Relatorio Atividades Arquivologia

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Relatrio apresentado Comisso de Estgiosdo Curso de Arquivologia da UFRGS, comopr-requisito para aprovao do EstgioSupervisionado em Arquivologia I e II.Orientadora: Professora Valria Bertotti.Porto Alegre, novembro de 2008.

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LETCIA DA SILVA DE CASTRO

O ARQUIVO POR TRS DO MUSEU: OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E O ACERVO FOTO-DIGITAL DO MUHM

Porto Alegre, novembro de 2008.

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LETCIA DA SILVA DE CASTRO

O ARQUIVO POR TRS DO MUSEU: OS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E O ACERVO FOTO-DIGITAL DO MUHM

Relatrio apresentado Comisso de Estgios do Curso de Arquivologia da UFRGS, como pr-requisito para aprovao do Estgio Supervisionado em Arquivologia I e II. Orientadora: Professora Valria Bertotti.

Porto Alegre, novembro de 2008.

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Dedico este trabalho a todos aqueles que acreditam no poder da socializao da informao como forma de levar cidadania, educao e qualidade de vida sociedade.

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Agradeo minha famlia pela pacincia e colaborao em mais esta empreitada; e vida, pela oportunidade de fazer pela segunda vez algo que poucos brasileiros tem chance: estudar e fazer o que gostam.

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O pior analfabeto o analfabeto poltico. Ele no houve, no fala, nem participa dos acontecimentos polticos, Ele no sabe que o custo de vida, o preo do feijo, do peixe, da farinha, da renda de casa, dos sapatos, dos remdios, dependem das decises polticas. Bertold Brecht

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RESUMO

Relatrio de estgio supervisionado realizado com o objetivo de colocar em prtica os conhecimentos obtidos durante o curso de Arquivologia. Os mtodos utilizados foram observao, avaliao, descrio e elaborao de banco de dados para otimizao das rotinas do Arquivo Corrente do Museu de Histria da Medicina do Rio Grande do Sul. Descreve o trabalho de gesto de documentos com os diferentes tipos documentais usando a Tabela de Temporalidade de Documentos e a descrio das fotos digitais da Assessoria de Comunicao do Museu. Relata os procedimentos para atingir o objetivo principal do trabalho e demonstra a capacidade de adaptar a Teoria Arquivstica s necessidades do arquivo em questo, assim como descreve as dificuldades encontradas neste percurso. Destaca as disparidades que o desconhecimento terico provoca nos acervos e a importncia de conhecer bem a instituio em que est sendo realizado o trabalho arquivstico, bem como a necessidade de profissionais capacitados para conduzir e/ou orientar o trabalho. Tambm destaca a padronizao como recurso de organizao de acervos convencionais ou digitais. Inclui uma proposta de sistema de recuperao da informao que unifique os dados constantes nos principais documentos sobre os acervos da instituio, com vistas melhoria do acesso s informaes tanto para o pblico interno como para o pblico externo.

PALAVRAS-CHAVE:

Estgios.

Relatrios

tcnicos.

Arquivologia.

Descrio

Arquivstica. Elaborao de Banco de Dados.

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ABSTRACT

Report about supervised work as trainee conducted with the objective of putting into practice the knowledge obtained during the Archives Administrations course. The methods used were observation and appraisal, description and development of data bank routines for optimization of the Current Records of the Museum of the History of Medicine of Rio Grande do Sul. Describes the process of records management with the different record types using the Records Schedule of Documents and description of digital photos of the Office of Communication of the Museum. Reports procedures to achieve the main objective of the work and demonstrates the ability to adapt the Archives Theory to the needs of the archive in question, and describes the difficulties found during the this journey. Highlights the disparities that ignorance causes (when theories are not known) and the importance of knowing well the institution where the work is being performed, as well as the need for prepared professionals to lead and / or guide the work. It also highlights the standardization as a resource for organizing collections of digital or conventional. It includes a proposal for an information retrieval system that unifies the information contained in key documents on the institution's collections, improving access to information to the public - internally and externally.

KEYWORDS:

Training.

Technical

Reports.

Archive

Administration.

Archival

Description. Database development.

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NDICE DE FIGURAS E QUADROS

FIGURA 1 - Banco de Dados Integrar MUHM ...................................................................................... 21 FIGURA 2 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (antes) ............................................................ 25 FIGURA 3 - Estrutura de pastas das fotos da ASCOM (depois) .......................................................... 26 FIGURA 4 - Banco de dados de Fotos da ASCOM MUHM .................................................................. 27 QUADRO 1 - Paralelo entre cdigos de assuntos SIMERS x MUHM .................................................. 23 QUADRO 2 - Cadastro de fotgrafos.................................................................................................... 24

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SUMRIO

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INTRODUO ............................................................................................................................. 10 1.1 Objetivos............................................................................................................................. 11 1.1.1 Objetivo Geral..................................................................................................................... 11 1.1.2 Objetivos Especficos ......................................................................................................... 11 1.2 Apresentando o Museu de Histria da Medicina do Rio Grande do Sul................... 11 1.2.1 O pblico alvo .................................................................................................................... 15 1.2.2 O mantenedor .................................................................................................................... 15

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O ARQUIVO POR TRS DO MUSEU ......................................................................................... 16 2.1 O Arquivo Corrente do MUHM......................................................................................... 17 2.1.1 Enquadramento na TTD: Gesto de Documentos...................................................... 19 2.1.2 Integrao das informaes dos diferentes acervos................................................. 20 2.2 O acervo de fotografias da Assessoria de Comunicao do MUHM ....................... 22 2.2.1 Descrio do Arquivo Fotogrfico-Digital da ASCOM/MUHM ................................. 22 2.2.2 Um banco de dados para a Assessoria de Comunicao ...................................... 26

3

CONCLUSES ............................................................................................................................ 28

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS..................................................................................................... 31 APNDICE A - Formulrio de Atividades Desempenhadas pelo estagirio ................................. 32 APNDICE B - Levantamento da Situao Atual dos Arquivos Acervo Bibliogrfico.............. 35 APNDICE C - Levantamento da Situao Atual dos Arquivos Acervo Museolgico.............. 38 APNDICE D - Levantamento da Situao Atual dos Arquivos Pesquisa ................................. 41 APNDICE E - Levantamento da Situao Atual dos Arquivos Secretaria................................ 44 ANEXO A - Autorizao ...................................................................................................................... 47 ANEXO B - Transcrio da Ata de Fundao do MUHM ................................................................. 49 ANEXO C - Transcrio do Regimento Interno do MUHM .............................................................. 51 ANEXO D - Organograma do SIMERS ............................................................................................... 59 ANEXO E - Tabela de Temporalidade de Documentos do SIMERS - TTD..................................... 61 ANEXO F - Plano de Classificao de Documentos do SIMERS.................................................... 74

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INTRODUO

O presente trabalho o Relatrio do Estgio Supervisionado realizado no Museu de Histria da Medicina do Rio Grande do Sul (MUHM). Inaugurado em outubro de 2007, em Porto Alegre, a instituio j conta com um rico acervo, tendo em vista o trabalho que precedeu a conseqente transformao do projeto em museu. No entanto, a particularidade aqui existente a de que o MUHM, de fato, no Pessoa Jurdica, sendo mantido tanto no que diz respeito a recursos financeiros e materiais quanto humanos pelo Sindicato Mdico do Rio Grande do Sul (SIMERS), e, por este motivo, o Arquivo Corrente do museu enquadra-se, administrativamente, no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade de Documentos do Sindicato (TTD). O estgio foi inicialmente supervisionado pela arquivista responsvel pela Gesto Documental do Sindicato, contratada de forma temporria, e pela Direo, antes sob a responsabilidade da historiadora Juliane Serres. Atualmente a superviso e a direo esto a cargo do tambm historiador verton Quevedo. O trabalho partiu da anlise de relatrios e instrumentos arquivsticos existentes e leituras sobre Avaliao e Descrio de Documentos. No foram abordadas aqui questes referentes conservao preventiva de documentos e condies fsicas do acervo, embora tenham sido identificadas nos levantamentos a respeito da situao dos arquivos. No primeiro captulo sero apresentados os objetivos (geral e especfico) deste trabalho e o histrico do museu, seu pblico e seu mantenedor. No captulo seguinte, O Arquivo por trs do Museu, so relatadas as condies dos acervos trabalhados, estratgias e procedimentos utilizados, bem como as dificulda