Sistemul Informational Si Sistemul Informatic Al Organizatiei

  • Published on
    24-Dec-2015

  • View
    27

  • Download
    3

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Sistemul Informational Si Sistemul Informatic Al Organizatiei

Transcript

Sistemul Informational si Sistemul Informatic al Organizatiei

4. SISTEMUL INFORMAIONAL I SISTEMUL INFORMATIC

AL ORGANIZAIEI

4.1. Sistemul informaional. Definiie, componente

O abordare modern a organizaiilor se face pornind de la teoria sistemelor n care organizaia este considerat un sistem complex format din mai multe subsisteme. Un sistem reprezint un ansamblu de componente interdependente, aflate n interaciune dinamic, pe baza unor reguli, pentru atingerea unui anumit obiectiv [x4]. O organizaie poate fi privit ca un sistem format din trei subsisteme:

subsistemul decizional (de conducere);

subsistemul informaional;

subsistemul operativ (condus).

Figura 7.1. ilustreaz structura unui astfel de sistem

Fig. 4.1. Sistemul organizaie.

Subsistemul operativ desfoar activitile specifice domeniului de funcionare al organizaiei. n cadrul lui se culeg date care sunt apoi transmise subsistemului informaional n vederea stocrii i prelucrrii. La rndul lui subsistemul informaional va transmite informaiile rezultate prin prelucrare ctre subsistemul de conducere, care pe baza lor va elabora decizii. Aceste decizii sunt transmise spre executani tot prin subsistemul informaional. Se poate deci defini sistemul informaional ca un ansamblu de oameni, echipamente, software, procese i date destinate s furnizeze informaii active sistemului decizional. Sistemul informaional este principalul element de legtur dintre sistemul de conducere i sistemul condus, dintre organizaie i mediul extern.

Activitile desfurate de sistemul informaional sunt [x4] :

culegerea datelor despre starea sistemului condus i a mediului su nconjurtor;

transmiterea datelor n vederea prelucrrii;

prelucrarea specific a datelor folosind echipamente i procedee adecvate n scopul asigurrii informaiilor necesare procesului decizional;

adoptarea deciziilor (de ctre sistemul decizional);

transmiterea deciziilor spre execuie;

asigurarea controlului realizrii deciziei.

Aa cum se poate vedea, exist o strns legtur ntre sistemul informaional i procesul de luare a deciziilor, legtur ilustrat n figura 7.2.

Fig. 4.2. Legtura dintre informaie i decizie.

De asemenea se poate remarca raportul de incluziune dintre sistemul informaional i sistemul informatic, care va fi tratat n detaliu n seciunea 7.3.

Pornind de la activitile sistemului informaional rezult i principalele sale componente:

Data i informaia. Data reprezint o descriere numeric (cifric) sau literal a unor aciuni, fapte, procese din organizaie sau mediul su ambiant. Prin informaie se nelege expresia unei tiri, a unui mesaj cu caracter de noutate. Informaiile sunt date ce aduc receptorului un spor de cunoatere i contribuie la mbuntirea deciziei. Tabelul 4.1. ilustreaz ntr-o manier condensat i sistematic tipurile de informaii care circul ntr-o organizaie.

Tabelul. 4.1. Tipuri de informaii ntr-o organizaie

Nr. crt.Criterii de clasificareCategorii de informaiiCaracteristici principale

1.Mod de exprimareOrale- expuse prin viu grai;

- nu implic investiii n mijloace de tratare a informaiilor;

- vitez de circulaie mare;

- nu sunt controlabile;

- las loc la interpretri;

Scrise- consemnate de regul pe hrtie;

- pot fi pstrate nealterate timp ndelungat;

- implic cheltuieli moderate;

- consemnarea lor necesit un consum de timp apreciabil;

Audio-vizuale- se adreseaz concomitent vzului i auzului;

- implic aparatur special (calculatoare, terminale), circuit de televiziune local, tablouri de comand speciale .a.;

- viteza mare de circulaie (indiferent de distane);

- capacitate de sugestie i nunaare ridicat;

- pot fi consemnate integral i rapid;

- costisitoare;

2.Grad de prelucrarePrimare

(de baz)- anterior nu au suferit un proces de prelucrare informaional;

- caracter analitic;

- pronunat informative;

- foarte diverse;

- cele mai rspndite la nivelul executanilor;

Intermediare- se afl n diferite faze de prelucrare informaional;

- cele mai rspndite la nivelul personalului funcional i al managerilor de nivel inferior;

Finale- au trecut prin ntreg irul de prelucrri informaionale prevzute;

- caracter sintetic;

- caracter complex;

- caracter decizional;

- se adreseaz de regul managerilor ndeosebi de la ealoanele superior i mediu;

3.Direcia vehiculriiDescendente- se transmit de la nivele ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului;

- alctuite preponderent din decizii, instruciuni, metodologii etc.;

Ascendente- se transmit de la ealoanele ierarhice inferioare la cele superioare de management;

- reflect cu prioritate modul de realizare a obiectivelor i deciziilor manageriale;

Orizontale- se transmit ntre titulari de posturi situate pe acelai nivel ierarhic;

- caracter funcional i de cooperare, servind la integrarea pe orizontal a activitilor ntreprinderii;

4.Mod de organizarea a nregis-trrii i prelucrriiTehnico-operative- perioada adoptrii i principalele elemente implicate se cunosc cu mult timp nainte;

- predomin n firmele conduse tiinific;

- sunt n qvasitotalitate periodice.

De eviden contabil- perioada adoptrii i principalele elemente implicate se cunosc doar cu puin timp nainte;

- depind decisiv de intuiia i capacitatea decizional a managerilor implicai.

Statistice

5.Amploarea sferei decizionale a deci-dentuluiintegrale- se adopt din iniiativa decidentului, fr a fi necesar avizul ealonului ierarhic superior;

- de regul sunt curente, periodice i anticipate.

avizate- aplicarea lor este condiionat de avizarea la nivelul ealonului ierarhic superior;

- sunt frecvent strategice i tactice;

- se adopt mai frecvent n firmele mici i n societile comerciale i regiile puternic centralizate i cu un stil managerial autoritar.

6.Sfera de cuprindere a decidentuluiparticipative- se adopt de organe de management participativ;

- majoritatea sunt decizii strategice i tactice;

- consum mare de timp, reflectat, de regul n gradul de fundamentare superior.

individuale- se adopt de ctre un cadru de conducere;

- se bazeaz adesea, n exclusivitate pe experiena i capacitatea decizional a managerului respectiv;

- cost mai ieftin dect deciziile participative.

7.Obligativitatea pentru adresantImperative- emise de conductori, fiind destinate nivelelor ierarhice inferioare;

- caracter decizional pronunat;

- luarea n considerare a mesajului informaional este obligatorie;

Nonimperative- emise de executai i manageri fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor;

- caracter pronunat informativ;

- luarea n considerare a mesajului informaional nu este obligatorie;

8.Natura proceselor reflectateCercetare-dezvoltare- reflect sau au n vedere activitile de cercetare-dezvoltare;

Comerciale- reflect sau au n vedere activitile comerciale;

Producie- reflect sau au n vedere activitile de producie;

Financiar-contabile- reflect sau au n vedere activitile financiar-contabile;

Personal- reflect sau au n vedere activitile de personal.

Circuitele i fluxurile informaionale. Circuitul informaional este traiectul pe care l parcurge informaia ntre emitor i destinatar. Figura 2.8. ilustreaz fluxurile informaionale. Fluxul informaional este format din totalitatea circuitelor informaionale dintr-o organizaie. ntr-o organizaie modern exist o mare varietate de circuite i fluxuri informaionale, ce pot fi clasificate n funcie de mai multe criterii, aa cum se ilustreaz n tabelul 4.2.

Procedurile informaionale reprezint ansamblul modalitilor de culegere, nregistrare, transmitere, prelucrare a informaiilor. Procedurile informatice trebuie specificate detaliat, indicndu-se succesiunea de operaii, suporii informaiilor, mijloacele de tratare a informaiilor, etc. n momentul de fa procedurile informaionale sunt caracterizate de cteva elemente distinctive:

automatizarea masiv a culegerii, stocrii, prelucrrii informaiei;

grad nalt de formalizare matematic i folosirea unor echipamente i programe informatice sofisticate.

(Mijloace de tratare a informaiilor. Exist o gam variat de mijloace de tratare, pornind de la cele manuale, mecanizate i ajungnd la mijloace automatizate bazate pe echipamente informatice. Mijloacele de tratare se refer la culegerea informaiilor , stocarea, prelucrarea i transmiterea sau difuzarea informaiilor.

Fig. 4.3. Fluxurile informaionale dintr-o organizaie. Sursa: [x1], pag. 84.

Tabelul 4.2. Clasificarea fluxurilor informaionale Nr. crt.Criterii de clasificareTip de flux informaionalPrincipale caracteristiciExemple

1.Direcia de vehiculare i caracteristicile organizatorice ale extremitilorVertical- se stabilete ntre posturi sau compartimente situate pe nivele ierarhice diferite, ntre care exist relaii de subordonare nemijlocit;

- vehiculeaz informaii ascendente i descendente;

- fundamentul organizatoric este reprezentat de relaii ierarhice;Transmiterea rapoartelor zilnice privind prezena la lucru ntre un funcionar al compartimentului personal i eful acestuia.

Orizontal- se stabilete ntre posturi i compartimente situate pe acelai nivel ierarhic;

- vehiculeaz informaii orizontale

- fundamentul organizatoric este reprezentat de relaiile de cooperare sau funcionaleTransmiterea informaiilor privind situaia forei de munc de ctre eful serviciului personal - retribuire eful serviciului plan-dezvoltare, cu ocazia unei analize a stadiului realizrii strategiei societii comerciale sau regiei autonome.

Oblic- se stabilete ntre posturi sau compartimente situate pe nivele ierarhice diferite, ntre care nu exist relaii de subordonare nemijlocit;

- vehiculeaz informaii ascendente i descendente;

- fundamentul organizatoric este reprezentat de relaiile funcionale, de stat major sau controlTransmiterea documentaiilor tehnologice de ctre eful atelierului de proiectri tehnologice, efului echipei de sculeri nr.2 n vederea realizrii SDV-urilor.

2Frecvena produceriiPeriodic- se repet la anumite intervale trimestru, lun etc;

- fundamentul producerii lor l reprezint caracterul secvenial al proceselor de munc;

- predomin n societile comerciale i regiile autonome ca urmare a caracterului ciclic al proceselor de execuie i manageriale;Transmiterea sptmnal de ctre efii seciilor de producie a situaiei realizrii programelor de producie inginerului ef.

Ocazional- se stabilesc cu o frecven aleatorie;

- fundamentul producerii lor l reprezint situaiile inedite, endogene sau exogene, firmei.Transmiterea informaiilor privind blocarea contului curent la banc de ctre managerul economic managerului general al firmei.

4.2. Funciile sistemului informaional. Cerine de raionalizare

Sistemul informaional al unei organizaii trebuie s ndeplineasc urmtoarele funcii:

Funcia decizional- asigur informaiile necesare lurii deciziilor. n acest context apare noiunea de sistem informaional al managementului. SIM (MIS managerial informaional system)

Funcia operaional declanarea mulimii de aciuni necesare realizrii obiectivelor organizaiei.

Funcia de documentare gsirea i nregistrarea informaiilor pentru mbogirea cunotinelor personalului i care pot fi ulterior folosite pentru luarea altor decizii.

Consideraiile anterioare au reliefat complexitatea i importana sistemului informaional pentru buna funcionare a unei organizaii.Ca urmare deficienele existente n acest domeniu au repercursiuni grave asupra modului n care organizaia i atinge obiectivele. Studiile efectuate au pus n eviden existena unor deficiene tipice cum ar fi:

distorsiunea adic modificarea parial, neintenionat a coninutului unei informaii pe parcursul circuitului informaional;

filtrajul modificarea intenionat a coninutului mesajului;

redundana transmiterea repetat a acelorai informaii ;

suprancrcarea circuitelor informaionale.

Exist o serie de instrumente de analiz i raionalizare a fluxurilor informaionale cum ar fi schema bloc, diagrama orizontal de flux informaional (ASME), diagrama vertical de flux informaional, etc., a cror folosire poate conduce la proiectarea unui sistem informaional raional i eficient. n continuare vom prezenta concis cteva principii de raionalizare a sistemului informaional:

subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului firmei;

corelarea sistemului informaional cu sistemul decizional i cu organizarea structural a organizaiei;

unitatea metodologic a tratrii informaiilor (asigurarea compatibilitii);

principiul concentrrii asupra abaterilor eseniale;

principiul timpului corespunztor de reacie;

principiul asigurrii de maxim de informaii finale;

principiul flexibilitii;

principiul eficienei.

Cititorul interesat poate gsi o tratare detaliat a acestor principii n referinele : x3 i x4.

4.3. Sistemul informatic

n figura 4.1. care ilustreaz sistemul informaional al organizaiei, se poate sesiza existena unui subsistem al sistemului informaional sistemul informatic.

O definiie a sistemului informatic ar putea fi [x2] : un sistem de tratare mecanizat sau automatizat a informaiei , constituit din echipamente, programe i baze de date care trebuie s satisfac cerine riguros precizate.

O alt definiie [x4] consider sistemul informatic o parte a sistemului informaional n care procesul de culegere, transmitere, stocare i prelucrare a datelor se realizeaz utiliznd elemente sau componente ale tehnologiei informatice, adic mijloace de calcul i de comunicare moderne, produse software specializate, proceduri i tehnici specifice la care se adaug personal specializat.

Figura 7.4. ilustreaz relaia dintre sistemul informatic i sistemul informaional, indicnd pentru fiecare etap a circuitului informaional , cu tendina de extindere n cadrul acestuia, coninnd activitile automatizate i are drept scop obinerea informaiei active.

Fig. 4.4. Relaia dintre sistemul informaional i sistemul informatic.

Se numete sistem informatic integrat [x4] un sistem informatic care asigur introducerea unic a datelor i prelucrarea multipl a acestora, n funcie de cerinele utilizatorilor. Astfel de sisteme informatice integrate sunt specifice domeniilor economic, financiar, bancar, etc. Fiindc sistemele informatice moderne fac apel la cele mai noi descoperiri n domeniul tehnologiei informatice i al tehnologiei telecomunicaiilor, este util o definire a acestor domenii. Prin tehnologia informaiei i comunicaiilor se nelege combinaia de tehnologii de calcul (echipamente i programe) cu tehnologia comunicaiei (reele de transmitere a datelor, imaginilor i vocii).

Un sistem informatic ntlnit n majoritatea organizaiilor l reprezint sistemul informatic de gestiune (SIG). Vom prezenta ca titlu de exemplificare elementele acestui sistem informatic, urmnd ca n seciunea urmtoare s detaliem tipurile de sisteme informatice.

Sistemul informatic de gestiune este format din patru componente independente: domeniile de gestiune, datele, modelele...