Suport curs SCMI -- refacut -- 03-12-2015.pmd

  • Published on
    28-Jan-2017

  • View
    216

  • Download
    0

Embed Size (px)

Transcript

  • 1

    SUPORT DE CURS

  • 2

  • 3

    I. Noua viziune, european, asupra controlului n MinisterulEducaiei i Cercetrii tiinifice i entitile subordonate:

    I.1. Consideraiuni privind implementarea legislaiei europeneasupra controlului la MECS i entitile subordonate:

    Termenul control privit din perspectiva etimologic1, i are originile n limbalatin, provenind din alturarea a dou cuvinte: contra i rolus utilizate n mediulmilitar roman; prin acest termen se nelege, n sens larg, verificarea unui act duporiginal. Din punct de vedere semantic, prin control se nelege o monitorizarepermanent sau periodic a unei activiti, a unei situaii, a unei entiti, ori a uneistructuri dintr-o entitate, pentru a constata evoluia acesteia i pentru a lua msuri deoptimizare a proceselor, activitilor.

    n Romnia, pn la momentul de debut al demersurilor pentru armonizareacadrului legislativ naional, cu aquis-ul comunitar, n vederea aderrii la UniuneaEuropean, controlul era organizat obligatoriu n cadrul unor structuri funcionalespecializate (de gestiune, tehnic de calitate, financiar, de stat, etc.). Astfel, organizareai exercitarea controlului era aproape exclusiv atributul statului, care impunea i modulde organizare a ontroalelor din interiorul unitilor. Dup 1989, dei viziunea asupracontrolului s-a modificat concomitent cu baza legal din pcate mai exist situaiin care controlul este perceput ca un atribut al statului, sau al altor structuri externe.

    n fapt, ontrolul trebuie perceput ca una din funciile managementului, un atributal conducerii entitilor. Acum accentul s-a deplasat asupra controlului intern i esten sarcina echipelor manageriale i a fiecrui salariat n parte, s organizeze i, respectiv,s asigure funcionarea unor sisteme de control intern / managerial, care s respectecadrul general stabilit prin prevederile legale, dar astfel nct s se adapteze ct maibine la specificul entitii.

    1 Ghi M. Auditul intern, Editura Economic, Bucureti, 2004, pg. 29;

    MBUNTIREA EFICACITII ORGANIZAIONALE A MECSI A INSTITUIILOR SUBORDONATE PRIN DEZVOLTAREA

    SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL INTERN

  • 4

    Astfel, controlul intern este definit conform Codului controlului intern/managerialal entitilor publice, aprobat prin OSGG nr. 400 / 12.06.2015, ca ansamblulformelor de control exercitate la nivelul entitii publice, stabilite de conducere nconcordan cu obiectivele entitii, cu reglementrile legale i cu standardele decontrol intern / managerial, n vederea administrrii fondurilor n mod economic,eficient i eficace; acesta include structurile organizatorice, metodele i procedurile.

    Obiectivele generale ale controlului intern, pot fi sintetizate astfel:- respectarea legii, a reglementrilor i deciziilor conducerii;- realizarea atribuiilor entitii i atingerea obiectivelor prestabilite, n condiii de

    economicitate, eficien, eficacitate i randament;- protejarea fondurilor publice mpotriva pierderilor datorate erorii, risipei, fraudei,

    sau abuzului;- dezvoltarea, ntreinerea i funcionarea unor sisteme de colectare, stocare,

    prelucrare, actualizare i transmitere a datelor i informaiilor financiare i demanagement, precum i a unor sisteme de proceduri de utilizare, informare iraportare a datelor;

    I.2. Standardele de control intern/managerial

    Un real element de referin n evoluia reglementrilor asupra sistemelor decontrol intern n unitile i instituiile publice, l constituie apariia O.M.F.P. nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele demanagement i control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelorde control managerial,

    Prin acest acet normativ, conductorii/managerii tuturor entitilor publice ordonatori de credite principali, secundari i teriari dobndesc obligaia de adispune msurile necesare pentru elaborarea i dezvoltarea sistemelor de controlintern/managerial pentru fiecare unitate, cu adaptarea la particularitile cadruluilegal, la specificul organizaional, de finanare i de personal.

    Tot prin acelai ordin, sunt aprobate i un numr de 25 de standarde de controlintern/managerial, pe care toate aceste entiti din sistemul naional de nvmntpreuniversitar trebuie s le implementeze, pentru ca sistemele proprii de controlintern/managerial s fie considerate funcionale.

    Odat cu publicarea n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, Nr. 444 /22.06.2015, a Ordinului Secretarului General al Guvernului Nr. 400 / 12.06.2015,numrul standardelor de control intern-managerial, a fost diminuat la 16, dupcum urmeaz:

  • 5

    MEDIUL DE CONTROLStandardul 1 Etica i integritateaStandardul 2 - Atributii, functii, sarciniStandardul 3 - Competena, performanaStandardul 4 - Structura organizatoric

    PERFORMANE I MANAGEMENTUL RISCULUIStandardul 5 - ObiectiveStandardul 6 - PlanificareaStandardul 7 - Monitorizarea performanelorStandardul 8 - Managementul riscului

    ACTIVITI DE CONTROLStandardul 9 - ProceduriStandardul 10 - SupraveghereaStandardul 11 - Continuitatea activitii

    INFORMAREA I COMUNICAREAStandardul 12 Informarea i comunicareaStandardul 13 Gestionarea documentelorStandardul 14 Raportarea contabil i financiar

    EVALUARE I AUDITStandardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/managerialStandardul 16 - Auditul intern

    Aceste 16 standarde, care mpreun constituie baza Codului controlului intern/managerial, detaliate i explicate n cuprinsul OSGG nr. 400 / 12.06.2015 pentruaprobarea Codului controlului intern/managerial al entitilor publice, sunt aplicabiletuturor entitilor publice, deci i unitilor i instituiilor care formeaz sistemului naionalde nvmnt, precum i Ministerului Educaiei i Cercetrii tiinifice.

    Sfera controlului intern, aa cum este acesta detaliat prin standarde, se refer la: toate activitile, programele, procedurile entitilor publice; ntreg patrimoniul acestora; ntreaga structur organizatoric a fiecrei entiti; toi membrii / salariaii entitii.

    Controlul intern/managerial trebuie astfel proiectat i implementat, nct sacioneze permanent.

  • 6

    n literatura de specialitate identificm mai multe aciuni2 de control intern,aplicabile n totalitate i sistemelor de control intern/managerial create la nivelulMinisterului Educaiei i Cercetrii tiinifice i a entitilor subordonate, pe care leprezentm schematic n Figura nr. 1. Este evident faptul c, n funcie de specificulfiecrei entiti, de situaiile concrete n care se utilizeaz aciunile de control, rezultun anumit mix, format din toate aceste forme / aciuni de control intern, ori doar dinunele dintre acestea.Sursa: Prelucrare dup: Ghi, Marcel Auditul intern, Editura Economic, Bucureti, 2004.

    Figura nr. 1: Aciunile de control intern n cadrul unei entiti publice

    Toate aceste aciuni de control intern sunt la dispoziia managementului, nstrebuie aplicate de fiecare salariat. Reprezentantul legal al entitii este responsabili pentru organizarea controlului intern. Aciunile de control intern pot fi dezvoltatesau reduse, nfiinate sau anulate, n funcie de evoluia riscurilor din entitate i dinafara acesteia.

    Este esenial s observm un paragraf care face parte din consideraiunile generaleinserate n debutul Codului controlului intern-managerial aprobat prin OSGG nr. 400 /12.06.2015:

    Controlul intern/managerial este n responsabilitatea conductorilor, care auobligaia de a-l defini, proiecta, implementa i de a-l perfeciona continuu. n acestsens, se poate afirma c un conductor care ar ncredina unor teri controlul intern-managerial al entitii, nu i va mai ndeplini atribuiile cu bune rezultate.

    INSPECIA

    CONTROLULDE GESTIUNE

    (PATRIMONIAL)

    CONTROLULADMINISTRATIV

    CONTROLULFINANCIAR-CONTABIL

    AUTOCONTROLCONTROLUL

    MUTUAL

    CONTROLULIERARHIC

    CONTROLULPARTENERIAL

    CONTROLUL DECALITATECONTROL

    FINANCIARPREVENTIV

    CONTROLULINTERN

    2 Cioar, M. Ghid practic pentru directorii de coli Implementarea sistemului de control intern / managerial nunitile de nvmnt preuniversitar, Editura LBW Edituri specializate, Bucuresti, 2014;

  • 7

    Considerm extrem de important aceast precizare, pentru a veni n ntmpinareamanagerilor, cu privire la poteniale oferte de externalizare a activitilor de proiectare,implementare a standardelor de control intern/managerial.

    Prevederile legale din ara noastr, similar aquis-ului comunitar, arat c trebuierealizat o separare net ntre demersurile de implementare a controlul intern iauditul intern.

    Auditul intern este una dintre formele de control intern, ns pe baza procedurilorde lucru standardizate, acesta evalueaz controlul intern i consiliaz managementul,inclusiv n ceea ce privete implementarea i dezvoltarea propriului sistem de controlintern / managerial.

    Important: Auditul intern nu particip la organizarea i exercitarea controluluiintern; auditul intern evalueaz sistemele de control intern i formuleazrecomandri pentru optimizarea organizrii i funcionrii acestora.

    Pentru ca managerii din entitile publice s neleag bine n ce const controlulintern/managerial i instrumentarul cu care opereaz, este necesar s tie cum s acionezepentru a-l proiecta, reproiecta, implementa, dezvolta, aplica i evalua.

    n litera i spiritul legii, metoda se bazeaz pe o abordare n funcie de riscuriataate activitilor entitii.

    n general, exist dou mari categorii de riscuri: - riscuri generale- riscuri specifice

    Astfel, un sistem de control intern-managerial trebuie s cuprind: instrumente generale de control intern vizeaz riscurile generale (referitoare

    la funcionarea entitii n ansamblul ei); exemplu: chestionare de control intern; instrumente specifice de control intern vizeaz riscurile specifice (sunt legate

    de fiecare activitate n parte); exemplu: liste de activiti, liste de riscuri,formulare de alert la risc.

    Practic, crearea i utilizarea unui sistem de control intern / managerial, vizeazsintetic parcurgerea a 5 etape3:

    - evaluarea instrumentelor generale de control intern;- evaluarea instrumentelor specifice de control intern;- analiza raportului ntre costurile suplimentare i efectele ateptate, generate de

    implementarea sistemului de control intern;- elaborarea i aprobarea programului de implementare a sistemului de control intern;- monitorizarea execuiei programului de implementare a sistemului de control intern.

    3 Cioar, M. Ghid practic pentru directorii de coli Implementarea sistemului de control intern / managerial nunitile de nvmnt preuniversitar, Editura LBW Edituri specializate, Bucuresti, 2014

  • 8

    Important: n practic nu se poate face i nu trebuie fcut o separare ntrenoiunile / conceptele de control intern, proceduri, respectiv managementulriscului, acestea fiind indisolubil legate, n relaii de complementaritate i trebuinds coexiste i s funcioneze mpreun.

    Orice politic de gestionare a riscurilor n interiorul unei entiti, necesit elaborareaunor instrumente care s permit concretizarea demersului de control intern.Instrumentele de control intern/managerial se construiesc n baza evalurilor de risc ia procedurilor scrise.

    Definirea cadrului operaional reprezint miza major pentru a trece de lateorie la practic. Este vorba despre construirea unui dispozitiv tehnic care sasatisfac 3 conditii:

    s se subordoneze obiectivelor stabilite de conducere (management); s se conformeze principiilor generale recunoscute la nivelul UE; s se adapteze modului de organizare a entitii;n acest context, un model de proiectare a instrumentarului cu care se opereaz

    pentru construirea i dezvoltarea unui sistem de control intern/managerial se poateprezenta sub forma schemei din figura nr. 2:

    Figura nr. 2: Instrumentar orientativ de control intern4

    4 Cioar, M. Ghid practic pentru directorii de coli Implementarea sistemului de control intern / managerial nunitile de nvmnt preuniversitar, Editura LBW Edituri specializate, Bucuresti, 2014

    6.Controlul-compararearezultatelor cuobiectivele-sesizareaabaterilor-msuricorectie

    1.Obiectivele-stabilite-cunoscute nprealabil.- S.M.A.R.T.

    2.Mijloacele-umane-materiale-financiare

    3.Sistemulinformaional-se refer latoateactivitile-reflectobiectivele-esteperfectibil

    4.Organizarea-necesit ocunoaterebun afuncionriientitii

    5.Procedurile-operaionale-decizionale-jurisdici-onalePot fi instrum.reale decontrol intern

    Instrumentarulde

    Control intern

  • 9

    Din acest instrumentar cu care trebuie s operm att la nivelul MinisteruluiEducaiei i Cercetrii tiinifice, ct i al entitilor subordonate n virtutea implementrii,dezvoltrii i funcionrii sistemelor de control intern / managerial, facem unele succintereferiri la procedurile de lucru ca instrument de control intern.

    Noiunea de procedur este indisolubil legat de aceea de control intern. nfapt, procedurile fac parte din instrumentele controlului intern; altfel spus, controlulintern opereaz cu proceduri.

    Important:Procedura = totalitatea pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite ia regulilor de aplicat, n vederea executrii oricrei activiti, operaiuni sau sarcinide lucru.Procedura = nlnuire de sarcini realizate n cadrul unui proces conform unorreguli predefinite. Este caracterizat de un element generator i de o finalitate.

    Pentru sistematizarea noiunilor folosite, iat cteva modaliti de a le defini:Ciclu = ansamblu coerent de procese.

    Proces = ansamblu de activiti realizate de diferite elemente structurale, care participla ea i produc un rezultat comun.

    Activitatea = executarea de ctre o entitate operaional (compartiment, angajat dincadrul compartimentului) a unui ansamblu de operaiuni / aciuni, care nu pot fi disociate

    Operatiunea / aciunea = component indisociabil a unei sarcini de lucru.

    Observaie: gradul de complexitate al demersurilor de munc, crete n ordinea:

    operaiune - activitate proces ciclu.

    n activitatea de la nivelul unei entiti publice, pot fi identificate cu uurinmulte exemple de proceduri, utilizate efectiv n practic, chiar dac persoanele implicaten aceste demersuri, nu le-au perceput ca atare i procedurile nu au fost materializate nform scris:

    procedura de organizare i desfurare a concursurilor pentru ocupareaposturilor didactice vacante;

    procedura de evaluare a performanelor profesionale ale personalului; procedura de calcul a drepturilor salariale; procedura de inventariere; procedura de organizare i exercitare a controlului financiar preventiv; proceduri de atribuire a contractelor de achiziie public, etc., etc., etc.

  • 10

    Fig. 3. Cele apte cerine importante, pentru ca procedurile s fie instrumente viabile de control intern5

    Argumente n favoarea elaborrii i utilizrii procedurilor operaionale:- pentru c aa prevede legislaia;- pentru a se putea crea un sistem de control intern adaptat i funcional;- pentru a se putea institui un sistem de management al riscului, care s

    permit estimarea i protecia contra riscurilor;- pentru ca managementul unitii s poat evalua corect i uor gradul de

    atingere a obiectivelor propuse, respectarea legilor, precum i evoluia personalului.

    I.3. Demersuri practice pentru implementarea standardelorde control intern/managerial n entitile publice

    n vederea aplicrii cadrului normativ instituit prin actele normative amintite, lanivelul Ministerului Educaiei i Cercetrii tiinifice i al unitilor / instituiilorsubordonate trebuie s se ntreprind anumite demersuri, s se creeze anumitestr...