CURS Mg Proiect 2013

  • Published on
    09-Mar-2016

  • View
    215

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Managementul proiectelor

Transcript

Structura crii

-Universitatea tefan cel Mare Suceava

Facultatea de tiine Economice i Administraie PublicProgram de masterMANAGEMENTUL PROIECTELORNote de curs

Suceava 2013CuprinsIntroducere

I. Clarificri conceptuale

II. Management de proiecte

II.1. Concepia

II.2. Planificarea

II.3. Implementarea proiectelor

II.4. Evaluarea/sfritul proiectelor

III. Atragere de fonduri

III.1. Structura organizaional i atragere de fonduri

III.2. Clasificarea surselor de finanare

III.3. Campania de atragere a fondurilor

III.4. Metode de atragere a fondurilor

Introducere

n perioada actual atragerea de surse de finanare prin proiecte a devenit o practic destul de frecvent folosit. Dac la nceput metoda de finanare prin intermediul proiectelor a fost o practic caracteristic mai ales organizaiilor neguvernamentale, n ultima perioad finanarea prin proiecte s-a extins att la nivelul administraiilor publice, ct i la nivelul organizaiilor orientate spre obinerea profitului. Pentru activitatea administraiilor publice locale, elaborarea i gestionarea proiectelor, rspunde n primul rnd unei duble necesiti:

nevoia de a adopta tehnici moderne de lucru,

nevoia de a atrage noi resurse financiare pentru rezolvarea unor probleme aprute la nivelul comunitilor locale.

Un proiect care dispune de termene precise, de obiective, de un responsabil i de mijloace alocate, permite introducerea progresiv a unei culturi orientate spre atingerea rezultatelor ntr-o perioad dat. Prin urmare managementul de proiect a devenit o tematic de baz n mai toate modulele de pregtire adresate funcionarilor publici.

Materialul suport de curs care are ca tematic managementul de proiect este structurat pe trei pri. n prima parte vor fi prezentate cteva noiuni de specialitate pentru a clarifica cadrul conceptual al domeniului la care ne referim. Cea de-a doua parte va fi dedicat modalitilor, pailor care trebuie urmai n elaborarea proiectelor i a modului de conducere/gestionare propriu-zis a unui proiect. Fundraisingul este tema celei de-a treia pri a acestui material.

I. Clarificri conceptuale

nainte de a vorbi despre elaborarea proiectelor, despre managementul de proiect, precum i despre tehnicile i practicile de fundraising este necesar definirea termenilor de specialitate care vor fi folosii n cadrul lucrrii. Pentru nceput se vor defini cei doi termeni care compun aceast expresie de management de proiecte.

I. Astfel, cuvntul proiect provine din latinescul projectus i conform Dicionarului Explicativ al Limbii Romne are mai multe nelesuri, pentru noi fiind interesante urmtoarele:

plan sau intenie de a ntreprinde ceva, de a organiza, de a face un lucru;

prima form a unui plan (economic, social, financiar, etc.) care urmeaz s fie discutat i aprobat pentru a primi un caracter oficial i a fi pus n aplicare.

n materialul editat de Fundaia pentru Dezvoltarea Societii - Centrul pentru Dezvoltarea Organizaiilor Neguvernamentale - pentru conceptul de proiect sunt date urmtoarele nelesuri:

1. Gndire anticipativ orientat ctre un scop, avnd n vedere producerea unei schimbri, percepute ca favorabil pentru cel ce intenioneaz s o produc.

2. Documentaie tehnic i financiar, riguros alctuit, pe baza creia se poate realiza un sistem oarecare cu caracteristici i niveluri de performan predeterminate i cu riscuri limitate.

3. Proiect = activitate care are un nceput i un sfrit, este planificat i controlat i are drept scop o schimbare.

II. Pentru cuvntul management care provine de englezescul management Dicionarul Explicativ al Limbii Romne reine urmtoarele sensuri:

activitatea i arta de a conduce,

ansamblul activitilor de organizare, de conducere i de gestiune a ntreprinderilor,

tiina i tehnica organizrii i conducerii unei ntreprinderi.

n literatura de specialitate managementul este definit ca meseria care const n a conduce, ntr-un context dat, un grup de oameni cu scopul de a atinge n comun obiective conforme finalitilor organizaiei de apartenen (Clin Emilian Hinea, Clin Ghiolan Management public I, Editura Gewalt, Cluj-Napoca 2000). De aici se pot trage cel puin 5 concluzii:

1. Managementul este o meserie: deci o activitate practic ce regrupeaz un ansamblu de experiene, cunotine tehnice i relaionale. Nu este vorba aici nici de un proces abstract, nici de teorie.

2. Aceast meserie const n a conduce. A conduce trebuie perceput ca un termen generic pentru a desemna diferite stiluri de management care sunt posibile.

3. Meseria n cauz se exercit ntr-un context dat; este vorba aici de mediul economic, politic, social, tipul de cultur dominant, mentalitile, tradiiile ce determin apariia unor constrngeri/oportuniti specifice.

4. Managementul presupune totodat a conduce un grup de oameni; nu trebuie deci confundat managementul cu simplul fapt de a avea un grup de oameni n subordine.

5. Managementul vizeaz atingerea n comun a unor obiective conforme cu finalitile organizaiei.

Mai general se poate defini managementul de proiect ca activitatea ce are drept scop conducerea realizrii unui plan. Din aceast definiie pot fi trase trei concluzii:

1. Managementul de proiect este o activitate cu un scop specific

2. Managementul de proiect se refer la conducerea activitii de realizare a unui plan.

3. Managementul de proiect se desfoar n timp din momentul n care este nceput activitatea de elaborare a planului care urmeaz a fi realizat i ine pn n momentul realizrii evalurii finale vis-a-vis de activitile derulate i de succesul/impactul proiectului.

O alt definiie la care subscriem are n vedere faptul c managementul proiectelor: este procesul prin care managerul proiectului planific i controleaz etapele i activitile proiectului i resursele pe care organizaia le pune la dispoziia proiectului.

Un alt termen des folosit n acest domeniu este fundraising, un echivalent al su n limba romn ar fi strngere de fonduri, nelegndu-se prin acesta activitatea de strngere de fonduri necesar pentru a implementa un proiect. n perioada actual amploarea activitilor de fundraising a crescut foarte mult i chiar se poate spune c este una dintre cele mai importante activiti desfurate de un manager de proiect.

Cerere de finanare este formularul care trebuie completat pentru a obine o finanare nerambursabil. Nu exist un document standard de acest fel acestea difer n funcie de finanator n parte. De obicei, cererea de finanare este unul dintre documentele din pachetul informativ ce se acord celor care sunt interesai de finanri.

Finanator persoana sau organizaia care acord finanare proiectului elaborat de ctre o organizaie sau o comunitate.

Contribuie local reprezint aportul persoanei/organizaiei sau al comunitii care elaboreaz i gestioneaz proiectul. Aceast contribuie poate fi n bani i atunci spunem c este o contribuie local/proprie financiar sau poate consta din folosina bunurilor i aportul n munc al solicitantului proiectului i atunci vorbim de contribuie n natur.

Program - reprezint un cadru instituional care sprijin proiecte ce converg spre un obiectiv general. Prin concluzie putem spune c mai multe proiecte formeaz un program.

II. Management de proiecte

Activitatea de elaborare de proiecte caracteristic a organizaiilor neguvernamentale a devenit o practic obinuit i pentru reprezentanii celorlalte dou sectoare: cel public i cel de afaceri. n aceast perioad tot mai des se vorbete i n aceste medii de existena unor departamente specializate pentru elaborarea de proiecte. Domeniile n care pot fi elaborate proiectele sunt destul de variate i se refer att la proiecte generale care vizeaz dezvoltarea (a unei persoane, a unei organizaii sau a unei comuniti), ct i la proiecte care vizeaz schimbul de experien, organizarea de seminarii, etc.

Dup cum am amintit i mai sus activitatea de management de proiecte ncepe din momentul demarrii activitii de elaborare a propunerii de finanare. Din acel moment cel care iniiaz proiectul ncepe munca efectiv de management de proiect.

n literatura de specialitate activitatea de management de proiect este mprit n patru etape/faze:

concepia

planificarea

implementarea

ncheiere/evaluare

n cele ce urmeaz vom ncerca s prezentm fiecare pas n parte pentru a vedea care sunt activitile derulate n cadrul acestora.

II.1. Concepia

Prima etap n cadrul activitii de management de proiect const din clarificarea ideii care va sta la baza propunerii de proiect. Aici la acest punct trebuie definit Ce vrem s facem? Cu cine vrem s lucrm? Cum vrem s facem? De ce resurse avem nevoie? Este necesar ca n aceast etap s acionm n concordan cu strategia organizaiei sau a comunitii pe care o reprezentm. n caz contrar se poate vorbi despre un proiect punctual care nu se ncadreaz n strategia organizaional, ci vine n ntmpinarea unei nevoi de moment identificate la nivelul organizaiei sau a comunitii sau ca rspuns a unei posibiliti de finanare. Dei orice proiect reprezint un pas nainte totui ar fi mai bine dac i aceast activitate s-ar desfura cu o component strategic foarte pronunat. Trebuie remarcat c majoritatea proiectelor elaborate sunt pe baz punctual i fr a avea o component strategic. Acest lucru se datoreaz i finanrilor care se acord prin proiecte acestea nu se bazeaz de fiecare dat pe evaluri ale situaiilor concrete sau pe necesitile locale.

Corelarea activitii de elaborare i management de proiecte cu activitile de planificare strategic la nivelul organizaiei noastre este un deziderat foarte important. n cazul n care nu avem un plan strategic de dezvoltare a organizaiei/comunitii pe care o reprezentm, pentru determinarea prioritilor strategice din care decurge planul operaional i mai apoi proiectele de dezvoltare este nevoie s utilizm analiza SWOT. SWOT este un instrument de analiz strategic, flexibil i uor de aplicat pe care o organizaie sau o echip de proiect l folosete pentru a identifica cele mai potrivite direcii de aciune. Orice proiect nou ar trebui s aib la baz o astfel de analiz, pentru a i se stabili gradul de oportunitate i de fezabilitate. Scopul analizei SWOT este de a realiza un plan strategic sau de a gsi o soluie la o problem, lund n considerare factorii interni i externi ai unei echipe sau ai unei organizaii. Principalul avantaj al acestei analize il constituie consensul ntre membrii echipei. Dup ce au czut de acord asupra punctelor tari (Strenghts), a punctelor slabe (Weaknesses), a oportunitilor (Opportunities) i a ameninrilor (Threats) care afecteaz echipa, este mult mai uor s se identifice solutiile necesare.

Echipa care realizeaz analiza trebuie s fie pregatit pentru un proces laborios, n care nu vor lipsi conflictele de idei. Este recomandabil s existe un coordonator al ntlnirii (care este din afara organizaiei), o ordine de zi i s se foloseasc de cte ori este posibil tehnica brainstorming-ului. Pentru ca soluiile identificate la sfrit s fie nsuite i aplicate de toi membrii echipei, facilitatorul trebuie s ncerce s-i implice pe fiecare, pe parcursul analizei.

Analiza SWOT arat n felul urmtor:

PozitivNegativ

InternPuncte tari (Strenghts)

-

-Puncte slabe (Weaknesses)

-

-Intern

ExternOportuniti (Opportunities)

-

-Ameninri (Threats)

-

-Extern

Concepia reprezint deci etapa n care se identific necesitile i se estimeaz resursele disponibile. n funcie de acestea se stabilesc proiectele care trebuie elaborate i obiectivele ce trebuie urmrite.

II. 2. Planificarea

A doua faz a activitilor n cadrul managementului de proiect este planificarea. n cadrul acestei etape se ia decizia privind abordarea organizaional ce va fi adoptat i se trece la elaborarea proiectului i transpunerea acestuia pe structura cererii de finanare dac exist un asemenea document.

Dup ce n etapa precedent am identificat proiectele necesare ncepem activitatea de fundraising (tem discutat n detaliu ntr-un al capitol al prezentei lucrri). Una dintre cele mai rspndite metode de acordare a unui sprijin pentru proiectele noastre este tehnica acordrii de finanare pe baza cererii de finanare. Foarte important este ca n acest punct s se parcurg cu atenie pachetului informativ, elaborat de ctre finanator, care va conine formularele care sunt necesare spre a fi completate i anexele care vor fi ataate proiectului. Complexitatea formularelor i numrul anexelor sunt variabile i depind de fiecare finanator n parte. Unul dintre cele mai complexe pachete informative aparin Uniunii Europene prin programul de finanare nerambursabil PHARE. (Poland and Hungary Assistance for Restructuring the Economy). De exemplu, Pachetul informativ pentru Programul PHARE Dezvoltarea Societii Civile 2003 Componenta 1.1. nfiinare de birouri, are 15 documente cum ar fi:

Ghidul Solicitantului,

Cererea de finanare,

Formularul de buget,

Matricea logic a proiectului,

Prezentarea ratelor privind diurnele,

Modelul de contract ce va fi completat ntre finanator i beneficiar,

Model de CV,

Declaraia de imparialitate,

Rolul asociaiei naionale a BCC,

Lista oraelor unde exist BCC,

Condiii generale,

Proceduri pentru contractare,

Cererea de plat,

Identificare financiar,

Manual de identitate vizual.

Unele dintre aceste documente sunt specifice acestei componente, n timp ce altele sunt documente generale ce se regsesc n fiecare pachet informativ. Credem c pentru programul PHARE pachetul informativ este unul dintre cele mai complexe, spre deosebire de ali finanatori pentru care acest pachet informativ conine doar un singur document de o pagin maxim dou. (The Charles Stuart Mott Foundation,etc.).

Dup consultarea citirea cu atenie - a pachetului informativ pasul urmtor const din completarea formularului de finanare. Din nou nu exist o regul ferm, sunt finanatori care au un formular de finanare i sunt finanatori care recomand o anumit structur a acestor cereri. Considerm c fiecare formular trebuie s conin nite informaii cum ar fi: titlul, scopul, obiectivul/-le, grupul int, activitile, planul de activitate, metodologia de implementare, continuitatea, bugetul proiectului i o scurt prezentare a solicitantului.

Este posibil ca anumii finanatori s prefere nainte de elaborarea unei cereri de finanare trimiterea unei scrisori de intenie. Prin intermediul acestui document se poate evita ca organizaia s depun un efort considerabil pentru elaborarea cererii de finanare. Scopul scrisorii de intenie este s furnizeze (ntr-un document ct mai scurt i concis, de obicei nu mai mare de trei pagini) informaii eseniale despre proiectul propus spre finanare. Structura scrisorii de intenie trebuie s cuprind urmtoarele elemente: prezentarea organizaiei, scopul, justificarea, obiectivele, planul de implementare i bugetul a proiectului. n cazul n care finanatorul are solicitri speciale n ceea ce privete scrisoarea de intenie ele trebuie luate n considerare.

n cele ce urmeaz vom ncerca s prezentm pe scurt modul de elaborare al fiec...