Dokumente in SAP ablegen und an SAP-Prozesse übergeben - inPuncto Lösungsportfolio 2013

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    01-Nov-2014

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  • 1. LsungsportfolioDokumente in SAP eAkten in SAP Prozesse in SAP Archivierung in SAP DOK-ID 970601.1200 V 6.01
  • 2. Wer ist inPuncto? Wir inPuncto bieten schlanke Add-On Produkte im Bereich ECM /Dokumentenmanagement fr SAP-Service Provider, SAP-Hosting Unternehmen und SAP-Dienstleister / Beratungshuser und Endkunden. Wir entwickeln Add-on Software, die das SAP-System mit zustzlichen Funktionen bereichert. Die grundlegende Philosophie unserer Firma ist es, dass wir uns ausschlielich auf die Business Logik von SAP sttzen. D.h. die vorhandenen Berechtigungen, Klassifizierungen, Strukturen, Verbindungen, etc. auszunutzen und unsere Software nahtlos in Ihrem System zu integrieren. Dr. Frank MARCIAL Geschftsfhrer Unternehmen: inPuncto GmbH Grndungsdatum: 1997 Geschftsfhrer: Dr. Frank Marcial Firmensitz: Esslingen Geschftsstellen: Wiesloch Seite 2
  • 3. Wer ist inPuncto? Unsere Kernkompetenzen: Softwareentwicklung im Bereich: Scannen, Massenverarbeitung (BCR, OCR, ICR), MS-Office Integration zu SAP, SAP Workflow, Archivierung alle inPuncto Produkte sind SAP-modulbergreifend Die vier Hauptthemen auf die wir uns konzentrieren: Automatisierte Erfassung von Dokumenten in SAP (Papier und digitale Dokumente) Elektronische Akten in SAP Archivierung von SAP-Daten und Dokumenten Elektronische Prfungs- und Freigabeprozesse in SAP Dokumente in SAP eAkten in SAP Archivierung in SAP Prozesse in SAP Seite 3
  • 4. Der Profit fr Sie als Partner Erweiterung Ihres Leistungsportfolio: Fr Ihre Bestandskunden entwickeln Sie sich zum Ansprechpartner auch fr dokumenten-orientierte Themenstellungen. Fr Neukunden komplettieren Sie Ihr Leistungsangebot aus einer Hand. Nutzung von Synergien: Verwenden Sie die Tools und Ressourcen von inPuncto, um Ihre und unsere Produkte und Lsungen schneller in den Markt zu bringen, den Verkaufszyklus zu verkrzen und Ihr Geschft zu erweitern. Flexibilitt bei Kundenwnschen erhhen: Erfllen Sie die Wnsche Ihrer Kunden durch die Kombination von Produkten/Lsungen und Dienstleistungen aus beiden Husern. Markt-erprobte Add-On Produkte: Mehr als 250 zufriedenen Kunden, mehr als 45.000 Anwender. Attraktive Margen: ber die Partnerschaft mit inPuncto werden Margen / Vergtungen etc. gem Qualifikation des Partner gemeinsam festgelegt. Seite 4
  • 5. Der Profit fr Sie als Kunde Die SAP-Anwender erledigen Ihre dokumentenbezogene Aufgaben: Schneller: Automatisierung Besser: komfortable benutzerfreundliche Oberflche und Funktionalitten Bequemer: Einbindung von Non-SAP User im Prozess der Dokumentbearbeitung bzw. -freigabe Sicherer: SAP-Berechtigungen / Cryptotechniken Transparenter: Gesamtberblick verfgbar, vollstndige Protokollierung der Prozesse Ihre Geschftsdokumenten und Informationen werden: Zentralisiert: alle Daten und Dokumenten stehen in Ihr SAP-System zur Verfgung Verfgbar: erleichterten und dezentralen Zugriff ermglichen Vollstndig: Scann-Qualitt sichern, Prozessschritte protokollieren, Dokumente versionieren und archivieren Sicher: Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen, Ablufe bercksichtigen Gesetzlich-konform: Compliance-Anforderungen einhalten
  • 6. Warum die inPuncto Lsungen? Hohe Lsungsqualitt: Langjhrige Erfahrungswerte in SAP und Software-Entwicklung und Konzentration auf die dokumentenbasierten Themen in SAP. Lsungen, die bereits ber umfangreiche Standardfunktionen verfgen (aus ber 250 Implementierungen mit ca. 45.000 User). Hohe Flexibilitt der Lsungen Komfortable Erweiterungsmglichkeiten fr individuelle Kundenbedrfnisse -> sehr hohe Kundenzufriedenheit Kundenspezifische Anpassungen von Produkten, SAP-Templates, Prozessen, Reports KurzeEinfhrungszeiten: Durch jahrelange, praxiserprobte Standardprodukte. Durch standardisierte Projektvorgehensweisen bei kundenspezifischen Einfhrungen und Erweiterungen. Minimierter Schulungsbedarf - hohe Akzeptanz von Mitarbeitern durch intuitiv bedienbare Oberflchen. Seite 6
  • 7. Warum die inPuncto Lsungen? inPuncto hat sehr gutes Image am Markt Bestndig, seit ber 15 Jahren auf den gleichen Themengebieten in SAP Geringste Mitarbeiter-Fluktuation extrem hohe Leistungsfhigkeit aufgrund Kompetenz Hervorragende Bewertungen von Bank / Creditreform (AA+ / CR 218) ber 250 Kunden aus unterschiedlichsten Branchen breit diversifiziert, keine Kundenabhngigkeit Herausragendes Preis-/Leistungsverhltnis: Die inPuncto Lsungen bentigen bei den meisten unserer Kunden keine zustzlichen Investitionen in spezifische Hardware oder Infrastrukturkomponenten. Unsere Produkte sind virtualisierbar bzw. laufen unter Cirtix-Umbegungen (Ausnahme ScanClient wegen Cirirx-Fehler im USB Tunneling) Vorhandene Scanner-Hardware kann integriert werden. Die Lizenzpolitik von inPuncto ist transparent und moderat. Seite 7
  • 8. inPuncto Lsungsportfolio Automatisierte Erfassung Elektronische Prfungs- und von Dokumenten Freigabeprozesse in SAP Digitalisieren von Papierdokumenten Rechnungseingangsbearbeitung Elektronischer Dokumenteneingang Auftragseingangsbearbeitung MS Office-Integration in SAP Genehmigung von Bestellanforderungen .... Elektronische Akte Archivierung von SAP-Daten und Digitalisieren & Dokumenten Allgemeines Aktenmanagement Archivierung in Ihrer Systemumgebung Personalakten Archiv in Cloud-Umgebungen, Kundenakten, Seite 8
  • 9. Dokumente in SAP Lsungsszenarien von inPuncto (1) Die inPuncto Produkte der bizBusinessSuite fr SAP bieten Ihnen eine Vielzahl von flexiblen Lsungsmglichkeiten: Digitalisierung von Papierdokumenten fr SAP Vielfltige Szenarien vom Einzel- bis zum Massenscannen SAP-GUI -> InPlace oder OutPlace. Direkter Scan-Aufruf vom SAP Objekt (z.B. via Dienste zum Objekt) oder via Windows automatische, kontextspezifische Verbuchung / Archivierung im SAP-System. Automatische Verarbeitung von elektronischen Dokumenten fr SAP verschiedene Eingangskanle fr elektronische Dokumente wie eMail, File (Share), XML eMails, Files, XML, PDFs etc. werden in individuell konfigurierbaren Szenarien interpretiert (z.B. Separierung via Barcode, Graphikaufbereitung, Konvertierung (Tiff, PDF, PDF-A, textdurchsuchbar..), OCR/ICR, SAP-Stammdatenabgleich, Kontextspezifische Verknpfung mit der SAP-Logik /-Prozessen /-Objekten. Kontextspezifische Archivierung Seite 9
  • 10. Dokumente in SAP Lsungsszenarien von inPuncto (2) Automatisches Auslesen von Dokumentinhalten via marktfhrender OCR/ICR Engine Dokumente werden unterschiedlich klassifiziert, der individuelle Inhalt fr das Beleglesen wird vorab definiert. Freeform-, formular - oder trainingsbasiert: von 1 Feld bis zu beliebigen Felder Besonderheiten: Handschrifterkennung, FuzzyDB, Spezielle Rechnungserkennung Abgleich mit SAP Stammdaten im Hintergrund (systemseitige Vor-Validierung) Kontextspezifische Initiierung von Folgeprozessen in SAP Der Inhalt von Dokumenten bestimmt den weiteren Weg in SAP -> direkte Verbuchung, SAP-Ad- Hoc Workflow, oder umfangreiche Freigabeprozesse via SAP Workflow Unterschriftenregelung des Kunden bzw. Kompetenzen wie Sach-, Objekt- , Projekt, oder Finanzkompetenzen werden beachtet Seite 10
  • 11. Dokumente in SAP Lsungsszenarien von inPuncto (3) Direkte MS Office-SAP- Integration: Der Anwender arbeitet aus den MS-Office Applikationen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) MS-Vorlagen werden aus SAP automatisch befllt. Serienbrieffunktion aus SAP mit automatischer Zuordnung der Dokumente zum SAP-Objekt. Bidirektionaler Datenaustausch -> Word, Excel, Powerpoint knnen Werte aus SAP berschreiben alles passt sich automatisch gem SAP an Dokument wird neu zugeordnet Gem SAP DVS knnen Statusnetze, Objektverknpfungen und Klassifizierung je Dokumentart festgelegt werden. Ad-Hoc knnen Textmarken aus SAP in den Dokumenten verwendet werden. Mit den Textmarken knnen komfortabel auch MS-Vorlagen fr SAP erstellt werden Bei Erreichendes Zielstatus wird automatisch ein PDF generiert (textdurchsuchbar) eMails werden direkt aus Outlook in SAP archiviert Gespeichert werden Originalmail, Mailtext und Attachments eMails an Verteiler knnen nur von einer Person eingecheckt werden Rest erhlt Meldung, dass eMail bereits in SAP ist. Von der Erzeugung, Freigabe bis zur Archivierung alles unter der Kontrolle von SAP. Seite 11
  • 12. Dokumente in SAP Anwendungsbereiche SAP bietet mit seiner Businesslogik die ideale Plattform, zustzliche Dokumente kontextspezifisch zu verwalten: Gleich ob z.B. eine Auftragsbesttigung von einem Lieferant an eine Bestellung verknpft wird, ob erhaltene eMails gezielt mit dem Projekt in SAP in Verbindung gebracht werden, oder ob eigene Dokumente in MS-Office erzeugt werden > inPuncto nutzt in jedem Fall dabei die komplette Logik von SAP. Beispiele fr Anwendungsbereiche: Lieferschein wird direkt an SAP Bestellung gescannt Rechnung wird gem Unterschriftenregelung freigegeben Personaldokumente werden gezielt zugeordnet Zeichnungen werden mit SAP-Objekten verknpft Serienbriefaktion aus SAP heraus -> mit MS-Office Applikationen eMail Archivierung von business-relevanten eMails alle Module / alle Objekte in SAP Seite 12
  • 13. Dokumente in SAP Ihr Gewinn Schneller: Beschleunigung von dokumentenbasierten Prozessen von mehreren Tagen bis hin zu wenigen Minuten. eMail Anhnge mit einem Klick in SAP zuordnen. Verifikationen von Dokumenteninhalten gegenber SAP Stammdaten als Hintergrundprozess. Sicherer: Userfreundliche und einfach zu bedienende Interfaces. Verarbeitung unterschiedlichster Eingangsformate, keine Vernderung des Ursprungformates. Hohe Transparenz in der Nachverfolgung bzw. Historie von Dokumentenprozessen (geringer Aufwand). Gnstiger: Verfgbarkeit, Sicherheit und Transparenz fhren zu Produktivittssteigerungen von bis zu 60%. Reduktion von Suchaufwnden, parallele Verfgbarkeit von Dokumenten an mehreren Stellen, Wegfall des Papierarchives fhrt zu Kostensenkungen im Vergleich zur Papierbearbeitung von bis zu 40%. Seite 13
  • 14. Prozesse in SAP Lsungsszenarien von inPuncto Die Abbildung von Prozessen in SAP basiert bei inPuncto auf der SAP-Workflow-Engine, der kundenspezifischen Organisation (Kompetenzen, Aufbau- und Ablauforganisation, etc.) sowie den zu handhabenden Dokumenten / SAP-Objekten. inPuncto verwendet den SAP Standard, welcher mit Zusatzfunktionen von inPuncto angereichert wird. Also SAP Standard powered by inPuncto: SAP Workflow die Prozess-Engine Kommunikation, Benachrichtigung von Prozessbeteiligten, Logik des Prozesses, Plausibilitten, etc. dies alles ist bereits integrierter Bestandteil der SAP Workflow-Engine. Neben vorbereiteten Workflow-Templates von inPuncto werden zustzlich auch Cockpitfunktionen angeboten. Sie haben vollstndige Transparenz ber alle aktiven/inaktiven Vorgnge - natrlich auch mit der individuellen Historie eines Prozesses. Kundenspezifische Organisation Fr das Abbild der Unterschriftenregelung kann das SAP-Org.-Management zzgl. ergnzender SAP- Tabellen verwendet werden. Hierin findet eine exakte Abbildung der Kompetenzregelung Ihres Unternehmens statt. Eskalation und Vertreterregelung sind integrierter Bestandteil der Lsung. Dokumente / SAP-Objekte Zur einfachen Handhabung der Freigabe-, Prfungs- und Genehmigungsprozesse stellen wir ein komfortables Tool fr den SAP Workflow bereit, welches eine vollstndige Sicht auf Images, Daten, Genehmigungen, Kommentare etc. ermglicht. Seite 14
  • 15. Prozesse in SAP - Anwendungsbereiche Beispiele fr Anwendungsbereiche: Automatische Rechnungsverarbeitung und freigabe in SAP Freigabe / Genehmigung von Bestellanforderungen in SAP Automatische Zuordnung und Archivierung von Lieferscheinen Prfung fr Annahme von Auftragsbesttigungen Automatisches Auslesen von Zhlerkarten, Protokolle, Reiseunterlagen, Urlaubsantrge, etc. Prozessautomatisierung fr weitere SAP-Belege Seite 15
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