Exemple détaillé : Plan de communication d'un projet complexe

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    05-Jan-2017

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  • COMM COLL 12 Elaborer le plan de communication dun projet

    Editeur responsable SPF P&O Alfons Boon, 51 rue de la Loi, 1040 Bruxelles Mai 2016 1/13

    Exemple dtaill : Plan de communication dun projet complexe (projet long terme, avec dimension interne et externe)

    Objet du projet : Mise en place dun nouveau logiciel de gestion des donnes patients dans un organisme de scurit sociale

    Etape 1 : Contexte du projet

    Synthse de la situation de dpart (AS IS) et de la situation souhaite (TO BE) Situation de dpart Souhait (vision)

    Systme vieux de plus de 10 ans. Ne rpond plus aux attentes et besoins. Occasionne beaucoup de manipulations et une double gestion des dossiers (informatique et papier) :

    encodage manuel des donnes provenant des partenaires externes (arrivent sous format papier)

    le systme ne permet pas dintroduire des donnes complmentaires propos du patient -> le service doit tenir deux dossiers par patient : un sous format crit et lautre informatis. Il sagit essentiellement des donnes rcoltes par les mdecins traitants lors de lexamen de leur patient.

    Logiciel performant

    1 seul dossier par patient (comprend toutes les donnes)

    digital (disparition du papier)

    accessible par tous les membres du Service concern, par les mdecins traitants et par des partenaires extrieurs (mutualits, CPAS, ) Impacts supplmentaires esprs : o image moderne de linstitution, autant en interne quen

    externe o dynamique interne: test gnrateur dexemple et de feedback

    pour dautres services.

    Etat des lieux

    La direction gnrale (DG) estime ce projet urgent. Le projet devra tre ralis en 18 mois.

    Le projet est discut avec les chefs du service concern et un responsable du service ICT.

    Le budget est connu et le go est donn pour le projet au niveau du budget.

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    Editeur responsable SPF P&O Alfons Boon, 51 rue de la Loi, 1040 Bruxelles Mai 2016 2/13

    Le chef de projet est dsign.

    Ce projet tait intgr dans un engagement du contrat dadministration et il fera lobjet dun rapportage rgulier au BSG, staff, comit de direction.

    Phases du projet

    Phase 1 (initialisation): dfinir et modliser le processus business TO BE, en collaborant avec les diffrents acteurs. Un business analyste est galement dsign.

    Phase 2 (planification): tester auprs dun chantillon de testeurs internes et externes et adapter

    Phase 3 (excution): mettre en route de manire progressive (par section dun service, par groupe cible) ; le nouveau logiciel continue coexister avec les anciennes solutions

    Phase 4 (clture) : gnralisation (il devient loutil principal).

    Risques Opposition la nouvelle faon de travailler du personnel et des partenaires externes. En effet, ils devront suivre soit une formation, soit une session dinfo pour sadapter au nouveau logiciel (surcharge de travail) et surtout changer leur mode de travail.

    Liste des parties prenantes Internes Externes

    La direction gnrale ou top management

    Le groupe de pilotage

    Le chef de projet

    Le service ICT (dont le helpdesk)

    Le business analyste

    Les collaborateurs qui devront utiliser le nouveau logiciel et leur suprieur hirarchique

    Les testeurs internes du nouveau logiciel

    Les testeurs externes du nouveau logiciel

    Les associations professionnelles des mdecins

    Les mdecins

    Les partenaires extrieurs (mutualits, CPAS, etc.)

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    Liste des canaux disponibles

    Runions : BSG, staff, runions lICT, Comit de direction, Comit de concertation partenaires,

    Intranet

    Site web (et statistiques) + systme denqute en ligne

    Mails

    Newsletter interne ; newsletter partenaires

    Formation/Sessions dinfo

    Valves classiques et valves lectroniques (pour affiches)

    Yammer interne (rseau social interne linstitution)

    Yammer externe (rseau social accessible aux partenaires externes au sens large et aux collaborateurs de lorganisation)

    Compte officiel Twitter de linstitution

    Moyens (ressources) disponibles

    Budget du business analyste disponible pour 1 an

    Budget accord pour la communication

    Limitations

    Dlai : le projet doit tre ralis en 18 mois

    Peu de disponibilit des testeurs (internes et externes)

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    Etape 2 : Groupes cibles Brainstorming ralis en groupe projet : synthse

    Groupes cibles Quattendez-vous deux? Leur principal frein/souci/ proccupation

    Messages qui pourraient les intresser, les rassurer, leur donner envie

    Inte

    rnes

    Collaborateurs du service concern

    Quils utilisent le nouvel outil et fassent par de leur feedback (test, questions, suggestions damlioration)

    Peur du changement (irrationnelle) Augmentation du temps de travail Peur de ne pas shabituer loutil Ne comprennent pas pourquoi Peur de faire des erreurs, de perdre les donnes, Peur de perdre son travail

    Des formations sont prvues + des coachs Vous pouvez donner votre avis Vous pouvez faire partie du groupe test Vous pourrez grer plus facilement vos dossiers (intgration des donnes, digitalisation,) Vous allez gagner du temps Le travail sera partag

    Inte

    rnes

    Chef du service concern

    Quils soutiennent la mise en uvre du nouvel outil Quils montrent lexemple

    Peur de ne pas atteindre les objectifs en termes de rentabilit + idem que les collaborateurs de la DG Peur de laisser une part des responsabilits dans les mains dautres (les collaborateurs, les mdecins,)

    Vous allez donner vos collaborateurs un travail plus intressant, plus innovant Cela permet vos collaborateurs de travailler davantage en quipe et orient client Cela donne une image moderne de votre service Vous allez tre un pilote pour dautres services

    Inte

    rnes

    Collaborateurs de lensemble de linstitution

    Quils connaissent loutil et que cela leur donne envie de rflchir une implmentation possible dans leur propre service (ides, suggestions de transposition pour leurs processus)

    Oui mais nous ne sommes pas pareils Encore un truc en plus

    Un autre service lutilise et la dj test/valu : pourquoi pas nous ? On ne doit pas tout recommencer partir de zro : on peut tenir compte de lexprience des autres

    Inte

    rnes

    Chefs des autres services de linstitution

    Quils sintressent loutil et aient envie de sen inspirer pour leur propre service

    Encore un truc en plus Peur du surcrot de travail

    Un autre service lutilise et la dj test/valu : pourquoi pas nous ? On ne doit pas tout recommencer partir de zro : on peut tenir compte de lexprience des autres

    Inte

    rnes

    Service ICT Quils simpliquent dans la mise en place du nouvel outil et le soutiennent dans toutes les phases (y compris la maintenance)

    Peur du surcroit de travail Peur de ne pas y arriver

    Ce logiciel pourra servir de modle pour dautres services

    Inte

    rnes

    Top management

    Quils soutiennent le projet et soient lcoute des besoins des diffrentes parties prenantes Quils se positionnent de manire stratgique et tranchent (=dcident) lorsque cest ncessaire

    Peur de dpenser de largent Peur de dpenser trop de ressources dans le projet

    Logiciel modle ou gnrique qui pourra servir dans dautres services (synergies, matrise des cots) Ce nouveau logiciel donnera une image moderne de linstitution

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    Editeur responsable SPF P&O Alfons Boon, 51 rue de la Loi, 1040 Bruxelles Mai 2016 5/13

    Inte

    rnes

    Chef de projet/Groupe projet

    Quil fasse de la communication un partenaire de la premire heure

    Peur de ne pas savoir faire face au dfi Peur dtre tenu pour responsable en cas de problme Peur de ne pas pouvoir trouver les ressources ncessaires Peur de ne pas convaincre les partenaires

    Cest un nouveau dfi Ce logiciel pourra servir de modle pour dautres services Ce logiciel donnera une image moderne de linstitution

    Exte

    rnes

    Mdecins traitants

    Quils connaissent, acceptent cette nouvelle faon de procder et alimentent directement cet outil Que certains testent le nouveau logiciel

    Peur de perdre la main-mise sur leurs donnes Peur du temps que cela va prendre par rapport leur corebusiness Garantie de scurit des donnes?

    Cest moderne. Cela va me faire gagner du temps ( long terme) Accs au dossier du patient en 1 fois

    Exte

    rnes

    Partenaires : mutualits, CPAS

    Quils connaissent ce nouveau logiciel et quils lutilisent Que certains testent le nouveau logiciel

    Peur de la nouveaut Peur du surcrot de travail

    Cest moderne. Cela va me faire gagner du temps ( long terme) Accs au dossier du patient en 1 fois

    Exte

    rnes

    Associations professionnelles des mdecins

    Quils connaissent ce nouveau logiciel, en informent leurs affilis et les encouragent lutiliser en expliquant les avantages

    Peur que le logiciel ne soit pas assez userfriendly Quelle garantie en matire de scurit des donnes introduites dans lapplication ?

    Ce logiciel fera gagner du temps ( long terme) aux mdecins Accs au dossier du patient en 1 fois

    Exte

    rnes

    Autres institutions de scurit s