Controlling mit SAP - 100 Tipps & Tricks

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  • LeseprobeIn Teil 6 erhalten Sie 8 Tipps, wie Sie Ihr Kostentrgerreporting verbessern und Ihre Kostentrger noch effektiver und effizienter analy sieren knnen. Sie lernen beispielsweise, wie Sie Abweichungen analysieren, Auftragshierarchien definieren und die Performance im Periodenabschluss der Kostentrgerrechnung verbessern.

    Kathrin Schmalzing, Ulrike Messner

    Controlling mit SAP 100 Tipps & TricksEPUB-Format, 417 Seiten*, in Farbe, Januar 2014 44,90 Euro, ISBN 978-3-8362-3153-4

    *auch erhltlich als gedrucktes Buch: 49,90 Euro, ISBN 978-3-8362-2602-8

    Kostentrgerrechnung

    Inhaltsverzeichnis

    Index

    Die Autorinnen

    Wissen aus erster Hand.

  • 229

    TEIL 6

    TEIL 6 Kostentrgerrechnung

    Die Kostentrgerrechnung liefert Ihnen wichtige Daten ber die auf Kosten-trgern tatschlich angefallenen Kosten einer Periode. Sie zeigt Abweichungen zum Plan und gibt somit u. a. einen Hinweis darauf, wie genau unsere Kalkula-tionen sind. Je genauer die Planung ist, desto geringer sind die Abweichungen auf den Kostentrgern und desto weniger Analyseaufwand entsteht.

    Wir zeigen Ihnen in den folgenden Tipps, wie Sie Ihr Kostentrgerreporting verbessern und Ihre Kostentrger noch effektiver und effizienter analysieren knnen. Lernen Sie z. B., wie Sie Abweichungen analysieren, um Manahmen zur Verbesserung der Kostensituation einleiten zu knnen. Erfahren Sie auer-dem, wie Sie Auftragshierarchien definieren, um Kostentrger verdichtet nach definierten Merkmalen auswerten zu knnen. Damit Sie noch schneller im Monatsabschluss werden, zeigen wir Ihnen auch, wie Sie die Performance im Periodenabschluss der Kostentrgerrechnung verbessern.

    Tipps in diesem Teil

    Tipp 54 Die Performance im Periodenabschluss der Kostentrgerrechnung verbessern .......................................... 230

    Tipp 55 GK-Zuschlagsstze direkt im Produktivsystem pflegen ............ 235

    Tipp 56 Auftragsabrechnung als Job einplanen ................................... 237

    Tipp 57 Auftragshierarchien definieren ............................................... 240

    Tipp 58 Produktionsauftrge mit der Transaktion COOIS analysieren ............................................................................ 246

    Tipp 59 Auftrge zum Material anzeigen ............................................. 249

    Tipp 60 Die Klassifizierung bei Fertigungsauftrgen einsetzen ............. 251

    Tipp 61 Kostentrger mit der Produktrecherche auswerten ................. 254

  • TEIL 6 Kostentrgerrechnung

    230

    Die Performance im Perioden-abschluss der Kostentrger-rechnung verbessern

    Sie knnen die Laufzeiten der Periodenabschlusstransaktionen fr Kostentr-ger deutlich verringern, indem Sie einen wiederkehrenden Job zum Setzen des Lschkennzeichens einplanen.

    Haben die Transaktionen Abweichungsermittlung (KKS1), Ware in Arbeit ermitteln (KKAO) und Auftragsabrechnung (CO88) lange Laufzeiten in Ihrem Unternehmen? Dann sollten Sie den hier vorgestellten Job einplanen, um die Laufzeiten der Periodenabschlusstransaktionen fr Prozessauftrge, Fer-tigungsauftrge und Produktkostensammler zu verringern.

    Und so gehts

    Ob Prozess- oder Fertigungsauftrge oder Produktkostensammler in den Periodenabschlusstransaktionen (KKS1, KKAO und CO88) verarbeitet wer-den, entscheidet der Auftragsstatus. Alle Auftrge, bei denen die Lschvor-merkung nicht gesetzt ist, werden in den Periodenabschlusstransaktionenverarbeitet. Deshalb empfiehlt SAP, die Lschvormerkung regelmig zu set-zen (siehe SAP-Hinweis 397110).

    Die Auftrge verschwinden nicht aus dem SAP-System, wenn Sie die Lsch-vormerkung gesetzt haben, sondern diese bewirkt lediglich, dass nach Been-digung der Residenzzeit 1 das Lschkennzeichen gesetzt wird. Nach Beendi-gung der Residenzzeit 2 knnen die Auftrge mit dem Lschkennzeichen archiviert werden.

    Abhngig davon, welches Verfahren Sie bei der Kostentrgerrechnung nutzen, gibt es verschiedene Transaktionen, um die Lschvormerkung zu setzen:

    Tipp 54Die Performance im Periodenabschluss der Kostentrgerrechnung Tipp 54

    231

    Transaktion CO78 fr Fertigungsauftrge

    Transaktion COAC fr Prozessauftrge

    Transaktion KOAR fr Produktkostensammler

    In unserem Beispiel stellen wir das Setzen der Lschvormerkung fr Ferti-gungsauftrge dar. Rufen Sie hierzu den folgenden Menpfad auf, oder geben Sie den Transaktionscode CO78 ein:

    In der Transaktion CO78 klicken Sie auf den Button Lschvormerkung/Lschkennzeichen.

    Job fr das Setzen der Lschvormerkung einplanen

    Sie gelangen nun in das Bild Archivadministration: Vorlauf (siehe folgende Abbildung). Dort legen Sie eine Variante an, in der Sie die Selektionskrite-rien einschrnken knnen. Zuerst klicken Sie auf den Button Pflegen und geben anschlieend in einem neuen Popup-Fenster im Feld Anlegen Vari-ante einen Namen fr die Variante ein. Besttigen Sie Ihre Eingabe anschlie-end mit einem Klick auf den Button .

    Nach einem Klick auf den Button ffnet sich ein neues Fens-ter, in dem Sie in den Selektionskriterien Einschrnkungen fr die Variante vornehmen knnen. Es empfiehlt sich mindestens eine Einschrnkung nach Auftragsart und Werk in den gleichnamigen Feldern. ber das Feld Lieferter-

    Logistik Produktion Fertigungssteuerung Werkzeuge Archivierung Auftrge

  • TEIL 6 Kostentrgerrechnung

    232

    minberschreitung selektieren Sie die Auftrge, deren Liefertermin mehr als die Anzahl der angegebenen Kalendertage in der Vergangenheit liegt.

    Variante fr das Setzen der Lschvormerkung pflegen

    Im Bereich Aktionen aktivieren Sie das Kennzeichen Setzen Lschvormer-kung. Um zu prfen, ob die Variante korrekt arbeitet, knnen Sie im Bereich Ablaufsteuerung den Button Testmodus auswhlen. Fr den periodischen Job mssen Sie aber die Option Produktivmodus aktivieren, damit das SAP-System die Lschvormerkung setzen kann.

    ber die Auswahlliste im Feld Protokollausgabe knnen Sie einstellen, wo das Protokoll ausgegeben werden soll. Sie haben die folgenden Auswahl-mglichkeiten:

    ListeDas Protokoll wird in die Spool-Datei geschrieben.

    AnwendungsprotokollDas Protokoll wird in das Anwendungsprotokoll geschrieben und ist ber die Transaktion SARA auswertbar.

    Liste und AnwendungsprotokollDas Protokoll wird in die Spool-Datei und in das Anwendungsprotokoll ge-schrieben.

    In der Auswahlliste im Feld Detailprotokoll knnen Sie auswhlen, welche Meldungen angezeigt werden sollen. Sie haben die folgenden Auswahlmg-lichkeiten:

    Kein DetailprotokollEs wird nur ein verdichtetes Protokoll der bearbeiteten Objekte angezeigt.

    Die Performance im Periodenabschluss der Kostentrgerrechnung Tipp 54

    233

    Ohne ErfolgsmeldungenEs werden nur die Fehlermeldungen angezeigt.

    VollstndigEs werden Fehler- und Erfolgsmeldungen angezeigt.

    Pflege der Selektionskriterien fr die Variante beim Setzen der Lschvormerkung

    Speichern Sie Ihre Einstellungen ber (Sichern), und kehren Sie ber (Zurck) zum Einstiegsbild zurck. Dort knnen Sie ber einen Klick auf den Button Starttermin einen periodischen Job einplanen, sodass das SAP-Sys-tem automatisch in bestimmten Abstnden die Lschvormerkung bei den Kostentrgern setzt. Speichern Sie Ihre Einstellungen ber (Sichern). ber einen Klick auf den Button Spoolparameter whlen Sie den lokalen Drucker fr die Hintergrundverarbeitung aus.

    Den Status des Jobs knnen Sie ber die Transaktion SM35 berwachen. Das Protokoll sollten Sie regelmig berprfen, um Fehler zu erkennen und zu beheben.

  • TEIL 6 Kostentrgerrechnung

    234

    Periodischen Job fr das Setzen der Lschvormerkung einplanen

    Durch das regelmige Setzen der Lschvormerkung wird die Performance der Periodenabschlusstransaktionen deutlich verbessert. Die Lschvormer-kung knnen Sie jederzeit ber die Stammdatentransaktion fr die Kosten-trger zurcknehmen. Kostentrger, bei denen die Lschvormerkung gesetzt ist, erscheinen weiterhin in den SAP-Standardberichten.

    GK-Zuschlagsstze direkt im Produktivsystem pflegen Tipp 55

    235

    GK-Zuschlagsstze direkt im Produktivsystem pflegen

    rgern Sie sich darber, dass Sie die Gemeinkostenzuschlagsstze nicht direkt im Produktivsystem pflegen knnen? Das SAP-System bietet die Mglichkeit, dies zu ndern.

    Gemeinkostenzuschlagsstze lassen sich im SAP-Standard nur im Customi-zing pflegen. Dies bedeutet, dass die Zuschlagsstze im Entwicklungssystem gepflegt und ins Produktivsystem transportiert werden mssen. Da Sie als Anwender im Normalfall keine Customizing-Berechtigung haben, mssen Sie dafr jedes Mal Ihre IT-Abteilung kontaktieren.

    Im SAP-Hinweis 310768 wird beschrieben, welche Einstellungen vorgenom-men werden mssen, um die Gemeinkostenzuschlagsstze direkt im Produk-tivsystem pflegen zu knnen.

    Und so gehts

    Lassen Sie als Voraussetzung von Ihrer IT-Abteilung den SAP-Hinweis 310768 (Kalkulationsschema: Pflege im Produktivsystem) einpflegen. Rufen Sie danach die Pflege der Gemeinkostenzuschlagsstze ber die Transaktion KZZ2 oder ber den folgenden Menpfad im Customizing auf:

    Sie gelangen nun in das Einstiegsbild der Zuschlagssatzpflege. Markieren Sie die Zeile des Zuschlags, den Sie pflegen mchten. In unserem Beispiel mar-kieren wir den Zuschlag C000 (Materialgemeinkosten). Klicken Sie dann im linken Bildbereich auf Detail.

    Tipp 55

    Controlling Produktkosten-Controlling Produktkostenplanung Grundeinstellungen fr die Materialkalkulation Gemeinkostenzuschlge Kalkulationsschema: Bestandteile Prozentuale Zuschlagsstze defi-nieren

  • TEIL 6 Kostentrgerrechnung

    236

    Zuschlagsstze pflegen

    Im rechten Bildbereich sehen Sie nun die Eintrge fr die einzelnen Gltig-keitszeitrume. Passen Sie die Gltigkeitszeitrume und Prozentstze nach Bedarf an.

    Detail ndern

    Speichern Sie Ihre Eing