REFERENTIEL DES MANIFESTATIONS OFFICIELLES A LA JCI ?· 1 REFERENTIEL DES MANIFESTATIONS OFFICIELLES…

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    21-Sep-2018

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  • 1

    REFERENTIEL DES MANIFESTATIONS

    OFFICIELLES A LA JCI BENIN

    Mars 2017

    Jeune Chambre Internationale BENIN

  • 2

    Prambule

    La rechercher au quotidien datteindre la perfection, mme si le commun des mortels ny croit pas trop, passe indubitablement par la volont de bien et mieux faire les choses. Bien et mieux faire les choses, cest de les faire non seulement quand et comme il se doit, dans le respect des rgles et des normes mais aussi avec conviction et professionnalisme Erick Amine Male KONNIGUI Le prsent document qui se veut tre un rfrentiel des manifestations la JCI BENIN, vient combler le vide existant en la matire. Ledit

    document vient clairer plus dun sur diffrent aspect de nos manifestations la JCI BENIN savoir, le monitoring, les dispositions protocolaires, les axes des discours et les scripts de certaines crmonie. Une premire dans lhistoire de la JCI BENIN.

    Le souci majeur ayant anim les membres du Comit de rdaction est de, tout en respectant le Protocole JCI, le Protocole dEtat, tout

    en puisant dans les us et coutumes en matire de crmonie, est de rendre nos diffrentes crmonies, moins longues, moins ennuyeuses et beaucoup plus professionnelles.

    Sinspirer de ce document nous permettra de sortir de la ligne des ignorants des rgles en matire dorganisation et de gest ion des crmonies la JCI BENIN, mais lAmliorer contribuera coup sr, apporter un plus la concrtisation de notre objectif commun

    quest ; OSONS LEXCELLENCE .

  • 3

    ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE OU EXTRAORDINAIRE

    MONITORING DE LA CEREMONIE DOUVERTURE DUNE ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DANS UNE ORGANISATION LOCALE

    DUREE : 30 MINUTES

    N Protocole de droulement de la Crmonie douverture

    dune Assemble Gnrale Ordinaire dune OL Dure Responsable

    1 Exercice douverture 05mns Matre de Crmonie

    2 Mot de bienvenue du Directeur de Projet 03 mns Directeur de Projet

    3 Mot du Prsident Local 05 mns Prsident Local

    4 Mot du Prsident(e) National(e) Reprsentant(e) JCI Bnin 05 mns Prsident National

    5 Mot du Parrain du mandat ou de la Crmonie 05 mns Parrain Mandat/Crmonie

    6 Protocole de Fin/Photos 05 mns Matre de crmonie/Charg de Protocole

    P.S. :

    Le matre de crmonie se chargera de positionner les intermdes compte tenu du nombre de discours.

    Seuls les occupants de la table officielle sont appels pour faire la photo de famille.

    Toute autre pose photo sera faite en dehors du protocole officiel de la crmonie.

    DISPOSITION PROTOCOLAIRE POUR LA CEREMONIE DOUVERTURE DUNE ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DANS UNE

    ORGANISATION LOCALE

    Disposition protocolaire de la Crmonie douverture de lAssemble Gnrale Ordinaire dans une Organisation Locale

    Disposition la Table (Formule 01)

    Parrain de la crmonie

    Prsident(e) de lOL

    Prsident National ou son Reprsentant

    Formules :

    o Le Directeur de projet nest install la table officielle que si le parrain du mandat ou de la crmonie nest pas prsent.

    o Le Parain du mandat nest pas install la table officielle si la crmonie un parrain. o Il est install sur la premire range tout comme le Directeur de projet. o Au cas o le Parrain du mandat, le Parrain de la crmonie seraient prsents bien vouloir opter pour

    loccupation 5 de la table officielle savoir : Prsident Local Prsident National Parrain de la crmonie Parrain du mandat Directeur du Projet.

    o Si une Autorit Locale ou Communale est prsente, ramener le Directeur de Projet la premire range

    Schma 1 : Avec le Parrain autour de la table officiel

    Prsident

    National/Reprsentant Prsident Local

    Parrain du Mandat

  • 4

    Schma 2 : Sans le Parrain autour de la table officiel

    Schma 3 : Formule 5

    MONITORING DE LA CEREMONIE DOUVERTURE DUNE ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE DUNE ORGANISATION LOCALE

    Il nest daucune importance davoir une crmonie officielle pour une Assemble Gnrale Extraordinaire dune Organisation Locale, de mme quun parrain.

    Prsident

    National/Reprsentant Prsident Local

    Directeur de Projet

    Directeur de

    Projet

    Prsident(e)

    National(e)

    Prsident

    Local

    Parrain de la

    crmonie

    Parrain du

    mandat

    Elu

    Local/Commu

    Prsident(e)

    National(e)

    Prsident

    Local

    Parrain de la

    crmonie

    Parrain du

    mandat

  • 5

    MONITORING DE LASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DUNE ORGANISATION LOCALE

    DUREE : 02 HEURES

    N Monitoring dune Assemble Gnrale Ordinaire dune OL Dure Responsable

    01 Vrification du Quorum 05 mns CJ/PRESIDENT

    02 Lecture, amendements et adoption de lOrdre du jour 05 mns SG/PRESIDENT

    03 Adoption du Procs-verbal de lAGO, lAGE du ......................................................... 10 mns PRESIDENT

    04 Adoption du rapport des Commissaires aux Comptes (Pour les Ols qui en ont) 05 mns CC/PRESIDENT 05 Adoption des rapports dactivits/Commissions 15 mns VP/PRESIDENT

    06 Adoption du rapport financier 15 mns TG/PRESIDENT

    07 Approbation du rapport moral du Prsident 05 mns PRESIDENT

    08 Autres points 15 mns PRESIDENT

    09 Questions diverses 10 mns PRESIDENT

    10 Leve de sance 05 mns PRESIDENT

    P.M. : Au cas o une affiliation de nouveaux membres serait inscrite un point de lordre du jour de lAssemble Gnrale, une motion de suspension de 15 minutes est recommande pour faire une pause avant ou aprs laffiliation de nouveaux membres.

    DISPOSITION PROTOCOLAIRE POUR LA TENUE DE LASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

    Disposition protocolaire pour une Assemble Gnrale Ordinaire ou Extraordinaire dans une Organisation Locale

    Disposition la Table (Formule 01) Disposition la Table (Formule 02)

    Secrtaire Gnral Trsorier Gnral

    Prsident(e) de lOL Vice-prsident Excutif

    Conseiller Juridique Prsident(e) de lOL

    Secrtaire Gnral

    Conseiller Juridique

    Schma Formule N1

    Schma Formule N2

    MONITORING DUNE ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE DUNE ORGANISATION LOCALE

    Le monitoring dune Assemble Gnrale Extraordinaire dune Organisation Locale dpend essentiellement des points inscrits lordre du jour. Cependant, il est recommand quune Assemble Gnrale Extraordinaire dune Organisation Locale nexcde 2 heures.

    Secrtaire Gnral

    Prsident Local

    Conseiller Juridique

    Secrtaire

    Gnral

    Vice-prsident

    Excutif

    Prsident

    Local

    Conseiller

    Juridique

    Trsorier

    Gnral

  • 6

    CEREMONIE DOUVERTURE DUNE ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DE LA JCI BENIN

    DUREE : 20 MINUTES

    MONITORING

    N Protocole de droulement de la Crmonie douverture dune Assemble

    Gnrale Ordinaire dune OL Dure Responsable

    1 Exercice douverture 05 mns Matre de crmonie

    2 Mot de bienvenue du Directeur de Projet 03 mns Directeur de Projet

    3 Mot du Prsident de lOL Htesse 03 mns Prsident(e) OL Htesse

    4 Mot du Prsident(e) National(e) Reprsentant(e) JCI Bnin 05 mns Prsident(e) National(e)

    5 Protocole de fin 02 mns Matre de crmonie

    P.S. : Au cas o une Autorit Locale, Communale ou son Reprsentant serait prsent, il est recommand de lui donner la parole pour une dure de 05 minutes aprs le Prsident National.

    DISPOSITION PROTOCOLAIRE A LA TABLE OFFICIELLE

    Disposition protocolaire de la Crmonie douverture dune Assemble Gnrale Ordinaire de la JCI BENIN

    Disposition la Table Officielle (Formule 01) Disposition la Table Officielle (Formule 02)

    Directeur(ice) de Projet Autorit Locale ou Communale ou Reprsentant

    Prsident(e) National(e) Prsident(e) Nationale

    Prsident(e) OL Htesse Prsident(e) OL Htesse

    P.S. : La formule 02 est applique lorsquune Autorit Locale, Communale ou son Reprsentant est prsent. Le Directeur de projet est install sur la premire chaise de la toute premire range.

    Schma n1

    Schma n2

    Prsident de

    lOrganisation Htesse

    Prsident(e) National(e)

    ou Reprsentant Directeur(rice) de Projet

    Prsident de

    lOrganisation Htesse

    Prsident(e) National(e)

    ou Reprsentant

    Autorit Locale, Communal

    ou Reprsentant

  • 7

    MONITORING DUNE ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DE LA JCI BENIN

    DUREE : 04 HEURES

    N Monitoring dune Assemble Gnrale Ordinaire de la JCI BENIN Dure Responsable

    1 Vrification du Quorum 10 mns CJG/PRESIDENT

    2 Lecture, amendements et adoption de lOrdre du jour 10 mns PRESIDENT

    3 Adoption du Procs-verbal de lAGO, lAGE du ................................................... 10 mns PRESIDENT

    4 Adoption des rapports dactivits des Zones 30 mns PRESIDENT

    5 Adoption du Rapport des Commissaires aux Comptes 10 mns PRESIDENT

    6 Adoption du rapport financier 30 mns PRESIDENT

    7 Approbation du rapport moral du Prsident 30 mns PRESIDENT

    8 Autres points PM PRESIDENT

    9 Questions divers 30 mns PRESIDENT

    10 Leve de sance 05 mns PRESIDENT

    La dure dune Assemble Gnrale Ordinaire ou Extraordinaire Nationale ne doit excder 4 heures Aprs 02 heures, il est recommand une pause de 15 minutes.

    DISPOSITION PROTOCOLAIRE

    Disposition Protocolaire

    Disposition la Table

    Secrtaire Gnral National

    Prsident(e) National(e) ou Reprsentant de la JCI Bnin

    Conseiller Juridique Gnral

    Schma 01

    MONITORING DUNE ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE NATIONALE

    Le monitoring dune Assemble Gnrale Extraordinaire Nationale dpend essentiellement des points inscrits lordre du jour. Cependant, il est recommand quune Assemble Gnrale Extraordinaire Nationale nexcde 4 heures.

    DISPOSITION PROTOCOLAIRE

    Disposition Protocolaire

    Disposition la Table

    Secrtaire Gnral National

    Prsident(e) National(e) ou Reprsentant de la JCI Bnin

    Conseiller Juridique Gnral

    Secrtaire Gnral(e)

    National(e)

    Prsident(e) National(e)

    ou Reprsentant

    Conseiller(re) Juridique

    National(e)

  • 8

    CEREMONIE DE LANCEMENT DE MANDAT DUNE ORGANISATION LOCALE

    DUREE : 01 H

    MONITORING

    N Monitoring dune crmonie de lancement de mandat dune Organisation

    Locale Dure

    Responsables/Acteurs

    commis

    1 Accueil et installations des Jaycees et Invits PM Charg de Protocole

    2

    Entre en salle

    Prsident Local

    Directeur de Projet

    Prsident National

    Parrain du mandat

    05 mns

    Matre de crmonie/Charg

    de Protocole

    3 Exercice douverture

    Crdo Mission Vision

    05 mns Matre de crmonie

    Rgie

    4 Mot de bienvenu du Directeur de Projet 03 mns Directeur de Projet

    5 Prsentation du Plan dactions 10 mns Vice-prsident Excutif

    6 Minute du Partenaire (Pour les OLs qui lauraient prvu) 05 mns Charg de Protocole

    7 Signature de protocole daccord avec les partenaires 05 mns CDL/Charg de Protocole

    8 Allocution Prsident Local 05 mns Prsident Local

    9 Remise de lettre de mission 05 mns Charg de Protocole

    10 Discours du Prsident National 05 mns Prsident National

    11 Discours du parrain de la crmonie 05 mns Parrain

    12 Communiqu Protocole de fin - Cocktail 05 mns Matre de crmonie

    NB : 1. La Mise en place du staff accueillir en salle doit tre termine 15 minutes avant lheure de dmarrage

    de lactivit 2. Ce monitoring est susceptible de modification (Mais il est recommand de ne pas excd 1H) 3. Le Matre de crmonie disposera selon le nombre des intervenants les intermdes 4. Au cas o un Elu Local ou Communal serait prsent, lui donner la parole avant le Discours du Parrain et

    ce pour 05 mns maximum

    DISPOSITION PROTOCOLAIRE A LA TABLE OFFICIELLE

    Disposition protocolaire de la Crmonie douverture dune Assemble Gnrale Ordinaire de la JCI BENIN

    Disposition la Table Officielle (Formule 01) Disposition la Table Officielle (Formule 02)

    Parrain du mandat Autorit Locale ou Communale ou Reprsentant

    Prsident(e) Local(e) Prsident(e) Nationale(e)

    Prsident(e) National(e) Prsident(e) Locale(e)

    Parrain du mandat

    Directeur de Projet

  • 9

    Schma 01

    Schma Formule N2

    AXES DE DISCOURS

    I. Directeur de Projet (03 mns)

    1. Protocole dappel ;

    2. Salutation dusage ; 3. Mot de bienvenue ;

    4. Gratitudes au Prsident et au CDL et aux membres lquipe de projets ; 5. Difficults sommaires ;

    6. Sentiments de satisfaction pour les acquis ; 7. Souhaits dune bonne crmonie ;

    8. Rappels de slogans ou thmes du mandat.

    II. Prsident Local (10 mns)

    1. Protocole dappel ; 2. Salutation dusage ;

    3. Rappel de ce quest la JCI ;

    4. Rappel du contexte dun lancement de mandat ;

    5. Les Priorits du mandat ;

    6. Ce que le Prsident attend des membres divers niveaux ; 7. Gratitudes aux ans, lquipe de projet, et aux partenaires ;

    8. Souhaits dun bon mandat ; 9. Rappels de slogans ou thmes du mandat.

    III. Prsident National (05 mns)

    1. Protocole dappel ; 2. Salutation dusage ;

    3. Rappel de ce quest la JCI ;

    4. Rappel du contexte du thme du mandat local ; 5. Flicitations aux efforts fournis par lOL ;

    6. Ce que le Prsident attend de toutes les OLs ; 7. Un mot sur les propos des uns et des autres au cours de la crmonie ;

    8. Gratitudes aux partenaires ;

    Parrain du mandat

    Prsident(e) Local(e)

    Prsident(e) National(e)

    ou Reprsentant

    Elu

    Local/Com.

    Prsident

    National

    Prsident

    Local

    Parrain du

    mandat

    Directeur de

    Projet

  • 10

    9. Souhaits dun bon mandat ;

    10. Rappels de slogans ou thmes du mandat.

    IV. Elu Local ou Communal (05 mns)

    1. Protocole dappel ;

    2. Salutation dusage ; 3. Prsentation de larrondissement ;

    4. Flicitations lendroit de lOL ; 5. Engamenents travailller ensemble ;

    6. Exhortation accompagner lOL ; 7. Gratitudes aux partenaires ;

    8. Souhaits dun bon mandat.

    V. Parrain (05 mns)

    1. Protocole dappel ; 2. Salutation dusage ;

    3. Rappel du contexte de laccompagnement de la JCI;

    4. Gratitudes la JCI pour la confiance ;

    5. Flicitations aux efforts fournis par la JCI dans la communaut ;

    6. Ce que le Partenaire attend de la collaboration; 7. Un mot sur les propos des uns et des autres au cours de la crmonie ;

    8. Souhaits dun bon mandat ; 9. Rappels de slogans ou thmes du mandat.

  • 11

    CEREMONIE DE LA RENTREE SOLENNELLE DE LA JCI BENIN

    DUREE : 1H15 MNS (1H30 MNS AU MAXIMUM)

    MONITORING

    N Monitoring de la Rentre Solennelle de la JCI BENIN Dure Responsables/Acteurs commis

    1 Accueil et installations des Jaycees et Invits PM Charg de Protocole

    2 Accueil en coulisse du staff accueillir en salle PM

    3 Entre en salle 10 mns

    Prsident National

    DP

    Prsident OL Htesse

    CDN

    Dlgations trangres

    Pasts Presidents Nationaux

    Parrains

    4 Exercice douverture 05 mns Parrain

    5

    Hymne nationale

    Crdo

    Mission

    Vision

    Matre de crmonie

    Rgie

    6 Mot de bienvenue du DP 03mns Directeur de projet

    7 Allocution Prsident de lOL Htesse 03 mns Prsident(e) OL Htesse

    8 Prsentation du plan daction 07 mns Vice-prsident Excutif National

    9 Discours du Prsident National 10 mns Prsident National

    10

    Remise des lettres de Mission

    Cabinet

    CDN

    07 mns

    11 Signature Protocole daccord 05 mns

    12 Allocution Parrain du mandat 05 mns

    13 Communiqus et Protocole de fin 05 mns

    14 Visite des stands 15 mns

    N.B. : Les diffrents genres musicaux sont choisir avec le DJ. Il est recommand quun membre du protocole ayant une

    matrise parfaite des crmonies assiste le DJ avec une copie du script de la crmonie Il est en outre recommand une sance de simulation la veille de la crmonie Les intermdes sont positionns par rapport au nombre dintermdes prvus

  • 12

    DISPOSITION PROTOCOLAIRE A LA TABLE OFFICIELLE

    Disposition protocolaire de la Crmonie douverture dune Assemble Gnrale Ordinaire de la JCI BENIN

    Disposition la Table Officielle (Formule 01) Disposition la Table...

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