Suport Curs Manager Proiect

  • Published on
    06-Aug-2015

  • View
    1.063

  • Download
    5

Embed Size (px)

Transcript

SUPORT DE CURS

MANAGER DE PROIECT Cod COR: 241919

2011

1

Cuprins1. Stabilirea scopului si cerintelor de management al proiectului 1.1. Introducere in managementul proiectelor 1.2. Stabilirea scopului proiectului 1.2.1. Stabilirea obiectivelor strategice ale proiectului 1.2.2. Identificarea si selectarea optiunilor pentru proiect 1.2.3. Argumentarea necesitatii si fezabilitatii proiectului 1.2.4. Pregatirea propunerii de proiect 1.3. Stabilirea cerintelor de management integrat al proiectului 1.3.1. Sistemul de Management Integrat 1.3.2. Stabilirea obiectivelor operationale ale proiectului 1.3.3. Descompunerea proiectului in structuri elementare 1.3.4. Pregatirea specificatiilor proiectului si asigurarea conformitatii cu prevederile lor 2. Planificarea activitatilor si realizarea procedurilor de achizitii pentru proiect 2.1. Planificarea activitatilor si jalonarea proiectului 2.1.1. Identificarea si prioritizarea activitatilor si evenimentelor cheie ale proiectului 2.1.2. Elaborarea planului detaliat al proiectului 2.1.3. Monitorizarea si adaptarea planului proiectului pentru corectarea devierii. Solutii 2.2. Gestiunea utilizarii costurilor si resurselor operationale pentru proiect 2.2.1. Planificarea resurselor si costurilor necesare proiectului 2.2.2. Modalitati de procurare si asigurare a resurselor proiectului 2.2.3. Managementul fiunanciar al proiectului 2.3. Realizarea procedurilor de achizitii pentru proiect 2.3.1. Elaborarea documentelor necesare contractelor de achizitii pentru proiect 2.3.2. Selectarea furnizorilor 2.3.3. Realizarea negocierii si verificarea contractelor 3. Managementul factorilor implicati 3.1. Managementul riscurilor 3.1.1. Identificarea si evaluarea riscurilor2

3.1.2. Strategii de prevenire a riscului 3.2. Managementul echipei de proiect 3.2.1. Echipa de proiect 3.2.2. Formarea echipei de proiect 3.2.3. Planul si metodele de lucru 3.2.4. Repartizarea sarcinilor, monitorizarea si controlul performantelor echipei 3.2.5. Evaluarea performanelor si asigurarea feedback-ului 3.3. Managementul comunicarii 3.3.1. Cerinte de comunicare in cadrul organizatiei 3.3.2. Asigurarea comunicarii in cadrul proiectului 3.3.3. Monitorizarea si raportarea progresului proiectului 3.4. Managementul calitatii proiectului 3.4.1. Identificarea cerintelor de calitate in cadrul proiectelor 3.4.2. Proceduri de planificare, urmarire si control a calitatii 3.4.3. Evaluarea calitatii rezultatelor proiectului 4. Legislatie in domeniu

3

1. STABILIREA SCOPULUI SI CERINTELOR DE MANAGEMENT AL PROIECTULUI 1.1. Introducere in managementul proiectelor Proiectul este o ntreprinde, un efort concret, practic si orientat spre rezultat, pentru soluionarea unei probleme. In sine, el se constituie dintr-o succesiune de activitati noi, specifice, structurate si desfasurate conform unui plan in vederea atingerii unor obiective clare si a unor rezultate anticipate. Proiectul are o durata limitata in timp, este conditionat de existenta unor resurse, limitate si ele, trebuie atent planificat, iar rezultatele trebuie supuse evaluarii. Un proiect trebuie sa aiba un scop, sa fie realist si sa se constituie intr-o soluie unica de rezolvare a unor probleme specific intr-un context clar definit. Proiectul are un anumit grad de autonomie fa de activitile curente ale organizaiei. Ciclul de viata al proiectelor include in mod obligatoriu urmatoarele etape: Identificarea necesitatilor, problemelor, premiselor, ipotezelor de lucru si conditiilor specifice; Analiza conditiilor existente si a starii de fapt Structurarea si pregtirea proiectului Evaluarea preliminar a activitatilor si etapelor de realizare Analiza resurselor existente si a modalitatilor de atragerea de noi resurse Implementarea proiectului: demararea si desfasurarea activitatilor, mobilizarea resurselor si atingerea rezultatelor etapelor intermediare Monitorizarea modului de implementare a proiectului - controlul activitatilor, modul de utilizare a resurselor, actiuni corective Evaluarea rezultatelor, partiale si finale. In principal se dezvolta proiectele pentru: Satisfacerea unor cerinte specifice Indeplinirea unor obective independente Pentru a raspunde unor motivatii de natura tehnica, educativa etc O activitate tip proiect introduce modificari si deplasari de activitati si personal intr-un dispozitiv organizational stabil. Aceasta se intampla din cauza ca se intreprinde ceva nou si ca acestei activitati i se aloca temporar fonduri si personal. Elementele definitorii ale unui proiect sunt urmatoarele: a. Scopul Orice proiect trebuie sa conduca la imbunatatirea situatiei existente, la atingerea unor indicatori superiori, obtinerea de noi realizari, a unor elemente de noutate si beneficii viitoare durabile. Elementele de noutate vor incepe sa apara inca pe parcursul proiectului. Scopul proiectului va trebui de asemenea, sa evidentieze beneficii echitabile pentru toti. b. Obiectivele Fiecare proiect trebuie sa aiba un obiectiv general. In anumite cazuri in care proiectele au chiar mai multe obiective generale. Acestea sunt proiectia in plan concret a scopului, evidentiind rezultate concrete, beneficii pe termen lung pentru entitati, grupuri de interese, sau chiar pentru societate in general. Definirea obiectivelor generale demonstreaza modul in care proiectul se circumscrie politicilor si strategiilor organizationale, sectoriale, regionale, nationale etc. Obiectivele secundare deriva din cele generale.

4

c. Activitatile Activitatile sunt actiuni si sarcini specifice care trebuie intreprinse pentru a se produce reuzultatele scontate si a se atinge obiectivele propuse. Ele rezuma ceea ce se va face in proiect. d. Planul de actiune Planul de actiune stabileste momentul, durata si succesiunea activitatilor. Planul de actiune poate sa identifice si sa ofere puncte de reper pentru monitorizarea progresului inregistrat in implementare proiectului, responsabilitatile pentru realizarea activitatilor propuse si mijloacele de verificare a indeplinirii obiectivelor.

e. Sustenabilitatea Prin sustenabilitatea proiectului se intelege capacitatea acestuia de a continua, sustine si de a furniza o suma acceptabila de beneficii si dupa incheierea asistentei tehnice si financiare primite. Sustenabilitatea proiectului este obligatorie si ea se demonstreaza atat din punct de vedere financiar, cat si institutional si la nivel de politici. f. Bugetul Reprezinta transpunerea baneasca a tuturor demersurilor unui poriect. Un buget trebuie sa fie realist si sa respecte termenii impusi de regulele de finantare. g. Ipoteze si riscuri In cazul proiectelor ipotezele sunt modele predictive de natura calitativa sau cantitativa de derulare a proiectului. Riscurile sunt factori perturbatori externi, ce decurg din contextul general in care se implementeaza proiectul sau din alte activitati, proiecte, conditii la care se face raportare in implementarea proiectului. Managementul proiectului nu are control direct asupra riscurilor, acestea pot afecta progresul sau succesul proiectului, dar poate realiza scenarii de prevenire si minimizare a efectelor acestora. Este foarte important sa se formuleze de la inceput cat mai multe ipoteze, pentru a facilita identificarea, prevenirea si minimizarea efectelor riscurilor. Termenul management este de origine latina, dar este de preferat folosirea denumirii de management de proiect celui de gestionare a proiectului = conducere + gestionare. Managementul de proiect consta in coordonarea activitatilor pentru desfasurarea lor in conformitate cu graficul stabilit si in conditiile previzionate, gestionarea si mobilizarea, stabilirea sarcinilor si evaluarea rezultatelor. Managementul urmareste in principal atingerea obiectivului general si a obiectivelor secundare in conditii concret stabilite de timp si resurse, cu respectarea bugetelor si costurilor aprobate. Managementul de proiect poate fi privit din mai multe perspective: - Managementul de proiect ca o sarcina - Managementul de proiect ca un sistem social - Managementul de proiect ca un proces Domeniile cheie in care se desfasoara managementul de proiect sunt: a) Managementul / gestionarea timpului - Incheierea proiectului la termenul stabilit - Planificarea in timp a resurselor - Replanificarea in timpul derularii proiectului - Predictia problemelor inaintea aparitiei lor5

b) Managementul resurselor umane - Asigurarea disponibilitatii la timp a persoanelor implicate in proiect - Asigurarea ca persoanele implicate in proiect isi cunosc sarcinile si le pot indeplini in mod correct - Rezolvarea conflictelor c) Managementul resurselor materiale - Alocarea la timp a resurselor materiale necesare proiectului - Proiectarea si desfasurarea activitatilor in conformitate cu resursele allocate - Resursele allocate sa aiba un impact maxim Managementul unui proiect performant trebuie sa fie flexibil si orientat pe: - obiective - schimbare - inovatie - performanta Proiectul fiind in general un proces complex, managerul trebuie: - se adapteze in permanenta la modificari frecvente si deseori importante - sa propuna in permanenta solutii care tin seama nu numai de consturi, dar si de termene si calitatea realizarilor - sa conduca echipe pluridisciplinare Sistemul managementului de proiect este un sistem complex cu multe interconexiuni intre activitati pe durata elaborarii si desfasurarii proiectului. Proiectele implica in realizarea lor un mare numar de persoane cu diferite calificari, opinii si interese. In centrul metodologiei sistemului de management de proiect trebuie sa se afle un proces de rezolvare a problemelor, impartit in doua componente: a) Un sistem proiectat pentru gasirea unor solutii noi. In acesta, atat obiectivul cat si mediul de lucru sunt cele mai importante aspecte (definirea necesitatilor si a problemelor, cautarea si selectarea solutiilor optime.) b) Gestionarea problemelor provenind din organizarea si coordonarea proiectului, aspectele cele mai importante fiind: distribuirea sarcinilor si responsabilitatilor persoanelor participante la proiect, implementarea structurilor organizationale, luarea de decizii. Sistemul managementului de proiectOrganizarea proiectului - Proiectare - Derulare Conducerea proiectului - Planificare - Monitorizare - Conducere

Tinta proiectului

6

Instrumente - Metode - Mijloace

Orice proiect are un ciclu de derulare care este orientat pe obtinerea de rezultate concrete. Aceste rezultate sunt conditionate de trei elemente interdependente: a. Impartirea in etape si faze Impartirea in faze presupune: - impartirea activitatilor in faze logice bine definite - ca fiecare faza a proiectului are un scop unic - ca fiecare faza incepe si se termina cu o decizie b. Luarea de decizii c. Controlul Atat luarea deciziilor cat si controlul se refera la urmatoarele aspecte: - timp - bani - calitate - informatii - organizare In cazul particular al managementului proiectelor finantate din fonduri europene, proiectele cuprind urmastoarele etape principale pentru promotorul proiectului: - Stabilirea necesitatii proiectului si a ceea ce trebuie si ceea ce nu trebuie sa fie rezultatele proiectului - Stabilirea obiectivului principal si a obiectivelor secundare - Constituirea consortiului - Elaborarea propunerii de proiect si inaintarea cererii de finantare - Implementarea proiectului dupa aprobarea lui - Asigurarea sustenabilitatii proiectului si diseminarea rezultatelor lui FAZELE PROIECTULUI Initiativa Definirea Proiectarea Implementarea Evaluarea Diseminarea si sustinerea SCOPUL FAZEI Definirea exacta a obiectivelor proiectului Stabilirea modului in care se vor realiza obiectivele proiectului Realizarea obiectivelor proiectului Stabilirea impactului proiectului Folosirea in continuare si diseminarea rezultatelor proiectului

Desi exista o distinctie clara intre notiunile de proiect si program, se fac frecvent confuzii si de multe ori termenii se folosesc cu intelesuri echivalente. In managementul proiectelor, un program include in general axe si masuri, avand conditii, criteria, obiective si elemente specific pe baza carora se construiesc proiectele. La randul lor proiectele se descompun in activitati, ce pot fi grupate la nivel de subproiecte, daca este cazul. Diferentele dintre programe si proiecte sunt:7

Anvergura

Durata

Buget

Grad de evaluare

Durata de ordinul lunilor sau a 2-3 ani. O durata mare conduce de cele mai multe ori la imposibilitatea atingerii scopului proiectului. Buget poate fi suplimentat sau Buget este fix si clar redus in functie de modul de structurat pe capitole si derulare a programului in timp si obiecte de deviz. de prioritati Evaluare la nivel macro Evaluare la nivel de obiectiv, activitate, actiune.

Program Sunt directii si componente ale dezvoltarii economico-sociala strategice, la nivel international, national, transregional sau regional Durata mare, de ordinul a cel putin 5 ani

Proiect Initiative punctuale, locale, nationale sau multinationale, ce se incadreaza in programe strategiei de anvergura

Proiectele au o conducere clar definita, managerul de proiect avand rolul de a coordona echipa de proiect, dimensionata in functie de complexitatea proiectului, purtand tot odata raspunderea atingerii obiectivelor proiectului. Un proiect se caracterizeaza prin: - durata limitat data de nceput si de sfarsit sunt foarte bine definite - graphic de implementare si program de activitati in cadrul unui proiect sunt planificate activitati, evenimente si sarcini cu un program clar de executie - resurse umane, materiale, informationale si financiare - autonomie un proiect poate avea un grad mai mare sau mai mic de autonomie fata de activitatile zilnice ale organizatiei - rezultate unice sunt schimbarile sau produsele finale asteptate de initiatori Practica a demonstrat varietatea si multitudinea de forme a proiectelor. Nu exista limitari, dezvoltarea socio-economica este principalul factor ce conduce la diversitate. Cu toate acestea, prin specificitatea lor proiectele pot fi clasificate, fara a se epuiza toate formele: a. Dupa amploarea si extindere: - Punctuale la nivel de organizatie/entitate - Locale (la nivel de localitate, grupuri de localitati, judete) - Regionale - Nationale - Transfrontaliere - Transnationale - Globale b. Dupa scop, obiective si activitati: - Proiecte economice: Proiecte de cercetare/dezvoltare/inovare Proiecte industriale Proiecte comerciale Proiecte in domeniul agriculturii Proiecte in domeniul serviciilor8

- Proiecte sociale Proiecte culturale Proiecte educationale Proiecte in domeniul sanatatii Proiecte in domeniul protectiei socialee - Proiecte socio-economice Proiecte in domeniul ecologiei Proiecte in domeniul dezvoltarii regionale Proiectele se inscriu in directiile fixate si impuse prin programe, strategii sau politici de dezvoltare. Proiectele nu pot fi scoase din contextul general. Scopul, obiectivele generale si cele specifice impun incadrarea proiectelor in cadrul general, prestabili...