Th Me 4 Cycle Achats Four

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    04-Jul-2015

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PLAN1. Rle de la fonction achats 2. Aspect comptable 3. Audit du cycle achats fournisseurs o Contrle interne des achats Questionnaire type du circuit des achats Description du circuit des achats Contrle des phases du cycle achats Evaluation du systme des achats recommandations 4. Audit du compte fournisseurs et comptes rattaches Objectif d audit du compte Les contrles effectuer sur les comptes fournisseurs Exemple 5. Cas pratique

INTRODUCTION

MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE , mieux acheter suppose une parfaite matrise du processus dapprovisionnement par lentreprise afin de disposer de la meilleure matire premire et/ou marchandises rsultante dune slection antrieure des fournisseurs.

De ce fait, le cycle achat fournisseurs revt un caractre vital pour lentreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoin ne peut tre faite ! Lentreprise ne peut matriser son activit en amont et en aval quavec une meilleure prospection de son march, une bonne slection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement tablit permettant de canaliser lensemble des informations dont elle dispose vers ltude, lanalyse et la schmatisation de ces dernires pour une utilisation fiable et simplifie.

I- Rle de la fonction achatsAu cours des trois dernires dcennies, on est progressivement pass d'une

conomie de production une conomie de march.En conomie de production, le prix de vente d'un produit est la somme des cots de lentreprise, augmente d'une marge bnficiaire. En conomie de march, le prix de vente est dict par la loi du march, le prix de revient le plus bas devient donc l'objectif atteindre. En conomie de march, l'offre est bien souvent suprieure la demande et il ne suffit plus de produire pour vendre, ni mme de savoir vendre pour russir. Le succs de l'entreprise dpend donc de sa capacit : Adapter son offre la demande Matriser ses conditions internes d'exploitation. Les achats ont un rle stratgique Les entreprises consacrent 68 % de leur chiffre d'affaires aux achats. La fonction achats se prsente donc comme stratgique dans lentreprise. Elle est le garant de la qualit des produits achets et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise. Lachat, est devenu un processus complexe, caractre collectif. Une cascade de prescriptions et de contraintes est impose par un ensemble de personnes aux fonctions diffrentes, concernes un moment donn par l'achat. Dans une mme entreprise, toutes ces contraintes et prescriptions proviennent d'un grand nombre d'acteurs et il revient tout naturellement l'acheteur d'en assurer la coordination.

L'organisation des achats L'acheteur doit tre plac dans une organisation permettant : de s'intgrer dans une chane dont l'objectif est la satisfaction du client final ; d'optimiser l'interaction des fonctions de l'entreprise. Ce rsultat ne peut tre obtenu qu' partir d'une plus grande rationalisation des achats. Il est frquent de constater que le frein majeur l'volution de la fonction en centre du profit est la confusion entre achats et approvisionnements. Ainsi, la fonction achats se dcompose en trois sous fonctions majeures : les approvisionnements, les achats et le marketing achats.

Trs globalement, nous pouvons donner une premire dfinition de ces trois sousfonctions :

L'approvisionnement

Cest une fonction d'excution tourne vers l'intrieur de l'entreprise. La relation fournisseur est court terme.

L'achat

Cest une fonction d'acquisition de ressources matrielles l'extrieur. La relation fournisseur est moyen terme. de l'entreprise tourne vers

Le marketing achats

Cest une fonction de gestion des ressources matrielles de l'entreprise long terme.

Missions de la fonction Approvisionnements :

exploitation du calcul des besoins traitement des demandes d'achats passation des commandes de rapprovisionnement passation des commandes de dpannage suivi des contrats relance des livraisons suivi des litiges contrle des performances des fournisseurs gestion des stocks gestion de la sous-traitance de charges etc. Mission de la fonction Achats :

laboration d'une politique d'achats laboration du budget achats dtermination des objectifs valuation des fournisseurs et consultation ngociation des marchs rdaction des accords etc.

Lacheteur et son pouvoir La puissance du donneur d'ordres sur l'offreur ou inversement dtermine invitablement un rapport de forces qui pse lourdement sur les stratgies adopter. Cette ingalit de pouvoir est lie la nature mme des changes commerciaux, de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille identique. En revanche, l'interdpendance du demandeur et de l'offreur nest pas ncessairement lie la taille des entreprises en prsence.

La relation de lacheteur avec le march L'interdpendance du demandeur et de l'offreur peut tre illustre travers quelques exemples. 1. Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur Pour l'acheteur, sous-traiter c'est tablir une relation de dpendance forte avec un fournisseur car le produit n'existe qu'aprs une relation aussi bien d'ordre technique que commercial entre les deux parties. D'une manire gnrale, la dcision de sous-traiter est prise : a) pour rduire les risques de sous charges, c'est la sous-traitance de capacit (ou conjoncturelle). L'entreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et machines que ceux qu'elle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle fait raliser par un sous-traitant les suractivits ponctuelles. Il est vident que, dans ce cas, le rapport de forces est favorable l'acheteur car dans les priodes de rcession, l'entreprise acheteuse rintgrera ses fabrications.

b) pour viter un investissement ne correspondant pas la comptence de l'entreprise, c'est la sous-traitance de spcialit (ou structurelle). Le recours ce type de sous-traitance est impratif quand le produit fabriquer par l'entreprise acheteuse est un systme intgrant de nombreuses pices de technologie diffrentes (mcanique, transport, lectronique, informatique, etc.). Dans certains cas, pour des raisons de savoir-faire ou de prix payer , si l'on veut disposer de plusieurs sous-traitants pour un mme produit (mise en uvre d'outillages, de dveloppements d'tudes, etc.), le rapport de forces peut tre favorable aux soustraitants. En revanche, travailler avec un petit sous-traitant procure l'avantage de discuter directement avec le chef d'entreprise ; les temps de communication se trouvent ainsi diminus. Comme nous le verrons tout au long de ce module, une action de marketing achats auprs de petits sous-traitants permet d'tablir une relation long terme qui scurise les deux parties. En effet, en contrepartie de son investissement, le soustraitant a l'assurance d'une charge de travail de dure plus importante que celle obtenue dans un systme achat / vente ponctuel. 2. Cas de l'approvisionnement auprs d'entreprises importantes Pour l'acheteur, traiter avec une entreprise de taille importante est ncessaire chaque fois qu'il doit trouver un matre duvre ou un cooprant capable de raliser un ensemble complexe s'intgrant et participant au fonctionnement du produit final. C'est le cas par exemple de systmes monts sur avions ou automobiles (quipements de bord, trains d'atterrissage, parties de moteurs, etc.). La relation de dpendance est trs forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur. En effet, aprs une priode de dveloppement commun, les deux parties sont

lies long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financirement. Cette relation de long terme peut tre une lourde contrainte pour l'acheteur qui doit acheter des composants en grande quantit et sur une longue priode. La dmarche consiste alors, pour l'acheteur, convaincre le fabricant de traiter directement, sans passer par les intermdiaires habituels. Il peut aussi effectuer une tude make or buy, ce qui revient au premier cas, c'est- dire trouver un matre duvre potentiel.

II- Aspect comptables :61. CHARGES DEXPLOITATION

La rubrique 61 regroupe les postes suivants : 611 : Achats revendus de marchandises 612 : Achats consomms de matires et fournitures 613 / 614 : Autres charges externes 616 : Impts et taxes 617 : Frais de personnel 618 : Autres charges dexploitation 619 : Dotations dexploitation6121. Achats de matires premires 6122. Achats non stocks de matires et fournitures consommables

Sont dbits du prix dachat net des taxes lgalement rcuprables par le crdit dun compte de tiers ou de trsorerie. La TVA dductible correspondante est comptabilise au dbit du compte EtatTVA rcuprable

6123. Achats demballages

Ce compte enregistre les achats demballages qui peuvent soit tre gards par lentreprise, soit restitus son fournisseur, soit avoir un usage la convenance du client.6124. Variation des stocks de matires et fournitures

Ces comptes enregistrent leur dbit les entres en stocks et leur crdit les sorties. Les soldes de ces comptes reprsentent la variation de la valeur des inventaires entre le dbut et la fin de lexercice et sont utiliss comme des comptes correcteurs des comptes dachat pour dterminer la valeur des achats consomms qui reprsentent les charges relles de lexercice.6125. Achats non stocks de matires et de fournitures

Ce compte regroupe tous les achats non stocks (eau, lectricit...) ou ne transitant pas par une unit de stockage de lentreprise, tels que ceux affrents des fournitures dont les existants en fin dexercice, sont inscrits en tant que charges constates davance au dbit du compte 3491.6126. Achats de travaux, tudes et prestations de services

Ce compte regroupe les achats HT des travaux, tudes et prestations soustraits pour le compte de lentreprise par des tiers. Il est subdivis par nature de prestations.

6128. Achats de matires et de fournitures des exercices antrieurs

Ce compte enregistre les achats de matires et fournitures affrents aux exercices antrieurs.6129. R.R.R.O sur achats consomms de matires et fournitures

Les R.R.R. dont bnficie lentreprise auprs de ses fournisseurs sont comptabiliss au cours de lexercice au crdit du compte avec le dbit du compte de tiers concern

441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHESLe compte 4411 Fournisseurs est crdit du montant des factures dachats de biens ou de services par le dbit : Des comptes concerns de la classe 6 pour le montant hors taxes rcuprables pour les charges de fonctionnement ; Des comptes du poste 3413 pour les lments constitutifs du cot de production des oprations en matrise douvrage directe pour le montant hors taxes rcuprables ; Du compte 3455 Etat, TVA rcuprable pour le montant des taxes rcuprables ; Du compte 3471 Immeubles en cours mandants pour les lments

constitutifs du cot de production pour les oprations en matrise douvrage dlgue.

Le compte 4411. fournisseurs Ce mme compte est dbit par le crdit : Dun compte de trsorerie lors des rglements des factures aux fournisseurs ; Du compte 4415 Fournisseurs effets payer en cas dacceptation dune lettre de change ou de lmission dun billet ordre par lentreprise ; du compte de stocks ou 6119, 6129 ou 6149 Rabais, remises et ristournes obtenus pour le montant des rductions obtenues hors factures ; du compte 3411 Fournisseurs, avances et acomptes verss sur commandes dexploitation pour solde de ce compte, le cas chant.

Le compte 4413. Fournisseurs, retenues de garantie Reoit son crdit, par le dbit du compte fournisseur intress, le montant des retenues effectues sur le prix convenu jusqu lchance du terme de garantie prvue. Ce compte peut tre scind entre les oprations propres, les oprations MOD et le fonctionnement. Le compte 4415 est crdit par le dbit du compte Fournisseurs lors de lacceptation dun effet ou de lmission dun billet ordre par lentreprise.

Le compte 4417. Fournisseurs factures non parvenues Cest un compte de rgularisation (Transitoire) rattach au compte fournisseur concern, il convient alors, pour ne pas fausser les rsultats, de dbiter le compte de charges concern par le crdit du compte 4417. Le compte ci-dessus est crdit du montant de la dette, toutes taxes comprises, par le dbit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerns et du compte de TVA rcuprable. Lentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opration. A louverture de lexercice suivant, cette criture est contre-passe. Les entreprises qui le jugent opportun, peuvent faire jouer le compte 4417 la fin de chaque priode comptable et non pas uniquement la clture de lexercice. Le compte 4418 Autres fournisseurs et comptes rattachs Il est destin enregistrer les autres oprations avec les fournisseurs non spcifies.

III- Le contrle interne des achats :A) Le questionnaire type du circuit des achats :Le circuit achats- fournisseurs est lun des circuits qui traite des donnes rptitives qui ncessitent une bonne comprhension. Lobjectif de la phase de comprhension et dvaluation des donnes rptitives est dobtenir suffisamment dinformations pour tre en mesure dvaluer la probabilit derreurs importantes pour laudit dans les informations comptables issues des traitements des donnes rptitives. Cette valuation du risque est la base de la dtermination de la nature et de ltendue des tests de validit ncessaire sur les soldes des comptes concerns pour dtecter la prsence possible de telles erreurs. 1. Objectifs du contrle interne : Lanalyse du systme du contrle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de sassurer que : Les sparations de fonctions sont suffisantes. Tous les achats de lentreprise sont correctement autoriss et comptabiliss. Les achats comptabiliss correspondent des dpenses relles de lentreprise. Ces dpenses sont faites dans lintrt de lentreprise et conformment son objet. Tous les achats enregistrs sont correctement valus. Tous les avoirs obtenir sont enregistrs.

Toutes les dettes concernent les marchandises et services reus sont enregistres dans la bonne priode. Les engagements pris par lentreprise et devant figurer dans lannexe sont correctement suivis. 2. Sparation de fonctions : Apprcier la sparation des fonctions en ce qui concerne : Emission de demandes dachats. Etablissement des commandes. Autorisation des commandes. Rception des marchandises et services. Comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reus avec les commandes. Comparaison bon de rception/commande/facture. Imputation comptable. Vrification de limputation comptable. Contrle des factures. Suivi des avoirs recevoir. Bon payer. Tenue du journal dachats. Tenue de linventaire permanent. Tenue des comptes individuels fournisseurs. Rapprochement des relevs fournisseurs avec les comptes. Rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseurs. Centralisation du journal dachats. Signature des chques. Envoi des chques.

Acceptation des traites. Tenue du journal des effets payer. Tenue du journal de trsorerie. Annulation des pices justificatives. Approbati...

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