Documento Técnico Reforma Institucional ESAP

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  • Contenido

    Prefacio

    Introduccin

    r./CONTENIDO y ALCANCE DEL DOCUMENTO TCNICO DE PROPUESTA. v ENFOQUE DEL DOCUMENTO TCNICO DE PROPUESTA. J VALIDACiN DEL DOCUMENTO TCNICO DE PROPUESTA 1

    RESEA HiSTRiCA................................................................. 5

    1,.1 EVOLUCiN Y CRECiMIENTO....................................... .... 5 1.2 INTERRELACIONES CON EL ENTORNO............................. 7 ~ 2 MARCO LEGAL................................................................ 16

    , 2.1 CONSTITUCiN POLTiCA................................................ 16 2.2 LEyES............................................................................. 16

    2.3 DECRETOS 17

    2.4 ACUERDOS 19

    3 ANLISIS EXTERNO 20 ~ 3.1 Entorno Poltico 21 I 3.1.1 El Entorno Poltico, El Plan Nacional de

    Desarrollo 2010-2014 Y la ESAP 21 ./

    3.1.2 Implicaciones del Entorno Poltico para la ESAP 26 v

    3.2 Entorno Econmico 26 V

  • 3.2.1 Perspectivas Econmicas del Pas 27 ~ 3.2.2 La Ley 1551 de 2012 y la ESAP 2~ ti 3.2.3 Perspectivas del Entorno Econmico para la ESAP 29 J 3.3 :~;;~:':O:i::i~; .~~ 'I~' ~~~~ .~. ~I' ~;~~. ~~. ~~~~~~~;I~ .~~~.~~~~;~: ::t3.3.1 3.3.2 La Proyeccin Social de la ESAP 31 /

    3.4 Entorno Tecnolgico 36 j 3.4.1 Ley 1286 De 2009 37 J j3.4.2 Ley 1341 De 2009 , 37 3.4.3 Ley 1450 De 2011 38,) 3.4.4 El Entorno Tecnolgico y sus Implicaciones para la ESAP .40 J

    I 3.5 PROSPECTIVA A 20 AOS .42'/ 3.6 COMPARACiN INTERNACIONAL. .44

    4 ANLISIS FINANCiERO................................................ .. 52 4.1 COMPORTAMIENTO FINANCIERO 52

    4.2 CUADRO COMPARATIVO DE CARGOS Y COSTOS 58

    5 ANLlS,15.JNTERNO 58 ./ 5.1 MiSiN 58 V

    I 5.2 FUNCIONES GENERALES 60 V 5.3 ViSiN........................................................................ . 75 V 5.4 MAPA DE PROCESOS 8W

  • 5.5 OPCIONES PRIORITARIAS PARA PROCESOS

    Y FUNCIONES GENERALES 82 -/

    5.6 FUNCIONES, PRODUCTOS SERVICIOS

    / USUARIOS Y CLIENTES 94 J 5.7 ESTATUTOS INTERNOS (N/A)............. ..96 V

    5.8 ESTRUCTURA ACTUAL Y PROPUESTA 96 v'

    5.8.1 ESTRUCTURA ACTUAL : ' 96 V

    5.8.2 ESTRUCTURA PROPUESTA 97 /

    ANEXOS

    1. MODELO DE INTERVENCiN PARA UNA ESAP QUE AGREGUE VALOR PBLICO E INDICADORES DE XITO.

    2. MARCO JURDICO Y EST~ATEGJA LEGAL. 3. PROCESO DE TRANSICION. ,V 4. PLANTA DE EMPLEOS.

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    I

  • DOCUMENTO TCNICO FORTALECIMIENTO ESAP 2013

    PREFACIO

    El documento tcnico que se presenta a continuacin es responsabilidad de la actual direccin de la entidad y su equipo (2013). Se apoya en algunos apartados en el trabajo presentado por un equipo de expertos en diciembre de 2012 -como producto de un contrato de consultora de largo alcance-, al que en adelante se nombrar como documento de referencia, y del cual, en consecuencia, se conservarn textos ntegros en tanto que otros sern revisados y ajustados. Dicho documento de referencia se entrega como anexo.

    INTRODUCCIN

    CONTENIDO Y ALCANCE DEL DOCUMENTO TCNICO DE PROPUESTA.

    El contenido que se entrega enseguida est dirigido a satisfacer los requisitos exigidos por el DAFP - _ ........:=:45.,_ ...

    para efectos de fundamentar el proceso de fortalecimiento institucional de la Escuela Superior de Administracin Pblica que se propone a la Alta Consejera para el Buen Gobierno y al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica; se hace por tanto dentro de los parmetros establecidos por las citadas instancias, y es responsabilidad de la direccin de la ESAP que tom las riendas de la entidad en febrero de 2013, y su equipo de trabajo.

    El contenido se ocupa de hacer la resea histrica, revisar las interrelaciones con el entorno y precisar el marco legal. Hace a continuacin un anlisis de entorno PEST-poltico, econmico, social, tecnolgico-, plantea la prospectiva a 20 aos y revisa el escenario internacional para efectos comparativos. En lo financiero hace revisin de las cifras relevantes y presenta un cuadro comparativo de la reforma propuesta (cargos y costos). En cuanto al anlisis interno visita la misin, la visin, las funciones generales, el mapa de procesos, los productos y servicios, usuarios y clientes. Contiene la confrontacin de la estructura actual y la propuesta, acompaada esta ltima de los perfiles y cargas de trabajo, planta de personal y manual especfico de funciones y competencias laborales. 'o" .

    Como anexos se presentan los proyectos de acto administrativo relativos a la 'estructura, ,la planta de personal, el rgimen salarial y el manual de funciones y competencias laborales.

  • El documento deja esbozados los macro-procesos y procesos que servirn de gua a la Entidad. Los nuevos procesos podrn ser objeto de ajustes y de nuevas precisiones durante la fase de transicin, una vez revisados y expedidos los respectivos actos administrativos. e analiza_en formai1etJlada los actuales sistemas de informacin de la ESAP ni su correspondencia (o no) con

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    las recomendaciones. Durante la fase de transicin habrn de revisarse y, sobre todo, integrarse _.. ~ - - - - .-

    en uno solo, los sistemas de informacin de apoyo y de gestin interna (back office), en torno a la gestin por resultados propuesta. @ace un anlisis financiero detallado de la ~scuela. Contiene el anlisis de las fuentes de recursos que la ley le ha asignado. Durante la fase de transicin la Entidad preparar las propuestas presupuesta les guiadas por la planeacin anual y multianual de resultados y compromisos en funcin de los programas anuales de resultados. Contiene una propuesta tcnica y detallada de planta de funcionarios pblicos administrativos y docentes, global y por dependencias, y plantea como premisa el que la competencia del personal actual, incluida la planta directiva, debe ser elevada de manera general. Frente a los recursos fsicos de la ESAP, se tiene en cuenta que en los ltimos aos ha sido destinada buena parte del presupuesto de la Escuela a la construccin de inmuebles y a asegurar la conectividad con todo el pas, con un plan de mediano plazo que debe continuar, y que soporta la ESAP fortalecida. De manera general, este estudio no pudo basarse en diagnsticos del impacto o los resultados alcanzados por la ESAP en los aos anteriores. No se conoci una verdadera lnea de base de indicadores de impacto que permitiera comparar 2012 con indicadores futuros de impacto. El equipo trabaj sobre la base de indicadores de insumo-procesa-producto. Se trata hacia adelante de apropiar procedimientos para identificar, revisar peridicamente y mejorar continuamente metas, seleccionar indicadores y convenir con las autoridades nacionales los medios de verificacin confiables para la provisin de informacin as como las evaluaciones externas de resultados de impacto. Se aportan lineamientos para la gestin del cambio y la estrategia de comunicacin durante la fase de transicin. Se advierte que estos elementos suelen ser crticos para el xito de una reforma. Por todo lo anterior, las propuestas aqu contenidas, deben ser profundizadas en un proceso completo de transicin y armonizadas en una estrategia integral de implementacin, con recursos, cronogramas predefinidos, etapas e indicadores de progreso y resultados finales por parte de la Entidad.

    ENFOQUE DEL DOCUMENTO TCNICO DE PROPUESTA.

    El estudio aplica cuatro conceptos fundamentales de toda organizacin pblica moderna, en lo que respecta a la bsqueda de objetivos concretos del hacer institucional a travs de los cuales se define la identidad organizacional, a saber:

    1. Precisar definicin del Valor Agregado por la Organizacin no slo para la administracin pblica sino para el bienestar y el desarrollo social. Donde quiera que otras entidades

  • 5. La organizacin debe distinguir cinco subsistemas necesarios para su viabilidad: operativo, de coordinacin, de comando, control y monitoreo (estos tres se ocupan del aqu y el ahora), de inteligencia (afuera y maana), y de polticas (que dirige la organizacin, vela por la identidad que ha "conferido" al sistema, y arbitra las diferencias entre subsistemas).

    6. La organizacin es una red conversacional que solo realiza su identidad expuesta (o "conferida") si es capaz de cerrar conversaciones de manera efectiva haciendo de la comunicacin su medio para coordinar acciones que produzcan los resultados deseados. Para tales efectos debe tener capacidad de canal en los distintos flLos comunicacionales que componen sus procesos; a este respecto la ESAP est llamada a hacer uso intenso de TIC, con base en la oferta tecnolgica de punta.

    7. Las organizaciones en general, y en particular aquellas cuya identidad est ligada a las actividades acadmicas y de consultora (la ESAP es de este tipo, sin duda), deben entenderse a s mismas como organizaciones del conocimiento; en tal sentido su activo principal es el conocimiento, el cual debe ser gestionado de manera estratgica y consciente, en direccin a crecerlo y cualificarlo.

    VALIDACIN DEL DOCUMENTO TCNICO DE PROPUESTA.

    Del documento de referencia, ver nota de pie de pgina 1 De los ajustes efectuados: los ajustes realizados responden a la deliberacin sostenida con

    miembros del Consejo Directivo, y con representantes de la totalidad de los actores relevantes. Cont con la asesora del profesor Ral Espejo, Director General del World Organisation of Systems and Cybernetics", y el profesor Alfonso Reyes, Rector de la Universidad de Ibagu.

    1. lDel documento de diciembre: "El estudio de fortalecimi