NOÇÕES de arquivologia

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NOES

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ARQUIVOLOGIA - TRE

dos com objetivos funcionais. Os documentos no so objeto de coleo. Provm to-somente das atividades, pblicas ou privadas, servidas pelo arquivo. produzido um nico exemplar do documento, ou um limitado nmero de cpias. H uma significao orgnica entre os documentos. A documentao, no raro, existe em via nica. HISTRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO Conceito de Arquivo a) Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. (Solon Buck - Arquivista norte-americano). Depsito de documentos e papis de qualquer espcie, tendo sempre relao com direitos das instituies ou indivduos. Os documentos servem apenas para estabelecer ou reinvindicar direitos. (Marilena Leite Paes). Arquivo a concentrao de documentos de todas as espcies e categorias que so importantes para qualquer deciso na empresa, instituio ou at mesmo no ambiente familiar. (Prof. Francisco Carlos). EXERCCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo Solon Buck, arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzido e recebido por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. ( ) Segundo o autor, somente os documentos de origem oficial e governamental tm a obrigatoriedade de serem arquivados. ( ) A poltica de arquivamento baseia-se no conceito de Solon Buck, que define processo como uma ao obrigatria de qualquer empresa privada. ( ) O autor compreende que o processo de arquivamento representa uma ferramenta administrativa para a continuidade da organizao e sua histria administrativa. GABARITO ERRADO - O processo de arquivamento para todos os documentos produzidos (acervos), seja ela de rgos governamentais ou privados. ERRADO - Apesar de haver uma lei que rege as normas para arquivamento, as empresas privadas no so obrigadas a processar o arquivos de documentos. CERTO -O processo de arquivamento representa uma ferramenta, um suporte para a continuidade administrativa de qualquer empresa. RGOS DE DOCUMENTAO Paralelo entre Biblioteca e Arquivo Hoje, quando citamos rgos de guarda ou de acervo de documentao, os exemplos, geralmente, so as bibliotecas e arquivos. Shellenberg (1956), arquivista norte-americano, definiu os campos de atuao das bibliotecas e dos arquivos, estabelecendo um paralelo entre esses distintos rgos de documentao. Suas caractersticas principais so: a) Bibliotecas so documentos impressos, audiovisuais, cartogrficos. Os documentos so colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doao. Os documentos existem em numerosos exemplares. A significao do acervo documental no depende da relao que os documentos tenham entre si. b) Arquivos so documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos. Esses documentos so produzidos e conservaDe acordo com o livro Arquivo, Teoria e Prtica (Marilena Leite Paes), o processo histrico sobre arquivamento surgiu na antiga Grcia, com a denominao arch, atribuda ao palcio dos magistrados. Da evoluiu para archeion, local de guarda e depsito dos documentos. Ramiz Galvo (1909) o considera procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros ttulos. Um dos principais pesquisadores modernos do processo de arquivamento foi Shellenberg, que organizou em 1961 a Primeira Reunio Interamericana de Arquivos, que teve a participao de 42 arquivistas e historiadores de 18 pases e de 29 arquivos. A legislao de arquivos no Brasil foi finalmente promulgada em 8 de janeiro de 1991. a Lei n 8.159, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, cabendo ao Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa poltica como rgo central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), ambos criados por fora de seu artigo 26 e regulamentados pelos Decretos ns 1.173, de 29 de junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995. Principais competncias do Conarq a) Definir normas e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos. b) Promover o interelacionamento de arquivos pblicos e privados, com vista ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas. c) Estimular programas de gesto e de preservao de documentos produzidos e recebidos por rgos e autoridades, nos mbitos federal, estadual e municipal, em decorrncia das funes executivas, legislativas e judicirias. d) Subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados. e) Estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Legislativo e Judicirio, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municpios. f) Declarar como de interesse pblico social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a histria e o desenvolvimento, nos termos do Artigo 13 da Lei n 8.159/91. EXERCCIO 01. Marque C para CERTO e E para ERRADO: Segundo o arquivista norte-americano Schellenberg (1956), os rgos de documentao (guarda) so representados basicamente por arquivos (pblicos ou privados) e biblioteca. Nesse caso, podemos diferenci-los porque: ( )

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NOES01. 1. 2. 3. 4. 5. GABARITO CERTO - Por serem documentos de origem empresarial, a maioria dos documentos nos arquivos so constitudos de cpias nicas. CERTO - Por serem produzidos em empresas, esses documentos so de origem funcional. CERTO - O princpio de arquivamento da biblioteca manter um acervo mais elstico possvel para os pesquisadores. ERRADO - Os documentos de arquivo, originrios de empresas so em sua maioria de via nica, e/ou exemplar nico. ERRADO - Vide as respostas e comentrios anteriores. PRINCPIOS DO ARQUIVAMENTO a) Finalidade Servir administrao que o possui atendendo s necessidades de informaes atuais e passadas. A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. b) Funo Guarda e conservao para obteno e recuperao das informaes. A funo bsica do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. c) Classificao 1 - Entidades mantenedoras Pblicas Federal Estadual Municipal Institucionais Instituies educacionais Igrejas Associaes Corporaes no-lucrativas - ONGS Cooperativas Comerciais Firmas Corporaes Companhias Filiais ou Pessoais 2 - Estgios de Evoluo Para que a recuperao da informao seja rpida e eficaz, necessrio que se adote, em relao aos documentos, uma metodologia de organizao e guarda. Para isso, foram definidas as trs idades dos arquivos. Essas fases so estabelecidas por Jean-Jacques Valentte (1973) com as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente. a) Arquivo corrente, vivo ou de primeira idade - constitudo de documentos de uso freqente, normalmente nas prprias unidade que os receberam ou produziram. Nesta fase os documentos so analisados, organizados, classificados e arquivados at que cumpram seu tempo de vida til especificado na tabela de temporalidade. Possui documentos que se encontram em estudo. b) Arquivo intermedirio ou de segunda idade - constitudo de documentos que deixaram de ser consultados freqentemente mas que ainda podem ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes) como tambm de documentos que aguardam o cumprimento do prazo que antecede microfilmagem ou reproduo em CDROM. c) Arquivo permanente, custdia, morto ou de terceira idade - constitudo de documentos que perderam seu valor administrativo e que so conservados por seu valor

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legal e/ou histrico. Normalmente so guardados distante do local de trabalho e acondicionados em outras mdias visando o racionamento de espao. Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos. 3 - Extenso de sua atuao Quanto abrangncia de sua atuao, os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. Arquivos setoriais - so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Arquivos gerais ou centrais - so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. 4 - Natureza dos documentos Arquivos especiais - so aqueles que tm sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas, tais como: fotografias, discos, fitas, clichs, slides, microformas, disquetes, CD-ROM, e que por esta razo, merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm no registro, acondicionamento, controle, conservao etc. Arquivos especializados - so aqueles que tm sob custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo cientfico, independentemente da forma fsica apresentada, como, por exemplo, os arquivos mdicos, hospitalares, os arquivos de imprensa, engenharia, TRE e assim por diante. Esses arquivos so tambm chamados, impropriamente, de arquivos tcnicos. TIPOS DE ARQUIVAMENTO Os documentos podem ser arquivados de forma horizontal ou vertical. Normalmente so arquivados horizontalmente os mapas, plantas e cartazes. Os arquivos verticais so mais utilizados para documentos textuais (geralmente arquivo em ao com gavetas, deslizantes, estantes etc.). Sobre os arquivos horizontais, ainda podemos citar: Arquivos Pombais - so aqueles em forma de escaninho. Encontrados ainda hoje em portarias de hotis, de prdios, restaurantes etc. Arquivos Sargento - so tubos metlicos utilizados pelo exrcito em campanha, estudantes de desenho, engenharia, arquitetura etc. Arquivos-Fole - sua forma que pode ser considerada de transposio do tipo horizontal. Os documentos so guardados em uma espcie de pasta