O y M. Reingeniería

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    12-Jun-2015

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<p>REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE PODER POPULAR CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACION CONTINUA CIDEC -TACHIRA CARIBEAN INTERNATIONAL UNIVERSITY</p> <p>Realizado por: Guerrero Letty C.I 14.008.198 Guerrero Riaza C.I 10.744.806 Silveira Johanna Surez Maryi C.I 16-983-239 SAN CRISTOBAL, JULIO 2009</p> <p>INTRODUCCIN Actualmente en el mundo Empresarial se estn aplicando nuevas tcnicas o herramientas con el fin de agilizar procesos administrativos y organizacionales, dichas tcnicas son organizacin y mtodos, reingeneria de procesos, y la aplicacin de cuadros de mando integral balanced Score Card. La Base de aplicacin de estas herramientas es lograr la eficacia y eficiencia de las Empresas u Organizaciones con el fin de mejorar calidad, productividad, y servicio, estudiando los problemas y buscando las soluciones adecuadas. Dentro de toda empresa se debe empezar por utilizar un gran instrumento como es la utilizacin de organigramas, el cual nos ayuda a entender la estructura Organizacional y precisar informacin a la hora de realizar un proceso de Reingenieria, para reacomodar logrando niveles mas altos de especializacin y mejor funcionalidad, tambin es necesario poseer manuales de procedimientos, los mismos reflejan la descripcin de actividades y procedimentos sistemticos que siguen las empresas. Cuando se habla de Reingeneria constituye el reacomodo de lo que ya esta hecho, pero implementando un valor agregado que nos permita dar salidas a la informacin con nuevos procesos y mejoras continuas. Otra de las tendencias actuales que se estan aplicando son los outsourcing mediante el cual se transfiere control y delegan funciones con el fin de orientar a las empresas. Otra aplicacin es el BSC- Cuadro de mando integral, mediante este plan se expresan los objetivos para cumplir estrategias y tener vision del negocio. La aplicacin de todas las herramientas nombradas anteriormente son el reflejo de una sistematizacin de aprendizaje, para obtener una retroalimentacin y actualizar estrategias dentro de los organismos de una manera creativa utilizando una Gerencia Balanceada.</p> <p>ORGANIZACIN Y METODOS</p> <p>Es el rea de la Organizacin que se ocupa de analizar los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el logro de los objetivos pre-establecidos. Del anlisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnolgicas disponibles, surgir una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerrquico e informativo de la empresa, entendiendo como: Eficacia: El grado de alcance de los objetivos Eficiencia: La cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relacin con estos.</p> <p>Organizacin y Mtodos, surge con un criterio de Eficientismo en el uso de los recursos, a fin de racionalizar gastos en las reas de Servicio, orientndose hacia la Productividad y la Calidad Total. Aprovechar el enorme potencial que encierra la Tecnologa de la Informacin (Internet, Workflow, Firma Digital, Digitalizacin de Documentos, Cuadro de Mando Integral, Buissines Intelligent, prximamente Factura Electrnica, etc.) impulsa la necesidad de que las Organizaciones se vean en la necesidad de encarar verdaderas Reingenieras de Procesos a fin de optimizar los Circuitos y los Sistemas de Informacin. La Idea es Mejorar en Calidad, Productividad y Servicio. La tecnologa debe ser usada no solamente para automatizar o alterar procesos existentes, sino ms bien como una herramienta para cambiar fundamentalmente la forma en que las organizaciones hacen las cosas. Esto es INNOVACIN. Es aqu donde Organizacin y Mtodos adquieren un valor relevante ya que es la nica rea de la Organizacin que ve a la misma como un todo. Ventajas Su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayora de su</p> <p>informacin a travs de personas encargadas de la actividad que se analiza. El desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qu de ello.</p> <p>Un buen servicio del departamento de Organizacin y Mtodos se caracteriza por: Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presin. Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas. Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios. Liberacin de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.</p> <p>Objetivos Servir de vinculacin entre el rgano central de modernizacin administrativa y las dependencias en la ejecucin de las prioridades del mejoramiento administrativo. Analizar los problemas originados en la estructura de la organizacin y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; as como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernizacin administrativa.</p> <p>Funciones El funcionamiento del sistema de Organizacin y Mtodos vara de acuerdo con el desarrollo de la organizacin, dentro de la que se ubica y con las tcnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de anlisis y diagnstico administrativo y diseo organizacional, y se pueden destacar de la siguiente manera: Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera funcin implica que efecten varias actividades como la realizacin de un</p> <p>diagnstico general de la estructura y procedimientos de la organizacin, la proposicin de modificaciones para la adaptacin de sistemas y procedimientos, su diseo y la formulacin de manuales administrativos. Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Segn esto, deben desarrollarse actividades de investigacin y clasificacin de acuerdo a las bases jurdicas que le otorgan legitimidad a la administracin de la dependencia. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas; coordinndose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitacin del personal. Hacer actividades de promocin, investigacin y divulgacin. Para promover la coordinacin de los recursos e investigar las nuevas tcnicas de administracin que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas tcnicas para que sean aplicadas. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un anlisis integral de finalidad, de organizacin, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los mtodos. Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que deba realizar la organizacin en cada una de sus divisiones. Conocimiento de las tcnicas concernientes al mejoramiento de mtodos y a los principios generales para resolucin de problemas que se plantean en la organizacin de la cual dependen. Estudio, bibliografa y documentacin sobre temas de organizacin y mtodos. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados. ORGANIGRAMAS</p> <p>Es el instrumento que proporciona la representacin grfica de los aspectos fundamentales de una organizacin, y permite entender un esquema general, as como el grado de diferenciacin e integracin funcional de los elementos que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una organizacin, sus relaciones, las caractersticas de la dependencia o entidad y sus funciones bsicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas: Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de informacin.</p> <p> Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales rganos que integran una dependencia o entidad. Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la organizacin. Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, mltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisin y control. Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando: - Los cargos existentes en la compaa. - Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. - Como la autoridad se le asigna a los mismos. Funciones Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones. Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin. Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin, Comunicar la estructura organizativa, reflejar los cambios organizativos.</p> <p>Tipos Segn Enrique B. Franklin, autor del libro "Organizacin de Empresas", los organigramas pueden clasificarse en cuatro grandes grupos:</p> <p>Por Por Por Por</p> <p>su su su su</p> <p>naturaleza mbito contenido presentacin.</p> <p> POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman. Macroadministrativos: organizacin. Involucran a ms de una</p> <p>Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el trmino mesoadministrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado.</p> <p> POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Ejemplo:</p> <p>Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin. Ejemplo:</p> <p> POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes Ejemplo:</p> <p>Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma general Ejemplo:</p> <p>De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.</p> <p> POR SU PRESENTACIN: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Verticales: Presen1tan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan su empleo.</p> <p>Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en</p> <p>tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.</p> <p>o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.</p> <p>De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos [2].</p> <p>MANUALES Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente un instrumento de comunicacin. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene: La descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organizacin. Y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas.</p> <p>Ventajas Son un compendio de la totalidad de las funciones y procedimientos que se desarrollan en una organizacin. Registran a manera de inventario las prcticas reconocidas dentro de la organizacin y son fuente de consulta. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios subjetivos del funcionario actuante, sino regidas por normas que mantienen continuidad a travs del tiempo. Clarifican la accin a seguir y las responsabilidades a asumir en aquellas situaciones en las que puedan surgir dudas respecto al rea que debe actuar o a Ia decisin a tomar. Mantienen homogeneidad en cuanto a la gestin administrativa impidiendo la excusa del desconocimiento. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el correr del tiempo al incorporarse en Ia cultura de la organizacin a travs de su evolucin administrativa. Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones delegadas al existir un instrumento que define con exactitud cuales son los actos delegados. Facilita Ia capacitacin del personal al existir compendiados los reglamentos internos de la organizacin. Resuelven conflictos al dirimir problemas de jurisdiccin, superposicin de funciones o responsabilidades. Ayudan a la planificacin, coordinacin y control de la empresa al tener claramente determinados los objetivos y las responsabilidades para cumplirlos.</p> <p> Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones que antes deban ser analizadas, evaluadas v resueltas...</p>