Bao Cao Thuc Tap

  • Published on
    25-Nov-2015

  • View
    15

  • Download
    0

DESCRIPTION

LỜI CẢM ƠN Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013 LỜI CẢM ƠN Lời cảm ơn đầu tiên tôi xin gửi tới quý thầy cô Khoa VNH & QTVP…

Transcript

LỜI CẢM ƠN Trường CĐSP TW Nha Trang Năm học: 2012 - 2013 LỜI CẢM ƠN Lời cảm ơn đầu tiên tôi xin gửi tới quý thầy cô Khoa VNH & QTVP trường CĐSP Trung Ương Nha Trang đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho tôi trong trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành được quá trình thực tập này. Và hơn hết tôi xin cảm ơn tới các thầy, cô giáo hướng dẫn thực tập. Bài báo cáo thực tập này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của các anh, chị, cô chú đang công tác tại UBND xã Phước Thuận, bạn bè đã cùng tôi sát cánh trong thời gian qua. Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả. Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế chắc hẳn bài Báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót. Nhưng với sự nghiên cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, tôi rất mong nhận được chỉ bảo tận tình của quý thầy cô, tôi xin chân thành cảm ơn. Sinh viên thực hiện Trần Thái Thuận MỤC LỤC……………………………….................................................2 TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN………………………..4 TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP………………………..5 PHẦN MỞ ĐẦU………………………………………………………..6 PHẦN NỘI DUNG……………………………………………………...7 BÁO CÁO THỰC TẬP…………………………………………………7 CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THỰC TẬP……7 A. Khái quát về ngành quản trị văn phòng:…………………………….7 B. Khái quát về UBND xã Phước Thuận:………………………………8 I. Giới thiệu sơ lược cơ quan thực tập………………………………….8 1. Lịch sử hình thành và phát triển………………………………………8 2. Cơ cấu tổ chức………………………………………………………..8 3. Vị trí – chức năng, nhiệm vụ - quyền hạn của cơ quan………………9 3.1. Vị trí – chức năng…………………………………………………..9 3.2. Nhiệm vụ - quyền hạn……………………………………………...10 4. Sơ đồ cơ quan………………………………………………………...13 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND XÃ PHƯỚC THUẬN…………..13 CHƯƠNG II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC – THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG…………………………………………………….13 A. NỘI DUNG THỰC TẬP……………………………………………13 I. Quá trình khảo sát tình hình và thực tập công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ cơ quan:…………………………………….13 1. Vị trí, chức năng:…………………………………………………….13 2. Nhiệm vụ - quyền hạn:……………………………………………….14 2.1. Công tác tham mưu – tổng hợp và phục vụ các hoạt động của UBND xã………………………………………………………………………..14 2.2. Công tác nội vụ của văn phòng; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hiện hành, công báo và tin học của phòng:………………………………15 2.3. Cơ cấu tổ chức:………………………………………………………15 II. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng:……………………………………………………………………..16 1. Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan:………………………………….16 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ VĂN PHÒNG CƠ QUAN………………………………17 2. Trang thiết bị văn phòng cơ quan……………………………………….17 3. Biên đề văn thư chuyên trách:…………………………………………..18 4. Soạn thảo và ban hành văn bản:…………………………………………18 4.1. Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản…………………18 BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN………………….20 4.2. Các loại văn bản do cơ quan ban hành:……………………………….21 5. Quản lí công văn đi – đến:………………………………………………21 5.1. Nguyên tắc giải quyết văn bản đến:…………………………………...21 5.2. Quá trình xử lí văn bản:……………………………………………….22 5.3. Công việc vào sổ đăng kí……………………………………………..22 5.4. Trình và chuyển giao văn bản…………………………………………22 5.5 Giải quyết công văn đi:………………………………………………23 5.6. Một số mẫu văn bản đi – đến:……………………………………….24 6. Công tác lập hồ sơ:…………………………………………………….25 III. Công tác lưu trữ:………………………………………………………26 1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại cơ quan: 2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản tại cơ quan: 3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu: 4. Giao nộp tài liệu: 5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu: 6. Tình hình bảo quản tài liệu: 7. Tình hình ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ: B. PHẦN THỰC HÀNH: I. Hoạt động thực tiễn và kết quả: 1. Thâm nhập thực tế tìm hểu về cơ quan, đơn vị thực tập: - Biện pháp tìm hiểu: 2. Nội dung tìm hiểu về ngành đào tạo: 2.1. Tìm hiểu về cơ cấu, cách tổ chức và hoạt động của văn phòng. 2.2. Tìm hiểu những hoạt động của cơ quan, đơn vị thực tập. ( Hội Đồng Nhân Dân – UBND xã Phước Thuận) CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ: I. Nhận xét: II. Đề xuất, kiến nghị các giải pháp: TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN 1. Họ và tên sinh viên: Trần Thái Thuận 2. Ngày tháng năm sinh: 18/8/1992 3. Quê Quán: Phước Thuận – Tuy Phước – Bình Định 4. Nơi cư trú: Phước Thuận – Tuy Phước – Bình Định 5. Số CMND: 215251823 6. Số điện thoại: 01653751717 7. Địa chỉ liên lạc: Phước Thuận – Tuy Phước – Bình Định 8. Mã số sinh viên: 1077108214 9. Lớp: QP2A 10. Khoa: VNH & QTVP 11. Địa chỉ gmail: thaithuancm2@gmail.com Bình Định, ngày 29 tháng 3 năm 2013 Người viết Trần Thái Thuận TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP 1. Tên cơ quan, đơn vị thực tập: UBND xã Phước Thuận · ĐT: 056.3 621375 · Địa chỉ: Thôn Tân Thuận – Phước Thuận – Tuy Phước – Bình Định 2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị: · Chủ Tịch cơ quan: Ông Nguyễn Tấn Phong · Phó chủ tịch: Ông Lê Duy Trinh · Văn phòng – thống kê: Ông Nguyễn Hồng Rực · Văn phòng – thống kê: Ông Huỳnh Thanh Lâm 3. Các bộ phận trong cơ quan: · Bộ phận công an · Bộ phận văn phòng – thống kê · Bộ phận tài chính – kế toán · Bộ phận xã đội · Bộ phận tư pháp – hộ tịch · Bộ phận văn hóa – xã hội · Bộ phận địa chất – xây dựng PHẦN MỞ ĐẦU: Chúng ta đã biết hoạt động quản lý nói chung, là một hoạt động đòi hỏi nhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theo quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân. Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xã hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong nội bộ cơ quan. Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năng trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thống hành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài. Do đó bộ máy trợ giúp của cơ quan quản lý hành chính nhà nước là yếu tố được quan tâm như một điểm trong tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Trong thực tế quản lý hành chính còn đòi hỏi sự khoa học trong khi giải quyết công việc đòi hỏi người quản lý có một kiến thức tổng hợp, bố trí công việc một cánh khoa học. Đòi hỏi sự khéo lẽo tài tình trong lãnh đạo, năng động và sáng tạo khi đưa ra chiến lược và phải biết lắng nghe ý kiến của mọi người, tạo ra sự hai hòa trong công việc. Biết kết hợp nhần nhiễn mọi người với nhau để hoàn thành tốt công việc, tạo diều kiện thúc đẩy tài năng trong mỗi con người phát triển hết khả năng của mình trong công việc. Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trong khuôn khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến các hoạt động của văn phòng UBDN xã Phước Thuận chủ yếu từ phương diện nhiệm vụ của Văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư một khâu quan trọng trong hành chính tổ chức của cơ quan, cũng là nơi tôi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đặt một cái nhìn tổng quát, khái quát về vị trí, chức năng nhiệm, ý nghĩa hoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năng của Văn phòng nói chung trong hoạt động quản lí ở các cơ quan hành chính Nhà nước. PHẦN NỘI DUNG: BÁO CÁO THỰC TẬP: CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THỰC TẬP. A. KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG: Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan,tổ chức. Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển. Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị. Để việc quản lý điều hành có hiệu quả, vận dụng những kiến thức cơ bản trong quá trình quản lý. Quản trị văn phòng là phương tiện được sử dụng trong quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý và tổ chức thực hiện quyết định, cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết định cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Chúng ta thấy trong các hoạt động, không có khâu nào không cần đến văn bản. Vì thế, việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân loại văn bản và qui định của nhà nước về thể thức của một văn bản sẽ giúp cho người soạn thảo có thể lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với mục tiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi. Ngoài ra một nhà quản trị còn phải am hiểu nhiều lĩnh vực về kinh tế, văn hóa, xã hội …và phải am hiểu pháp luật và cách thức sắp xếp, tổ chức các cuộc hội họp và điều hành hoạt động trong văn phòng các khâu nghiệp vụ khác từ đó nó giúp cho sinh viên hiểu được tổng quan ngành học và trang bị cho mình một kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ của công tác văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản, công tác lưu trữ của một người quản trị. Mục đích của đợt thực tập ngành Quản trị văn phòng – lưu trữ: Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo trình độ Cao đẳng ngành Quản trị văn phòng – lưu trữ. Đây là đợt thực tập của cả khóa học, được thực hiện sau khi đã xong chương trình lý thuyết - thực hành tại trường. Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Thông qua nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác văn thư; soạn thảo và ban hành văn bản; công tác lưu trữ ở cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực và vận dụng lý luận và thực tiễn; rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp; xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học ngành Quản trị văn phòng – lưu trữ. Nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu tài liệu để chuẩn bị cho tốt nghiệp. B. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHƯỚC THUẬN: I. Giới thiệu sơ lược cơ quan thực tập: 1. Lịch sử hình thành và phát triển: Sau khi điều chỉnh lại địa giới cấp huyện theo Quyết định số 41-HĐBT ngày 24.8.1981 của Hội đồng Bộ trưởng, tổ chức hành chính tỉnh Bình Định bao gồm 11 đơn vị hành chính cấp huyện, cũng từ năm 1981 trở lại đây, các đơn vị hành chính cấp xã, phường của các huyện, thị liên tục có sự thay đổi. Ngày 23.9.1981, một số xã của huyện Tuy Phước, trong đó có xã Phước Thuận có sự điều chỉnh lại theo Quyết định số 80- HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng nước Cộng hòa Xã hội Chủ Nghĩa Việt Nam. Từ sau ngày lập lại chính quyền xã trở đi, cùng với việc kiện toàn bộ máy quản lý nhà nước ở địa phương theo hướng tinh, gọn và có khả năng cao để quản lý và phát triển kinh tế - xã hội thích nghi với cơ chế mới, trước hết, tập trung “khai thác và huy động cao nhất mọi nguồn lực, mọi tiềm năng để phát triển mạnh nông nghiệp và kinh tế nông thôn, bảo đảm thu hút đại bộ phận lao động dư thừa thông qua sự phát triển đa dạng của kinh tế nông thôn và công cuộc công nghiệp hóa đất nước, tăng năng suất lao động xã hội, tạo ra số lượng sản phẩm lớn, chất lượng cao, giá thành hạ, giải quyết vững chắc nhu cầu lương thực và thực phẩm cho nhân dân, đáp ứng yêu cầu nguyên liệu cho công nghiệp, tăng kim ngạch xuất khẩu và tăng tích lũy cho sự nghiệp công nghiệp hóa, giữ gìn và khai thác hợp lý tài nguyên, bảo vệ và cải thiện môi trường sinh thái”, nhằm xây dựng nông thôn mới, xây dựng hệ thống chính trị vững mạnh, phát huy dân chủ, bảo đảm công bằng xã hội, tăng cường ổn định chính trị, giữ vững trật tự xã hội, củng cố vững chắc quốc phòng, an ninh. 2. Cơ cấu tổ chức: - UBND xã có 07 bộ phận chuyên môn, có 20 cán bộ công chức, chuyên trách, trong đó, cán bộ có trình độ đại học: 03 đồng chí, cao đẳng 0 đồng chí; trung cấp 06 đồng chí; HĐND phường có 29 đại biểu - Các tổ chức đảng, đoàn thể: Đảng bộ phường có 186 đảng viên sinh hoạt ở 22 chi bộ. 05 đoàn thể chính trị: Ủy ban mặt trận tổ quốc, Hội liên hiệp phụ nữ, Hội nông dân, Hội cưu chiến binh, Đoàn thành niên và các đoàn thể Xã Hội. 3. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan: 3.1. Vị trí, chức năng: Căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 qui định về tổ chức và hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thì “hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên”, còn “ủy ban nhân dân do hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của hội đồng nhân dân cùng cấp” và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Với phương châm đó, sau hơn 25 năm (1975-2000) xây dựng và phát triển, thông qua sáu kỳ bầu cử để kiện toàn bộ máy quản lý nhà nước ở địa phương, đại biểu hội đồng nhân dân các cấp tỉnh Bình Định đã nêu cao phẩm chất, đạo đức cách mạng của người công dân, gương mẫu tuân theo hiến pháp và pháp luật của nhà nước, hết lòng vì lợi ích của dân tộc, của nhân dân, liên hệ gắn bó với nhân dân, làm tròn chức năng kiểm tra, giám sát và động viên nhân dân thực hiện thắng lợi kế hoạch kinh tế-xã hội hàng năm của địa phương, đấu tranh loại trừ những hành vi không hợp pháp ra khỏi đời sống pháp chế nhà nước. Nên Ủy ban nhân dân xã là cơ quan quản lý nhà nước thực hiện chức năng nhiệm vụ theo quy định của cấp xã, phường. Hàng năm Đảng ủy, UBND xã lãnh đạo tổ chức thực hiện và chỉ tiêu nhiệm vụ do UBND Huyện, UBND Tỉnh giao về phát triển kinh tế, xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng trên địa bàn; thực hiện công tác xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống chính trị và quản lý Nhà nước ở địa phương. Làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò lãnh đạo tập thể, đề cao tránh nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của từng đồng chí cán bộ. Mỗi việc chỉ được giao cho một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Mỗi thành viên ủy ban nhân dân phường chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công. Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng thẩm quyền phạm vi trách nhiệm, bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời, hiệu quả; Theo đúng trình tự, thời hạn quy định của quy trình, kế hoạch công tác đã đề ra. Cán bộ, công chức xã nắm bắt cơ sở, lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập nâng cao trình độ, từng bước thi đua hoạt động của ủy ban nhân dân xã ngày càng đi vào nền nếp vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân. 3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 3.2.1. Trong lĩnh vực xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó: + Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp; + Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật; + Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật; + Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật. 3.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi; + Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương; + Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật; + Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành, nghề mới. 3.2.3. Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp; + Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định; + Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật; + Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật. 3.2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi; + Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn; + Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh; + Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật; + Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật; + Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật; + Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa phương. 3.2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương; + Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương; + Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương; + Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương. 3.2.6. Trong lĩnh vực chính sách dân tộc và tôn giáo: Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật. 3.2.7. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật; + Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền; + Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. 4. Sơ đồ cơ quan: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND XÃ PHƯỚC THUẬN CHƯƠNG II : TÌNH HÌNH TỔ CHỨC – THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG. A. NỘI DUNG THỰC TẬP. I. Quá trình khảo sát tình hình và thực tập công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan: 1. Vị trí, chức năng: Văn phòng – thống kê Ủy ban nhân dân xã Phước Thuận (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân xã và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã; có chức năng tham mưu - tổng hợp giúp cho Ủy ban nhân dân xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã chỉ đạo, điều hành các hoạt động của xã; giúp Ủy ban nhân dân xã điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của các Phòng, ban, ngành, Ủy ban nhân dân xã ; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Ủy ban nhân dân xã. Văn phòng có tư cách pháp nhân, được cấp kinh phí hoạt động và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định. 2. Nhiệm vụ - quyền hạn: 2.1. Công tác tham mưu - tổng hợp và phục vụ các hoạt động của Ủy ban nhân dân xã: 2.1.1. Trình Ủy ban nhân dân xã chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân xã. Đôn đốc, kiểm tra các Phòng, Ủy ban nhân dân Xã trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân xã Phước Thuận; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các Phòng, Ủy ban nhân dân Xã theo quy định của pháp luật; 2.1.2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã theo quy của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật; 2.1.3. Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Phước Thuận giữ mối quan hệ phối hợp công tác với với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã Phước Thuận, các đoàn thể phường, các cơ quan, tổ chức; 2.1.4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Phước Thuận; theo dõi, đôn đốc các Phòng - Ban, Ủy ban nhân dân Xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách; 2.1.5. Chịu trách nhiệm rà soát trình tự thủ tục, thể thức đề án, văn bản trước khi trình Ủy ban nhân dân Xã và Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã xem xét, quyết định; 2.1.6. Theo dõi, đôn đốc các Phòng – Ban, Ủy ban nhân dân Xã – Phường, giúp Ủy ban nhân dân Xã kiểm tra việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã; Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan lập, điều chỉnh Chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân trình Xã Ủy ban nhân dân Xã xem xét, quyết định; 2.1.7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân Xã ; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan; 2.1.8. Phối hợp với Văn phòng Tiếp công dân Xã Phước Thuận giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã tổ chức tiếp công dân, tiếp nhận và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định; 2.1.9. Tổ chức phục vụ các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách của Ủy ban nhân dân Xã Phước Thuận, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã; 2.1.10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Tuy Phước giao; 2.2. Công tác nội vụ của Văn phòng; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hiện hành, Công báo và tin học của UBND Xã : 2.2.1. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân Xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã ; quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hiện hành của hướng dẫn,Văn phòng Ủy ban nhân dân Xã về nghiệp vụ hành chính, văn thư, tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước theo quy định của pháp luật; 2.2.2. Trình Ủy ban nhân dân Xã quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng; 2.2.3. Trình Ủy ban nhân dân Xã chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng; 2.2.4. Quản lý tổ chức cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng; 2.2.6. Giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã; 2.2.7. Lập dự trù kinh phí hoạt động hàng năm của Ủy ban nhân dân Xã; thực hiện việc quản lý, chi tiêu, thanh quyết toán tài khóa của Ủy ban nhân dân Xã theo chế độ tài chính Nhà nước; 2.2.8. Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật; 3. Cơ cấu tổ chức: 3.1. Văn phòng gồm có 02 Văn phòng – thống kê và một số bộ phận khác, số lượng Văn phòng – thống kê do Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã Phước Thuận quyết định. Văn phòng - thống kê của Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân Xã bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật; 3.2. Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, Văn phòng – thống kê vừa là người chỉ đạo vùa là người điều hành các hoạy động của Văn phòng; sắp xếp, tổ chức bộ máy Văn phòng theo quy định; chiệu trách nhiệm trước ủy ban nhân dân Xã và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng; 3.3. Văn phòng – thống kê có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và sử dụng con dấu đúng theo quy định; phối hợp, đôn đốc các phòng – Ban trong Ủy ban nhân xã chuẩn bị các đề án trình Ủy ban nhân dân Huyện; thông báo truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện để các Phòng – Ban, Ủy ban nhân dân Xã thực hiện; 3.4. Các bộ phận trong Văn phòng: Bộ phận kế toán, bộ phận văn thư là các bộ phận giúp việc cho Văn phòng – thống kê, được Văn phòng – thống kê phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách. II. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng: 1. Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan: Văn phòng của cơ quan được bố trí theo kiểu hiện đại đã hạn chế việc lãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng và giảm được chi phí về quản lý điều hành. Đồng thời nó cũng giúp cho nhà lãnh đạo thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho mỗi cán bộ, viên chức văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất. Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban nhưng.Các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự điều hành của nhà quản trị hành chính. * Ưu điểm của hình thức này là dễ điều hành công việc, huy động nhân sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc... * Nhược điểm của hình thức này là nó khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác, có thể dẫn đến trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm đúng mức từng loại công việc. SƠ ĐỒ VĂN PHÒNG UBND XÃ PHƯỚC THUẬN 2. Trang thiết bị văn phòng cơ quan: - Các trang thiết bị trong Văn phòng được bố trí một cách hợp lí nhằm phục vụ cho công việc của mình được thuận lợi hơn. Hiện nay văn phòng đã có: điện thoại bàn, máy photocopy, máy in, máy vi tính bàn. Mỗi phòng được bố trí một máy tính từ 01 – 02 cái để phục vụ cho công tác của mình. 2.1. Điện thoại: - Điện thoại là một phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạc hữu ích giữa hai Cơ quan, đơn vị, hoặc giữa hai cá nhân. - Điện thoại đang được coi là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện lợi thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng, được phản hồi ngay. 2.2. Máy photocopy: việc dùng máy photocopy đã gia tăng nhanh chóng và trở nên phổ biến và rộng rãi có nhiều máy photocopy chúng được sử dụng một số nguyên tắc khác nhau để tạo bản sao nó còn tạo ra một bản sao thu nhỏ hay phóng to so với bản gốc. 2.3. Máy tính: Là một tập hợp 4 đơn vị; thiết bị bàn phím, bộ xử lý, thiết bị hiển thị và máy in tất cả các đơn vị này có thể dưới dạng từng module được liên kết với nhau. Nó cung cấp những tiện nghi toàn diện, trong đó cung cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ, cung cấp một bản tính, cung cấp module, đồ họa tất cả đều được kết nối với nhau thứ tư là cung cấp tiện nghi xử lý văn bản. Các máy xử lý văn bản có thể được nối với máy in chia làm 2 loại máy in, ma trận và máy in dùng bánh xe răng cưa tất cả các thông tin về nội dung của một công văn hay quyết định đều đựơc phả chiếu lên giấy, khi một tờ giấy được đưa vào máy và một trang hoàn chỉnh được in ra. 2.4. Máy đánh chữ: Có nhiều thuận lợi, nó tạo ra văn bản rõ và đều đặn nó có thể tạo bảng dễ dàng, tức là tạo các cột thông tin, với giấy carbon. Nó có thể cung cấp nhiều bản sao của một tài liệu cho phép điều hành viên tạo ra những kiểu văn bản giống như máy in với một tốc độ nhanh hơn nhiều so với viết tay, các chữ cái đựơc thể hiện rõ trên bàn phím, phương pháp sử dụng như máy vi tính có phím chức năng như phím shift. Ngoài ra, Văn phòng UBND được trang bị các trang thiết bị khác như bàn, ghế, tủ … và các trang thiết bị khác phụ vụ cho hoạt động của cơ quan. 3. Biên chế văn thư chuyên trách: Do Chủ tịch UBND Xã quyết định trên cơ sở biên chế hành chính của được UBND Tỉnh giao. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ nêu trên, Văn phòng HĐND và UBND Xã hình thành các bộ phận công tác có lãnh đạo Văn phòng và cán bộ công chức giúp việc và theo dõi, thực hiện nhiệm vụ đã được phân công, cụ thể như sau: - Tổ chuyên viên nghiên cứu tổng hợp; - Tổ tiếp nhận và giao trả kết qủa; - Tổ hành chính quản trị ( kể cả văn thư, lưu trữ ); - Thi đua khen thưởng. Hiện tại cán bộ công chức và người lao động của Văn phòng HĐND & UBND Xã Phước Thuận là 05, trong đó có 02 biên chế./. 4. Soạn thảo và ban hành văn bản: 4.1 Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản: Văn phòng UBND Xã chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Văn phòng UBND Xã là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản. Tại UBND Xã , cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các văn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định một trình tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung là rất khó, đặc biệt Văn phòng là một đơn vị nhỏ trong UBND Xã. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp. Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau: Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, trình lãnh đạo ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt. BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 4.2. Các loại văn bản do cơ quan ban hành: Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2011, phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2012 của Văn phòng, trong năm 2011 Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 157 Quyết định, 203 Thông báo, 168 Báo cáo, 125 Chỉ thị, 2572 giấy mời, 76 phiếu chuyển, 193 tờ trình. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành. 5.Quản lí công văn đi – đến: Trong thời gian thực tập tại Văn phòng, cá nhân em đã được thực lĩnh những nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư của cơ quan. Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư. 5.1. Nguyên tắc giải quyết văn bản đến: Tất cả văn bản đến đều phải thông qua văn thư của cơ quan để đăng kí vào sổ quản lí thống nhất . Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng của cơ quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao kí nhận rõ ràng. Đảm bảo nhanh chóng chính xác, giữ gìn bí mật 5.2. Quá trình sử lý văn bản: Văn thư nhận văn bản đến, Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản, văn bản có dấy hỏa tốc phải bóc trước. Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với thành phần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với phiếu gửi. Khi nhận văn bản văn thư phải kí, trả lại phiếu gửi cho cơ quan gửi văn bản qua nhân viên bưu điện. Sau khi nhận văn bản, văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng năm đến của văn bản. Dấu phải được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và kí hiệu, trích yếu. 5.3. Công việc vào sổ đăng kí: Bao gồm ghi lại những thông tin cơ quan của văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng kí một lần. Hình thức chính để đăng kí của cơ quan là dùng sổ. 5.4. Trình và chuyển giao văn bản: Văn thư trình cho người có trách nhiệm và đứng đầu văn phòng sau đó nhận lại để chuyển đến đúng đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. Văn bản chuyền đến ngày nào phải chuyển giao vào đúng ngày đó. Nếu nhiều người giải quyết, văn bản phải được sao gửi cho nhiều đơn vị, cá nhân, văn bản gốc được lưu. Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu: nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ. Cán bộ văn thư của đơn vị văn phòng sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau: - Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; - Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến. SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN ( theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) 1. Mẫu sổ : Sổ chuyển giao văn bản đến nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm. a) Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số ... đến số ...” b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến: Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:   Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5)           2. Hướng dẫn đăng ký: Cột 1: Ngày chuyển. Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 4: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 5: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...). Sổ chuyển giao văn bản mật đến Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2). Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến../. 5.5. Giải quyết văn bản đi: Tất cả các văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi. Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư văn phòng UBND xã cơ bản đã tuân thủ theo các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/4/2008 về công tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005. Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị…. Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dấu. Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại. Khi ghi ngày, tháng, năm văn bản các ngày dưới 10 và các tháng dưới 3 phải được thêm số 0 vào phía trước. Cụ thể trình tự các bước quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND xã: Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc: Văn thư đóng dấu sau khi đăng kí và làm thủ tục gửi đi. Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được đánh máy đúng qui định, đúng thể thức và căn cứ pháp lí. Văn bản đi được phát hàn theo qui định sau: - Ghi số của văn bản. - Ghi ngày tháng năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửi đi. - Đóng dấu lên văn bản đã có chữ kí hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi. - Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm theo phiếu gửi. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là một bản ( theo qui định là hai bản, một để lập hồ sơ lưu trữ và một lưu ở văn thư để tra tìm, các văn bản đi thường là các quyết định, thông báo, báo cáo... 5.6. Một số mẫu văn bản đi - đến: Mẫu sổ đăng ký công văn đến (theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước) Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến (theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước) Số đến Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản Đơn vị hoặc người nhận Thời hạn giải quyết Tiến độ giải quyết Số ký hiệu văn bản trả lời Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Mẫu sổ đăng ký công văn đi (theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước) Ngày tháng năm Số/ kí hiệu Trích yếu Người kí Số Trang Số bản đi Nơi nhận Lưu HS Ghi chú Bản chính Bản sao 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6. Công tác lập hồ sơ: - Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định - Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được lập thành các hồ sơ và dựa các đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, nhằm mục đích phục vụ cho các công việc giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. - Đối với một số cơ quan không lập hồ sơ hiện hành thì các văn bản đó không được đưa vào lưu giữ bảo quản cẩn thận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình hình hoạt động của cơ quan. MẪU SỔ LẬP HỒ SƠ CỦA CƠ QUAN STT Tên hồ sơ Ký hiệu Nơi lưu Thời gian lưu 1 Danh mục hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân. --- Các phòng ban Lâu dài 2 Sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu --- Các phòng ban Lâu dài 3 Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu  --- Phòng Lưu trữ - Tin học Lâu dài 4 Biên bản tiêu hủy tài liệu --- Phòng Lưu trữ - Tin học Lâu dài III. Công tác lưu trữ: 1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại cơ quan: - Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình của mọi hoạt động và để đảm bảo tốt các tài liệu văn bản UBND Xã có phòng kho lưu trữ riêng. Mặt dù với điều kiện khó khăn, phòng kho UBND Xã vẫn tổ chức tốt các tài liệu lưu trữ và phân công cán bộ chuyên trách để việc bảo quản khoa học và hiệu quả, cán bộ chuyên trách lưu trữ được đào tạo và được cơ quan bồi dưỡng qua lớp học lưu trữ nên mặt dù với điều kiện khó khăn thiếu thốn về cơ sở vật chất nhưng vẫn làm tốt nhiệm vụ của mình. - Quá trình bảo quản tài liệu văn kiện được thực hiện theo Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác bảo quản -Hiện nay cơ quan có một phòng lưu trữ do đơn vị văn phòng quản lí, các cán bô lưu trữ đều có trình độ nghiệp vụ và chuyên môn cao. Với việc bố chí cán bộ lưu trữ chuyên trách như vậy nên việc quản lí hồ sơ đưa vào lưu trữ của cơ quan được quản lí tốt và bảo quản tài liệu phục vụ cho nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ. Nếu mà không bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan để phục vụ cho quá trình công tác của lãnh đạo. 2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu dược bảo quản tại cơ quan: - Các loại hình tài liệu của cơ UBND Xã đưa vào bảo quản chủ yếu là các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động và các văn bản do các cơ quan nhà nước cấp trên gửi đến được đưa vào bảo quản làm căn cứ pháp lí để phục vụ cho các hoạt động của cơ quan. 3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu: Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thời gian ban hành văn bản, nội dung văn bản, chức năng của các văn bản...; các tài liệu trong nơi lưu trữ được lập thành các hồ sơ hiện hành để tiện cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu, các tài liệu lưu trữ trữ luôn được xác định giá trị để loại bỏ các văn bản đã hết hiệu lực và chỉ bảo quản các tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác điều hành và lãnh đạo của cơ quan cũng như phục vụ công tác nghiên cứu các tài liệu. 4. Giao nộp tài liệu: Tài liệu của cơ quan không thuộc diện phải nộp vào các trung tâm lưu trữ quốc gia mà chỉ nộp vào trung tâm lưu trữ của tỉnh, các tài liệu trước khi được đưa vào lưu trữ đã được lập hồ sơ hiện hành. - Hồ sơ, tài liệu của cơ quan được giao nộp vào lưu trữ theo đúng các qui định của nhà nước. Qui trình giao nộp hồ sơ của cơ quan : + Khi công việc kết thúc, cán bộ, công chức, viên chức phải hoàn chỉnh hồ sơ công việc và giao nộp vào lưu trữ hiện hành theo quy định. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu thì phải được sự đồng ý của người có quyền cao nhất trong Văn phòng UBND Xã, nhưng thời hạn giữ lại không quá 01 năm. Trong quá trình giao nôp hồ sơ tài liệu, cán bộ, công chức, viên chức và lưu trữ viên phụ trách lưu trữ hiện hành phải tiến hành lập biên bản giao nhận tài liệu (02 bản), mỗi bên giao nhận giữ một bản. 5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu : Hiện tại cơ quan chưa có phòng đọc riêng để tổ chức sử dụng tài liệu vì vậy ảnh hưởng rất đến công tác nghiên cứu tài liệu, không có không gian riêng để nghiên cứu tài liệu. Do số lượng cán bộ lưu trữ còn hạn chế về trình độ chuyên môn nên công tác lưu trữ của cơ quan chưa có xây dựng được công cụ tra cứu khoa học hiện đại mà chủ yếu là dùng phương pháp thủ công. Do đó mà công tác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan còn hạn chế rất nhiều. 6. Tình hình bảo quản tài liệu : Kho chứa tài liệu được bố trí tại nơi thoáng mát đảm bảo cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ và phục vụ cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu. Trong kho, các tài liệu được xắp xếp ngăn nắp trong các giá và các hòm đựng tài liệu, thuận lợi cho việc phân loại tài liệu, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu, với cách này cũng tránh được các yếu tố như chuột, bụi ẩm mốc, các tác động của ánh sáng chiếu vào..... Do áp dụng các phương pháp bảo quản tài liệu nên các tài liệu trong kho không bị hư hại nhiều, một số tài liệu quan trọng được bảo quản rất tốt 7. Tình hình ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ: Hiện nay việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ của văn phòng UBND Xã Phước Thuận còn rất hạn chế. Chưa xây dựng được phần mềm dùng để lưu trữ văn bản đi – đến, chủ yếu tại bộ phận văn thư khi tiếp nhận hay chuyển giao văn bản đều dùng các phương pháp thủ công để lưu văn bản do vậy rất mất nhiều thời gian vào việc này. B. PHẦN THỰC HÀNH: I. HOẠT ĐỘNG THỰC HIỆN VÀ KẾT QỦA: 1. Thâm nhập thực tế tìm hiểu về cơ quan, đơn vị thực tập: *Biện pháp tìm hiểu: -Bằng việc quan sát trực tiếp những công việc tại cơ quan kiến tập sau đó tham gia vào một số công việc đơn giản để nắm bắt được công việc một cách nhanh chóng hơn. - Qua quá trình quan sát để làm quen với công việc tại Văn phòng UBND xã Phước Thuận những ngày tiếp theo tôi được phân công thực tập một số công việc của cán bộ văn thư thực thụ( Tiếp nhận và chuyển giao văn bản, vào sổ văn bản đi đến, đóng dấu, thực hành soạn thảo văn bản….). 2. Nội dung tìm hiểu về ngành đào tạo: 2.1.Tìm hiểu về cơ cấu, cách tổ chức và hoạt động của văn phòng: Cụ thể là tìm hiểu hoạt động tại Văn phòng UBND xã Phước Thuận. + Quan sát học hỏi cách thức tiếp nhận, xử lí văn bản tại bộ phận văn thư. Ghi nhận quá trình chuyển giao công văn trong cơ quan,các mẫu sổ của các công văn đi - đến. + Sau những buổi quan sát rút ra được những kinh nghiệm thì trực tiếp bắt tay vào công việc cụ thể tại bộ phận văn thư với các công việc như: tiếp nhận văn bản đến, các thủ tục giải quyết văn bản đi, cho số văn bản đi và các công việc như photocopy, in ấn các văn bản, soạn thảo văn bản trên máy tính. *. Lợi ích của công việc này: - Việc thực hành những hoạt động trên không những đã củng cố lại mà còn biết vận dụng những lý thuyết đã học ở trường vào công việc thực tế tại văn phòng, đã giúp em học hỏi có thêm kinh nghiệm về công tác văn phòng, chức năng nhiệm vụ của văn phòng, và giúp em trưởng thành hơn trong nghề nghiệp của mình. Giúp em giải quyết được tình trạng "lý thuyết suông" và tiếp cận với thực tế một cách dễ dàng hơn. - Sau việc thực hành em cũng đã đúc kết được những kinh nghiệm bổ trợ để em có thể hoàn thành tốt đợt thực tập này và là cơ sở để em phân đấu trở thành một cán bộ văn phòng chuyên nghiệp sau khi ra trường và trước mắt là kỳ thi tốt nghiệp sắp tới . - Thực tập giúp em nắm được các thủ tục hành chính, thể chế hành chính liên quan đến cơ quan. - Nắm vững qui trình công vụ trong cơ quan hành chính nhà nước. - Thực hành các kĩ năng hành chính đúng với vai trò của công chức trong cơ quan hành chính nhà nước. 2.2. Tìm hiểu những hoạt động của cơ quan, đơn vị thực tập (Hội Đồng Nhân Dân- UBND xã Phước Thuận). - Sau những ngày trực tiếp thực tập và làm việc của một cán bộ văn phòng và kết hợp với quan sát cách làm việc của các nhân viên văn phòng, tại Hội Đồng Nhân Dân- UBND xã Phước Thuận đã giúp em có được những bài học bổ ích và thiết thực, bằng những công việc cụ thể như: - Quan sát cách bố trí, trang trí văn phòng và cách phân công công việc cho mỗi thành viên trrong văn phòng. - Quan sát, tìm hiểu mối quan hệ của các thành viên cùng cấp cũng như giữa cấp trên và cấp dưới ở văn phòng kiến tập. - Thực hành cách tiếp nhận văn bản, cách sắp xếp và các thủ tục giải quyết công văn giấy tờ. - Thực hành cách thức vào sổ, lưu và chuuyển giao công văn tại bộ phận văn thư. - Quan sát tìm hiểu cách nghe điện thoại, sử dụng các loại máy trong văn phòng như: máy photo, máy vi tính, máy in... - Quan sát và học hỏi thái độ cử chỉ tiếp khách của các cô, chú trong văn phòng. - Xem các loại văn bản đi và đến của cơ quan. - Quan sát và tham gia vào việc của bộ phận văn thư - Học hỏi cách đưa công nghệ thông tin vào cơ quan. *. Kết quả thu được: - Qua một thời gian ngắn tiếp xúc với thực tế với sự hướng dẫn tận tình của các cô chú trong cơ quan đã giúp em có được những bài học vô cùng bổ ích cho bản thân mình cụ thể như: + Biết được cách lưu văn bản trên máy tính,có thể sử dụng tạm được các loại máy văn phòng như: máy photo, máy in và các loại công nghệ hiện đại khác. + Học hỏi được cách sắp xếp văn phòng một cách khoa học, đẹp mắt cho được hiệu quả làm việc cao hơn. + Có thêm một số kiến thức mới về người quản trị văn phòng mà ở trường chưa được học. + Được chỉ dẫn về cách hành văn của người làm văn phòng lâu năm. + Do được tiếp cận trực tiếp với các văn bản nên một phần nào cũng nắm bắt được cách thức trình bày của các loại văn bản trong trong cơ quan nhà nước. CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ: 1. Nhận xét: - Nhìn chung, hình thức văn bản hành chính do cơ quan phát hành điều đúng với thể thức thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và trình bày văn bản hành chính quy định. - Thực hiện công tác giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật năm 2012, được sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định theo ban hành Quyết định số 02/2012/QĐ-UBND ngày 3/2/2012 quy định thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, UBND Xã Phước Thuận đã thực hiện đầy đủ, cập nhật thường xuyên và các lĩnh vực cần giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông chậm được triển khai thực hiện và nhân rộng. 2. Đề nghị: - Trong thời gian thực tập tại văn phòng UBND Xã Phước Thuận và trực tiếp tại bộ phận văn thư tôi đã thu được rất nhiều kiến thức thực tế bổ ích. Tôi thấy Văn phòng là vị trí rất quan trọng trong cơ cấu làm việc của ủy ban. Chính vì thế văn phòng UBND Xã Phước Thuận cần nâng cao năng lực hoạt động băng việc bổ sung cán bộ, nhân viên, hiện đại hóa phương tiện làm việc để phát huy tính năng động, thực hiện tốt chức năng của mình. Một hoạt động cơ bản của Văn phòng là quản lí văn bản. Đặc biệt là tra cứu tài liệu để thu thập thông tin phục vụ cho việc giải quyết và ra quyết định quản lí là một khâu quan trọng đòi hỏi chính xác và nhanh chóng. - Cần bổ xung, xây dựng thêm cơ chế làm việc của UBND rõ ràng, cụ thể thêm để nâng cao lề lối và trách nhiệm làm việc của tập thể cá nhân trong UBND. Đồng thời tăng cường công tác giám sát, kiểm tra của các cơ quan chức năng dối với hoạt động của UBND, của Chủ tịch UBND trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình. - Trong Văn phòng UBND Xã Phước Thuận, về trang thiết bị thì cần phải bổ sung thêm cho đầy đủ và phù hợp với chất lượng công viêc cũng như số lương công chức, viên chức đang làm việc trong đơn vị. PHẦN KẾT LUẬN: I. Thuận lợi và khó khăn: *. Thuận lợi: - Được sự quan tâm hướng dẫn cụ thể của giáo viên trường CĐSP Trung Ương Nha Trang về quy trình nghiên cứu và khảo sát tình hình công tác văn thư; quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan, qua thực hiện phương thu thập thông tin từ đó có thể so sánh đánh giá giữa kiến thức đã học tới thực tiễn hoạt động của Ủy ban nhân dân Xã. - Được sự quan tâm và tạo điều kiện tốt của cấp lãnh đạo cơ quan, giám sát thường xuyên, sự chỉ dẫn nhiệt tình hỗ trợ của tập thể đơn vị ngoài ra còn có sự tìm tòi và nghiên cứu, để vận dụng kiến thức đã học từ đó có thể kết hợp tốt giữa lý thuyết và thực hành và đúc kết được kinh nghiệm cho bản thân. *. Khó khăn: - Giữa lý thuyết học ở trường và thực tiễn công việc còn có sự chênh lệch nhau vì thế tạo sự lúng túng cho bản thân khi thực tập là điều không thể tránh khỏi. - Cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện phục vụ cho công tác chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. - Trong thời gian thực tập tại cơ quan còn hạn chế nên khi tiếp cận mất một khoảng thời gian vào học việc và làm quen, khi đi vào thu thập tài liệu và trình độ còn hạn chế nên bài bái cáo còn thiếu sót, rất mong dược sự thông cảm và đóng góp, chỉ dạy để bài báo cáo đạt kết quả và hoàn thiện hơn đồng thời sẽ là cẩm nang cho bản thân, nâng cao trình độ của mình khi tốt nghiệp ra trường. II. Kết quả đạt được: Trong quá trình nghiên cứu và tham gia các công việc thực tế tại cơ quan đã cung cấp cho tôi những kiến thức tổng quát và những kỹ năng cần thiết về ngành học và biết kết nối những nội dung mà tôi đã được củng cố như: hiểu rõ hơn về thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan; Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan; Tổ chức công tác lưu trữ cơ quan; Hiểu rõ về cách sử dụng các trang thiết bị văn phòng, so sánh giữa lý thuyết và thực hành, học hỏi kinh nghiệm để nâng cao kiến thức là cẩm nang quí giá để học tập và thi tốt nghiệp sau này. III. Kết luận: Đợt thực tập đã giúp tôi nắm được nhiều kiến thức thực tế về nền hành chính nhà nước nói chung, những hoạt động thường nhật trong hoạt động của cơ quan cụ thể nói riêng Qua đó tôi thấy mỗi sinh viên hành chính cần có một thái độ tiếp thu nghiêm túc những kiến thức đã học ở trường và một quá trình thực tiễn công việc mới có thể làm tốt công việc của mình khi ra trường, trở thành công chức nhà nước nói chung và về lĩnh vực hoạt động văn phòng nói riêng. Tôi xin gửi lời cảm ơn tối các thầy cô khoa Việt Nam học và Quản trị văn phòng đã truyền dạy kiến thức hết sức phong phú về hành chính văn phòng qua những môn học của khoa. Trên đây là những nội dung tôi quan sát, tổng hợp được sau đợt thực tập tại Văn phòng UBND Xã Phước Thuận. Một lần nữa tôi xin chân trọng ảm ơn sự giúp đỡ của UBND, Văn phòng UBND Xã Phước Thuận đã tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành bài báo cáo này. Bình Định, ngày 29 tháng 3 năm 2013 Người lập báo cáo Trần Thái Thuận Chủ tịch Phó chủ tịch P. Văn phòng – thống kê P. Địa chất – xây dựng P. Văn hóa – xã hội VĂN PHÒNG – THỐNG KÊ P. Tài chính – kế toán P. Tư pháp- hộ tịch VĂN PHÒNG – THỐNG KÊ 9a 20-25 mm 7a 7b 7c 8 9b 13 14 6 11 12 5a 4 1 10b 10a 5b 3 2 20-25 mm 30-35 mm 15-20 mm VĂN PHÒNG UBND XÃ PHƯỚC THUẬN BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN BƯU ĐIỆN XÃ BỘ PHẬN VĂN THƯ Bài báo cáo thực tập đợt 2 - Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu trữ - 29 - Lớp: QP2A - Khoa VNH & QTVP