Suport Teoretic Curs 3 - SAP

  • Published on
    19-Jun-2015

  • View
    2.555

  • Download
    5

Embed Size (px)

Transcript

Curs 3 Gestionare procese achizitii in SAP ERP Pentru a nelege funcionalitile pe care le ofer SAP ERP pentru gestionarea proceselor de aprovizionare, acest curs va explica procesul de aprovizionare clasic aprovizionare manual pentru un material stocabil. Procesul debuteaz cu alegerea furnizorului pentru materialele dorite a fi aprovizionate. Primul pas al acestui proces l reprezint trimiterea de cereri de ofert diferiilor furnizori ce pot livra materialul pentru care a fost n prealabil identificat un necesar. Dup ce clientul primete ofertele de la furnizori, acesta le introduce n sistem i le compar, alegnd dintre ele varianta cea mai bun pentru propria companie. Alegerea furnizorului se poate face manual sau automat de catre sistem, folosind functionalitatile oferite de Evaluare furnizor. Urmtorul pas n procesul de aprovizionare manual pentru un material stocabil l reprezint plasarea comenzii de aprovizionare ferme ctre furnizorul ales prin mijloacele informatizate oferite de SAP ERP i respectiv eliberarea acestei comenzi de aprovizionare. n momentul n care furnizorul i onoreaz obligaia contractual, clientul efectueaz recepia n stoc a materialelor comandate, declannd astfel nregistrrile contabile aferente acestei recepii. Ultimul pas al procesului de aprovizionare manual este verificarea i nregistrarea n sistem a facturii primite de la furnizor, receptie care se poate face pe baza comenzii de aprovizionare sau a receptiei.

Primul pas n procesul de aprovizionare este introducerea n sistem a cererilor de ofert pentru materialele sau serviciile pe care clientul dorete s le achiziioneze. Cererile de ofert pot fie create manual, prin copiere dup alte cereri de ofert mai vechi sau prin utilizarea unui referat de necesitate sau unui acord de programare ca referinta. Utilizarea documentelor existente ca referinta are avantajul faptului ca datele nu trebuie introduse manual, ci pot fi copiate din documentul anterior introdus. Cererile de ofert sunt introduse n sistem i trimise furnizorilor. Transmiterea se poate face automat din sistem (integrarea cu serverul de mail, cu sistemul de comunicatii telefonice pentru fax sau electronic - EDI) sau cererile de oferta pot fi tiparite Ca urmare a primirii cererilor de ofert, furnizorii fie trimit respingerea acestora ctre client, fie trimit oferte. Respingerile furnizorilor legate de preuri, condiii i date de livrare sunt introduse n sistem n mod direct n cererea de ofert iniial, utiliznd o tranzacie special pentru ntreinerea ofertelor. n sistemul SAP ERP, cererile de ofert se transform n oferte n momentul primirii unui rspuns ferm de la furnizor. Documentul folosit in sistem este acelasi, modificandu-se starea acestuia. Cele mai favorabile oferte pot fi identificate utiliznd funcionalitatea automatizat de comparaie a ofertelor. De asemenea, condiiile ofertelor care prezint interes pentru client pot fi salvate ca info-record-uri de aprovizionare. Mai multe cereri de ofert trimise ctre diferii furnizori n vederea achiziionrii unui produs / serviciu pot fi relaionate utiliznd un numr colectiv. Numrul colectiv corespunztor acestui set de cereri de ofert este ntreinut n datele de antet ale cererii de ofert.

Pentru comparaii de pre sau alte analize i rapoarte cererile de ofert sau respectiv ofertele pot fi identificate cu ajutorul numrului colectiv. Acest numr poate avea maximum 10 caractere i poate fi alfanumeric. Furnizori ocazionali Date de baz speciale pot fi create n sistem pentru furnizorii de la care se achiziioneaz produse sau ctre care se trimit cereri de ofert cu o frecven foarte rar. Aceste date de baz se numesc date de baz pentru furnizori ocazionali. Spre deosebire de alte date de baz, un set de date de baz pentru furnizori ocazionali este utilizat pentru mai muli furnizori, pentru a evita creare de date de baz redundante. n datele de baz pentru furnizorii ocazionali nu se pot salva deci date caracteristice unui anumit furnizor. Un grup de conturi pentru furnizori ocazionali este utilizat n datele de baz, grup ce permite ca n datele de baz ale materialului s fie ascunse cmpurile specifice furnizorilor.

La crearea unui document de aprovizionare cu un furnizor ocazional este necesar ntreinerea adresei furnizorului. La introducerea facturii corespunztoare provenind de la un furnizor ocazional, datele legate de conturile bancare lipsesc, acestea trebuind introduse manual. Datele specifice furnizorului sunt introduse aadar manual i sunt salvate doar n documentele relevante (nu i n datele de baz ale furnizorului ocazional). Cu toatea acestea se pot efectua evaluri pentru furnizorii ocazionali, pentru care se utilizeaz ns numele furnizorului ca termen de cutare. Crearea de cereri de ofert Utilizare n cazul n care sunt plasate cereri de ofert pentru mai muli furnizori, un document de cerere de ofert trebuie create n sistem pentru toti furnizorii. Pentru a raionaliza procesul de creare a cererilor de ofert, trebuie nti s introducei n sistem datele identice pentru toate documentele (materiale, cantiti, date la care necesarul trebuie s fie recepionat, cereri de ofert colective). Ulterior se introduce alocarea furnizorilor. Urmtoarea imagine prezint cei mai importani pai ce trebuie efectuati n procesul de creare manual a cererilor de ofert.

Introducerea ofertelor i compararea preurilor

Cererea de ofert conine preurile furnizorului i condiiile pentru materialele i serviciile specificate n cererea de ofert. n SAP ERP, cererea de ofert i oferta sunt un singur document n momentul n care furnizorul trimite oferta, in sistem cererea de ofert se convertete n ofert.

Utilizatorul poate introduce i compara preurile i condiiile oferite de furnizori ntr-o list de comparaii de preuri din ofert. Aceast lista afieaz cea mai bun ofert pentru fiecare material. De asemenea, sistemul determin i cea mai bun ofert per total. Preturile se pot introduce in orice moneda. Datele relevante pentru un material, coninute ntr-o ofert, pot fi salvate ntr-un info record de aprovizionare. Acest info record poate fi creat automat prin bifarea indicatorului Actualizare info n timpul ntreinerii ofertei (n imaginea detaliat pentru obiect). Un indicator de respingere poate fi de asemenea ntreinut n sistem. Prin ntreinerea acestui indicator n ofertele care nu prezint interes, sistemul genereaz n mod automat scrisori de respingere ce urmeaz a fi trimise furnizorilor (elctronic sau tiparite, urmand a fi trimise prin fax sau posta). Crearea de comenzi de aprovizionare cu referin Procesul de aprovizionare const n general din cel puin trei pai principali: comanda de aprovizionare, recepia bunurilor i recepia facturii. n orice caz, naintea crerii propriu-zise a comenzii de aprovizionare pot exista mai muli pai premergtori. Aadar, referatele de necesitate i determinarea sursei de aprovizionare ntr-un proces de cerere de ofert/ofert pot preceda lansarea propriu-zis a comenzii de aprovizionare.

n cazul unui proces de aprovizionare cu documente anterioare, comanda de aprovizionare trebuie creat cu referin la unul din aceste documente anterioare. n cazul n care exist o referin la un referat de necesitate, la o cerere de ofert sau la un contract (n acest caz, o comand de eliberare), datele legate de pozitiile comenzii i orice date la nivel de antet sunt copiate din documentele anterioare n comanda de aprovizionare. Acest lucru reduce efortul necesar pentru introducerea datelor, posibilitatea de introducere eronat a acestora si ofera informatii consistente referitoare la fluxul documentelor. n cazul n care este necesar, majoritatea datelor copiate n comanda de aprovizionare pot fi modificate manual. De asemenea, exist i opiunea de copiere a comenzilor de aprovizionare existente prin utilizarea template-urilor.

n tranzacia ME21N, partea de ecran ce prezint lista documentelor faciliteaz procesul de creare a comenzii de aprovizionare cu referin la un document anterior. n cazul n care au fost create documente anterioare, atunci selectarea documentului (sau a documentelor) care doresc a fi utilizate ca referin pentru comanda de aprovizionare i apsarea butonului reprezint pasul ce trebuie ntreprins n vederea prelurii datelor din comanda de aprovizionare. De asemenea,

documentele pot fi luate utilznd drag&drop i introduse n coul situat n dreapta tipului de comand de aprovizionare; acest proces are aceleai rezultate ca apsarea butonului Adopt. Pentru fiecare obiect, sistemul actualizeaz documentul i numrul obiectului din template n comanda de aprovizionare. Aadar, utilizatorul poate vizualiza daca au fost utilizate anumite documente ca referin pentru comanda de aprovizionare i dac da, care anume. Informaii despre documentele de referin pot fi regsite n fiecare obiect individual, n imagine detaliat obiect. Pentru a crea o comand de aprovizionare cu referin la un alt document, numrul acestui document poate fi introdus direct n imaginea detaliat a obiectului, n cmpul corespunztor din comanda de aprovizionare. n lista de documente pot fi afiate diferite documente de aprovizionare care sunt necesare n operaiunile zilnice, ca de exemplu comenzi de aprovizionare, referate de necesitate, cereri de ofert i acorduri de programare. n acelai timp, n partea dreapt a ecranului pot fi prelucrate comenzile de aprovizionare sau referatele de necesitate. Pentru a afia o comand de aprovizionare sau un referat de necesitate din lista de documente, facei dublu-click pe obiectul relevant. Alte documente de aprovizionare (cereri de ofert, acorduri de programare, contracte) nu pot fi afiate n lista de documente.

Pentru a decide ce documente s fie selectate n lista de documente se utilizeaz variantele de selecie. n ecranul de selecie pot fi restricionate documentele dup furnizor, material, dat de creare, etc. Dac dorii s selectai numai comenzile de aprovizionare sau referatele de necesitate create de un anumit utilizator putei folosi variantele de selecie Comenzile mele de aprovizionare sau Referatele mele de necesitate, fr a introduce alte valori de selecie. n criteriile de afiare specificai criteriile ce vor fi utilizate de ctre sistem pentru selectarea documentelor. Layout-ul poate fi utilizat pentru a determina datele ce vor fi afiate pentru aceste documente. Imaginea urmtoare descrie selecia layout-ului n mai multe detalii.

Layout-ul poate fi utilizat pentru a modifica modalitatea de afiare a documentelor n lista de documente. Astfel pot fi afiate cmpuri adiionale din coloana din stnga sau pot fi ascunse cmpurile nedorite care sunt afiate n layout-ul standard. Exist opiunea de salvare a modificrilor efectuate ca layout specific utilizatorului. Utiliznd funcionalitatea de Gestionare layout, un layout poate fi definit ca setare standard. Acest layout va fi ulterior utilizat n mod automat la deschiderea listei de documente.

Tipul de document de aprovizionare determin ce actualizri sunt determinate de bifarea indicatorului Actualizare info. Condiiile temporale din oferte sunt copiate n info record (timpul de livrare) Din comenzile de aprovizionare, comenzile de eliberare contract sau acordurile de programare, numrul documentului este actualizat ca ultim document n cazul contractelor, este important ca utilizatorul s tie dac exist deja un info record pentru combinaia furnizor material. La crearea sau modificarea unui contract, sistemul creeaz un info record pentru condiiile contractuale n cazul n care nu exist nici un info record pentru combinaie furnizor, material, nivel organizatoric. n cazul n care un info record exist, nu sunt efectuate modificri n acesta.

La crearea unui document de aprovizionare, sistemul SAP ERP ncearc s identifice un pre pentru materialul ce urmeaz s fie achiziionat. Sistemul caut ntodeauna de la specific la general. Acest lucru semnific faptul c la crearea unei comenzi de aprovizionare, sistemul caut nti n info record-ul de aprovizionare pentru combinaia furnizor/material, la nivelul organizatoric departament de aprovizionare/unitate logistic. n cazul n care nu exist un astfel de into record, sistemul caut apoi la nivel de organizaie de aprovizionare. n cazul n care nici aici nu exist nici un info record, preul trebuie introdus manual n documentul de aprovizionare.

n cazul n care un info record exist, condiiile valabile au prioritate n timpul determinrii preului. n cazul n care un info record nu conine condiii sau conine doar condiii care nu sunt valabile, sistemul citete numrului ultimului document de aprovizionare n info record i apoi propune preul existent n acest document. Preurile determinate n acest fel reprezint valori standard ce pot nsa s fie modificate manual de ctre client. Evaluare materiale aspecte teoretice n companie majoritatea materialelor produse extern sunt stocate nainte ca acestea s fie necesare n procesul de producie sau de vnzare. Stocurile existente n depozite trebuie actualizate att n baz cantitativ, ct i valoric. n cazul majoritii micrilor de bunuri n managementul stocurilor, cantitatea i valoarea stocurilor variaz. La recepia bunurilor, valoarea stocurilor crete, iar la ieirea bunurilor din depozit valoarea acestora scade. Cantitatea i valoarea stocurilor de material i preul materialului (preul de evaluare) sunt actualizate n datele de baz ale materialului. Evaluarea materialului determin i ntreine valoarea stocurilor unui material. Pentru a calcula valoarea stocurilor este utilizat urmtoarea formul: Valoare stoc = cantitate stoc * pre material Lund n considerare aceasta formul se remarc faptul c valoarea stocurilor unui material se modific atunci cnd fie cantitatea existent pe stoc, fie preul materialului respectiv se modific. n timpul evalurii unei micri de bunuri nu numai valoarea total i preul de evaluare sunt actualizate n datele de baz ale materialului, ci intervin i inregistrari contabile. Evaluarea materialelor face legtura ntre Managementul Materialelor (MM) i Contabilitatea Financiar (FI), deoarece evaluarea materialelor acceseaz i actualizeaz conturile de carte mare. Niveluri de evaluare Zona de evaluare este nivelul organizatoric la care este evaluat materialul. La configurarea sistemului poate alege ntre evaluarea materialului la nivel de unitate logistic sau la nivel de cod de companie.

Zon de evaluare = cod de companie Datele de evaluare ale unui material sunt create separat pentru fiecare cod de companie. Controlul de pre i preul de evaluare a materialului sunt i ele valabile tot la nivel de cod de companie i deci materialul este evaluat n manier consistent n toate unitile logistice aparinnd unui cod de companie. Zon de evaluare = unitate logistic Datele de evaluare pentru material sunt create pentru fiecare unitate logistic. Controlul de pre i respectiv preul de evaluare sunt valabile la nivel de unitate logistic i deci acelai material poate fi evaluat diferit n uniti logistice diferite. Tipul de material selectat la crearea datelor de baz determin dac acesta va fi evaluat sau nu. Tot tipul de material este cel ce controleaz dac stocurile vor fi...