Comunicarea cu Presa

  • Published on
    25-Jun-2015

  • View
    531

  • Download
    2

Embed Size (px)

Transcript

<p>Lect. drd. TEFANIA BEJAN</p> <p>COMUNICAREA CU PRESA</p> <p>CAPITOLUL I COMUNICI SAU NU EXITI!</p> <p>INTRODUCERE Cteva date extrase dintr-un sondaj efectuat de Bennet&amp;Company pe un eantion reprezentativ alctuit din ziariti pot s dea serios de gndit specialitilor i lucrtorilor n domeniul comunicrii sociale:</p> <p>69% dintre utilizatorii potei electronice citesc toate e-mail-urile recepionate;</p> <p> din cei 31% care sunt parcimonioi cu timpul propriu, 23% deschid exclusiv e-mail-urile convingtoare prin conminut, iar 8% sunt interesai numai de mesajele expediate de persoane cunoscute; 59% dintre ziariti se declar influenai de prezentrile multimedia n materie de difuzare a informaiei;</p> <p>68% recunosc dependena de informaiile comunicate de diferite organizaii prin intermediul departamentelor de PR;</p> <p> 62% dintre profesionitii mass-media folosesc aceste informaii n proporie de 1-10% la alctuirea materialelor de pres; Orice procent care depete cifra 50 poart cu sine o doz nsemnat de optimism: oamenii s-au mpcat cu ideea tehnologiilor moderne n comunicare; relaiile interumane nu mai depind de pota, telefon .a.; poi replica unor ini ale cror figuri nu prezint interes; ntr-un timp record poi fi destinatarul unei bogii de mesaje; absena rspunsurilor la ntmpinri electronice nu mai este catalogat drept impolitee; se consum o veritabil comuniune informaional care provoac suficiente satisfacii pentru a nu abandona.</p> <p>1</p> <p>Ceea ce intrig (alarmeaz) este folosirea informaiilor ntr-o prea mic msur, aprnd ca legitim ntrebarea: De ce nu profit jurnalitii de informaiile primite de-a gata, alegnd s descopere singuri 90-99%? S fie vorba despre orgoliu personal ori, poate, de contiinciozitate n exces, de necesitatea unui rezultat muncit pn la capt... Profesionitii comunicrii mediatice ne-ar putea scoate din impas. Din punctul de vedere al relaionistului, comportamentul constatat la ziariti este lipsit de logic, fie i numai pentru faptul c permite irosirea attor informaii demne de a ajunge la ochii-urechile publicului. Ce anume st la baza unei exploatri modeste (ca numr) a informaiilor primite de cinii de paz ai societii? ntmpltor sau nu, n domeniul relaiilor publice, personalul situat n ealoanele superioare (de conducere) reclam faptul c, dintr-o sut de mesaje recepionate zilnic prin pota electronic (e-mail), doar zece se refer strict la preocuprile sale ori la rangul ocupat. Acest fenomen (spam) conduce la ideea c folosirea e-mail-ului nseamn i o pierdere (de timp, de energie), precum i o mare risip. Vehicularea mesajelor nesolicitate (n pofida legii CAN-SPAM) reprezint un argument n plus la seria de acuzaii aduse comunicrii prin Internet. Dup Phillip Vassollo (U-Mail, I-Mail, More Effective Business E-Mail 1998)1, circulaia informaiilor prin e-mail stimuleaz expedierea mesajelor oricnd, oricum, ctre oricine, lucru abuziv, mai cu seam atunci cnd este vorba despre proprietatea companiei (firmei). Suprancrcarea calculatoarelor cu mesaje face anevoioas deopotriv organizarea i folosirea informaiilor. i mai costisitoare. Receptorii mesajelor, la rndu-le, au un disconfort real, silii s aleag ntre informaiile trebuincioase i cele inutile. Ceea ce ignor utilizatorii Internetului este: a) centrul de atenie al mesajului transmis; b) exigenele redactrii unui text.a)</p> <p>Difuzarea mesajelor prin pota electronic vizeaz (asemeni transmiterii informaiilor prin oricare alt canal): nivelul cunotinelor receptorului, trsturile psihologice, expectanele, preocuprile legate de domeniul cruia i aparine mesajul, de tema sau subiectul acestuia. Un feed-back potrivit apare atunci cnd expeditorul i destinatarul mesajului se situeaz n poziie de compatibilitate. n funcie de coordonatele receptorului, se construiete sau se adapteaz mesajul, astfel nct el s conin suficiente2</p> <p>informaii, ntr-un stil adecvat lectorului, pe o arie mulumitoare. n cazuri extreme (destinatar netiutor sau informat peste nivelul mesajului), ne putem confrunta cu situaii de supralicitare sau redundan informaional, ceea ce conduce la deplasarea centrului de atenie al mesajului: cei lipsii de minimum de date vor ignora mesajul care-i depete; utilizatorii bine informai nu vor acorda atenie masajului ca fiind nesatisfctor. Cu alte cuvinte, cunoscnd profilul receptorului, poi concepe i transmite un mesaj concis sau elaborat pentru a oferi un grad specific de satisfacie nivelurilor diferite de deinere a cunotinelor.b)</p> <p>Comunicarea realizat prin e-mail oblig expeditorul la o precizie a exprimrii care o excede pe aceea din timpul adresrii mesajului oral.</p> <p>n fond, un e-mail este un text, supus acelorai reguli tiute din mediul tipriturii. Privat de ajutorul mimicii i al gesticii, exprimarea n format electronic presupune exactitate. Cine vizualizeaz textul trebuie s neleag ntocmai ceea ce ai vrut s comunicai, fr a rmne loc pentru interpretare. Rspunsul la mesajul expediat este cel mai bun instrument de verificare a corectitudinii celor spuse. Largheea exprimrii orale devine constrngere n corespondena electronic, aceasta din urm impunnd o strategie comunicaional similar dialogului prin scrisori, la care se ataeaz exigene suplimentare, reunite de Doug Anne Newsom i Bob Carrell n expresia ce se cuvine i ce nu se cuvine n folosirea eficient a e-mail-ului de afaceri (profesional): asigurai-v c adresa destinatarului este corect; folosii cu grij expresiile neprotocolare (chiar dac ele sunt recomandabile unor formule tipice exprimrii din invitaii sau scrisori oficiale); scriei n fraze scurte (12-15 cuvinte), pentru evitarea confuziilor create de subordonate i fraze dense, fr alineat; trimitei texte corecte din punct de vedere gramatical; cnd destinatarul este un grup, se cuvine confruntarea cu ntrebrile: Au nevoie de aceste informaii toi membrii grupului? Este cunoscut contextul, astfel nct nelegerea mesajului s nu constituie o problem? Este mesajul adecvat tuturor receptorilor din punct de vedere al responsabilitilor profesionale?</p> <p>3</p> <p> corelai expedierea mesajelor cu ora indicat pe ecranul calculatorului, pentru a rspunde n ton cronologic partenerilor de dialog; nu folosii abrevierile (excepie fac mesajele cu caracter personal); nu scriei lucruri pe care alii, n afara destinatarilor, nu trebuie s le afle (s avei permanent n vedere absena intimitii/caracterul public al mesajelor); coninutul mesajelor profesionale nu se presar cu glume sau informaii destinate mai curnd convorbirilor amicale; nu facei rabat de la stilul adresrii, pentru c orict de tehnologic, rece ar fi canalul de transmitere, mesajul ajunge la o fiin uman pe care o impresioneaz ntr-un fel sau altul; gndii-v permanent la reacia pe care cititorul ar putea (sau ar trebui) s o aib la citirea mesajului (punei-v n situaia lui); nu fii ermetici cu destinatarii, chiar dac se recomand o scriitur n termeni simpli; solicitai un rspuns tradus prin cuvinte sau aciune, tiut fiind faptul c email-ul reduce intervalul de reacie n situaii de criz. Am nceput cu pota electronic, prezentnd-o ca manier contemporan de a stabili i ntreine corespondena relaionist, lsnd cu intenie memo-ul i scrisoarea la sfrit. Orice angajat n domeniul relaiilor publice, fie i debutant, tie c, n permanen, va redacta:</p> <p>memo-uri;</p> <p> scrisori; rapoarte; propuneri;</p> <p>e-mail-uri.</p> <p>n virtutea proverbului Vorba zboar, scrisul rmne, relaionitii au mereu n atenie ntocmirea i pstrarea unor nscrisuri care s le justifice n orice moment activitatea. Nimic nu se construiete n PR fr a avea la baz un document scris, aprobat de persoanele abilitate i care i asum responsabilitatea demarrii aciunilor de PR (dar, n parte, i a eficienei ntreprinderilor respective). Lucru n aparen mrunt (insignifiant, de detaliu, dispreuit de relaionitii fr experien), ntreinerea relaiilor profesionale (de comunicare) printr-o coresponden adecvat se dovedete esenial n toate segmentele sau etapele muncii n PR, fa de oricare dintre categoriile de public (inclusiv fa de ziariti).</p> <p>4</p> <p>Ce este un memo i cum arat at-urile sale n comunicarea de tip relaionist? Nota de serviciu, modalitatea de a semnala petrecerea a ceva sau programarea unui eveniment de tip PR, memo-ul funcioneaz mai ales la nivelul publicului intraorganizaional; trece graniele instituiei sub forma faxului. Prima regul a ntocmirii memorandum-ului este simplitatea (un expeditor anun un destinatar c ceva are loc). Formula primar: ctre..., de la..., subiectul... se completeaz n funcie de cteva elemente: identitatea adresei pentru mai muli destinatari (se va preciza numele fiecrui primitor);</p> <p>folosirea antetului (care anuleaz inscripionarea adresei); de telefon l precede pe cel de fax);</p> <p> prezena telefoanelor i a fax-urilor destinatarului (situaie n care numrul cnd exist un numr apreciabil de destinatari n cadrul aceleiai companii, memo-ul trebuie s conin i numrul csuelor potale ale receptorilor;</p> <p>cnd memo-urile fac obiectul transmiterii prin pot sau fax, intervine specificarea c (C), indicndu-i i pe ali destinatari dect cei precizai.</p> <p>Iat un exemplu de memo cu toate ingredientele: CTRE: Mircea Ionescu, director de vnzri C.P. 123 Tel.: 0232/276 132, interior 12 Fax: 0232/230197 Doina Marcovici, contabil ef C.P. 124 Tel.: 0232/231 084, interior 63 Fax: 0232/205 360 DE LA: Dumitru Pantazescu, Biroul de relaii publice C.P. 13 Tel.: 0239/6333 331, interior 1653 Fax: 0239/524 706 RE(F) (sau SUBIECTUL): Planificarea conferinei pentru raportul pe anul 2005, mai, 29, ora 9:00, n Sala de consiliu C: Octavian Dinu, agent de vnzri</p> <p>5</p> <p>Recunoatem un memo dup cteva trsturi: comunic date, fapte, aciuni: tonul adresrii poate fi: rapid eficient oficial (spre ealoanele superioare) neprotocolar (ntre comunicatori de rang egal) publicul poate fi restrns numeros (n funcie de coninutul mesajului; scala variaz de la un destinatar unic, la totalitatea angajailor unei companii care sunt ntiinai, printr-o comunicare de tip descendent, despre un nou succes al organizaiei).</p> <p>memo-ul nu este impersonal (se utilizeaz apelative gen: Stimate client, Domnule coleg, Doamn redactor-ef etc., ntruct memo-urile fr o astfel de personalizare introducere sunt ignorate, de regul, socotite n nota lipsei de respect a expeditorului); forma unui memo impune: scrierea la un rnd, cu pauz dubl ntre paragrafe; utilizarea frazelor scurte, n cuvinte simple; fiecare paragraf este corespondentul unei noi idei; informaiile furnizate pot fi nsoite de anexe (cuprinznd lmuriri, date, cifre, explicaii cu rol de a facilita nelegerea mesajului de ctre receptorul su).</p> <p>D.-A. Newsom i B. Carrel (op. cit.., pp. 165-168) propun o clasificare a memo-urilor, dup cum urmeaz:1.</p> <p>de tip buletin (scurt, concis, asemntor unei telegrame care anun urgent ceva); de tip expunere (variant descriptiv, elaborat, suscitnd discuii ample care au ca obiect propuneri, probleme, aciuni ale organizaiei); de tip informativ (scris n form protocolar, reprezentnd expunerea detaliat a unei aciuni, a unui program, buget etc., inclusiv evaluarea acestora);6</p> <p>2.</p> <p>3.</p> <p>4.</p> <p>de aciune (care solicit angajarea cuiva n ndeplinirea unei sarcini de serviciu; care impune unui angajat o anumit responsabilitate; care precizeaz dezaprobarea unei aciuni programate a avea loc n organizaie);</p> <p>5.</p> <p>de tip rezumat (care nfieaz n amnunt un program, o activitate etc., cu titluri i subtitluri, indicnd bogia informaiilor acumulate pentru o analiz ampl a activitii firmei, o ntlnire evaluativ .a.);</p> <p>6.</p> <p>de tip clasare (jurnal); conine nume, date, locuri etc. cu privire la o situaie, un segment de activitate, un moment dintr-un program; poate reprezenta poziia fiecrui participant la dezbatere, sinteza unui departament, punctul de vedere al unui partener de afaceri etc.; ntr-o propoziie, memo-ul de tip clasare consemneaz informaii de folosin intraorganizaional.</p> <p>Expedierea acestui tip de coresponden se poate efectua: prin nmnare personal, preciznd numele i calitatea destinatarului; prin afiare (eventual sub forma unui poster atrgtor, pentru a nu se rata lecturarea); folosind, ca intermediari, efii de departamente, obligai s asigure circulaia mesajelor care privesc activitatea organizaiei; n plicurile de salarii (dac prin memo se anun o nou modalitate de a ncheia asigurrile angajailor); la domiciliu (dac obiectul anunului este un picnic organizat cu prilejul aniversrii firmei, mai ales c evenimentele mondene le intereseaz i pe soiile angajailor). Scrisoarea Orict de moderne ar fi e-mail-urile i memo-urile, n profesia de relaionist o importan special o dein scrisorile, posesoare ale unei note de apropiere, mcar prin formula de adresare i aspect. Reunirea personalitilor oraului la balul anual de caritate nu are ca mod de informare e-mail-ul, ci o scrisoare, potrivit de lung, coninnd necesarul de informaii referitoare la eveniment, constrngerea confirmrii participrii etc. De regul, o scrisoare de afaceri nu depete o pagin i cuprinde: antet: datele personale ale destinatarului i ale expeditorului;7</p> <p> nu uitai funcia/calitatea; formul de salut (amical sau oficial, dup felul relaiei cu receptorul scrisorii); cuprins (mesajul propriu-zis, n tonul adecvat raportului cu destinatarul; niciodat nu v adresai amical efului, ntr-o scrisoare); ncheiere (presupune dou exigene: a) disponibilitatea pentru un viitor sprijin sau ndemnul la aciune; b) o formul gen Cu sinceritate, Cordiale salutri, Respectele noastre, Respectuos, dup situaie, cu condiia urmtoare numai prima liter este majuscul, spre a se evita cderea n ridicol a expeditorului); semntur (i aici vorbim de dou situaii: cnd partenerii de dialog sunt prieteni, expeditorul va semna cu prenumele; cnd nu este vorba despre buna lor cunoatere, semntura este oficial, dactilografiat/tiprit, nsoit, pe rndul urmtor, de funcie, apoi contrasemnat de mn, deasupra nscrisului tiprit); referine iniialele autorului scrisorii; iniialele dactilografului;</p> <p>precizarea Anexe dac exist documente nsoitoare,</p> <p>explicative etc. C: (numele celorlalte persoane care recepioneaz scrisoarea). La rndul lor, scrisorile pot avea mai multe aspecte i scopuri asociate acestora:1)</p> <p>de informare (cuprind anumite date despre evenimente planificate sau consumate; stilul n care sunt scrise este unul direct, anticipnd ntrebrile destinatarilor i nesolicitnd o replic din partea acestora; n aceast categorie se includ i recomandrile pentru persoane);</p> <p>2)</p> <p>de transmitere (sunt destinate anunrii expedierii unui anumit coninut sub forma unor liste mai cu seam ctre clieni ai organizaiilor. Confirmarea recepionrii corespondenei primare este un semn important pentru relaionist, comunicarea avnd un traseu favorabil, linititor. Rspunsul unei scrisori de transmitere poate fi i un telefon, ocazie cu care se pot clarifica i alte probleme ce in de o bun comunicare n PR);</p> <p>8</p> <p>3)</p> <p>de prezentare (promoional) folosite frecvent n domeniul relaiilor publice, ntruct ele invit la participare i solicit confirmarea n acest sens. ntr-o formul emoional, se deosebesc de tipurile 1) i 2) prin mesaj, dar i prin f...</p>