilo Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo:

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ARQUIVOLOGIA ultra-secreto; secreto; confidencial; reservado.

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A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado. Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior. A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; radiofreqncia de importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional. Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. 2. ARQUIVO 2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO Uma viso moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros Segundo a Lei n 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Desses conceitos importante destacar: Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma; Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual...), ao contrrio da idia bsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel; Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma idia clara das atividades realizadas por aquele rgo. O termo arquivo tambm pode ser usado para designar: conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado;

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rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa e francesa 2.2 - FINALIDADE E FUNO DOS ARQUIVOS Podemos destacar como finalidades do arquivo: 1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas. Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: a. contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente; b. estar instalado em local apropriado; c. dispor de instalaes e materiais adequados; d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna; e. contar com normas de funcionamento; f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. 2.3 IMPORTNCIA DO ARQUIVO Os homens quando passaram a um estgio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados no s guarda dos tesouros culturais da poca mas tambm com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua grandeza. Em uma empresa, as informaes existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critrios de prioridade quanto a sua manipulao para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso s pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, microgrfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informaes vitais para a manuteno das necessidades empresariais ou de quaisquer outras. 2.4 TIPOS DE ARQUIVAMENTO A posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a forma dos mveis, distinguir os tipos de arquivamento. So eles: Horizontal e Vertical. Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso , desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localizao da informao. Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. 2.5 DISTINO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU Embora arquivo, museu e biblioteca