GESTION DES AGREMENTS DES INTERVENANTS EXTERIEURS

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    16-Mar-2016

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GESTION DES AGREMENTS DES INTERVENANTS EXTERIEURS. INTRODUCTION. OBJECTIF : Cette application acadmique permet la gestion par la DSDEN des agrments dispenss aux intervenants rmunrs. - PowerPoint PPT Presentation

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PORTFOLIO Gestion des Projets d'cole

GESTION DES AGREMENTS DES INTERVENANTS EXTERIEURS

OBJECTIF :Cette application acadmique permet la gestion par la DSDEN des agrments dispenss aux intervenants rmunrs. Elle propose toute personne extrieurs dsirant avoir un agrment EN de saisir une demande individuelle dagrment ou des groupements (cole de ski, collectivit, .) de grer les demandes ou les renouvellements dagrment pour lensemble des ses intervenants. Elle permet de disposer dun rpertoire acadmique toujours jour des intervenants extrieurs agres par lEducation nationale consultable par le public.Cette application permetdonc :Pour le public De Visualiser et rechercher des intervenants agrs EN selon une recherche multi critres.De faire une demande dagrment individuelDe grer pour un groupement autoris par la DSDEN, lensemble des demandes pour ses intervenants.Pour la DSDENLa rception des demandes individuelles ou collectives par le gestionnaireLa validation ou le refus de cet agrmentLa suspension dun agrmentLa suspension automatique des agrments lissue de la date de fin dagrment (si aucune demande de renouvellement est demande).INTRODUCTIONGESTION DUNE DEMANDE DAGREMENTDEMANDE DAGREMENT INDIVIDUELPublicDSDENSaisie de la demande dans lapplicationEtape 1Cration du groupement dans lapplication DEMANDE DAGREMENT COLLECTIF (Groupement)Carte ProEtape 2Envoi du code et Mot de passe au groupementEtape 3Saisie des inscriptions et des demandes de renouvellements Etape 4Contrle Validation ou refusEtape 2ContrleValidation ou refusSTATUTS possibles de la Demande : INSCRIT : Dossier saisi individuellement ou par un groupement et envoy pour agrment la DSDEN RECU : Dossier rceptionn par la DSDEN en cours de traitementVALIDE : Dossier valid agrment valideREFUSE : Dossier RefusSUSPENDU : Dossier o la date dagrment est dpasse en attente de renouvellementPERIME : Dossier ayant dpass la date dagrment sans demande de renouvellement en coursSuivi de la demande dans lapplication et rception Mail la validationMailMailMailSuivi de la demande dans lapplication et/ou rception MailMailMailAVIS IEN selon DSDENDemande dInscription du groupementConvention autres docs3PUBLICAccs en consultation et recherche Saisie dune demande dagrment et suivi de la demandeSaisie dune demande de renouvellement

ECOLES:Accs en consultation pour vrifier lagrment.

CIRCONSCRIPTIONS:Selon les organisations DSDEN, LIEN ou le CPC par dlgation donne son avis pour les demandes dagrment.Accs en consultation pour vrifier lagrment

DSDEN:les CPD et les gestionnaires DSDEN grent les agrments :ContrleValidation ou refusSuspension.

UTILISATEURSA c c sAccs unique par le Portail BV pour le public ou les coles,

https://bv.ac-grenoble.fr/centre-interv-ext/

Gestionnaires DSDEN et IEN

Mme adresse : https://bv.ac-grenoble.fr/centre-interv-ext/Login mot de passe personnel de messagerie (mme qu' IPROF)

Les nouveaux CPD ou nouveaux gestionnaires doivent demander la DSI laccs la base de Production (scol1d@ac-grenoble.fr)

AIDE A L UTILISATION DE L APPLICATION Intervenants ExtrieursAIDE A L UTILISATION DE L APPLICATION Intervenants ExtrieursAssistance Fonctionnelle Mail ou Appel IEN ou rfrent DSDEN :07 : intext07@ac-grenoble.fr ou ce.dsden07-eps1@ac-grenoble.fr ou 26 : intext26@ac-grenoble.fr38 : intext38@ac-grenoble.fr73 : intext73@ac-grenoble.fr74 : intext74@ac-grenoble.frAssistance lutilisation (Bug, amliorations)scol1d@ac-grenoble.frACCES PUBLIC

Recherche dun intervenant agrDemande Individuelle Gestion par un groupementPrsentation gnrale : ACCES PUBLIC1ere Etape choisir le dpartement

Prsentation gnrale : ACCES PUBLIC

2me Etape choisir : Rpertoire des Intervenants Prsentation gnrale : ACCES PUBLICinscription individuelle permet de faire une demande individuelle dagrment ou de renouvellementRevoir inscription permet de modifier une demande (ajout carte) ou de suivre lavancement de la demandeGroupement permet un groupement de visualiser les statuts de leurs intervenants et den faire le suivi (suppression, renouvellement, mise jour) il permet galement de faire les nouvelles inscriptions

Accs pour les gestionnaires DSDENEcran de Recherche multi critre pour trouver un intervenant agrACCES PUBLICRecherche dun intervenant agrRecherche dun intervenant agre

Ecran de Recherche multi critre pour trouver un intervenant agrTYP GR - type dagrment :GRP PRO : Groupement Professionnel (ex ECF, voile.)COL TER : Collectivit territorialeINDIVID : individuel

Sur les zones en texte libre, la recherche se fait en texte ou mettre un % pour faire une recherche globaleCode groupement est numrique donn par la DSDEN ou le code Insee dune commune ACCES PUBLIC

Demande Individuelle dun agrment

Inscription Individuelle : tape 1Cliquer Ici pour faire une inscription ou un renouvellementEntrer vos coordonnes

Inscription Individuelle: tape 2Vous avez dj un agrment dans ce dpartement votre dossier apparait et vous pouvez visualiser son tat (inscrit, recu, valid, suspendu) Vous avez dj un agrment dans ce dpartement et il expire dans les 1mois le bouton renouveler apparait dans la colonne ACTION

Cliquer dessus pour activer la demande de renouvellementCe dossier nest pas le vtre et vous voulez procder une nouvelle inscription cliquer sur le bouton

Nouvelle Inscription Individuelle (1)Remplir toutes les zones ATTENTION les zones avec * sont obligatoiresRemplir le formulaire Puis cliquer sur envoyerSi vous dsirez que votre tlphone apparaisse dans la liste publiqueCliquer surIMPORTANTMettre la date de fin de validit de votre carte PRO ou date de fin de stage si stagiaireAttentionSi vous devez joindre une convention cocher la caseSi Activit ARTS choisie cocher la spcialit

Nouvelle Inscription Individuelle (2)Un mail de confirmation de son inscription est envoy lintervenant Ce mail contient un mot de passe ncessaire pour revenir sur son dossierSi les coches stagiaire et je joins ma convention ont t coches sur lcran prcdent le bouton apparaitIl peut maintenant joindre sa carte PRO et/ou tout autre documentNouvelle Inscription Individuelle (3)Joindre carte professionnelle ou documentsCliquer sur parcourir et slectionner le fichier joindre

Puis cliquer sur envoyerAprs avoir cliqu sur :Joindre la carte Pro ou Joindre document

Inscription Individuelle : Rajouter Carte PRO/Documents ou Revoir une inscriptionCliquer Ici pour rajouter un document ou une carte PRO ou visualiser son inscription (etat)MAILIl faut saisir le mot de passe dinscription (envoy par mail)

Si vous avez perdu votre mot de passe, cliquer sur renvoyer il vous sera adress par mail

Vous (ou quelqu'un) avez demand le renvoi de votre mot de passe pour renouveler votre inscription. Votre mot de passe est : xxxxxxxxxotre demande de renouvellement a t prise en compte3

Il faut maintenant mettre jour votre carte PRO et joindre un scan de cette carte votre dossier en cliquant sur

Vous pouvez joindre un document votre dossier en cliquant sur Inscription Individuelle : Rajouter Carte PRO/Documents ou Revoir une inscription

Inscription Individuelle : Renouvellement 1Si vous avez dj fait une demande dagrment par lapplication et que votre agrment arrive chance

Entrer vos coordonnesATTENTIONLa demande de renouvellement est possible uniquement:Si lintervenant est suspendu (date de fin dagrment dpasse) 1 mois avant la fin dagrment Cliquer Ici pour demander un renouvellement dagrmentInscription individuelle : Renouvellement (2)Aprs avoir cliqu sur :A renouveler

Le bouton A renouveler apparait :Si lintervenant est suspendu (date de fin dagrment dpasse) Ou 1 mois avant la fin dagrment

21Mot de passe envoyer par MAILIl faut saisir votre date de fin de validit de votre nouvelle carte PRO etIl faut saisir le mot de passe dinscription (envoy par mail)

Si vous avez perdu votre mot de passe, cliquer sur renvoyer il vous sera adress par mail Inscription individuelle : Renouvellement (3)Il faut maintenant transmettre votre nouvelle carte PRO et joindre un scan de cette carte votre dossiervotre demande de renouvellement a t prise en compte

3Inscription individuelle : Renouvellement (4)otre demande de renouvellement a t prise en compte3

Il faut maintenant mettre jour votre nouvelle carte PRO et joindre un scan de cette carte votre dossier elle remplacera lancienne cliquer sur

ACCES PUBLIC

Gestion par un groupement

Groupements Etape 1 : Cration par la DSDEN du groupementLe groupement recevra son CODE et son mot de passe, suite la cration du groupement dans lapplication par la DSDENA lissue de lenregistrement le mot de passe est automatiquement gnrLe numro doit tre suprieur 100Le prochain numro libre est propos par lapplicationLa DSDEN envoie les identifiants de connexion au groupement : numro et mot de passe

234Groupement : tape 2Accs et modification Identification

2me tape Gestion des intervenants par le groupement : Accs Mot de passe fourni par la DSDENSi ncessaire, Modification des donnes didentification du groupement : Accs

Gestion pour les groupements : tape 3Gestion des intervenantsPossibilit datteindre les intervenants selon le statutVisualiser la carte ou les documents en cliquant sur le lienModifier le dossierRenouveler une inscription: Action Propose si le statut est suspendu ou 1 mois avant la fin de validit de la carte ProRajouter une carte Pro ou un documentFaire de nouvelles inscriptionsSupprimer lintervenant du groupement (attention son agrment groupement est supprim)

Ce mot de passe serie peut tre donn chaque intervenant pour quil complte lui mme son inscription dans le menu Revoir inscriptionet ajout carte Pro Nouvelle Inscription collective : tape 33me tape Saisie des inscriptions par le groupement Un rcapitulatif de ses inscriptions est donn au groupementainsi que le mot de passe destin aux intervenants si ncessairePuis cliquez sur inscrire

Aprs avoir cliqu sur Inscriptions sur lcran prcdentLe groupement peut saisir la suite lensemble de ses inscriptions .il peut galement joindre les cartes PRO ou tout autre document.

Le groupement peut dlguer chaque intervenant la possibilit de joindre la carte PRO en leur fournissant le mot de passe inscription

Inscription collective : tape 33me tape Saisie du 1er intervenant par le groupement Zones Pr-remplies modifier si ncessaireRemplir les donnes pour le 1er intervenantNe pas oublier de mettre la date de fin de validit de la carte PRO

Puis cliquer sur envoyerInscription collective : tape 4Un rcapitulatif est propos qui sera envoy par mail au groupement et au gestionnaire DSDEN

Soit le groupement continue les inscriptions et clique sur inscrire et revient sur lcran prcdent pour saisir lintervenant suivantSoit le groupement veut tlcharger la ou les cartes professionnelles pour ses intervenants et clique sur carteInscription collective : tape 4

Cliquer pour tlcharger les documents pour cet intervenant

Le gestionnaire peut basculer des inscriptions au tlchargement nimporte quel momentSi la carte est dj tlcharge elle apparaitGestion pour les groupements Joindre carte professionnelle ou documentsCliquer sur parcourir et slectionner le fichier joindre

Puis cliquer sur envoyerAprs avoir cliqu sur :Joindre la carte Pro ou Joindre document

GESTION DSDENAccs gestionnairePrsentation gnrale : ACCES PUBLIC

Accs pour les gestionnaires DSDENPrsentation gnrale : ACCES GESTIONNAIREGestion des donnes des communes et des groupements du dpartementPermet la saisie dun intervenant par le gestionnaire directementaccs aux gestionnairesPermet de visualiser et de traiter toutes les demandes en attente

Recherche multi critres Modification/ suppression des intervenants (donnes , statuts, .)Liste des intervenants suspendus par le traitement automatique et gestion des paramtres DSDENPrsentation gnrale : ACCES GESTIONNAIREPermet la DSDEN de visualiser et de traiter toutes les demandes :nouvelles inscription ou renouvellement effectues soit par un intervenant individuel soit par un groupement

Gestionnaire : Traitement de la demande dagrmentETAPE 1 : Gestion des doublons

STATUTInscritNOUVELLES INSCRIPTIONS : Elles apparaissent au dbut de lcranATTENTION Si lintervenant existe dj dans la base (mmes nom, prnom, date naissance) DJ apparait dans la colonne Doublons.Il faut donc au pralable de la rception traiter le doublons en cliquant sur DJ

Les deux dossiers apparaissent vous pouvez modifier les dossiers en cliquant sur le nom ou supprimer 1 des deux dossiers selon les cas

Traitement de la demande dagrmentETAPE 2 : RceptionFAVORABLESTATUTInscrit

Pour rceptionner les nouvelles inscriptions :Cliquer sur AFFICHER pour rceptionner le dossierLe dossier apparait en consultation et passe dans la liste des INSCRIPTIONS EN ATTENTE le statut passe RECULa lettre I permet didentifier les demandes individuelles Pour traiter les demandes de renouvellements cliquer sur

Traitement de la demande dagrmentETAPE 3 : Gestion des nouvelles inscriptionsETAPE 3Les dossier sont rceptionns : ils sont dans INSCRIPTIONS EN ATTENTESSoit, cliquer sur VAL pour valider et/ou refuser le dossier Le dossier apparait pour une mise jour et une vrification. Toutes les donnes sont modifiables.

Il est toujours possible de supprimer la demande FAVORABLE dans le cas dun renouvellement, si les donnes sont suffisantes lcran , il est possible de valider directement en cliquant sur IMMOn voit directement si lintervenant a joint sa carte PRO

Si la DSDEN a paramtr les avis IEN on voit lAVIS donn par lIENGestion des nouvelles Inscriptions : Traitement de la demande dagrment

Vrifier les donnes puis Cliquer sur le statut voulu et enfin sur Valider cette inscription Pour valider il faut au pralable saisir :lanne dagrmentla date limite dagrmentLe numro est automatiquement mis par lapplication mais il est modifiable.

UN MAIL est envoy lintervenant pour le prvenir de la validation Il est toujours possible denvoyer un mail pour relancer ou demander des infos supplmentairesLe mot de passe est disponible et peut tre fourni si ncessaire Pour visualiser les documents cliquez sur le lienGestion des nouvelles Inscriptions : Traitement de la demande dagrmentUN MAIL est envoy lintervenant pour le prvenir de la validation

Il sera possible dditer une lettre individuelle dagrment

Traitement des demandes de renouvellementCet cran permet de renouveler rapidement des agrments

Il est ncessaire pour valider un renouvellement que la date de validit soit valide alors la case cocher OUI apparait dans la colonne accepter le renouvellement.

Puis il suffit denregistrerIl est toujours possible de voir et modifier la fiche

MODIFICATION / SUPPRESSION DUN INTERVENANTRECHERCHE MULTI CRITERE

Cliquer sur le nom pour modifier lintervenantCet cran de r...

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