Articulo Kpi

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    08-Aug-2015

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<p>Metodologa Para La Implementacin De Key Performance Indicators (Kpis) En Empresas Constructoras. 5to Congreso Uruguayo de Mantenimiento, Gestin de Activos y Confiabilidad, URUMAN 2009 Montevideo, Uruguay</p> <p>METODOLOGA PARA LA IMPLEMENTACIN DE KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPIs) EN EMPRESAS CONSTRUCTORAS Luisa F. Tamayo*, Germn L. Garca* *Universidad Nacional de ColombiaLa medicin de los resultados en los procesos segn los objetivos de la organizacin, permite definir que tan efectiva es la gestin de mantenimiento. Por lo tanto, en el diseo de los indicadores es necesario elaborar un plan de accin integral que garantice el alineamiento de los objetivos globales de la compaa con los del rea y defina estrategias coherentes para llevar a cabo las metas. Se propone una metodologa para implementar la gestin de mantenimiento mediante el diseo de indicadores que se obtienen a partir de un diagnstico detallado de los procedimientos y los recursos propios del rea, considerando tanto las debilidades y fortalezas para construir una trada objetivos-estrategias-indicadores desde tres perspectivas fundamentales: humana, financiera y tcnica. Los objetivos se presentan como objetivos externos e internos. El flujograma de procedimientos del rea puede representar la estrategia general de funcionamiento. Sin embargo, cada proceso dentro de ste debe asociarse a una estrategia que permita concentrar todos los esfuerzos a la consecucin de los objetivos. Por ltimo, los indicadores miden el resultado de las estrategias y permiten conocer que tan cerca se est de los objetivos. La metodologa permite determinar el desempeo real de un rea de mantenimiento, controlar los procesos logsticos y obtener informacin eficaz para tomar decisiones correctivas y/o preventivas. CONTENIDO 1. INTRODUCCIN 2. METODOLOGA 3. DIAGNSTICO DEL PROCESO DEL MANTENIMIENTO 4. PROPUESTA PARA UN SISTEMA DE GESTIN DE MANTENIMIENTO EN REA DE EQUIPOS a. Alineacin de objetivos b. Desarrollo de estrategias de la gestin de mantenimiento c. Seleccin de indicadores claves de desempeo (kpi) 5. IMPLEMENTACIN Y SEGUIMIENTO DE LOS KPIS 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ANEXOS 1. INTRODUCCIN La concepcin actual de la funcin de mantenimiento se ha desarrollado hasta el punto de considerarse una unidad administrativa dentro de la compaa que debe estar al nivel de otras funciones tales como produccin, calidad, etc. Por esto mismo es importante desarrollar una gestin que le permita al mantenimiento sostenerse de manera eficiente y as contribuir al logro de las metas de la compaa. El mantenimiento puede ser, y debera ser, ms que una funcin de arreglar cuando algo se daa. A menos que la organizacin de mantenimiento trabaje con una lista proactiva de metas y objetivos, su eficiencia siempre estar comprometida o subutilizada [1].Luisa F. Tamayo, Germn L. Garca 1</p> <p>Metodologa Para La Implementacin De Key Performance Indicators (Kpis) En Empresas Constructoras. 5to Congreso Uruguayo de Mantenimiento, Gestin de Activos y Confiabilidad, URUMAN 2009 Montevideo, Uruguay</p> <p>Los resultados del plan de accin establecido para lograr las metas y objetivos propuestos requieren ser evaluados constantemente, de no ser as no se puede determinar si se est haciendo una buena o mala gestin. Durante los ltimos aos se ha desarrollado una preocupacin por cmo evaluar la gestin de mantenimiento, debido a esto, aparecen trminos como indicadores de desempeo, benchmarking, KPI, APM, balance scorecard entre otros, estas nuevas tendencias en el mantenimiento no son excluyentes entre si, ni pretenden desplazar las polticas actuales de mantenimiento tales como TPM, RCM, GMAO, Mejora Continua y dems, es decir no se puede concebir la idea de medir la gestin sin una poltica de mantenimiento definida que permita el proceso de mejora Este artculo presenta una propuesta metodolgica para la implementacin de una sistema de gestin de mantenimiento, resultado de un anlisis realizado a la forma de trabajo del rea de mantenimiento de una empresa constructora, cuyo objetivo es adquirir, mantener, reparar, reponer, suministrar todos los equipos utilizados en las actividades de construccin y asesorar a los proyectos en "etapas tempranas", con el fin de garantizar un nivel de servicio ptimo, en todo lo relacionado con los equipos. La variabilidad de maquinaria, de los sitios de trabajo, los intervalos de operacin y el ambiente agresivo en que se desempean, dificultan la labor de mantenimiento. Aunque el rea ha demostrado buenos resultados, pues responde a todo lo exigido por la compaa, no mide a travs de indicadores que tan eficiente es su gestin ms all de los resultados econmicos sin saber si se ha convertido en un excelente taller reactivo o, cmo, cundo y qu tanto podra mejorar su desempeo. 2. METODOLOGA. Para disear la propuesta para una gestin de mantenimiento mediante indicadores para la empresa seleccionada se establecieron tres etapas: La primera consisti en la bsqueda amplia de informacin relacionado con sistemas de gestin de mantenimiento haciendo nfasis en la verificacin o medidas de desempeo aplicables a empresas del sector en el cual se desempea la compaa. La segunda etapa es un diagnstico detallado del funcionamiento del rea de mantenimiento que incluy un reconocimiento de los recursos con los que cuenta la empresa, la organizacin interna del rea y los procedimientos actuales, haciendo especial nfasis en el flujograma de procedimientos resaltando las inconsistencias de ste con la operacin real. Finalmente, la tercera etapa es el planteamiento de la propuesta con base en los dos puntos anteriores y la experiencia personal dentro de la empresa, considerando las filosofas modernas de mantenimiento desde una perspectiva que fuera aplicable con los recursos que puede contar el rea. Se analiz la misin de la empresa y se redactaron y catalogaron los objetivos, estrategias e indicadores que debera tomar el rea de mantenimiento para contribuir al logro de las metas de la organizacin. As mismo se trataron de usar los registros y formatos que la empresa tena establecidos al momento de desarrollar el trabajo intentando conservar el nmero de formatos y tan slo modificando los conceptos con los cuales se trabajaba el registro y la toma de datos.</p> <p>Luisa F. Tamayo, Germn L. Garca</p> <p>2</p> <p>Metodologa Para La Implementacin De Key Performance Indicators (Kpis) En Empresas Constructoras. 5to Congreso Uruguayo de Mantenimiento, Gestin de Activos y Confiabilidad, URUMAN 2009 Montevideo, Uruguay</p> <p>3. DIAGNSTICO DEL PROCESO DEL MANTENIMIENTO. Conocer la situacin actual del rea de mantenimiento, es decir saber lo que tiene y lo que ha hecho, cuales son sus fortalezas y debilidades, es la base para comenzar a desarrollar un plan estratgico que le permita mejorar su desempeo. Recursos. Actualmente el rea se encarga de ms de 600 equipos de la empresa dedicados a construccin y el parque automotor. Los equipos estn clasificados en: Equipos de movimiento de tierra, maquinaria intermedia, menor y liviana, formaletera, miscelneos, vehculos y herramientas. Para las actividades correspondientes se cuenta con un recurso humano de ms de 200 personas entre pintores, soldadores, mecnicos, electricistas y operadores de maquinaria, a nivel operativo e ingenieros, administradores y supervisores a nivel administrativo ver Anexo A En el momento no hay un manual de funciones donde se delimiten las tareas, responsabilidades y objetivos de cada uno de los cargos. La empresa tiene un espacio disponible para mantenimiento y almacenamiento de equipos superior a 10.000 m2, que comprende 2 talleres, uno principal junto con las oficinas administrativas al norte de la ciudad y otro secundario al sur. Anualmente la gerencia le asigna al rea de mantenimiento recursos financieros suficientes para realizar todas sus actividades, sta funciona como una unidad de negocios que renta equipos para el rea de proyectos de la misma compaa y al final del ao presenta un estado de resultados a la gerencia que para los ltimos aos ha arrojado utilidades. Uno de los principales recursos del rea de mantenimiento es el mdulo PM del SAP R/3 donde se planean, ejecutan y controlan todos los servicios efectuados durante las actividades de mantenimiento. Esta herramienta es fundamental para la programacin de las actividades de mantenimiento preventivo. Procedimiento. El procedimiento es el orden en que se deben realizar cada una de las operaciones o actividades que se llevan a cabo para poder cumplir con su objetivo. El flujograma del Anexo B representa el procedimiento que se lleva en el rea actualmente y se puede decir que es la Estrategia de operacin del departamento Un anlisis detallado ha este flujograma muestra diferencias con el procedimiento real del rea y revela posibles debilidades del procedimiento que pueden alejar las actividades del direccionamiento estratgico de la empresa, entre ellas estn: En el flujograma se parte de una requisicin del cliente, en la realidad se parte de mantener los equipos disponibles para cuando exista una necesidad del cliente. Hay una ausencia de preguntas, es decir, un procedimiento sin decisiones o situaciones coyunturales las cuales son la dinmica real del rea. No se contemplan imprevistos. La repeticin de operaciones como facturacin es un indicio que el procedimiento se ha dividido de manera inadecuada. En la lnea del flujograma correspondiente al mantenimiento no se diferencian las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo.Luisa F. Tamayo, Germn L. Garca 3</p> <p>-</p> <p>Metodologa Para La Implementacin De Key Performance Indicators (Kpis) En Empresas Constructoras. 5to Congreso Uruguayo de Mantenimiento, Gestin de Activos y Confiabilidad, URUMAN 2009 Montevideo, Uruguay</p> <p>-</p> <p>Actualmente solo se cuenta con un carro taller para atender averas de equipos en operacin que es manejado por un tcnico de gran experticia y el xito del procedimiento depende de la habilidad del tcnico. Segn el flujograma todos los equipos en operacin se averan. No aparece la funcin del almacn, quienes manejan el inventario de repuestos y segn el flujograma, las actividades de mantenimiento se ejecutan sin que estos lleguen. No hay evidencia de actividades que estn dirigidas a la reposicin de equipos, contratos con terceros o asesoras, que hacen parte del objetivo del rea.</p> <p>Actividades de mantenimiento. Se realizan actividades de mantenimiento correctivo como reparacin de fugas en los cilindros hidrulicos de las mquinas, fallas inesperadas en circuitos elctricos, fallas en componentes de bombas, taponamiento de boquillas y filtros, fatiga de elementos mecnicos, entre otros. Se lleva un registro del tiempo de operacin de los equipos para programar las actividades de mantenimiento preventivo que se hacen con base en las recomendaciones realizadas por el fabricante, y la responsabilidad de ejecutar dichas actividades recae en los operarios y supervisores. La planeacin no est sistematizada y se corre el riesgo de no hacer los mantenimientos en el momento justo. Actualmente se est alimentando el sistema para que cada equipo cuente con una HOJA DE RUTA en SAP en la cual se indica paso a paso las actividades, tiempo y recursos requeridos para el mantenimiento preventivo y se genere automticamente las rdenes de trabajo al alimentar el sistema con el registro de tiempos. Algunos equipos, como los de movimiento de tierra, vehculos y algunos intermedios y medianos, cuentan con un registro de mantenimiento denominado PREOPERACIONAL en los cuales se establecen actividades de inspeccin diarias que son responsabilidad del operario. Indicadores. En el momento existen los siguientes indicadores: cumplimiento de presupuesto de facturacin y cumplimiento de presupuesto de gastos, satisfaccin del cliente interno, Tasa accidentalidad, ndice de severidad (del accidente), cumplimiento plan de accin, emergencias ambientales y nmero de quejas y reclamos. Esta lista de indicadores denota una conciencia por parte del rea en controlar algunas actividades, sin embargo los indicadores de la funcin de mantenimiento qu estn ms enfocados hacia el objetivo general del rea no existen, lo que impide controlar dicha gestin. No se evidencia una metodologa para el control de los indicadores establecidos por el rea ni las acciones que se generan luego de evaluarlos, la medicin de estos indicadores son solo nmeros y no sern una herramienta de gestin hasta que no se implementen actividades correctivas o incentivas que impacten el indicador. 4. PROPUESTA PARA UN SISTEMA DE GESTIN DE MANTENIMIENTO EN REA DE EQUIPOS a. Alineacin de objetivos Los objetivos del rea de mantenimiento deben estar alineados con los objetivos de la empresa, de esta manera se organizan conjuntamente para lograr Convertirse en la empresa lder en tecnologas y procesos de construccin innovadores, ingeniosos yLuisa F. Tamayo, Germn L. Garca 4</p> <p>Metodologa Para La Implementacin De Key Performance Indicators (Kpis) En Empresas Constructoras. 5to Congreso Uruguayo de Mantenimiento, Gestin de Activos y Confiabilidad, URUMAN 2009 Montevideo, Uruguay</p> <p>eficientes, que es la misin de la compaa. Para lograr esto el rea se planteo como objetivo general: adquirir, mantener, reparar, reponer, suministrar todos los equipos utilizados en las actividades de construccin y asesorar a los proyectos en etapas tempranas", con el fin de garantizar un nivel de servicio ptimo, en todo lo relacionado con los equipos. En este caso los objetivos del rea estn alineados con el de la empresa ya que el cumplimiento de estos contribuye a la eficiencia y liderazgo tecnolgico de los procesos de construccin realizados por la compaa Para lograr el objetivo general es necesario establecer objetivos ms especfico, divididos en objetivos externos e internos Los objetivos externos son los compromisos del rea con la gerencia y van de la mano con los sistemas de gestin de calidad, ambiental y seguridad ocupacional. Los indicadores que actualmente tiene el rea estn enfocados a este tipo de objetivos. Los objetivos internos son de inters propio del rea, dependen de las competencias y recursos de mantenimiento. El planteamiento de estas responsabilidades debe estar en funcin de mejorar la eficiencia de los procesos internos. Los compromisos como el aumento de la disponibilidad de las mquinas, la confiabilidad, la disminucin del tiempo medio entre fallas, son algunos objetivos internos que se deben plantear para lograr una gestin de mantenimiento exitosa. Los problemas que se presentan durante los procesos que influencien directamente el desempeo del rea son el punto de partida para el establecer los objetivos internos. Dichos problemas son situaciones negativas que convertidas a positivas representan los objetivos. A continuacin se presentan los objetivos internos propuestos para el rea de mantenimiento que abracan el aspecto tcnico, financiero y humano de la empresa en cuestinTabla 1. Objetivos internos del rea de mantenimiento.</p> <p>Objetivo InternoAumentar la disponibilidad y confiabilid...</p>