Suport de Curs MP 2014-2015

  • Published on
    18-Nov-2015

  • View
    45

  • Download
    4

Embed Size (px)

DESCRIPTION

MANAGEMENT

Transcript

  • 1

    MANAGEMENTUL

    PROIECTELOR

    - suport de curs -

    Conf.univ.dr. Balogh Marton

    Asist.univ.dr. Natalia Balogh

    2014-2015

  • 2

    Introducere

    n perioada contemporan orice activitate este privit ca un proiect modern, care impune o

    viziune nou ncepnd cu analiza necesitilor proiectului i terminnd cu reutilizarea eficient a

    rezultatelor acestuia. Drept urmare, a aprut n literatura de specialitate termenul de management de

    proiect ca un istrument de planificare, coordonare, realizare i control al activitilor din cadrul

    proiectelor derulate n diferite sectoare ale societii. Apariia unui proiect este asociat cu existena

    unei nevoi n cadrul organizaiei sau a societii, putem spune c acesta este un rspuns la o problem

    aprut, de aceea, una din caracteristicile cele mai pregnante ale proiectului este noutatea sa. Orice

    proiect aduce un element de noutate, o schimbare fa de situaia existent. Necesitatea studierii

    tiinifice a proiectelor a aprut n urma eecurilor nregistrate la implementare. n cazul mai multor

    proiecte s-a observat o discrepan ntre obiectivele stabilite i rezultatele obinute.

    Dac ar fi s definim acest fenomen am spune c: Managementul proiectelor este un proces de

    realizare a obiectivelor asumate, pentru realizarea crora sunt folosite resurse necesare1.

    Un proiect care dispune de termene precise, de obiective, de un responsabil i de mijloace

    alocate, permite introducerea progresiv a unei culturi orientate spre atingerea rezultatelor ntr-o

    perioad dat. Prin urmare, managementul de proiect a devenit o tematic de baz n mai toate

    modulele de pregtire adresate funcionarilor publici.

    Aplicabilitatea conceptului de management de proiect este extrem de diversificat n perioada

    actual. Domeniile n care pot fi elaborate proiectele sunt foarte variate i se refer att la proiecte

    generale, care vizeaz dezvoltarea (a unei organizaii, comuniti sau persoane), ct i la proiecte care

    vizeaz schimbul de experien, organizarea de seminarii etc. n general, nainte de orice aciune,

    remunerat sau benevol, n cadrul unei societi comerciale, al unei organizaii neguvernamentale, al

    administraiei publice, al unei familii etc., trebuie analizate posibilitile aplicrii managementului de

    proiect.

    Proiectele apar la toate nivelele de organizare. Ele pot implica o persoan sau echipe de

    persoane. Necesitatea elaborrii i gestionrii proiectelor n cadrul administraiilor publice locale s-a

    nscut din nevoia de a adapta tehnici moderne de lucru i de a atrage noi resurse financiare pentru

    rezolvarea unor probleme aprute la nivelul comunitilor locale. Introducerea unei culturi

    organizaionale orientat spre atingerea de rezultate pozitive are nevoie de un proiect cu termene i

    obiective precise, cu mijloace exacte alocate.

    Recurgerea la managementul proiectelor n administraia public poate prezenta avantaje

    considerabile:

    depirea funcionrii ierarhice rutiniere a administraiei;

    apropierea unitilor/serviciilor, care colaborez de obicei prea puin.

    n cadrul implementrii diferitelor programe i proiecte o important surs de adaptare a

    administraiilor publice se refer la interaciunea existent ntre forele interne ale organizaiei i mediul

    1 Opran (coord.), Constantin, Stan, Sergiu, Nstas, Stelua, Abaza, Bogdan Managementul proiectelor, Editura

    Comunicare.ro, Bucureti, 2002.

  • 3

    extern. Abordarea proceselor de implementare nu poate fi static datorit fluctuaiei continue a

    factorilor de influen interni i externi.

    Funcia public cunoate de mult timp, ca toate organizaiile profesionale, ideea

    managementului proiectelor, fapt probat de cteva elemente specifice:

    conducerea reorganizrii unui serviciu este vorba de o problem care trebuie rezolvat, de o

    serie de misiuni de realizat, de o activitate consumatoare de timp, de deinerea unor cunotine

    i a unor mijloace specifice;

    punerea n practic a unui plan de dotare cu noi echipamente i birotic;

    adaptarea n profunzime a unei proceduri administrative presupune precauie, reflecie i mobilizeaz numeroi actori, traducndu-se prin instruciuni, documente, informare public.

    Administraia public din Romnia trebuie sa ia n considerare impactul pe care un mediu in

    continu schimbare l poate avea asupra ei. Identificarea misiunilor, scopurilor i obiectivelor

    organizaionale reprezint nu doar o strategie managerial, ci i o modalitate de supravieuire.

    Nimeni nu mai pune astzi la ndoial faptul c una din cheile integrrii cu succes a rii noastre

    n Uniunea European este oferit de ctigarea i derularea proiectelor, prin accesarea fondurilor

    europene substaniale.

  • 4

    I. Clarificri conceptuale

    nainte de a vorbi despre elaborarea proiectelor, despre managementul de proiect, este necesar

    definirea termenilor de specialitate care vor fi folosii n cadrul materialului de fa. Pentru nceput se

    vor defini cei doi termeni care compun expresia de management de proiecte.

    Astfel, cuvntul proiect provine din latinescul projectus i conform Dicionarului Explicativ al

    Limbii Romne are mai multe nelesuri, fiind interesante urmtoarele:

    plan sau intenie de a ntreprinde ceva, de a organiza, de a face un lucru;

    prima form a unui plan (economic, social, financiar, etc.) care urmeaz s fie discutat i

    aprobat pentru a primi un caracter oficial i a fi pus n aplicare.

    lucrare tehnic executat pe baza unei teme date i care cuprinde cadrul tehnic, desenele,

    justificarea utilitii obiectului proiectat, amplasarea lui.

    n materialul editat de Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile- Centrul pentru

    Dezvoltarea Organizaiilor Neguvernamentale - pentru conceptul de proiect sunt date urmtoarele

    nelesuri:

    1. Gndire anticipativ orientat ctre un scop, avnd n vedere producerea unei schimbri,

    perceput ca favorabil pentru cel ce intenioneaz s o produc.

    2. Documentaie tehnic i financiar, riguros alctuit, pe baza creia se poate realiza un sistem

    oarecare cu caracteristici i niveluri de performan predeterminate i cu riscuri limitate.

    3. Activitate care are un nceput i un sfrit, este planificat i controlat i are drept scop o

    schimbare.

    Exist n literatura de specialitate mai multe definiii pentru un proiect, majoritatea au ca

    element comun faptul c un proiect se caracterizeaz prin unicitate, prin obiective specifice care trebuie

    atinse conform unui plan in limita resurselor si a unui buget disponibil. Pe baza acestor elemente,

    putem defini proiectul ca fiind o serie de activitati organizate, desfasurate in vederea atingerii unor

    obiective predefinite, care necesita resurse si efort si care reprezinta o intreprindere unica si, prin

    urmare, riscanta -, pe baza unui buget si a unui program. De cele mai multe ori, caracteristicile

    specifice ale unui proiect ies in evidenta prin compararea acestuia cu caracteristicile activitatilor

    curente. Cteva dintre diferene se regsesc mai jos:

    Tabel 1 Proiecte vs. activiti curente

    Proiecte Activiti curente

    Implic schimbri semnificative Eventualele schimbri sunt mici i

    treptate

    Sunt limitate ca amploare i ca durat Nu se sfresc niciodat

    Unice Au un caracter repetitiv

    Folosesc resurse temporare Folosesc resurse stabile

    Sunt temporare Permanente

    Managementul este orientat spre

    atingerea unor obiective

    Management este orientat spre

    ndeplinirea unui rol

  • 5

    Caracterizate de risc i incertitudine Caracterizate printr-un sentiment de

    stabilitate

    Sursa: Brgoanu, 2004

    Exist ase aspecte importante care fac diferenta intre activitati si proiecte:

    1. Proiectul are un inceput si un sfarsit clar definite: parcurgerea unui proiect de la inceput

    pana la sfarsit implica o secventa bine definita de pasi sau activitati

    2. Proiectele folosesc resurse (umane, timp si bani) care au fost alocate in mod special in

    vederea realizarii activitatilor pe proiect.

    3. Fiecare proiect produce un rezultat unic. Aceste rezultate au obiective specifice de

    calitate si performanta. Atunci cand proiectul s-a finalizat, ceva nou a fost creat, ceva ce

    nu a existat inainte.

    4. Proiectele urmaresc un plan, au o abordare organizata pentru a satisface obiectivele

    stabilite.

    5. Un proiect implica in mod normal o echipa care sa-l duca la final.

    6. Proiectele au intotdeauna un set unic de stakeholderi care include: echipa de proiect,

    clientii, managerul de proiect, managerii executivi, reprezentati ai guvernului, alte

    persoane interesate de proiect. Stakeholderii au intotdeauna asteptari diferite asupra

    rezultatelor proiectului. Aceste asteptari trebuie urmarite, canalizate si modelate astfel

    incat, in final, proiectul sa fie considerat un succes.

    Definiiile mai noi ale proiectelor evideniaz faptul c acestea sunt eseniale pentru atingerea

    obiectivelor strategice/de dezvoltare ale unei organizaii/instituii. Proiectele reprezint, de fapt,

    modalitatea prin care este implementat strategia de dezvoltare a unei organizaii, iar managementul

    proiectelor ofer un marcant avantaj strategic.

    Proiectul se definete ca un proces nerepetitiv care realizeaz o cantitate nou, unicat, bine

    definit, n cadrul unor organizaii specializate. Proiectul are drept caracteristic, o aciune unic,

    specific i nou, compus dintr-o succesiune logic de activiti componente cu caracter inovaional

    de natur diferit, realizate ntr-o manier organizat metodic i progresiv, avnd puncte de plecare i

    puncte de finalizare bine definite, destinate pentru obinerea cu succes de noi rezultate complexe,

    necesare pentru satisfacerea de obiective clar definite.

    Orict de ciudat ar putea prea, dar aproape orice activitate ntreprins de ctre o persoan sau

    organizaie poate fi gndit n termenii unui proiect. Exemple de proiecte pot fi imaginate n orice sfer

    de aciune i orice domeniu de activitate, pornind de la construcia unei navete spaiale, sau a unui pod

    peste un ru i terminnd cu formarea profesional a unor de studeni ntr-un centru universitar sau

    promovarea imaginii unui lider. Cum ne dm seama dac o aciune este sau nu un proiect?

    n general tipologia testrii unui proiect este suficient de simpl, dei la prima vedere poate c

    nu pare chiar aa. Cel mai convenabil este de a lua cteva exemple din sfere de activitate diferite i de a

    demonstra c aceste aciuni mbrac de fapt tipologia unor proiecte:

    Orice aciune ce are ca baz obiective bine definite, se realizeaz prin intermediul activitilor i

    beneficiaz de rezultate comensurabile ntr-un orizont de timp determinat, consumnd diferite categorii

    de resurse, constituie de fapt un proiect.

  • 6

    Pentru cuvntul management care provine de englezescul management, Dicionarul Explicativ

    al Limbii Romne reine urmtoarele sensuri:

    activitatea i arta de a conduce,

    ansamblul activitilor de organizare, de conducere i de gestiune a ntreprinderilor,

    tiina i tehnica organizrii i conducerii unei ntreprinderi.

    n literatura de specialitate managementul este definit ca meseria care const n a conduce,

    ntr-un context dat, un grup de oameni cu scopul de a atinge n comun obiective conforme finalitilor

    organizaiei de apartenen2. De aici se pot trage cel puin 5 concluzii:

    1. Managementul este o meserie: deci o activitate practic ce regrupeaz un ansamblu de experiene,

    cunotine tehnice i relaionale. Nu este vorba aici nici de un proces abstract, nici de teorie.

    2. Aceast meserie const n a conduce. A conduce trebuie perceput ca un termen generic pentru a

    desemna diferite stiluri de management care sunt posibile.

    3. Meseria n cauz se exercit ntr-un context dat; este vorba aici de mediul economic, politic, social,

    tipul de cultur dominant, mentalitile, tradiiile ce determin apariia unor constrngeri/oportuniti

    specifice.

    4. Managementul presupune totodat a conduce un grup de oameni; nu trebuie deci confundat

    managementul cu simplul fapt de a avea un grup de oameni n subordine.

    5. Managementul vizeaz atingerea n comun a unor obiective conforme cu finalitile organizaiei.

    n lucrarea Managementul proiectului curs de specializare pentru lucrtorii sociali din

    mediul rural3 Simona Iovnu definete managementul proiectului ca i procesul de organizare i

    supraveghere a proiectului pentru a asigura realizarea acestuia conform planificrii, n limitele

    bugetului i conform specificaiilor stabilite. Mai general, se poate defini managementul de proiect ca

    activitatea ce are drept scop conducerea realizrii unui plan. Din aceast definiie pot fi trase trei

    concluzii:

    1. Managementul de proiect este o activitate cu un scop specific.

    2. Managementul de proiect se refer la conducerea activitii de realizare a unui plan.

    3. Managementul de proiect se desfoar n timp din momentul n care este nceput activitatea

    de elaborare a planului care urmeaz a fi realizat i ine pn n momentul realizrii evalurii

    finale vis-a-vis de activitile derulate i de succesul/impactul proiectului.

    2 Hinea, Clin Emilian, Ghiolan, Clin Management public I, Editura Gewalt, Cluj-Napoca 2000.

    3 Simona Iovnu - Curs de specializare pentru lucrtorii sociali din mediul rural, Editura Waldpress, Timioara, 2001.

    CE ESTE UN PROIECT?

    Un grup de activiti interdependente,

    ntreprinse ntr-o succesiune logic, ntr-un interval

    limitat de timp, pentru obinerea unor rezultate bine

    precizate, necesare pentru a satisface obiective clare.

  • 7

    Managementul proiectelor (project management), n practic cuprinde structurile organizatorice

    necesare derulrii proiectelor la nivelul organizaiei, organizarea intern a proiectului i corelrile

    acestuia cu structurile organizatorice ale ntregii instituii, organizarea proceselor precum i aspecte

    legate de conducerea proiectului, deci de managementul resurselor umane (sarcini i competene de

    conducere i comunicare, competene sociale etc.). Dac se are n vedere managementul proiectelor ca

    structur organizatoric (organizare structural), vorbim despre un concept de management, dac ne

    referim la elaborarea proceselor, atunci se poate vorbi despre o metod managerial, iar dac vizm n

    special aspectele de conducere, atunci este vorba despre un concept de conducere.

    Managementul proiectelor este un concept managerial, care poate susine n mod deosebit din

    punct de vedere metodic (organizare procesual), structural (organizare structural) i al

    managementului resurselor umane, o activitate complex ntr-un mediu dinamic.4

    Structurile organizatorice primare din organizaiile tradiionale instituii i organizaii - sunt

    sisteme rigide, care n practic nregistreaz eecuri ori de cte ori apare necesitatea rezolvrii unor

    probleme noi ntr-o perioada scurt. Aceste structuri organizatorice liniare cu dependene ierarhice sunt

    destinate s rezolve probleme de rutin. Pentru a rezolva sarcinile cu caracter de unicitate, deci

    sarcinile de proiect, este necesar extinderea structurii organizatorice primare ntr-o organizaie cu

    concepte de structur organizatoric secundar, i anume cu managementul proiectelor.

    Trebuie menionat c managementul proiectelor, ca unitate organizatoric de sine stttoare sau

    integrat n structura organizatoric primar a unei instit...