GUIDE DES BONNES PRATIQUES DE GESTION ?· guide des bonnes pratiques de gestion des depenses des collectivites…

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    07-Aug-2018

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  • GUIDE DES BONNES PRATIQUESDE GESTION DES DEPENSES

    DES COLLECTIVITES TERRITORIALESET DE LEURS ETABLISSEMENTS PUBLICS

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  • PrambuleA lissue de prcdents changes entre la direction gnrale des finances publiques (DGFiP) et lesassociations nationales reprsentatives des ordonnateurs locaux, une charte nationale des bonnespratiques de gestion des recettes des collectivits territoriales et de leurs tablissements publics at conjointement labore et diffuse en 2011 (cf. Instruction de la DGFiP n11-009-M0 du 25mars 2011 diffusant cette charte, NOR BCR Z 11 00018 J 1).

    Le 3 octobre 2013, ces mmes partenaires ont dcid de mettre en place un groupe de travailcharg dlaborer un guide des bonnes pratiques de gestion des dpenses des collectivitsterritoriales et de leurs tablissements publics, destin accompagner le dploiement de ladmatrialisation globale de la chane de la dpense.La dmatrialisation, loin de constituer uniquement une migration doutil informatique, constitueune occasion irremplaable pour lordonnateur et le comptable de revisiter leurs processus detraitement des dpenses dans un souci defficacit et de qualit comptable.

    Il convient de rappeler que le cadre juridique du paiement des dpenses locales 2 suppose unpartenariat troit nou entre :

    lexcutif local (ordonnateur) ou son dlgataire qui est seul comptent :

    pour engager et liquider les dpenses, notamment en certifiant le service fait (articles 30 et 31du dcret n2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif la gestion budgtaire et comptablepublique). A ce titre, il tient une comptabilit dengagement (articles L.2342-2, L.3341-1 etL.4341-1 du code gnral des collectivits territoriales) ;

    pour mettre les ordres de payer, appels mandats de dpenses, en qualit dordonnateur(article 32 du dcret prcit du 7 novembre 2012, articles L.2342-1, L.3221-2 et L.4231-2 ducode gnral des collectivits territoriales) ;

    pour mettre en place des rgisseurs davances traitant les menues dpenses ne ncessitantpas lmission pralable dun mandat de dpenses. Ces rgisseurs sont placs sous le doublecontrle de lordonnateur et du comptable (articles R.1617-1 18 du code gnral descollectivits territoriales) ;

    pour autoriser le prlvement automatique de certaines dpenses ou solliciter le paiement parchque sur le Trsor (article 2 de larrt du 24 dcembre 2012 portant application des articles25, 26, 32, 34, 35, 39 et 43 du dcret n2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif la gestionbudgtaire et comptable publique et numrant les moyens de rglement des dpensespubliques et les moyens d'encaissement des recettes publiques, NOR EFIE1239638A).

    Le comptable public, appartenant au rseau de la DGFiP, qui est seul comptent :

    pour contrler les pices comptables et justificatives ncessaires lexcution des dpenses,et ventuellement suspendre le paiement en cas danomalies constates (articles L.1617-2 4et D.1617-19 et 23 du code gnral des collectivits territoriales, ainsi que les articles 19 21,38 et 42 du dcret n2012-1246 du 7 novembre 2012) ;

    pour prendre en charge, dans la comptabilit de lorganisme public dbiteur aprs lavoircontrl (article 18 du dcret prcit du 7 novembre 2012), un ordre de payer transmis parlordonnateur (articles L.2343-1, L.3342-1 et L.4342-1 du code gnral des collectivitsterritoriales) ;pour payer une dpense pour le compte de lorganisme public dbiteur dont il tientla comptabilit (article 18 du dcret n2012-1246 du 7 novembre 2012) avec les diffrentsmoyens de paiement autoriss par la rglementation en vigueur (article 34 du mme dcret etson arrt dapplication prcit du 24 dcembre 2012 numrant les moyens de rglement desdpenses publiques), voire consigner les fonds (articles 35 et 35 du dcret susvis) ;

    pour recevoir et excuter toute opposition ou toute autre signification ayant pour objetd'empcher un paiement (article 37 du dcret du 7 novembre 2012 et article L.143-1 du codedes procdures civiles dexcution) ;

    1 Consultable sur internet : http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2011/04/cir_32854.pdf2 Les oprations de dpenses sont successivement l'engagement, la liquidation, le cas chant l'ordonnancement, ainsique le paiement (article 29 du dcret n2012-1246 du 7 novembre 2012).

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    http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2011/04/cir_32854.pdf

  • pour mettre un avis conforme pour linstitution de rgies davances et la nomination desrgisseurs soumis ses contrles sur pices et sur place (articles R.1617-1 18 du codegnral des collectivits territoriales, article 22 du dcret prcit du 7 novembre 2012).

    La qualit du partenariat nou entre ces deux acteurs de la chane de traitement des dpenseslocales est essentielle pour lefficacit gnrale de la fonction achat de chaque organisme publiclocal, dans le respect du dlai maximal de paiement de 30 jours (cf. Instruction de la DGFiP n13-0014 du 13 avril 2013 relative a la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de lacommande publique, NOR BUDE1308483J 3). Les recommandations du prsent document ontpour objet de favoriser lenrichissement de ce partenariat dans un cadre conventionnel(conventions de services comptables et financiers ou engagements partenariaux4),

    Les travaux ayant men la rdaction de ce guide se sont articuls autour des trois segmentssuivants de la chane de traitement des dpenses locales reliant les ordonnateurs locaux leurcomptable public :

    Loptimisation de lamont de la chane : La gestion des dpenses (achats, factures,subventions, aides ...)

    Loptimisation de la partie centrale de la chane : Le paiement des dpenses (factures,subventions, aides ...)

    Loptimisation de laval de la chane : Le pilotage et les rgularisations

    Le plan du prsent guide reprend cette segmentation chronologique de la chane de traitement desdpenses locales aprs avoir rappel des conseils organisationnels. Elle reprend les meilleurespratiques constates sur le terrain en formulant des recommandations, dont le degr de prise encompte est adapter, par dfinition, aux caractristiques propres de chaque collectivit.

    3Consultable sur internet : http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2013/04/cir_36812.pdf4Crs en 2003, les CSCF ont t simplifis et enrichies d'un catalogue de fiches types par la note DGFIP2011/09/14674 du 21/12/2011. Les engagements partenariaux ont t crs quant eux en 2010 cf instruction DGFIP2009/12/14746 du 19 janvier 2010.

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    http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2013/04/cir_36812.pdf

  • SOMMAIRE

    PRAMBULE 2

    1) LE RAPPEL DES ENJEUX DE LOPTIMISATION DE LA CHANE DE TRAITEMENTDES DPENSES LOCALES 5

    1.1) Limiter les cots de gestion des dpenses : ................................................................................................................ 5 Comptable public ...................................................................................................................................... 10

    1.2) Amliorer les relations avec les fournisseurs : ........................................................................................................ 10

    2) LA COORDINATION ENTRE LORDONNATEUR ET LE COMPTABLE DANSLORGANISATION DE LEURS SERVICES RESPECTIFS POUR AMLIORER LAPERFORMANCE GLOBALE DE LA GESTION DES DPENSES 18

    2.1) La ringnierie de la chane de traitement des dpenses de bout en bout ............................................................ 18

    2.2) Le contrle interne pour matriser les risques de la chane de traitement des dpenses : .................................. 23

    3) LOPTIMISATION DE LAMONT DE LA CHANE : LA CONSTATATION DESCRANCES PAYER 25

    3.1) La matrise des informations relatives au crancier ............................................................................................... 25

    3.2) La matrise de linformation fournie par lordonnateur : ..................................................................................... 27

    4) LOPTIMISATION DE LA PARTIE CENTRALE DE LA CHANE : LE PAIEMENT DESDPENSES LOCALES 28

    4.1) La matrise du paiement au crancier : ................................................................................................................... 28

    4.2) La matrise des cessions et oppositions relatives aux crances payer : .............................................................. 29

    5) LOPTIMISATION DE LAVAL DE LA CHANE : LE PILOTAGE TRANSVERSAL ETLES RGULARISATIONS 30

    5.1) La matrise de la gestion des rgularisations comptables : .................................................................................... 30

    5.2) Le co-pilotage par lordonnateur et le comptable : ................................................................................................ 32

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  • 1) Le rappel des enjeux de loptimisation de la chane de traitement des dpenses locales

    1.1) Limiter les cots de gestion des dpenses :

    Le cot de paiement des factures doit tre pris en compte pour fixer la stratgie gnrale degestion des achats.

    Une estimation des gains lis la dmatrialisation des processus de facturation a t effectuedans l'tude d'impact de l'ordonnance n 2014-697 du 26 juin 2014 relative au dveloppement dela facturation lectronique5.

    Le gestionnaire public local est donc invit se pencher sur chacun de ces centres de cots(communs avec le comptable et valuer) pour essayer de les minimiser :

    A compter du 1er janvier 2012, l'Etat et les collectivits territoriales qui le souhaitent acceptentles factures mises par leurs fournisseurs sous forme dmatrialise (article 25 de la loi n2008-776 du 4 aot 2008 de modernisation de l'conomie). LEtat souhaite que 40% des factures quilreoit (5 millions de pices par an) le soient au format lectronique d'ici fin 2015. Ceci luipermettrait de rduire son cot moyen de traitement unitaire d'une facture dmatrialise de prsde moiti par rapport une facture papier.Le 2 de larticle 1er de la loi n2014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement simplifier etscuriser la vie des entreprises, vise rendre progressivement obligatoire la facturationlectronique pour les fournisseurs metteurs de factures destination non seulement de ltatmais aussi des collectivits territoriales et de leurs tablissements publics respectifs. La mise enuvre de cette obligation se fera progressivement du 1er janvier 2017 au 1er janvier 2020 pour lesgrandes entreprises et les acheteurs publics (ds 2017), puis pour les entreprises de tailleintermdiaire (ETI, en 2018), pour les petites et moyennes entreprises (PME, en 2019) etenfin pour les micro-entreprises (TPE, en 2020)6.

    Ces proccupations concernent aussi le paiement des subventions et aides susceptibles d'treverses par les organismes publics locaux.

    La dmatrialisation des pices de dpenses

    Un premier vecteur de diminution des cots moyens rside dans la dmatrialisation des pices dedpenses, notamment les ordres de payer (mandats de dpense) et leurs pices justificatives(factures,) adresss par lordonnateur au comptable public.

    La Structure Nationale Partenariale (SNP), regroupant les associations reprsentatives descollectivits territoriales, le juge des comptes et la DGFiP, a dvelopp les modalits dedmatrialisation des changes des pices comptables entre ordonnateurs, comptables etchambres rgionales des comptes 7. Toute collectivit territoriale et tout tablissement public localdispose ainsi de diverses solutions techniques de dmatrialisation des mandats de dpense, etdes bordereaux les rcapitulant et des pices justificatives (article D.1617-23 du code gnral descollectivits territoriales et son arrt dapplication du 27 juin 2007 8, actualis notamment en aot2011 et mai 2013). Pour connatre les formats techniques d'change, il convient de se rapporter la convention cadre nationale relative la dmatrialisation des documents de la chane comptable

    5Cette fiche d'impact est consultable dans le dossier lgislatif de l'ordonnance du 26 juin 2014 sur le sitewww.legifrance.gouv.fr6Ordonannce n2014-697 du 26 juin 2014 relative au dveloppement de la facture lectronique7Pour en savoir plus : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/dematerialisation-chaine-comptable-et-financiere-0 8NOR: BCFR0750735A JO du 11 juillet 2007

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    Commande/ concurrence

    Livraison (service fait)

    Traitement (liquidation)

    Ordre de payer(mandat) Archivage

    Contrle du mandat Paiement

    http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca//stru_nati.htmlhttp://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca//stru_nati.html

  • et financire des collectivits, tablissements publics locaux et tablissements publics de sant(version n1,6 du 22 janvier 2015).

    Sil utilise le protocole dchange standard dHlios dans sa version 2 (obligatoire compter du 1erjanvier 2015), lordonnateur peut alors signer lectroniquement ces pices comptables quil naplus transmettre sur support papier son comptable public (source dconomie : ditions,manipulations, archivage,). Lordonnateur archive, par principe, les pices comptables et lespices justificatives de dpenses9.

    Les travaux rcents conduits au sein de la SNP ont permis de dtailler les conditions dedestruction, par les services dpartementaux des archives, des pices originales numrises10. Leservice des archives de France (SIAF)...

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