Digitalizar, razones para mejorar

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    25-Jul-2016

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Las ventajas y los factores a tener en cuenta a la hora de emprender un proyecto de digitalizacin de un archivo, sea activo, pasivo o histrico.

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  • Muchas veces nos preguntamos si nuestra empresa necesita gestionar la informacin de una manera especial o si con las tareas que realizamos actual-mente son suficientes.

    Lo primero que no tendramos que preguntar sera si estamos contentos con nuestra eficiencia y eficacia a la hora de encon-trar los documentos que busca-mos, si los encuentra en el mo-mento adecuado y en las condi-ciones adecuadas, sin consumir gran parte de su jornada en ello.

    La gestin documental supone un esfuerzo extra y a la que dedi-camos un tiempo que podramos estar dedicando a tareas pro-pias de nuestra actividad admi-nistrativa, comercial o directiva, y adems sin aplicar ciertos criterios, que aunque sencillos, muchas veces no vemos.

    Una tarea que consideramos rutinaria pero que puede reper-cutir directamente en nuestro trabajo si pasamos por alto posibles mejoras.

    eSeDeA como empresa especia-lizada en servicios documenta-les, con experiencia en proyec-tos de implantacin de sistemas de gestin documental y trata-miento de datos confidenciales, puede ayudar a que tus docu-mentos se conviertan en infor-macin y que esta sea la mejor herramienta de la que dispon-gas para una eficaz toma de decisiones.

    Sea cual sea el tamao de una empresa, puede disponer de un sistema de gestin documental sin tener por ello que realizar grandes inversiones en software.

    Gestin documental al alcance de las PYME

    Gestin gil de la informacin

    Segn la Wikipedia, Se entien-

    de por gestin documental el

    conjunto de normas tcnicas y

    prcticas usadas para admi-

    nistrar el flujo de documentos

    de todo tipo en una

    organizacin, permitir la re-

    cuperacin de informacin

    desde ellos, determinar el

    tiempo que los documentos

    deben guardarse, eliminar los

    que ya no sirven y asegurar la

    conservacin indefinida de los

    documentos ms valiosos,

    aplicando principios de

    racionalizacin y economa.

    La Wikipedia es una fuente de

    informacin que muchas veces

    nos ilustra, as que en este

    caso tambin debemos tomar

    nota y con la ayuda de

    eSeDeA comenzars a ges-

    tionar la informacin de

    una forma gil y a medida

    de tus necesidades.

    SERVICIO DE GESTIN DOCUMENTAL NMERO 1

    1 DE ABRIL DE 2015

    TRIMESTRAL

    Digitalizar, razones

    para mejorar.

    Puntos de inters especial:

    DIGITALIZACIN

    INDEXACIN

    CAPTURA DE DATOS

    CUSTODIA FSICA

    CUSTODIA ELECTRNICA

    DOCSHARESOFTWARE DE

    GESTIN DOCUMENTAL

    Contenido:

    Digitalizar documentos

    es necesario?

    2-3

    Disponibilidad inmediata 3

    DOCSHARE, software de

    gestin documental 4

    DOCSHARE Software de gestin documental al alcance de cualquier empresa.

    La base de una buena gestin documental es el anlisis de los procesos y las funciones que se desempean dentro de la empresa

  • Vale la pena?

    Si estas pregun-tas dan vueltas

    en tu cabeza es porque todava no

    conoces las ven-tajas de la digita-

    lizacin de docu-

    mentos, resumi-mos sus benefi-

    cios en 10 pun-tos.

    1 - La informa-

    cin queda asegu-

    rada a largo pla-

    zo, adaptada y

    actualizada a los

    tiempos y las ne-

    cesidades de hoy

    y maana.

    2 - Podemos con-

    sultar los docu-

    mentos en cual-

    quier momento a

    travs de distin-

    tos medios digita-

    les como tablets,

    telfonos mviles

    y pcs de escrito-

    rio. Adems pue-

    DVD o HDD.

    6- Disminuir cos-

    tes de logstica

    (envos de docu-

    mentos).

    7 - Los documen-

    tos no estarn ex-

    5- Reemplazar el

    archivo fsico y

    estantes que pue-

    den ocupar una

    habitacin de la

    oficina por un CD,

    puestos al dete-

    rioro u otras

    eventualidades

    que pongan en

    riesgo la integri-

    dad de los mis-

    mos.

    Digitalizar documentos es necesario?

    zando servicios

    online como redes

    sociales y correo

    electrnico.

    4 - Los documen-

    tos digitalizados

    pueden ser modi-

    ficados y se pue-

    den pasar a va-

    rios formatos co-

    mo .doc de word

    y .pdf de acro-

    bat, una de las

    extensiones ms

    utilizadas.

    den ser autentifi-

    cados gracias al

    uso de la firma

    digital.

    3 - Podemos

    compartir los do-

    cumentos de ma-

    nera rpida utili-

    Podemos compartir los

    documentos de manera

    rpida

    Pgina 2 DIGITALIZAR, RAZONES PARA MEJORAR.

    Crea workflows y mejora tu productividad

    Escneres de alta produc-cin, con parametrizacin personalizada a cada tipo de documentos y las necesi-dades del cliente.

  • NMERO 1

    1 DE ABRIL DE 2015

    Pgina 3

    8 Reducir el

    nmero de foto-

    copias e impresio-

    nes, por tanto el

    coste en consumi-

    bles y papel. Evi-

    taremos duplica-

    dos innecesarios.

    9 - Aumentar la

    productividad de

    los empleados al

    facilitar el acceso

    a los documentos

    que adems pue-

    den ser visualiza-

    dos simultnea-

    mente. 10 - El

    acceso puede ser

    controlado con

    distintos niveles

    de permisos de

    usuarios y resol-

    vemos los proble-

    mas de seguri-

    dad. Tendremos

    control total del

    ciclo de vida de

    los documentos.

    a buscar ese archivador donde se encuentra el docu-mento que queremos consul-tar y volver a ubicarlo en su lugar de origen para dispo-ner de l en un futuro, nos lo ahorraramos si ese docu-mento lo tuviramos digitali-zado.

    Gestionar nuestros documen-tos en papel que son trans-formados a formato digital y aquellos que generamos directamente en digital pue-de suponer tambin un tras-torno si no se dispone de la

    La expresin a golpe de tecla utilizada para expli-car una de las muchas apli-caciones que tiene el implan-tar un proyecto de digitali-zacin, nos viene a la cabe-za siempre que buscamos un documento que no encontra-mos, pues tener la documen-tacin fsica en nuestro orde-nador como fichero electrni-co listo para consultar con el simple hecho de teclear un dato nos ahorrara mucho tiempo.

    El tiempo que invertimos en ir

    planificacin adecuada y en muchos casos, sin el apoyo de un software especfico como DocShare, software en gestin documental que te permite crear workflow, bsquedas a texto completo, control de acceso y compartir documentos de una forma rpida y segura.

    eSeDeA es distribuidor ofi-cial de DocShare, con la garanta de Meridian, em-presa lder en el sector.(http://www.docshare.es)

    Disponibilidad inmediata

    Digitalizar evita duplicados

    innecesarios y permite la

    visualizacin simultnea de

    un documento

    Comparte informacin de forma segura y rpida.

    Consulta tus documen-tos desde cualquier lugar y desde cual-quier dispositivo.

  • Software de gestin docu-mental que permitir que el conocimiento documental resida en las empresas y no en los usuarios.

    Automatiza la clasificacin, nombre de los documentos, seguridad y metadatos permitiendo que todos los usuarios incorporen docu-mentos de una forma homognea. Pudiendo, incluso, evitar la interven-cin del usuario.

    A travs de auditorias podemos generar work-flows de aprobacin para cualquier tipo de documen-to, como facturas, albara-nes, contratatos, etc

    Todo ello a travs de un entorno amigable e intuiti-vo. Se integra con Word, Excel, PowerPoint y Outlo-ok para poder trabajar directamente desde estas aplicaciones.

    DOCSHARE, TUS DOCUMENTOS BAJO CONTROL, TUS PROCESOS TAMBIN

    Seguridad de acceso a la infor-macin, perfiles por usuarios, documentos o carpetas.

    Pol. Ind. El Oliveral

    Calle K - N 2

    46394 Ribarroja del Tria

    Valencia

    961 666 669

    info@sdadocumental.com

    www.sdadocumental.com

    SERVICIO DE GESTIN DOCUMENTAL

    Convertimos tus documentos en informacin

    eSeDeA, Servicios Documentales Avanzados, a travs

    de su Servicio de Gestin Documental, pretende

    ofrecer a sus clientes las mejores herramientas y

    el personal ms cualificado para la gestin de los

    documentos y la informacin de su empresa.

    En una continua bsqueda por la excelencia, consi-

    dera que este servicio debe ocupar un lugar impor-

    tante en la organizacin de las PYME para permitir

    mejorar su posicionamiento en el mercado y por su-

    puesto la optimizacin de sus recursos.

    Consideramos que las nuevas tecnologas nos ayudan

    a mejorar, pero no slo con eso conseguiremos

    hacerlo, tambin deben existir profesionales cuali-

    ficados y con experiencia.

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    Infrmate ahora