Manual Penggunaan Aplikasi E-Arsip

  • View
    221

  • Download
    3

Embed Size (px)

Transcript

  • Tata Laksana 3

    REFORMASI BIROKRASI

    1. LOGIN SIKD

    MasukkanUser ID dan Password yang telahdiberikanoleh Admin 2. a. PAGE - HALAMAN UTAMA

    Berikut ini adalah tampilan dari Halaman Utama

  • 4 Penerapan E-Government

    SIKD mempunyai tiga menu utama yang memiliki fungsi yang saling berdampingan,yaitu Halaman Utama, Arsip Keseluruhan dan menu Pencarian

    Di Menu Halaman Utama, terdapat list kabinet ( berdasarkan struktur organisasi), dan 4 menu untuk dokumen, yaitu Dokumen Masuk, Arsip Belum Dibaca, Arsip Belum Ditindaklanjuti, dan Arsip Dalam Proses Tindak Lanjut.

    Di dalam List Kabinet, terdapat berkas yang akan menampung semua arsip sesuai dengan kebutuhannya

    2.a.1 DOKUMEN MASUK Dokumen Masuk mempunyai fungsi yang hampir sama dengan inbox di

    email, yaitu untuk menampung surat/dokumen masuk

    List Kabinet

  • Tata Laksana 5

    REFORMASI BIROKRASI

    DOKUMEN MASUK LIHAT - BERKASKAN

    Untuk melihat detail dari arsip dan juga untuk memberkaskan dokumen pada Dokumen Masuk

    LihatArsippada DokumenMasuk

    Pilih di berkasmanaarsipakan di

    b k k

    Detail Arsip

    Untuk melihat arsip yang diterima

  • 6 Penerapan E-Government

    2.a.2 ARSIP BELUM DIBACA

    ARSIP BELUM DIBACA LIHAT TINDAK LANJUT

    Detail Arsip

    Lihat Arsip pada Arsip Belum Dibaca

  • Tata Laksana 7

    REFORMASI BIROKRASI

    2.a.3 ARSIP DALAM PROSES TINDAK LANJUT

    ARSIP DALAM PROSES TINDAK LANJUT LIHAT

    LihatArsippada ArsipDalam Proses TindakLAnjut

  • 8 Penerapan E-Government

    2.a.4 ARSIP BELUM DI TINDAK LANJUTI

    ARSIP BELUM DITINDAKLANJUTI - LIHAT

    Detail Arsip

  • Tata Laksana 9

    REFORMASI BIROKRASI

    2. b. PAGE ARSIP KESELURUHAN

    Berikut ini adalah tampilan dari Arsip Keseluruhan

    Terdapat 2 menu utama untuk me-registrasi Arsip, yaitu Registrasi Arsip Kertas dan Registrasi Arsip Elektronik.Selain itu, dalam halaman ini juga terdapat list berkas. Registrasi Arsip Kertas di menu ini sama dengan mengirimkan surat kepada orang lain.

    2.b.1REGISTRASI ARSIP KERTAS

    PilihRegistrasi Arsip Kertas kemudian pilih Kirim Arsip

    2. PilihRegistrasiArsipkertas

    1. PilihKirimArsip

  • 10 Penerapan E-Government

    Dan akan muncul halaman Kirim Arsip Kertas yang berfungsi untuk mengisi info arsip yang akan dikirim oleh user.

    REGISTRASI ARSIP KERTAS KIRIM ARSIP KIRIM ARSIP KERTAS

    Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggungjawab, apabila sudah yakin dengan datanya, tekan tombol kirim.

    2.b.2 REGISTRASI ARSIP ELEKTRONIK Pilih Registrasi Arsip Elektronik kemudian pilih kirim arsip.

    Isi dengan informasi arsip k di ki i

    Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggungjawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip

  • Tata Laksana 11

    REFORMASI BIROKRASI

    Dan akan muncul halaman Kirim Arsip Elektronik yang berfungsi untuk mengisi info arsip yang akan dikirim oleh user.

    REGISTRASI ARSIP ELEKTRONIK KIRIM ARSIP KIRIM ARSIP ELEKTRONIK Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggung jawab, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol kirim.

    1. Pilih Registrasi Arsip Elektronik

    2. Pilih KirimArsip

    Isi denganinformasiarsip yang akan di kirim

    Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggungjawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip

  • 12 Penerapan E-Government

    2. C. LIST ARSIP DALAM BERKAS Maksudnya untuk melihat arsip di dalam Berkas yang terdapat di dalam list kabinet

    Pada List Arsip dalam berkas terdapat I 3 fungsi utama yang akan dijelaskan diberikutnya.

    2.c.1 REGISTRASI ARSIP KERTAS KEDALAM BERKAS DIRI SENDIRI

    Untuk memasukkan arsip kertas kedalam akun user tersebut.

    Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggungjawab, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol isi.

    Berkas yang berada dalam list Kabinet dan/atau yang ingin dilihat

    List arsip pada berkas yang dipilih

  • Tata Laksana 13

    REFORMASI BIROKRASI

    2.c.2 REGISTRASI ARSIP ELEKTRONIK KEDALAM BERKAS DIRI SENDIRI

    Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, nama penanggungjawab adalah orang yang akan di kirimkan arsip, dan berasal dari jabatan penanggungjawab, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol isi.

    Isi denganinformasiarsip yang akan di kirim

    Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggung jawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip

    Isi denganinformasiarsip yang akan di kirim

    Nama PenanggungJawab berasal dari kolom *Jabatan penanggungjawab* dan merupakan orang tujuan yang akan di kirimkan arsip

  • 14 Penerapan E-Government

    2.c.3 BUAT VOLUME

    Kolom yang memiliki tanda * wajib di isi, apabila sudah yakin dengan data yang di isi, tekan tombol simpan

    2.c.4 DAFTAR TINDAKAN TERHADAP ARSIP

    Isi Volume yang ingindimasukan

  • Tata Laksana 15

    REFORMASI BIROKRASI

    TINDAKAN LIHAT METADATA Metadata adalah detail dari arsip/dokumen yang ingin dilihat

    TINDAKAN LIHAT ARSIP

    Apabila arsip tersebut dalam bentuk softcopy, maka LIHAT ARSIP berfungsi untuk mengunduh file tersebut

  • 16 Penerapan E-Government

    TINDAKAN UBAH METADATA

    TINDAKAN SALIN ARSIP

    HasilSalinanArsip

    Ubah data yang ingin di ubah

  • Tata Laksana 17

    REFORMASI BIROKRASI

    TINDAKAN CHECKOUT ARSIP

    TINDAKAN LIHAT VERSI

    VersiArsip

  • 18 Penerapan E-Government

    TINDAKAN USUL HAPUS

    TINDAKAN RELASI

    Pemberitahuan kalau arsip telah ditandai untuk di hapus

  • Tata Laksana 19

    REFORMASI BIROKRASI

    TINDAKAN RELASI TAMBAH RELASI BERKAITAN (Pencarian)

    Untuk menambah relasi arsip, terlebih dahulu kita harus mencari arsip yang ingin di relasikan. Pencarian bias berdasarkan Judul/Deskripsi. Masukan kata kunci pencarian kemudian klik Cari.

    TINDAKAN RELASI TAMBAH RELASI BERKAITAN (HasilPencarian)

    Setelah melakukan pencarian akan tampil daftar arsip yang sesuai dengan kata kunci, apabila ingin membuat retasi dengan arsip tersebut pilih Tambah pada baris arsip tersebut

  • 20 Penerapan E-Government

    TINDAKAN - DISPOSISI

    TINDAKAN DISPOSISI LIHAT METADATA

    LehatlembarDisposisi

    Lihat Metadata danarsipayngingin di disposisikan

    Metadata Arsip

    Detail Disposisi

    Nama Penerima berasal dari jabatan

    penerima

    Detail Disposisi

  • Tata Laksana 21

    REFORMASI BIROKRASI

    TINDAKAN DISPOSISI LEMBAR DISPOSISI

    3.5 Lihat Detail Arsip

    LembarDisposisi

  • 22 Penerapan E-Government

    2. d. PENCARIAN

    2.d.1 PECARIAN MUDAH

    HASIL PENCARIAN MUDAH

  • Tata Laksana 23

    REFORMASI BIROKRASI

    2.d.2 PENCARIAN LENGKAP

    HasilPencarianLengkap

  • 24 Penerapan E-Government

    2.d.3 PENCARIAN KONTEN