Apostila Requisição de Combustíveis

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    01-Jul-2015

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Por DJORGENES TIBURCIO DE JESUS

NDICE

1. Requisio de Combustveis ............................................................................. 3 - Emisso ................................................................................................ 3 2. Pastas A Z ......................................................................................................... 4 3. Memorandos ..................................................................................................... 4 4. Remessa de Malotes .......................................................................................... 4 - Acomodao dos documentos ............................................................ 4 - Guia de Remessa de Malote ................................................................ 5 - Recibo da GRM de entrada .................................................................. 6 - Entrega aos Correios ............................................................................ 6 5. Recebimento de Malotes ................................................................................ 8

1. Requisio de CombustveisO consumo de combustveis e de leos lubrificantes pela C R Purus est vinculado emisso de Requisio de Combustvel. Trata-se do documento que a C R Purus deve apresentar ao fornecedor, para que este o faa de acordo com o que nele se requer.

Emisso: O diretrio Meus Documentos contm um arquivo do Microsoft .... denominado Requisio de Combustveis. Em uma barra na parte superior do programa aparecer a opo de habilitar a edio do .... Ao abrir, estar disponvel em uma barra na lateral esquerda do programa a pasta REQUISIO DE COMBUSTVEIS. Abre-se esta e cliquese no cone novo na barra de ... do programa. Da Requisio de Combustvel constam: Data de emisso; Nmero da requisio; Fornecedor (POSTO ATEM); Finalidade; Quantidade; Produto; Preo unitrio; Preo total; Texto explicativo da finalidade; Solicitante (assinatura); Autorizado por... (assinatura).

Ateno: No alterar qualquer dado de requisio j emitida, e sempre observar se o nmero da requisio coincide com o nmero de pginas indicado no canto inferior esquerdo. Para imprimir, clique sobre o Braso da Repblica no canto superior esquerdo da requisio. Imprime-se, automaticamente, duas vias. No canto superior direito de cada via est informada a guarda da mesma. A via do FORNECEDOR deve ser apresentada ao fornecedor no ato. A via FUNAI deve ser arquivada na pasta A Z REQUISIO DE COMBUSTVEIS.

2. Pastas A ZPasta A Z um acessrio de arquivo fsico vertical na forma de fichrio. Tem por finalidade arquivar, em ordem cronolgica, todo documento oficial corrente desta fundao de modo a oferecer segurana, preciso, flexibilidade e fcil acesso. No mbito da C R Purus, h varias pastas deste modelo nomeadas conforme o tipo de documento ali arquivado. O encarregado deve atentar para os princpios da eficincia, responsabilidade, economia e uniformidade neste sistema de arquivamento.

3. MemorandosMemorando um meio de comunicao eminentemente interno, utilizado entre unidades administrativas de um mesmo rgo, independentemente de nvel hierrquico. Podese dizer que o meio de comunicao mais utilizado pela C R Purus. O redator deve atentar para as formalidades devidas (observar modelos).

4. Remessa de MaloteA Coordenao Regional do Purus faz seu tramite de documentos fsicos com a sede em Braslia/DF pelo Servio de Malote dos Correios. A fim de dar mais agilidade ao recebimento e envio de documentos, foram contratados dois malotes exclusivos para essa comunicao. Enquanto um estiver no Setor de Protocolo e Documentos da sede em Braslia, para descentralizao, ou em trnsito, o outro estar no mbito desta coordenao sendo preparado para a remessa, ou vice-versa. So eles: Malote de n 313 Malote de n 314

Obs.: Existe uma pasta fsica destinada, exclusivamente, guarda dos documentos que sero enviados para Braslia durante o perodo em que nenhum dos malotes estiver no mbito desta coordenao. Tal pasta denomina-se ENVIAR VIA MALOTE.

Acomodao dos documentos: Alguns grupos de documentos so destinados a setores diversos da sede em Braslia. Por exemplo:

Memorandos do GABINETE (GAB) destinados Diretoria de Administrao e Gesto (DAGES); Memorandos do GABINETE (GAB) destinados Coordenao-Geral de Promoo ao Etnodesenvolvimento (CGETNO); Memorandos do NAGES destinados Coordenao de Administrao de Pessoal (COAP).

Cada grupo possui como destino a mesma repartio/departamento e devem ser acomodados dentro de um nico envelope pardo de papel, afixando no anverso o destinatrio do mesmo e no verso (lado no qual se fecha o envelope) o remetente. Tomando o exemplo acima, cada item citado deveria estar em um mesmo envelope. Obs.: Os dados do remetente e possveis destinatrios esto em um arquivo Microsoft Word no diretrio Meus Documentos. Bastando apenas imprimir e afixar devidamente. Estando todos os envelopes devidamente preparados, deve-se acomod-los de forma segura dentro de malote, anexar a GRM correspondente e o recibo da GRM de entrada e posicionar o rtulo de endereo com a face do destino vista e lacrar.

Ateno: cada malote tem um rtulo contendo os dados do mesmo, assim como o destino em uma face e a origem na outra face. Deve-se posicion-lo com o lado do destino (Sede Braslia/DF) vista, antes de lacrar.

Guia de Remessa de Malote (GRM): Guia de Remessa de Malote o documento com o qual se pretende controlar e registrar toda informao pertinente ao envio de documentos fsicos via malote. Da GRM constam: 1. 2. 3. 4. 5. O nmero da guia; Data de remessa; O nmero do selo (lacre); O nmero do malote;

6. 7. 8. 9.

Transportador (SERPRO); Contedo; Nome do responsvel; Recibo.

Segue abaixo, modelo de uma GRM: .............................. No campo Contedo deve-se discriminar, em ordem numrica, todos os documentos que esto sendo enviados, um por um, assim como o Recibo da GRM de entrada do ltimo malote recebido (tal recibo guardado no interior do malote). No necessrio que o responsvel pela emisso da GRM a assine. Imprime-se duas vias: uma acompanha os envelopes dentro malote e a outra leva-se agncia dos correios quando da entrega e colhe-se a assinatura do funcionrio recebedor. Esta ltima entregue servidora Sra. Wanda Ferreira para arquivar.

Recibo da GRM de entrada: Assim como os malotes remetidos pela C R Purus, aqueles que do entrada nesta, tambm contm em seu interior a GRM, emitida pela sede em Braslia, contendo os devidos dados, assim como toda a relao do contedo. Consequentemente, h nesta GRM um recibo que dever ser datado e assinado pelo responsvel pela abertura do malote. Este recibo, como dito anteriormente, deve ir acompanhando a GRM de remessa no malote seguinte. Obs.: Deve vir acompanhando a GRM de entrada, o recibo do ltimo malote enviado.

Entrega aos Correios: Aps ser lacrado, o malote deve ser levado agncia dos correios juntamente com uma via da GRM, na qual ser solicitada a rubrica do funcionrio dos correios recebedor.

5. Recebimento de MalotesOs malotes que do entrada na C R Purus, somente devem ser abertos pelo servidor encarregado. Este, primeiramente, confere o rtulo de destino e se o malote est devidamente lacrado. Em caso afirmativo, realizar o seguinte procedimento: romper o lacre, proceder a abertura, conferir os dados da GRM com os dados do malote, conferir os

documentos constantes da GRM com os mencionados nos envelopes, datar e assinar o recibo e encaminhar todo o contedo ao Coordenador Regional para providncias. Em caso de dados divergentes entre os constantes da GRM e os mencionados nos envelopes, comunicar-se, imediatamente, chefia imediata e no assinar o recibo sem autorizao. Em caso de avaria, comunicar-se, imediatamente, chefia imediata e no realizar mais nenhum procedimento.

Lbrea, 31 de janeiro de 2011.

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