Guide relations publiques lions - Lions Clubs de ?· Guide_relations_publiques_lions.docx Page 2 sur…

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    12-Sep-2018

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<ul><li><p>Guide des relations publiques Lions </p><p> Sommaire </p><p>Les relations publiques </p><p>Responsabilits de la commission des relations publiques </p><p>Comment savoir ce qui vaut la peine dtre publi </p><p>Comment prendre contact avec les mdias </p><p>Comment partager les messages Lions avec le grand public </p><p>Autres ides pour faire de la publicit </p><p>Ressources proposes </p><p>Les Relations Publiques </p><p>Les Relations Publiques (RP) comprennent toutes les formes de communication : </p><p>- la rdaction des communiqus de presse, - la diffusion des brochures promotionnelles, - le dialogue avec les amis, les membres de la famille et les collaborateurs. </p><p>Il ne faut pas oublier aussi que les gestes quotidiens, tel le port de linsigne Lions, sont aussi importants. </p><p>Les relations publiques efficaces aident encourager le soutien de la ville, peuvent soutenir les efforts de recrutement de votre club. Les relations publiques ne sont pas des combats gagner mais des climats crer. Elles s'entretiennent et ncessitent une actualisation rgulire. </p></li><li><p>Guide_relations_publiques_lions.docx Page 2 sur 6 </p><p>Responsabilits de la commission des relations publiques </p><p>- Communiquer des informations sur votre club la ville. - Tenir votre club au courant des efforts et rsultats en matire de relations publiques. - Fournir des informations au sige international sur les activits et programmes entrepris par les </p><p>Lions. - Fixer des buts, tudiez les efforts passs, valuez ce qui a russi, ce qui na pas russi et </p><p>pourquoi. - Etablir le budget des RP pour lanne. - Etablir un plan de communication : quel moment faire la promotion du club et quel moment </p><p>faire de la publicit en faveur dune manifestation du club. - Utiliser les ressources votre disposition (sites Lions, revues Lions, etc.) - Faire preuve de persvrance. - Conserver dans les archives les noms de ceux qui vous avez envoy des communiqus de </p><p>presse et de ceux qui les ont utiliss. Garder les articles sur votre club, les entretiens et autres documentaires radiodiffuss et tldiffuss. Conservez les comptes rendus et les photos de vos runions et manifestations. </p><p>- Tenir le club inform des efforts et rsultats du programme de relations publiques aux runions de club. Expliquez les bienfaits que de bonnes relations publiques ont pour votre club. </p><p>Comment savoir ce qui vaut la peine dtre publi </p><p>Pour savoir ce qui est vaut la peine dtre publi, posez-vous la question : "Est-ce quun non Lion trouverait cela intressant ou utile ?". </p><p>Pour tre considres digne de publicit, les manifestations ou activits doivent tomber point nomm et : - Amliorer votre ville (parcs, programmes scolaires). - Faire participer le grand public ou dautres groupes communautaires (collectes de fonds, rcolte de lunettes usages). - Rendre un service au public (dpistages oculaires/mdicaux, lutte contre les toxicomanies). </p><p>Voici quelques exemples dactivits qui pourraient intresser les mdias : </p><p>- Des programmes qui viennent en aide des groupes communautaires tel que les malvoyants, les personnes handicapes et ges. </p><p>- Le recyclage de lunettes usags ou dautres programmes pour la vue. - Les programmes pour la jeunesse tels que les concours, les bourses dtudes, les CIF, VPA. - Les collectes de fonds spciales, les vnements marquant et les dons majeurs. - Les subventions de la Fondation du Lions Clubs International (LCIF) la suite dune catastrophe. </p></li><li><p>Guide_relations_publiques_lions.docx Page 3 sur 6 </p><p>Comment prendre contact avec les mdias </p><p>Le fichier de presse Dressez une liste de tous les journaux, stations de radio et chanes de tlvision dans votre rgion en notant les adresses postales, courriels et numros de tlphone. </p><p>Tlphonez au bureau de chaque journal pour avoir les noms des rdacteurs ou journalistes qui il faudrait envoyer les informations sur les activits Lions. Demandez comment leur faire parvenir ces informations par la poste, par courriel ou par fax et les dates limites respecter. </p><p>Les journaux gratuits Il ne faut pas les ngliger car ils sont trs lus. </p><p>Le dossier de presse voir le dossier spcifique. </p><p>Comment partager les messages Lions avec le grand public </p><p>Fiche dinformations sur le club La cration dune fiche dinformations fournira aux mdias des informations sur lhistorique de votre club. Ajoutez-la tous vos communiqus de presse. Vous pourrez aussi le distribuer au grand public pendant les manifestations communautaires. </p><p>Communiqu de presse Les communiqus de presse rpondent six questions cls dans les deux premiers paragraphes : </p><p>Qui ? Quoi ? Quand ? O ? Pourquoi ? et Comment ? </p><p>Les communiqus de presse crits avec simplicit et remplis de faits auront plus de chances dtre publis. </p><p>- Ecrivez des phrases et paragraphes courts en les limitant une seule ide. - Indiquez le nom de la personne contacter en haut de la page ainsi quun numro de </p><p>tlphone pendant la journe et une adresse courriel. - Au moins deux semaines avant votre manifestation, adressez le communiqu de presse aux </p><p>rdacteurs, journalistes ou directeurs dactualits qui se trouvent sur votre liste dadresses. - Sil sagit dune manifestation denvergure, prenez contact avec chaque mdia une semaine </p><p>avant lvnement - Tlphonez vos mdias locaux pour suggrer un article de fond un journaliste ou rdacteur </p><p>lorsque le communiqu de presse ne se prte pas bien votre situation. Proposez au journaliste de rdiger un article de fond sur un sujet tel que limportance du bnvolat dans la ville au lieu de faire la couverture dun vnement ou projet spcifique. </p><p>Les entretiens et lart oratoire Le porte-parole de votre club devrait pouvoir fournir des renseignements exacts avec enthousiasme et confiance. Voici quelques conseils pour russir un entretien : </p></li><li><p>Guide_relations_publiques_lions.docx Page 4 sur 6 </p><p>- Connaissez bien les faits. Soyez prt aller au-del des qui ? quoi ? quand ? o ? et comment ? auxquels vous avez rpondu dans votre documentation mdiatique. </p><p>- Prparez les points essentiels du message. Au lieu de rpondre simplement par un oui ou par un non, utilisez la question pose par le journaliste pour introduire les lments cls du message. </p><p>- Donnez des rponses brves et claires. - Mentionnez souvent le nom de votre club. Evitez de dire simplement "Je" ou "Nous". - Soyez prudent. Ne faites jamais de commentaires "en confiance". - Choisissez la tenue vestimentaire approprie. Il faut toujours porter votre insigne Lions. - Souriez. Engagez la conversation. Montrez au journaliste que vous aimez tre Lion. </p><p>La confrence de presse Elle doit durer environ une demi-heure. On invite la presse, on ne la convoque pas. Prvoir un stock de dossiers de presse. Appuyer les propos par un diaporama qui permet de mieux capter l'attention des interlocuteurs, d'aller l'essentiel, facilite la prise de notes et permet de slectionner ce que l'on veut mettre en avant. </p><p>Elle est rserve aux journalistes. Ne pas inviter d'autres personnes. Ce sont les journalistes qui posent les questions aprs un bref expos sur le motif de la confrence. </p><p>Radios et tlvisions Contacter les radios dcentralises de Radio France (France Bleu). Ne pas ngliger les radios et tlvisions locales. </p><p>Envoyer un dossier de presse puis tlphoner. Les contacts personnels ouvrent plus facilement les portes. </p><p>Il faut se prparer rpondre toutes les questions, donc bien connatre le Lionisme. </p><p>La publicit aprs la manifestation Communiquez les rsultats de vos programmes et de vos rcoltes de fonds aux habitants de la ville par un article dans la presse. </p><p>Annonces la radio ou la tlvision Les annonces la radio et la tlvision sont de brefs messages dont la concision et la prcision sont de la plus haute importance car vous navez que de 10 30 secondes pour faire passer le message. Les messages sur la prvention de la ccit, les services la jeunesse, les collectes de fonds qui vont servir aux actions communautaires et les manifestations parraines par votre club sont des sujets appropris. Ces annonces doivent retenir lattention de l'auditoire et lui dire o aller, quoi faire, quand le faire et qui sadresser pour des informations complmentaires. </p><p>Programmes audiovisuels Montrez une vido sur le Lions ou des annonces dintrt public lors de manifestations communautaires et lors de rencontres avec dautres groupes communautaires. </p><p>Les sites Internet et rseaux sociaux Les sites Internet et rseaux sociaux sont dexcellentes faons pour votre club de se faire connatre. Servez-vous dun e-Clubhouse pour construire un site Internet pour votre club avec des modles faciles utiliser et un hbergement gratuit de LionNET. Lorsque votre site aura t cr, il est important de le maintenir jour et den faire mention. Des sites de rseaux sociaux tels que Facebook, LinkedIn, MySpace et Twitter sont excellents pour la promotion des Lions clubs. Faites appel un membre de votre club pour crer et grer rgulirement les pages du club sur ces sites. </p></li><li><p>Guide_relations_publiques_lions.docx Page 5 sur 6 </p><p>Imprims promotionnels Le matriel imprim servant la promotion de votre vnement devrait rpondre aux questions : </p><p>Qui ? Quoi ? Quand ? O ? Pourquoi ? et Comment ? </p><p>Exprimez-vous dans un langage clair et concis sans mettre trop de dtails sur la page. Assurez-vous de faire paratre le nom de votre club, ses coordonnes et lemblme Lions. </p><p>Demandez aux membres du club de mettre des dpliants et affiches dans tous les endroits possibles de votre quartier - tableaux daffichage publics, bibliothques, vitrines des magasins, arrts dautobus, gares, etc. Demandez aux commerants locaux et aux bureaux gouvernementaux de les offrir au public. </p><p>Photographies : Les photos peuvent rehausser lintrt de vos bulletins de club et imprims promotionnels ou tre envoyes aux journaux en mme temps que votre communiqu de presse. Prparez un montage de photos des activits de votre club et des gens que vous avez aids et exposez-les lors dune manifestation dans la ville. Lorsque vous prenez des photos, rappelez-vous les points suivants : utilisez seulement les photos nettes, spontanes, non poses. </p><p>Magazine LION Envisagez dtre reconnu lchelle nationale pour une action mene bien par votre club en envoyant des articles et photos au magazine de votre district et au magazine LION. </p><p>Autres ides pour faire de la publicit </p><p>Il existe de nombreuses autres faons de faire connatre votre club et ses activits la ville. Si votre club parraine un vnement communautaire, pensez essayer ces mthodes : </p><p>- Demandez ce que ces informations soient mentionnes sur le site Internet ou bulletin daffichage de la ville. </p><p>- Distribuez des brochures ou dpliants sur votre club et ses activits. Sil sagit dune collecte de fonds, distribuez des renseignements sur la manire dont les fonds collects seront utiliss. </p><p>- Posez lemblme Lions de manire trs visible sur tout le matriel et affichez-le lors de toutes vos manifestations de club. </p><p> Mme si votre club ne prvoit pas de manifestation particulire, vous pouvez : </p><p>- Porter votre insigne et votre costume Lions. - Faire insrer des informations sur votre club dans la pochette daccueil offerte par l'Office de </p><p>tourisme ou la Chambre de Commerce locaux. - Inviter des associations de votre commune prsenter des informations sur leurs activits lors de </p><p>vos runions de club et leur proposer de prsenter des informations leurs runions. - Exposer les affiches locales des concours dans les coles, les bibliothques. - Faites publier des informations sur votre club et vos activits dans les bulletins municipaux ou </p><p>dpartementaux surtout si vous parrainez un projet dans une cole, tel qu'un concours, un dpistage des troubles de la vue ou du diabte, la construction dun centre de loisirs, etc. </p><p>- Eriger un panneau la sortie de votre ville et le maintenir en bon tat. - Offrir un abonnement au magazine LION la bibliothque municipale. </p></li><li><p>Guide_relations_publiques_lions.docx Page 6 sur 6 </p><p>Ressources proposes </p><p>Toute une gamme de matriel est mise votre disposition pour vous aider dvelopper le programme de relations publiques de votre club pour lanne. Vous les trouvez sur le site de votre district ou sur le site national. Le DDCN Communication de votre district se tient votre disposition pour toute prcision. Chaque club peut aussi crer son propre matriel de communication. </p><p>Insignes, badges Charte graphique Logos Modle de papier entte, de carte de visite </p><p>Banderoles Enrouleur et stand institutionnel Lions </p><p>Le guide des Lions Le guide du protocole Le dossier de presse national L'ABCDaire Le livre blanc du club, du district ou national La brochure "Etre Lion aujourd'hui" Le triptyque Lion Le DVD "Etre Lions" </p><p>Lion en franais La revue de votre district </p><p>Panneau Handicap Signalisation entre de ville </p><p>Les affiches, rglements, pour les concours (affiches de la paix, affiches de l'environnement, arts visuels, loquence, jeunes plumes francophones, musique, palme d'or) </p><p>Les documentations : - des associations filles ou partenaires - des fondations - des centres internationaux francophones - des changes de jeunes - des universits d't Lions - de Vacances Plein Air - de l'action nationale (Enfants et Sant en 2012-2014) - du tlthon </p><p>Sur le site du Lions international, vous pouvez trouver : - casquettes, Tshirts, gilets, vestes, parapluies, etc. - insignes et pinglettes, mdailles, emblmes, etc. </p><p>Ne pas oublier la revue de presse du club, le dossier de presse spcifique du club avec ses membres, son histoire, etc. </p></li></ul>