Suport Teoretic Curs 2 - SAP

  • Published on
    19-Jun-2015

  • View
    2.965

  • Download
    3

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Curs 2 Procese business logistice SAP ERP Ce reprezint procesele logistice ale unei companii Sistemul SAP gestioneaza procesele logistice ale unei companii, automatizand pe cat posibil pasii necesari a fi intreprinsi si oferind o imagine clara a etapelor ce trebuie parcurse si a interdependentelor existente intre diferitele sectoare ale companiei. Productia, vanzarile si achizitiile reprezinta procese operationale cheie, gestionate in general in departamente functionale diferite ale companiei;

Transcript

Curs 2 Procese business logistice SAP ERP Ce reprezint procesele logistice ale unei companii Sistemul SAP gestioneaza procesele logistice ale unei companii, automatizand pe cat posibil pasii necesari a fi intreprinsi si oferind o imagine clara a etapelor ce trebuie parcurse si a interdependentelor existente intre diferitele sectoare ale companiei. Productia, vanzarile si achizitiile reprezinta procese operationale cheie, gestionate in general in departamente functionale diferite ale companiei; cu toate acestea, fiecare dintre aceste procese declanseaza activitati in alte procese. Spre exemplu, productia poate fi declansata de o comanda de vanzari sau de o planificare independenta a cererii, iar necesarul de achizitii este declansat de necesarul ce rezulta din planificarea produselor sau de vanzarea produselor stocabile. Toate procesele logistice ale unei companii fac parte din solutia SAP ERP. Vanzarile, achizitiile si productia sunt considerate activitati operationale esentiale. Activitatile secundare includ managementul calitatii, intretinerea echipamentelor, service clienti si gestiunea stocurilor. Prioritizarea proceselor se face insa in concordanta cu nevoile specifice ale unei companii. Toate procesele operationale cheie se integreaza unul cu altul si pot fi efectuate intr-un singur sistem ERP, gestionat central. Aceste procese nu numai ca sunt interdependente, dar au efecte si asupra SAP ERP Financials si SAP ERP Human Capital Management. In cele ce urmeaza, vor fi prezentate in detaliu procesele de baza ale SAP ERP vanzare, achizitie si productie. Procesul de vnzare Procesul de vanzare este esential pentru a asigura continuitatea companiei pe piata. Modalitatea traditionala de gestionare a acestui proces presupune birocratie excesiva, ce are ca urmare dificultatea urmarii datelor si lipsa de transparenta. Intr-o lume in care vanzarile se realizeaza printro varietate de canale de distributie (on-line, retail, distributie), monitorizarea profitabilitatii si a satisfactiei clientilor, respectiv eficientizarea fluxurilor monetare sunt imposibil de realizat fara ajutorul unui soft competent. SAP propune gestionarea acestui flux intr-o maniera competenta; utilizatorii urmaresc o serie de etape pentru inregistrarea procesului in sistem, putand in orice moment sa apeleze la sistemele de raportare pentru a avea o imagine in ansamblu in ceea ce priveste, spre exemple, livrarile scadente, platile ce trebuie incasate, procentajul de oferte de vanzare ce se transforma in comenzi ferme, etc. SAP ofera transparenta activitatilor interne corespunzatoare procesului de vanzare, incluzand cereri de oferta, oferte, generarea comenzii, contractare si gestiunea ciclului de facturare. Companiile beneficiaza, datorita informatizarii vanzarilor, de o imagine completa asupra ciclului de

viata al clientului, putand monitoriza starea comenzii, facturare, plata si managementul creditului. In plus, in SAP ERP pot fi gestionate atat vanzarile pe internet, vanzarile de pe terminale mobile (ca de exemplu PDA-uri) cat si functionalitatile de call center. Scenariul Procesarea comenzii de vanzare descrie procesul complet, incapand cu activitatile premergatoare vanzarii, continuand cu creare comenzii de vanzare si completarea acesteia si incheindu-se cu facturarea comenzii si procesarea in paralel a crearii postarilor corespunzatoare in contabilitate financiara. Diagrama de mai jos ilustreaza activitatile ce compun procesul de vanzare.

Primul pas in procesul de vanzare il reprezinta activitatile premergatoare vanzarii. Asadar, acest flux poate incepe cu o cerere de oferta primita de la client. Utilizatorul introduce in sistem aceasta cerere si ii trimite acestuia o oferta ferma. Conform reglementarilor legale in vigoare la ora actuala, o data trimisa oferta ferma, aceasta nu mai poate fi revocata, deoarece acest lucru ii poate cauza pierderi fundamentale clientului. In sistem, oferta de vanzare poate fi creata cu referinta la cererea de oferta a clientului (sistemul preia in mod automat datele din cererea clientului, fara a mai fi necesara reintroducerea acestora). Utilizatorul poate modifica in oferta data de livrare, cantitatea sau pretul produselor oferite clientului. O oferta acceptata de catre client se considera o comanda ferma de vanzare. Comanda se inregistreaza in sistem, cu referinta la oferta, pentru a prelua in mod automat datele deja existente. In comanda exista date referitoare la conditiile de desfasurare a vanzarii: termene de plata, modalitate de plata, conditii de livrare, data de livrare, incoterms, locul de unde se face livrarea,

moneda de facturare, etc. In cazul in care acest lucru este necesar, comenzile pot fi blocate manual pentru a nu putea fi livrate si/sau facturate. Verificarea disponibilitatii se face doar prin simpla apasare a unui buton, in momentul inregistrarii comenzii. Prin apasarea butonului de verificare disponibilitate, sistemul verifica in background daca produsele comandate de client sunt disponibile pentru livrare (exista in stoc si nu au fost facute rezervari). In cazul in care produsele exista pe stoc, sistemul le rezerva pentru comanda de vanzare creata si, prin salvarea comenzii, se poate trece la pasul urmator livrarea. In cazul in care produsele nu sunt disponibile in stoc, acestea trebuie sa fie produse/ aprovizionate (integrare cu modulele gestiune materiale sau planificare productie) si se va trece la urmatorul pas livrarea o data ce produsele au ajuns in stoc. In functie de rezultatul verificarii disponibilitatii, sistemul propune o data de livrare sau emite un mesaj de avertizare in cazul in care data de livrare nu va putea fi respectata. Livrarea produselor se inregistreaza in sistem cu referinta la comanda de vanzare, in vederea preluarii automate a datelor din comanda de vanzare. Documentul cel mai utilizat in sistemul SAP pentru a sustine procesarea livrarii este livrarea de iesire. Aceasta sustine toate activitatile de expeditie, inclusiv ridicarea bunurilor, impachetarea, transportul si iesirea bunurilor din depozit. In timpul procesarii livrarii de iesire informatiile legate de expeditie sunt inregistrate, iar starea acestora este monitorizata. Livrarea de iesire reprezinta baza postarii iesirii bunurilor. Datele necesare pentru postarea iesirii bunurilor sunt copiate din livrarea de iesire in documentul de iesire din stoc, iar acesta din urma nu poate fi modificat manual. Pentru a aparea in acest document, modificarile trebuie facute direct in livrarea de iesire. Cu toate acestea, pentru a asigura acuratetea documentelor si conformitatea lor cu situatia reala, nu mai pot fi facute modificari esentiale in documentul de iesire din stoc dupa ce acesta a fost postat. Etapa finala a procesului de vanzare o reprezinta facturarea produselor expediate clientului. La fiecare etapa de procesare a comenzii, respectiv a livrarii sunt disponibile informatii despre facturare. Functionalitatile facturarii includ creare facturii in baza livrarii si a serviciilor prestate, emiterea de credit memo-uri, debit memo-uri si facturi pro forme, anularea tranzactiilor de facturare, metode de plata, acordarea de reduceri si transferul de date in contabilitate financiara. Atunci cand sumele sunt incasate de la client, utilizatorul inregistreaza acest lucru in sistem, iar sistemul posteaza in mod automat sumele in conturile corespunzatoare din contabilitate financiara. Procesul de vanzare inregistrat in sistemul SAP este semi-automatizat, fiecare document fiind creat cu referinta la documentul anterior. In acest fel, timpul de operare este considerabil

redus, este posibila gestionarea transparenta a intregului proces, iar probabilitatea de eroare scade. De asemenea, problemele ce pot aparea ulterior pot fi rezolvate mult mai rapid, datorita faptului ca sistemul faciliteaza accesul utilizatorilor la datele din perioadele anterioare. Procesul de achizitie Procesul de aprovizionare in SAP ERP este mai eficient decat cel traditional datorita trasabilitatii si a imbunatatirilor aduse de automatizarea pasilor. Acesta faciliteaza achizitiile in baza planurilor de necesar, gestiunea completa a stocurilor si raportarea tuturor activitatilor. Pe langa facilitarea accesului la instrumentele de gestionare a relatiilor cu furnizorii, sistemul permite selectarea si evaluarea furnizorilor si negocierea contractelor incheiate cu acestia. In imaginea de mai jos este prezentat fluxul complet de activitati ce compun procesul de achizitie:

Primul pas in procesul de aprovizionare il reprezinta determinarea necesarului de materiale. Acesta este identificat fie prin insumarea referatelor de necesitate intocmite de fiecare departament, fie utilizand functionalitatea de planificare si control al materialelor. Referatele de necesitate pot fi inregistrate de utilizatori in sistem sau pot fi generate automat in momentul in care cantitatea existenta in stoc scade sub un anumit nivel stabilit de utilizator (parametrizarile se fac in functie de cerintele clientului). Dupa ce necesarul de materiale a fost determinat, urmatoarea etapa ce trebuie parcursa este determinarea susrsei. SAP ERP ajuta la identificarea potentialilor furnizori, luand in considerare atat furnizorii specificati in comenzile anterioare, cat si contractele de

aprovizionare pe termen lung ce au fost semnate in prealabil de companie. Acest lucru diminueaza timpul de procesare necesar pentru crearea cererilor de oferta, iar acestea pot fi trimise furnizorilor in forma electronica, direct din sistem. Selectarea furnizorului poate fi facuta in mod automat, in baza unei comparatii intre ofertele primite. Utilizatorul trebuie doar sa confirme alegerea facuta de sistem. Mai mult, scrisori de refuzare a ofertei primite pot fi trimise in mod automat furnizorilor respinsi. Comenzile de aprovizionare pot fi create automat sau manual, de catre utilizator, si adopta informatiile din referatul de necesitate. De asemenea, in sistem pot fi introduse si contractele de aprovizionare. In cazul in care furnizorul trimite confirmari sau notificari de livrare, acestea pot fi operate in SAP, asigurandu-se astfel posibilitatea urmaririi starii comenzii pe tot parcursul derularii procesului de aprovizionare. Mai mult, sistemul verifica perioadele de notificare ce au fost in prealabil specificate si, daca este necesar, tipareste sau expediaza in mod automat aceste documente la intervale de timp predefinite. In sistem pot fi vizionate oricand starile actuala ale tuturor referatelor de necesitate, ofertelor si comenzilor de aprovizionare existente. Personalul responsabil cu receptia bunurilor confirma intrarea acestora in stoc prin simpla introducere a numarului comenzii de aprovizionare in sistem.. Prin specificarea marginilor de toleranta, cumparatorii pot limita receptia de cantitati ce nu corespund celor din comanda de aprovizionare. Procesul de achizitie se incheie cu verificarea facturii, activitate in timpul careia facturile sunt introduse in sistem, iar acuratetea preturilor este verificata. Aceasta etapa finala creeaza o conexiune intre achizitii si contabilitate. In cazul in care exista discrepante intre comanda de aprovizionare sau documentul de receptie a bunurilor in stoc si factura, sistemul avertizeaza utilizatorul si, in functie de parametrizarea initiala a sistemului, blocheaza plata facturii. Postarea facturii completeaza aceasta etapa si deci incheie procesul de aprovizionare; istoricul comenzii de aprovizionare este actualizat si platile pentru itemii deschisi din factura sunt initiate din contabilitatea financiara. Gestionarea eficienta a procesului de aprovizionare este esentiala pentru a mentine profitabilitatea unei companii la un nivel ridicat. Aceasta nu permite ca stocurile de materiile prime necesare in procesul de productie sa se epuizeze si ajuta la evitarea stocurilor excesive, ce duc la cheltuieli suplimentare si deci diminueaza profiturile. Utilizarea unui software competent pentru automatizarea si monitorizarea permanenta a etapelor procesului de aprovizionare este vitala pentru a castiga avantaje competitive in fata concurentei.

Procesul de productie

Procesul de productie joaca un rol foarte important in activitatea unei companii, de eficienta acestuia depinzand succesul pe piata. Transparenta acestui proces este primordiala deoarece numai monitorizand atent fiecare etapa se pot observa si corecta greselile inerente. Problema este ca aceasta monitorizare aflata permanent in actualitate nu poate fi realizata utilizand metodele traditionale. Procesul de productie in SAP ERP cuprinde atat productia propriu-zisa, cat si planificarea productiei, incluzand si conexiunile cu alte procese necesare, cum ar fi cel de vanzari sau cel de aprovizionare. Modulul de productie din SAP ERP include si productia la comanda cu sau fara configurarea variantelor, productia pe stoc, productia repetitiva, reprelucrarea rebuturilor si managementul calitatii produselor, castigand astfel teren in fata soft-urilor concurente si evidentiind caracteristicile ce il fac sa fie lider pe piata mondiala. Planificarea productiei in SAP este un proces individual, independent, a carei finalitate o reprezinta procesul propriu-zis de productie (asamblare). Planificarea se realizeaza in baza previziunilor existente, putand lua insa in considerare si promotiile, influentele sezoniere sau valorile individuale ale cererii din perioadele trecute. Planificarea capacitatilor se efectueaza la acest nivel pentru a determina din timp lipsa de resurse necesare productiei. O viziune completa a procesului de planificare productie este prezentata in figura de mai jos.

Cerintele de productie sunt reflectate in sistem sub forma cantitatilor planificate de produs pentru o anumita perioada de timp si nu sunt create numai in baza cerintelor clientului. In general, planul de productie este realizat utilizand cantitati ce rezulta atat din cerintele anterioare, cat si din previziunile legate de nivelul viitor al vanzarilor. Planificarea

vanzarilor si operatiilor (PVO) genereaza planuri de productie si/sau de vanzare, ce pot fi valabile pentru o anumita perioada de timp (spre exemplu: zilnic, saptamanal, lunar, etc.). Managementul cererii face legatura intre functionalitatile neceasre in productie si cantitatile ce rezulta din plan. In aceasta etapa, in baza planurilor existente, sunt determinate cantitatile necesare si datele la care produsele finite trebuie sa fie disponibile in stoc. Planificarea datelor de productie (PDP) este o etapa optionala, rar utilizata in procesul de planificare productie. Aceasta permite ca resursele critice sa fie planificate cu atentie sporita. Urmatorul pas ce trebuie efectuat in cadrul procesului de planificare productie il reprezinta planificarea necesarului de materiale (PNM). Acest pas reprezinta planificarea detaliata a programului de productie pentru componentele si materialele necesare. PNM-ul este o functionalitate a sistemului si se ruleaza pe intreag...