CONTROLUL - Functie a Managementului

  • Published on
    27-Jun-2015

  • View
    384

  • Download
    7

Embed Size (px)

Transcript

<p>CONTROLUL FUNCTIE A MANAGEMENTULUI Controlul-functie a managementului Conceptul de control isi are originile in latinescul contra robus tradus prin verificarea unei informatii prin compararea cu o alta informatie. De altfel, in Imperiul roman exista practica inregistrarii obligatiilor fiscale ale contribuabililor in doua registre (denumite rol si contra rol) tinute de doua persoane diferite. Prin aplicarea unui sistem complex de verificari si contraverificari se realiza compararea inscrisurilor din cele doua registre asigurandu-se astfel pastrarea onestitatii persoanelor insarcinate cu gestionarea banilor publici, precum si o evidenta clara a veniturilor si cheltuielilor imperiului. Periodic, persoanele responsabile cu evidenta si gestionarea resurselor financiare erau auditate de catre auditori care prezentau senatului rezultatele verificarilor. Sfarsitul secolului XX, prin aparitia celor doua sisteme principale de control intern, COSO si CoCo, marcheaza modificarea semnificatiei conceptului de control, prin trecerea de la sensul traditional (acela de verificare sau inspectie) la acceptiunea moderna potrivit careia prin control se intelege, in primul rand a stapani, a detine controlul a domina, a conduce si in al doilea rand a verifica. Prin a stapani intelegem, in principal, a stapani, a domina si a gestiona diferitele tipuri de riscuri care se pot manifesta atat prin punerea in pericol a indeplinirii obiectivelor manageriale, cat si prin fructificarea unor oportunitati de crestere a performantelor sistemelor de conducere si control intern. Definirea conceptului de control Literatura de specialitate a consacrat o multitudine de definitii ale conceptului de control. Astfel, controlul este definit ca: a. Dictionarul Explicativ al Limbii Romane, DEX, Editura Academiei Romane, Bucuresti, 1998: analiza permanenta sau periodica a unei activitati, a unei situatii pentru a urmari mersul ei si pentru a lua masuri de imbunatatire; supraveghere dominatie; continua (morala si materiala); stapanire,</p> <p>putere de dirijare a propriilor gesturi si miscari; institutie sau grup de persoane care supravegheaza anumite activitati;</p> <p>b. procesul de masurare, de monitorizare a performantei si de luare a actiunii corective necesare pentru asigurarea obtinerii rezultatelor dorite</p> <p>(SIMIONESCU, A., BUSE, F., BUD, N., PURCARU STAMIN, I., Controlul Managerial,Editura Economica, Bucuresti, 2006, pag.31); c. un sistem conceput pentru a oferi o asigurare rezonabila privind atingerea obiectivelor managementului (LOEBBECKE, A., Audit, o abordare integrata, Editura ARC, Chisinau, 2003, pag. 365);</p> <p>d. ansamblul formelor de control existente la nivelul entitatilor, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere in vederea atingerii obiectivelor. Controlul intern include structuri organizatorice, metodele si procedurile implementate pentru atingerea obiectivelor (GHITA, M., Auditul intern, Editura Economica, Bucuresti, 2004, pag. 30); e. ansamblul actiunilor de evaluare operativa si postoperativa a rezultatelor organizatiei, a verigilor ei organizatorice si a fiecarui salariat, de identificare a abaterilor care apar de la obiectivele, normele si standardele stabilite initial si a cauzelor care le-au generat, mentinandu-se echilibrul dinamic al organizatiei (ZANDER, A., The Psychology of the Group Process, Annual Review of Psychology, 1979); existenta unui aparat specializat pe domenii financiar, tehnic, al protectiei muncii, gestionar etc. care, prin formele si metodele aplicate, prezinta conducerii abaterile si deficientele constatate, propunerile si masurile adecvate, pe baza carora organele de conducere, managerii etc. iau decizii si dispun masuri de reglare a activitatii desfasurate, tocmai in compartimentul si activitatile care manifesta abateri si disfunctionalitati (CRACIUN, S., Auditul financiar si Auditul intern: controlul financiar si expertiza contabila , Editura Economica, Bucuresti, 2004, pag.314); functia finalizatoare a procesului de conducere, cat si functia care furnizeaza elementele necesare pentru realizarea celorlalte atribute ale conducerii (OPREAN, I., Control si Audit financiar-contabil, Editura Intercredo, Deva, 2002, pag.6); - ansamblul proceselor prin care performantele firmei, subsistemelor si componentelor acesteia sunt masurate si comparate cu obiectivele si standardele stabilite initial, in vederea eliminarii deficientelor constatate si integrarii abaterilor pozitive (NICOLESCU, O., Management, Editura Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 1992 ); ansamblul dispozitivelor (mecanismelor) implementate de catre responsabilii de la toate nivelurile pentru a detine controlul asupra functionarii activitatilor din domeniul respectiv (RENARD, J., Teoria si practica auditului intern, editata de M.F.P., Bucuresti, 2003, pag. 119).</p> <p>f.</p> <p>g.</p> <p>h.</p> <p>i.</p> <p>Din punctul nostru de vedere, controlul reprezinta procesul continuu de evaluare a gradului de indeplinirea a obiectivelor organizationale previzionate, adoptarea si</p> <p>implementarea masurilor corective care se impun pe baza gestionarii legale si eficiente a riscurilor asociate proceselor, fenomenelor, operatiunilor si activitatilor desfasurate in cadrul organizatiei.</p> <p>Dimensiunile controlului Controlul se caracterizeaza prin urmatoarele trei dimensiuni: - dimensiunea culturala; - dimensiunea universala; - dimensiunea relativa. Dimensiunea culturala rezulta din necesitatea adaptarii controlului la specificul cultural al organizatiei, permitandu-i acesteia sa gestioneze riscurile asociate proceselor, fenomenelor, operatiunilor si activitatilor desfasurate in vederea indeplinirii obiectivelor fixate. Astfel, in organizatiile mici, aflate in plina dezvoltare si expansiune, in care deciziile trebuie adoptate rapid, functioneaza un control flexibil si lejer, usor limitativ, care favorizeaza actiunea rapida. Organizatiile mari, ajunse la maturitate, ce deruleaza operatiuni cu riscuri asociate majore, promoveaza un sistem de control ce acorda o mare atentie unei organizari rationale, elaborarii unor proceduri precise si obtinerii unor informatii concrete si exhaustive. Intre cele doua extreme poate fi identificata o intreaga paleta de situatii intermediare in care controlul este adaptat modelului cultural al organizatiei. Prin urmare, controlul nu este o haina de gata, ci o haina facuta la comanda (J.RENARD, Teoria si practica auditului intern , pag.124). Nivelul de eficacitate al controlului reprezinta rezultatul firesc al gradului de adaptare a acestuia la cultura organizationala. Dimensiunea universala a controlului presupune exercitarea acestuia asupra tuturor activitatilor organizatiei, constructia acestuia cu aceleasi dispozitive, aprecierea acestuia cu aceleasi instrumente si exercitarea lui cu aceeasi metoda, in toate domeniile de activitate. Dimensiunea universala a controlului presupune universalitate in timp si spatiu a acestuia. Universalitatea in timp a controlului se asigura prin organizarea si exercitarea continua a acestuia (inainte, concomitent si dupa efectuarea operatiunilor) asupra tuturor</p> <p>perioadelor de gestiune intelegand prin aceasta perioada cuprinsa intre ultima verificare si pana la zi. Universalitatea in spatiu se realizeaza prin aceea ca toate nivelurile ierarhice si toate posturile de lucru sunt supuse controlului. Dimensiunea relativa rezulta din relativitatea manifestarii dimensiunii universale a controlului.Controlul nu este un scop in sine, ceea ce inseamna ca nu se controleaza doar de dragul controlului, fara a urmari si realiza atingerea unei finalitati benefice pentru organizatie. Controlul de dragul controlului distruge eficacitatea acestuia si a proceselor, fenomenelor, operatiunilor derulate in cadrul organizatiei, anihileaza initiativa, impiedica progresul favorizand stagnari costisitoare.</p> <p>Controlul nu poate asigura o gestiune perfecta a resurselor pentru indeplinirea optima a obiectivelor organizatiei, deoarece un astfel de sistem ar fi extrem de costisitor, nerealist si paralizant. Controlul nu garanteaza succesul organizatiei ci ofera o asigurare rezonabila ca obiectivele prognozate vor fi atinse. Principiile controlului Literatura de specialitate [1] releva cele mai importante aspecte ale 545h72f controlului sub forma unui numar de principii majore ce reflecta scopul si natura, structura si procesul controlului. Principiile ce reflecta scopul si natura controlului sunt: - principiul asigurarii rezonabile; - principiul controlului anticipativ si preventiv; - principiul responsabilitatii controlului; - principiul asigurarii eficientei controlului; - principiul adaptarii controlului; - principiul controlului indirect. Principiul asigurarii rezonabile: presupune verificarea, in cadrul activitatilor de control, a modului de corelare a rezultatelor cu standardele de performanta fixate, detectarea abaterilor de la acestea si asigurarea bazei pentru realizarea unor interventii de corectare, controlul oferind astfel o garantie rezonabila ca obiectivele organizatiei vor fi indeplinite. Prin urmare, nu se executa control doar de dragul controlului.</p> <p>Principiul controlului anticipativ si preventiv: presupune deplasarea centrului de greutate de pe controlul de tip constatativ ulterior, pe cel anticipativ ce presupune realizarea unor activitati de control care sa determine prevenirea unor abateri semnificative de la standardele fixate. Principiul responsabilitatii controlului: priveste controlul ca un proces continuu, ce vizeaza absolut toate posturile de lucru si toate nivelurile ierarhice si toate activitatile astfel ca de controlul sau autocontrolul fiecarei activitati raspunde o singura persoana. Principiul asigurarii eficientei controlului: afirma realitatea potrivit careia controlul este eficient numai in masura in care detecteaza natura, cauzele si consecintele abaterilor de la standardele fixate formuland, pe aceasta baza, solutiile de corectie necesare si suficiente. Principiul adaptarii controlului: presupune ca formele, metodele, procedeele de control sa fie adaptate specificului proceselor, operatiunilor, activitatilor controlate, precum si nivelului riscurilor asociate acestora. Nu trebuie efectuate controale foarte ample si complexe asupra unor operatiuni cu riscuri asociate de nivel mic. De asemenea, controlul efectuat trebuie sa fie flexibil, corect dimensionat si sa nu conduca la paralizarea unor activitati ale organizatiei. Principiul controlului indirect: presupune reducerea ponderii si a necesitatii controalelor directe printr-o atitudine manageriala proactiva, imaginativa si anticipativa prin care sunt previzionate punctele sau momentele critice si sunt adoptate din timp masurile de depasire a acestora. Principiile ce statueaza structura controlului sunt: - principiul reflectarii previziunilor; - principiul adecvarii organizationale; - principiul personalizarii controalelor. Principiul reflectarii previziunilor: presupune realitatea potrivit careia controlul trebuie sa porneasca intotdeauna de la previziuni si sa se raporteze permanent la acestea. Principiul adecvarii organizationale: presupune identificarea responsabilitatilor la nivelul posturilor din structura organizatorica, in urma desfasurarii activitatilor de control. Principiul personalizarii controalelor: presupune adecvarea controlului la nevoile specifice ale fiecarui manager, in functie de pozitia acestuia in structura organizatorica, dar si in functie de capacitatea de intelegere a acestuia. Pentru un manager care nu le intelege, informatiile furnizate de catre control au o valoare, o semnificatie si o finalitate practic nule.</p> <p>Principiile ce guverneaza procesul de control sunt: - principiul definirii standardelor; - principiul analizei riscului in efectuarea controlului; - principiul controlului exceptiilor; - principiul flexibilitatii controlului; - principiul asigurarii finalitatii controlului. Principiul definirii standardelor: presupune stabilirea, definirea si existenta unor standarde clare pentru efectuarea unui control eficace. Standardele trebuie astfel gandite si definite incat sa reduca semnificativ posibilitatea interventiei si manifestarii subiectivitatii si personalitatii (neghioabe sau scanteietoare) a celui care controleaza sau abilitatea subalternului de a vinde contraperformanta ca pe o performanta. Principiul analizei riscului in efectuarea controlului: consacra adevarul potrivit caruia controlul eficace trebuie orientat, dimensionat si desfasurat in functie de rezultatele analizei riscurilor asociate proceselor, operatiunilor, activitatilor desfasurate sau care urmeaza a se desfasura. Un control eficace va fi cel desfasurat plecand de la analiza hartii actualizate a riscurilor specifice organizatiei. Principiul controlului exceptiilor: accentueaza concentrarea preponderenta a controlului eficient si eficace asupra exceptiilor si mai putin asupra situatiilor de normalitate. Trebuie serios controlate, in egala masura, atat situatiile in care au fost obtinute rezultate neasteptat de bune, cat si cele in care au fost realizate rezultate sub orice asteptari. Geografia riscului arata care sunt activitatile ce trebuie mentinute mereu sub observatie. Principiul flexibilitatii controlului presupune plierea permanenta si rapida a controlului pe toate modificarile de obiective, strategii, politici si activitati aparute. Principiul asigurarii finalitatii controlului: consacra adevarul potrivit caruia controlul este eficace numai daca se finalizeaza prin masuri de corectie adecvate. Obiectivele controlului Putem identifica un obiectiv general si mai multe obiective operationale ale controlului. Obiectivul general al controlului este acela de a oferi sau garanta un grad rezonabil de certitudine in realizarea obiectivelor organizatiei utilizand un sistem de elemente dinamice ce vizeaza, in aceeasi masura, toate nivelurile organizatiei.</p> <p>Obiectivul general poate fi indeplinit numai prin realizarea coerenta, eficace si eficienta a cel putin urmatoarelor obiective operationale: - pastrarea integritatii patrimoniului; - asigurarea calitatii sistemului informational; - respectarea cadrului legal de reglementare; - optimizarea alocarii si utilizarii resurselor. Pastrarea integritatii patrimoniului este un obiectiv cu o arie mai mare de intelegere decat cea careia am fi tentati sa-l subsumam, la prima vedere. Astfel, in acceptiunea moderna, patrimoniul include, alaturi de activele de orice natura, elemente extrem de importante si anume: personalul organizatiei, imaginea acesteia, tehnologia si informatia. Integrandu-ne in aceasta conceptie suntem perfect de acord, si realitatea o demonstreaza in fiecare clipa, ca personalul, oamenii constituie elementul cel mai pretios al patrimoniului intreprinderii[2] . In lumea contemporana, imaginea unei organizatii este totul. O organizatie conteaza cu adevarat atata timp cat are o imagine buna. Un scandal sau un incident aparut ca rezultat al exercitarii unui slab control pot afecta serios imaginea...</p>