Self management

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    21-Jan-2015

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<ul><li> 1. Self ManagementAzienda Ospedaliera San Camillo - Forlanini Ufcio Governo Clinico</li></ul> <p> 2. Il Self ManagementIl self-management (auto-organizzazione) si riferisce a metodi, caratteristiche personali estrategie che ogni individuo pu efcacemente utilizzare per il raggiungimento dei propriobiettivi, e include diversi argomenti, tra cui la denizione dei traguardi, il decision making, lafocalizzazione, la pianicazione, il monitoraggio delle attivit, lautovalutazione e lautosviluppo.Principali Obiettivi:Allenare e rafforzare le abilit di auto-gestione e di relazione indispensabili per una maggioreefcacia personale e del proprio team di collaboratori.Denire con chiarezza i propri obiettivi e progetti e realizzarli interpretando in chiave positiva lerelazioni e le risorse offerte dal contesto.Quindi NON E 3. Principali ModuliTime Management;Efcacia personale;Efcacia del ruolo; 4. I - Time ManagementI risultati si ottengono facendo le cose giuste,non facendo le cose bene! Peter Drucker 5. Time Management: Obiettivi del modulo1.Monitorare lattuale utilizzo del tempo; attraverso time sheet, checklist, piani di attivit.2.Chiarire i vostri traguardi e obiettivi, rendendoli raggiungibili, realistici, stimolanti (S.M.A.R.T.).3.Stimare la durata di compiti e attivit, determinando come risparmiare tempo in futuro (Diagrammida Gantt, Matrice Urgenza/Importanza).4. Pianicare la gestione dellimprevisto, facendo piani di emergenza che garantiscano i periodi diquiete (Risk Management).5.Usare metodi per la pianicazione del tempo e per dire di no in maniera positiva. 6. Pianicare i propri tempi: la tabella di marcia Un giorno un agricoltore disse alla moglie: Domani aro il campo ovest. Il mattino successivo usc per lubrificare il trattore,ma gli mancava lolio e and al negozio a procurarselo. Per strada not che non era stato dato da mangiare ai maiali.Si diresse verso il silo per prendere il granoturco.L vide dei sacchi che gli ricordarono che cera bisogno di mettere le patate agermogliare. Si avvi verso la buca delle patate e per strada scorse il deposito della legna e si ricord che prima aveva promesso di portarne un po a casa.Prima per doveva tagliarla e aveva lasciato laccetta nel pollaio. Andando a cercare laccetta incontr sua moglie che dava da mangiare allegalline e sorpresa lei gli chiese: Hai gi finito di arare? Finito? grid lagricoltore Non ho nemmeno cominciato 7. I picchi di performance Quando sviluppare al massimo le proprie capacit di gestione e massimizzare luso del proprio tempoIdenticate il vostro ciclo dellenergiaUsate i vostri picchi per concentrarvi sulle attivit prioritarieUsate i vostri tempi calanti per svolgere attivit semplici o di routinePer molte persone, il momento di massima performance al mattinoPer molti il dopo pranzo un momento calanteSpesso c un ulteriore picco di attivit pi tardi nel corso della giornata 8. Denire gli obiettivi Il time management non consiste nel fare il pipossibile ma nel fare le cose che consentano ilraggiungimento dellobiettivo. 9. Denire gli obiettiviGli obiettivi devono rispondere a precise caratteristiche SPECIFICI I progressi verso lobiettivo dovranno esser attribuiti al progetto e non ad altre causeSMISURABILI M In modo da poter valutare e quanticare le performance del progettoA ACCURATI Chiara e precisa denizione di ci che dovrebbe essere ottenutoRREALISTICI T Raggiungibili con le risorse nanziarie e umane s disposizione, e in tempiragionevoliTEMPIFICATI Denire larco temporale entro il quale gli obiettivi dovranno essere raggiunti 10. Identicare le prioritLe priorit vanno denite sia rispetto agli obiettivi identicati che rispetto agli altri soggetti con cui si lavora.Lassegnazione iniziale di priorit:Cosa fareCosa fare primaCosa pu essere posticipatoCosa pu essere delegato.Il metodo urgenza e importanza.Decidere cosa deve essere fatto prima (alta priorit) e cosa pu essere lasciatoad un momento successivo (bassa priorit) o addirittura messo da parte. 11. Matrice Urgenze/Importanza Quadrante di Gartner Tempo di CorrereQualitImportanza Spreco diDistrazioniTempoUrgenza 12. Diagramma di GanttUn diagramma di Gantt permette di rappresentare gracamente un calendario di attivit, utili alne di pianicare, coordinare e tracciare speciche attivit in un progetto dando una chiaraillustrazione dello stato davanzamento del progetto rappresentato 13. Il controllo del tempoE difcile evitare le emergenze, ma possibile gestirle:prevedendo uno spazio per gli imprevisti nelvostro programma giornalierorivedendo il vostro programma per garantirvi ilraggiungimento dei vostri obiettiviimparando dai propri errori. 14. Gli sprechi di tempoChi spreca il proprio tempo pu essere classicato nelle seguenti categorie:dubbiosi che non credono alla propria abilit nel lavoroperfezionisti che ssano degli standard eccessivamente elevati per s stessi e diconseguenza non riescono a raggiungerliribelli che vogliono mostrare di avere il pieno controllo della situazione, di s edegli altri, lavorando sempre in emergenza e secondo scadenze dellultimo minuto(prolungando eccessivamente le ore dedicate al processo lavorativo)sociali che si lasciano coinvolgere in chiacchiere, prolungano la pausa pranzo,fanno continuamente pause caff, ecc. 15. II - Personal Effectviness E la misura di quale effetto si ha su unaltra persona Consapevolezza di s e degli altri 3 Dimensioni principali per individuare una persona:Sicurezza in sFeedbackSensibilit versoaltriUn esempio: Che persona sei?Inserisci un livello per ogni dimensione (alto o basso) 16. Un esempio: Che persona sei?SicuraUso di Feedback Sensibile/Percettiva Categoria AltoAlto AltoEfcace AltoAlto BassoInsensibile Alto Basso Basso Egocentrico Alto Basso AltoDogmaticoBassoAlto Alto RiservatoBassoAlto BassoTask-ObsessedBasso Basso Alto EmpaticoBasso Basso BassoAnaffettivo 17. Le 7 dimensioni del benessere Sociale Fisica Emotiva Lavorativa Intelletuale Ambientale Spirituale 18. La dimensione sociale 19. La dimensione sica 20. La dimensione emotiva 21. La dimensione professionale 22. La dimensione intelletuale 23. La dimensione ambientale 24. La dimensione spirituale 25. III - Efcacia del ruolo Il concetto di Efcacia personale, adesso viene inserito in un contesto pi ampio, quello di una organizzazione; Non pi lindividuo a fare la differenze, ma lindividuo nel contesto di un team di lavoro; Saper gestire un team, ed il proprio ruolo, signica avere meno stress, e fare le cose meglio; 3 Dimensioni principali per lefcacia di un ruolo: Role MakingProattivitCreativitConfronto Role Centering Role Linking Role Efcacy Centralit Relazioni Inuenza Crescita Personale 26. Un esempio Ad ogni domanda attribuisci un punteggiocome in tabella0 punti1 punto 2 punti3 punti4 punti sonosono in forte sono in sono non sopienamente disaccordo disaccordo daccordodaccrodo 27. Score sheetAspects Statement No./Grade Total scores Multiply by 8.33 10*20*301. Self-role Integration *919 *292. Pro-activity 8 *18*283. Creativity *717 274. Confrontation5. Centrality6 16 *266. Influence *515 257. Personal growth 4 14 *24 3 *13238. Inter-role linkage *2*12229. Helping relationship10. Super-ordination 1 *1121 28. La gestione dello stressGli effetti negativi dello stress si vericano quando: il livello dello stress pi elevato della capacit di sostenerlo (che pu variare da persona a persona) i segnali di allarme non vengono percepiti e restano quindi inascoltati le strategie di gestione della tensione sono inadeguate 29. La gestione dello stressLe condizioni di tensione di un singolo individuo possono inuenzare lostato generale del gruppo. E quindi responsabilit di tutti i membri di ungruppo fare in modo che nessuno si senta stressato: aumentando la consapevolezza del livello di tensione identicando e discutendo i vari atteggiamenti negativi identicando i fabbisogni formativi/educativi rivedendo regolarmente le priorit e il carico di lavoro usando il confronto come misura preventiva delegando partecipando nella denizione di obiettivi controllando luso del tempo incoraggiando un comportamento cordiale e rispettoso 30. La delega come strumento per un uso pi efcacedel tempo e delle risorse disponibili Una delega efcace deve: alleggerire le attivit di routine lasciare pi tempo per programmare aumentare la capacit di gestire il proprio tempo motivare e migliorare la soddisfazione professionale di coloro ai quali diretta sviluppare lo spirito di squadra allontanare la noia aumentare la produttivit 31. La delega cosa delegare considerando lappropriatezza dei compiti, se delegarli interamente o in parte. Ricordate di delegare sia le attivit piacevoli, che quelle non percepite come tali! chi delegare la persona alla quale si decide di afdare un lavoro devepossedere le competenze, le conoscenze, la motivazione e/o il potenziale per portare a termine lattivit. 32. La delega Una volta stabilito a chi e cosa delegare, occorre:Istruire la persona dedicate il tempo necessario a spiegare lattivit. Siatechiari e precisi e assicuratevi che la persona abbia capito cosa fare. Specicatei risultati che vi aspettate di ottenere.Seguire lattivit assicuratevi che vi sia una comunicazione a doppio senso,incoraggiando e fornendo un eventuale addestramento alla persona delegata.Monitorare i progressi controllate che i passi iniziali siano correttamentecompiuti e che vengano adottate sia delle scadenze intermedie che un sistemadi feedback. Imparate a concedere eventuali errori!Rivedere il processo date feedback positivi fate apprezzamenti e critichecostruttive. 33. Il principio di Pareto: la regola 80/20Il 20% di un gruppo di lavoro fa l80% del lavoroIl 20% di un documento contiene l80% delle informazioni rilevantiIl 20% delle vendite di unazienda contribuisce per l80% ai suoi protti Applicare questa regola al time management signica che il 20% delle vostre attivit pu produrre l80% dei risultati. 34. Grazie </p>