Apostilas - No__es T_cnicas de Arquivo (Arquivologia)

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  • 5/22/2018 Apostilas - No__es T_cnicas de Arquivo (Arquivologia)

    1/

    MDULO ICONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

    AULA 1

    Conceitos fundamentais de arquivologia

    O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes.Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trsconceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte e documento.

    Informao: Pode ser definida como idia ou conhecimento.

    Suporte: Meio no qual a informao registrada.

    Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel

    hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico. No passado, tivemos opergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avano de novastecnologias ligadas informtica, cada vez maior o nmero de instrumentoscapazes de servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais utilizados,podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.

    Documento: Qualquer informao registrada em um suporte.

    No momento em que o homem registra sua idia em um suporte, d origem a umdocumento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi setornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem tcnicas quepermitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata

    localizao quando necessria. A partir de ento surgiram os primeiros arquivos.

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    AULA 2

    Conceituao Moderna

    Quanto conceituao moderna, Solon Buck, arquivista dos EUA assim definiu:Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por umgoverno, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados econservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

    Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo como sendo a acumulaoordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituio oupessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seusobjetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro.

    Helosa Almeida Prado define ainda arquivo como sendo a reunio de documentosconservados, visando utilidade que podero oferecer futuramente, destacando

    que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado emantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores e que para realizaro trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivoque lhe ser entregue .

    Desse conceito importante destacar:

    1 Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podemtambm ser recebidos pela mesma;2 Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte eserem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual...) , ao contrrio da idiabsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em

    suporte papel;3 Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacarque os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade,que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pelainstituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pelaorganizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter umaidia clara das atividades realizadas por aquele rgo.

    O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado;

    rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar econservar a documentao; ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa efrancesa.

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    AULA 3

    Importncia do arquivo

    A importncia do arquivo para a instituio est ligada ao aumento expressivo dovolume de documentos que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades anecessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de eliminao dedocumentos, quando estes j no so mais teis para a organizao. A adoo detcnicas arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao eficiente dainformao desejada, mas tambm a economia de recursos para a instituio.

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    4/

    AULA 4

    Finalidade do arquivo

    Podemos destacar como finalidades do arquivo:

    1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para issotcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas deacondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demaisaspectos que possam danificar os mesmos;3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelosdiversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelasinformaes ali depositadas;

    Alm destas funes principais podemos destacar outras, de relativa importncia,

    como a expedio da correspondncia, criao dos modelos para documentos ecriao das normas de gesto documental da instituio.

    Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintesrequisitos:a. contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente;b. estar instalado em local apropriado;c. dispor de instalaes e materiais adequados;d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoriaarquivstica moderna;e. contar com normas de funcionamento;f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em

    Arquivologia.

    Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir aadministrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base doconhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornardisponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.

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    AULA 5

    Distino entre arquivo, museu e biblioteca

    Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardardocumentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentaisde que cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio:

    Arquivo- o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio oupessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo deseus objetivos.

    Biblioteca- o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzidopela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa econsulta. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos soadquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos

    documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio .

    Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade deconservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetosde valor cultural.

    Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidadedas bibliotecas e dos museus essencial-mente cultural , embora o arquivotambm possa adquirir, como o tempo, carter cultural, a partir do carter histricoque alguns de seus documentos podem adquirir.

    Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via

    ou em limitado nmero de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas soproduzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades .

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    6/

    AULA 6

    Tipos de documentos

    Quanto ao gnero

    Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que ainformao foi registrada no mesmo.

    Podemos destacar:

    - Documentos textuais: documentos cuja informao esteja em forma escrita outextual.Ex.: contratos, atas, relatrios, certides.

    - Documentos iconogrficos: documentos cuja informao esteja em forma de

    imagem esttica.Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentosfotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras .

    - Documentos audiovisuais: documentos cuja informao esteja em forma de some/ou imagem em movimento.Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-seos documentos sonoros (cuja informao est em forma de som) e os filmogrficos(cuja informao est representada por um filme).

    - Documentos informticos ou digitais: documentos que necessitem do computadorpara que sejam lidos.

    Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.

    - Documentos cartogrficos: documentos que representem, de forma reduzida,uma rea maior.Ex.: mapas e plantas .

    - Documentos microgrficos: documentos em microformas.Ex.: microfilmes e microfichas.

    importante destacar que o fato de um documento estar inserido em um dos tiposacima no exclui a possibilidade de o mesmo estar inserido em outro tipo. Algunsdocumentos possuem caractersticas que lhe permitem figurar em dois ou mais

    tipos de documentos. Uma fotografia gravada em um CD-ROM, por exemplo, aomesmo tempo em que um documento digital, tambm um documentofotogrfico e, ainda, um documento iconogrfico.

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    AULA 7

    Classificao dos arquivos

    Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem serclassificados segundo: as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) ; extenso de sua atuao (setorial e central).

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    AULA 8

    Classificao segundo as entidades mantenedoras

    Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridosda seguinte forma:

    Arquivos