BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN - sir. ?· DESKRIPSI PEKERJAAN Tahap pertama rancang bangun aplikasi e –…

  • Published on
    27-Apr-2019

  • View
    212

  • Download
    0

Embed Size (px)

Transcript

19

BAB IV

DESKRIPSI PEKERJAAN

Tahap pertama rancang bangun aplikasi e portal untuk proses pengiriman

barang ekspor pada PT. Kelola Mina Laut adalah analisis sistem (yang mencakup

identifikasi masalah dan menentukan hasil identifikasi masalah atau solusi), tahap

yang kedua adalah desain sistem (yang mencakup desain bagan alir, desain diagram

berjenjang, desain data flow diagram, desain input output, desain antarmuka dan

pembangunan aplikasi). Berikut ini merupakan detail tahap rancang bangun

aplikasi e portal untuk proses pengiriman barang ekspor pada PT. Kelola Mina

Laut.

4.1 Analisis Sistem

Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting,

karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap

selanjutnya.

4.1.1 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan langkah awal untuk membuat sistem baru

atau mengembangkan sistem yang sudah ada. Berdasarkan hasil survey dan

wawancara yang dilakukan pada bagian admin ekspor dan marketing mengenai

transaksi ekspor penulis dapat menggambarkan sistem yang sedang berjalan dalam

bentuk document flow gambar 4.1, 4.2, 4.3 document flow export yang berfungsi.

Mulanya marketing mencetak rencana shipment kemudian diberikan kepada bagian

20

admin ekspor sebagai dasar membuat jadwal shipment, admin ekspor membuat

jadwal shipment dengan menggunakan bantuan perangkat lunak Microsoft Excel

selanjutnya dicetak dan diberikan pada bagian marketing untuk dilakukan

konfirmasi jadwal shipment.

.

Gambar 0.1 Document flow export

Proses Ekspor

Marketing PPIC Admin Ekspor Dokumentasi StuffingEMKL

(external entity)Shipping Company

(external entity)

Mulai

P/O, S/O, L/C

Membuat perencanaan

shipment

Menyiapkan informasi

ketersediaan barang

Ketersediaan barang

Rencana shipment mingguan

1

1

Rencana shipment mingguan

Memesan pelayaran yang

sesuai

Data booking pelayaran

2

2

Data booking pelayaran

Membuat D/O

D/OCarrier

3

3

D/OCarrier

D/OCarrier

Melakukan konfirmasi booking pelayaran

Ok ?

1

tidak

Membuat memo konfirmasi booking

pelayaran

ya

Memo konfirmasi booking pelayaran

Memproses memo konfirmasi booking

pelayaran

D/OCarrier

(disetujui)

4

4

D/OCarrier

(disetujui)

Pengambilan kontainer ke

depo

Surat jalan

5

5

Surat jalan

Membuat data preliminary export

shipment

Prelliminary export shipment

6

6

Prelliminary export shipment

Membuat shipping

instruction

Membuat commercial

invoice

Membuat packing list

4

D/OCarrier

(disetujui)

Membuat daftar isian kontainer

77

Isian kontainer

8

8

Membuat stuffing instruction

Stuffing instruction 9

Stuffing instruction

9

P/O, S/O, L/C

Isian kontainer

Shipping Instruction

Commercial Invoice

Packing List

10

11

Membuat rencana parkir

Rencana parkirkontainer

10

Shipping Instruction

Packing List

11

Membuat draftNPE + PEB

NPE + PEB(draft)

12

10

Shipping Instruction

Packing List

11

13

13

Commercial Invoice

Menentukan penerbitan tipe B/L

Tipe B/L?

1

H B/L

2

M B/L

3

M B/L(draft)

Membuat M B/LOriginal

M B/L(original)

54 12

NPE + PEB(draft)

H B/L(draft)

COO(draft)

Mengecek kesesuaian dokumen

Sesuai?

1

tidak

6

ya

NPE + PEB(draft)

H B/L(draft)

COO(draft)

14

14

NPE + PEB(draft)

Mengurus pembuatan NPE + PEB(original)

NPE + PEB(original)

7

8

21

Gambar 0.2 Document Flow Export

Dokumentasi StuffingEMKL

(external entity)Shipping Company

(external entity)

2

Data booking pelayaran

Membuat D/O

D/OCarrier

3

4

D/OCarrier

(disetujui)

Pengambilan kontainer ke

depo

Surat jalan

5

6

Prelliminary export shipment

Membuat shipping

instruction

Membuat commercial

invoice

Membuat packing list

4

D/OCarrier

(disetujui)

Membuat daftar isian kontainer

7

Isian kontainer

8

8

Stuffing instruction

9

P/O, S/O, L/C

Isian kontainer

Shipping Instruction

Commercial Invoice

Packing List

10

11

Membuat rencana parkir

Rencana parkirkontainer

10

Shipping Instruction

Packing List

11

Membuat draftNPE + PEB

NPE + PEB(draft)

12

13

3

M B/L(draft)

Membuat M B/LOriginal

M B/L(original)

54 12

NPE + PEB(draft)

H B/L(draft)

COO(draft)

Mengecek kesesuaian dokumen

Sesuai?

1

tidak

6

ya

NPE + PEB(draft)

H B/L(draft)

COO(draft)

14

14

NPE + PEB(draft)

Mengurus pembuatan NPE + PEB(original)

NPE + PEB(original)

7

8

22

Gambar 0.3 Document Flow Export

Proses Ekspor

DMG Dokumentasi

1

Membuat draft H B/L

Membuat draft M B/L

Membuat draft COO

H B/L(draft)

M B/L(draft)

COO(draft)

3

4

5

6

COO(draft)

H B/L(draft)

Mengurus pembuatan COO

original

Membuat H B/Loriginal

COO(original)

H B/L(original)

7

NPE + PEB(original)

15 16

15 16

COO(original)

H B/L(original)

8

M B/L(original)

2

Membuat draft M B/L

Membuat draft COO

M B/L(draft)

COO(draft)

17

18

17 18

M B/L(draft)

COO(draft)

Mengecek kesesuaian dokumen

Sesuai?

2

tidak

M B/L(draft)

COO(draft)

ya

19

19

3

23

4.1.2 Hasil Identifikasi Masalah

Berdasarkan identifikasi permasalahan maka diperlukan rancang bangun

aplikasi e portal untuk proses pengiriman barang ekspor pada PT. Kelola Mina

Laut yang mampu membantu admin ekspor dan marketing dalam mengintegrasikan

data dari kedua bagian tersebut, sehingga proses pengiriman barang khususnya

pembuatan jadwal dan konfirmasi jadwal pengiriman barang jauh lebih efisien.

Berikut ini adalah gambaran umum aplikasi e portal untuk proses pengiriman

barang ekspor pada PT. Kelola Mina Laut :

Gambar 0.4 Arsitektur e portal untuk proses export shipment

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan

masalah atau kendala pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat

INTERNET

WEB SERVER

IT MARKETING ADMIN EKSPOR

24

menjadi lebih baik dengan adanya sistem atau aplikasi yang baru. Perancangan

sistem menggunakan bahasa pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap

sistem. Langkah langkah yang dilakukan dalam perancangan sistem ini adalah

membuat :

1. System Flow

2. Context Diagram

3. Diagram Jenjang Proses

4. Data Flow Diagram

5. Entity Relationship Diagram

6. Struktur Tabel

7. Desain Input Output

Berikut penjelasan dari tujuh langkah dalam perancangan aplikasi e

portal untuk proses export shipment pada PT. Kelola Mina Laut :

4.2.1 System Flow

System Flow merupakan gambaran alur sistem baru yang akan dibuat,

System Flow ini dibuat berdasarkan hasil analisa pada tahap alur sistem yang sedang

berjalan saat ini.

A. System flow data master user

Gambar 4.5 System flow data master user merupakan rancangan alur

sistem untuk menambahkan dan mengubah user atau pengguna aplikasi e portal,

dalam tahap atau proses ini ditujukan agar pengguna dapat menggunakan aplikasi

sesuai dengan bagiannya. Dimulai dari admin yang menambahkan data pengguna

25

yang kemudian disimpan di tabel user untuk diproses oleh aplikasi menu bagian

mana yang dapat di lihat atau digunakan oleh pengguna.

Gambar 0.5 System flow data master user

Master Data User

IT System

Ph

ase

Start

Show Account List

Account List

Entry Account Data

Update Account Data

End

user

Record Account Data

26

B. System flow master data continent

Gambar 4.6 System flow data master continent merupakan alur sistem

yang digunakan untuk menambahkan data continent yang disimpan pada tabel

continent untuk memudahkan pengguna padaa saat menentukan daerah pengiriman

barang dan beberapa data yang membutuhkan alamat.

Gambar 0.6 System flow data master continent

Master Data Continent

IT System

Phas

e

Start

Show Continent List

Continent List

Entry Continent Data

Update Continent Data

End

continent

27

C. System flow master data country

Gambar 4.7 System flow data master country merupakan rancangan yang

berfungsi untuk proses menambahkan data country atau negara, data yang di

inputkan oleh user akan disimpan pada tabel country untuk memudahkan pengguna

pada saat menentukan daerah pengiriman barang dan beberapa data yang

membutuhkan alamat.

Gambar 0.7 System flow data master country

Master Data Country

IT System

Ph

ase

Start

Show Country ListCountry List

Entry Country Data

Update Country Data

End

countrycontinent

28

D. System flow master data city

Gambar 4.8 System flow data master city digunakan untuk menambahkan

kode negara yang disimpan pada tabel city untuk memudahkan pengguna padaa saat

menentukan daerah pengiriman barang dan beberapa data yang membutuhkan

alamat.

Gambar 0.8 System flow data master city

Master Data City

IT System

Ph

ase

Start

Show City ListCity List

Entry City Data Update City Data

End

city

country

29

E. System flow master data buyer

Gambar 4.9 System flow data master buyer digunakan untuk menampilkan

dan menambahkan data buyer PT. Kelola Mina laut yang disimpan pada tabel

buyer, data buyer ini nantinya digunakan untuk memudahkan pengguna memilih

buyer pada transaksi ekspor.

Gambar 0.9 System flow data master buyer

Master Data Buyer

IT System

Ph

ase

Start

Show Buyer List buyer

city

Buyer List

Entry Buyer DataUpdate Buyer Data

End

30

F. System flow master data EMKL atau EMKLU

Gambar 4.10 System flow data master EMKL atau EMKU digunakan

untuk menampilkan dan menambahkan data EMKLU PT. Kelola Mina laut yang

disimpan pada tabel EMKLU, data EMKLU digunakan untuk memudahkan

pengguna memilih EMKLU pada transaksi ekspor.

Gambar 0.10 System flow data master EMKLatau EMKU

Master Data EMKL/EMKU

IT System

Phas

e

Start

Show EMKLU List emklu

city

EMKLU List

Entry EMKLU Data

Update EMKLU Data

End

31

G. System flow master data shipper

Gambar 4.11 System flow data master shipper digunakan untuk

menampilkan dan menambahkan data shipper PT. Kelola Mina laut yang disimpan

pada tabel shipper, data shipper digunakan untuk memudahkan pengguna memilih

shipper pada transaksi ekspor.

Gambar 0.11 System flow data master shipper

Master Data Shipper

IT System

Ph

ase

Start

Show Shipper List shipper

city

Shipper List

Entry Shipper DataUpdate Shipper Data

End

32

H. System flow master data carrier

Gambar 4.12 System flow data master carrier digunakan untuk

menampilkan dan menambahkan data carrier PT. Kelola Mina laut yang disimpan

pada tabel carrier, data carrier digunakan untuk memudahkan pengguna memilih

data carrier pada transaksi ekspor.

Gambar 0.12 System flow data master carrier

Master Data Carrier

IT System

Ph

ase

Start

Show Carrier List Carrier

City

Carrier List

Entry Carrier DataUpdate Carrier Data

End

33

I. System flow shipment planning

Gambar 4.13 System flow shipment planning merupakan proses awal

transaksi ekspor yang digunakan untuk menampilkan dan menambahkan rencana

pengiriman barang, proses ini dilakukan oleh bagian marketing. Pada proses ini

pengguna memasukan data shipment planning yang mencakup data buyer dari tabel

buyer kemudian data disimpan oleh sistem pada table export_transaction dan tabel

export_detail.

Gambar 0.13 System flow shipment planning

Shipment Planning

Marketing System

Ph

ase

Start

Show Shipment

Planning Data

Shipment Planning Data

buyer

export_transaction

export_detail

Entry Shipment Planning Data

Create New Shipment

Planning Data

Edit New Shipment

Planning Data

end

34

J. System flow shipping order

Gambar 4.14 System flow shipping order menampilkan daftar rencana

pengiriman barang dan dilanjutkan oleh admin ekspor untuk membuat atau

mengubah dan menampilkan jadwal pengiriman barang, pada proses ini pengguna

memasukan data jadwal pengiriman barang yang mencakup data shipper dan buyer

dari tabel shipper dan buyer kemudian disimpan oleh sistem pada tabel

export_transaction dan tabel export_detail.

Gambar 0.14 System flow shipping order

Shipping Order

Admin Export System

Phas

e

Start

Shipment Planning List

Export Schedule List

export_transaction

carrier

Show Shipment Planning DetailShipment Planning

Data

export_carrier

Create Shipment Schedule

Show Table Waiting For Approval

shipper

buyer

Edit Shipment Schedule

Table Waiting For Approval

Shipment Schedule Data

Shipment Schedule Data

end

35

K. System flow schedule confirmation

Gambar 4.15 System flow schedule confirmation merupakan proses

lanjutan dari shipping order, pada proses ini sistem menampilkan list jadwal

pengiriman barang PT. Kelola Mina Laut pada user (marketing) untuk melakukan

approve atau reject pada data jadwal pengiriman barang tersebut. Jika user

melakukan approve maka selanjutnya akan ditampilkan pada user (admin ekspor)

untuk menentukan ekspedisi pengiriman barang, jika reject maka sistem akan

menampilkan lagi di menu sebelumnya (shipping order) pada user (admin ekspor)

untuk mengubah data yang sesuai.

Gambar 0.15 System flow schedule confirmation

Schedule Confirmation

Marketing System

Phas

e

Start

Show Export Schedule List

Export Schedule List

Export_carrier

Export_transaction

Record Export Schedule ApproveApprove Data

Show Schedule Detail

Record Refusal Reason Data

Reject Data

Schedule Detail

Reason Data

end

36

4.2.2 Context Diagram

Gambar 4.16 context diagram merupakan diagram konteks aplikasi e

portal untuk proses export shipment yang memiliki tiga entity, yaitu:

1. Entity IT berperan sebagai pengelola data master aplikasi e portal.

2. Entity marketing berperan sebagai pemberi data yang berkaitan dengan proses

rencana pengiriman barang dan konfirmasi jadwal pengiriman barang.

3. Entity Admin ekspor berperan sebagai pemberi data yang berkaitan dengan

proses jadwal pengiriman barang.

Gambar 0.16 Context diagram

APPROVE DATA

SCHEDULE DETAIL

REASON DATA

REJECT DATA

EXPORT SCHEDULE LIST

TABLE WAITING FOR APPROVAL

EXPORT SHIPM ENT SCHEDULE DATA

S...

Recommended

View more >