Th Me 4 Cycle Achats Four

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    04-Jul-2015

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PLAN1. Rle de la fonction achats 2. Aspect comptable 3. Audit du cycle achats fournisseurs o Contrle interne des achats Questionnaire type du circuit des achats Description du circuit des achats Contrle des phases du cycle achats Evaluation du systme des achats recommandations 4. Audit du compte fournisseurs et comptes rattaches Objectif d audit du compte Les contrles effectuer sur les comptes fournisseurs Exemple 5. Cas pratique

INTRODUCTION

MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE , mieux acheter suppose une parfaite matrise du processus dapprovisionnement par lentreprise afin de disposer de la meilleure matire premire et/ou marchandises rsultante dune slection antrieure des fournisseurs.

De ce fait, le cycle achat fournisseurs revt un caractre vital pour lentreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoin ne peut tre faite ! Lentreprise ne peut matriser son activit en amont et en aval quavec une meilleure prospection de son march, une bonne slection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement tablit permettant de canaliser lensemble des informations dont elle dispose vers ltude, lanalyse et la schmatisation de ces dernires pour une utilisation fiable et simplifie.

I- Rle de la fonction achatsAu cours des trois dernires dcennies, on est progressivement pass d'une

conomie de production une conomie de march.En conomie de production, le prix de vente d'un produit est la somme des cots de lentreprise, augmente d'une marge bnficiaire. En conomie de march, le prix de vente est dict par la loi du march, le prix de revient le plus bas devient donc l'objectif atteindre. En conomie de march, l'offre est bien souvent suprieure la demande et il ne suffit plus de produire pour vendre, ni mme de savoir vendre pour russir. Le succs de l'entreprise dpend donc de sa capacit : Adapter son offre la demande Matriser ses conditions internes d'exploitation. Les achats ont un rle stratgique Les entreprises consacrent 68 % de leur chiffre d'affaires aux achats. La fonction achats se prsente donc comme stratgique dans lentreprise. Elle est le garant de la qualit des produits achets et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise. Lachat, est devenu un processus complexe, caractre collectif. Une cascade de prescriptions et de contraintes est impose par un ensemble de personnes aux fonctions diffrentes, concernes un moment donn par l'achat. Dans une mme entreprise, toutes ces contraintes et prescriptions proviennent d'un grand nombre d'acteurs et il revient tout naturellement l'acheteur d'en assurer la coordination.

L'organisation des achats L'acheteur doit tre plac dans une organisation permettant : de s'intgrer dans une chane dont l'objectif est la satisfaction du client final ; d'optimiser l'interaction des fonctions de l'entreprise. Ce rsultat ne peut tre obtenu qu' partir d'une plus grande rationalisation des achats. Il est frquent de constater que le frein majeur l'volution de la fonction en centre du profit est la confusion entre achats et approvisionnements. Ainsi, la fonction achats se dcompose en trois sous fonctions majeures : les approvisionnements, les achats et le marketing achats.

Trs globalement, nous pouvons donner une premire dfinition de ces trois sousfonctions :

L'approvisionnement

Cest une fonction d'excution tourne vers l'intrieur de l'entreprise. La relation fournisseur est court terme.

L'achat

Cest une fonction d'acquisition de ressources matrielles l'extrieur. La relation fournisseur est moyen terme. de l'entreprise tourne vers

Le marketing achats

Cest une fonction de gestion des ressources matrielles de l'entreprise long terme.

Missions de la fonction Approvisionnements :

exploitation du calcul des besoins traitement des demandes d'achats passation des commandes de rapprovisionnement passation des commandes de dpannage suivi des contrats relance des livraisons suivi des litiges contrle des performances des fournisseurs gestion des stocks gestion de la sous-traitance de charges etc. Mission de la fonction Achats :

laboration d'une politique d'achats laboration du budget achats dtermination des objectifs valuation des fournisseurs et consultation ngociation des marchs rdaction des accords etc.

Lacheteur et son pouvoir La puissance du donneur d'ordres sur l'offreur ou inversement dtermine invitablement un rapport de forces qui pse lourdement sur les stratgies adopter. Cette ingalit de pouvoir est lie la nature mme des changes commerciaux, de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille identique. En revanche, l'interdpendance du demandeur et de l'offreur nest pas ncessairement lie la taille des entreprises en prsence.

La relation de lacheteur avec le march L'interdpendance du demandeur et de l'offreur peut tre illustre travers quelques exemples. 1. Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur Pour l'acheteur, sous-traiter c'est tablir une relation de dpendance forte avec un fournisseur car le produit n'existe qu'aprs une relation aussi bien d'ordre technique que commercial entre les deux parties. D'une manire gnrale, la dcision de sous-traiter est prise : a) pour rduire les risques de sous charges, c'est la sous-traitance de capacit (ou conjoncturelle). L'entreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et machines que ceux qu'elle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle fait raliser par un sous-traitant les suractivits ponctuelles. Il est vident que, dans ce cas, le rapport de forces est favorable l'acheteur car dans les priodes de rcession, l'entreprise acheteuse rintgrera ses fabrications.

b) pour viter un investissement ne correspondant pas la comptence de l'entreprise, c'est la sous-traitance de spcialit (ou structurelle). Le recours ce type de sous-traitance est impratif quand le produit fabriquer par l'entreprise acheteuse est un systme intgrant de nombreuses pices de technologie diffrentes (mcanique, transport, lectronique, informatique, etc.). Dans certains cas, pour des raisons de savoir-faire ou de prix payer , si l'on veut disposer de plusieurs sous-traitants pour un mme produit (mise en uvre d'outillages, de dveloppements d'tudes, etc.), le rapport de forces peut tre favorable aux soustraitants. En revanche, travailler avec un petit sous-traitant procure l'avantage de discuter directement avec le chef d'entreprise ; les temps de communication se trouvent ainsi diminus. Comme nous le verrons tout au long de ce module, une action de marketing achats auprs de petits sous-traitants permet d'tablir une relation long terme qui scurise les deux parties. En effet, en contrepartie de son investissement, le soustraitant a l'assurance d'une charge de travail de dure plus importante que celle obtenue dans un systme achat / vente ponctuel. 2. Cas de l'approvisionnement auprs d'entreprises importantes Pour l'acheteur, traiter avec une entreprise de taille importante est ncessaire chaque fois qu'il doit trouver un matre duvre ou un cooprant capable de raliser un ensemble complexe s'intgrant et participant au fonctionnement du produit final. C'est le cas par exemple de systmes monts sur avions ou automobiles (quipements de bord, trains d'atterrissage, parties de moteurs, etc.). La relation de dpendance est trs forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur. En effet, aprs une priode de dveloppement commun, les deux parties sont

lies long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financirement. Cette relation de long terme peut tre une lourde contrainte pour l'acheteur qui doit acheter des composants en grande quantit et sur une longue priode. La dmarche consiste alors, pour l'acheteur, convaincre le fabricant de traiter directement, sans passer par les intermdiaires habituels. Il peut aussi effectuer une tude make or buy, ce qui revient au premier cas, c'est- dire trouver un matre duvre potentiel.

II- Aspect comptables :61. CHARGES DEXPLOITATION

La rubrique 61 regroupe les postes suivants : 611 : Achats revendus de marchandises 612 : Achats consomms de matires et fournitures 613 / 614 : Autres charges externes 616 : Impts et taxes 617 : Frais de personnel 618 : Autres charges dexploitation 619 : Dotations dexploitation6121. Achats de matires premires 6122. Achats non stocks de matires et fournitures consommables

Sont dbits du prix dachat net des taxes lgalement rcuprables par le crdit dun compte de tiers ou de trsorerie. La TVA dductible correspondante est comptabilise au dbit du compte EtatTVA rcuprable

6123. Achats demballages

Ce compte enregistre les achats demballages qui peuvent soit tre gards par lentreprise, soit restitus son fournisseur, soit avoir un usage la convenance du client.6124. Variation des stocks de matires et fournitures

Ces comptes enregistrent leur dbit les entres en stocks et leur crdit les sorties. Les soldes de ces comptes reprsentent la variation de la valeur des inventaires entre le dbut et la fin de lexercice et sont utiliss comme des comptes correcteurs des comptes dachat pour dterminer la valeur des achats consomms qui reprsentent les charges relles de lexercice.6125. Achats non stocks de matires et de fournitures

Ce compte regroupe tous les achats non stocks (eau, lectricit...) ou ne transitant pas par une unit de stockage de lentreprise, tels que ceux affrents des fournitures dont les existants en fin dexercice, sont inscrits en tant que charges constates davance au dbit du compte 3491.6126. Achats de travaux, tudes et prestations de services

Ce compte regroupe les achats HT des travaux, tudes et prestations soustraits pour le compte de lentreprise par des tiers. Il est subdivis par nature de prestations.

6128. Achats de matires et de fournitures des exercices antrieurs

Ce compte enregistre les achats de matires et fournitures affrents aux exercices antrieurs.6129. R.R.R.O sur achats consomms de matires et fournitures

Les R.R.R. dont bnficie lentreprise auprs de ses fournisseurs sont comptabiliss au cours de lexercice au crdit du compte avec le dbit du compte de tiers concern

441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHESLe compte 4411 Fournisseurs est crdit du montant des factures dachats de biens ou de services par le dbit : Des comptes concerns de la classe 6 pour le montant hors taxes rcuprables pour les charges de fonctionnement ; Des comptes du poste 3413 pour les lments constitutifs du cot de production des oprations en matrise douvrage directe pour le montant hors taxes rcuprables ; Du compte 3455 Etat, TVA rcuprable pour le montant des taxes rcuprables ; Du compte 3471 Immeubles en cours mandants pour les lments

constitutifs du cot de production pour les oprations en matrise douvrage dlgue.

Le compte 4411. fournisseurs Ce mme compte est dbit par le crdit : Dun compte de trsorerie lors des rglements des factures aux fournisseurs ; Du compte 4415 Fournisseurs effets payer en cas dacceptation dune lettre de change ou de lmission dun billet ordre par lentreprise ; du compte de stocks ou 6119, 6129 ou 6149 Rabais, remises et ristournes obtenus pour le montant des rductions obtenues hors factures ; du compte 3411 Fournisseurs, avances et acomptes verss sur commandes dexploitation pour solde de ce compte, le cas chant.

Le compte 4413. Fournisseurs, retenues de garantie Reoit son crdit, par le dbit du compte fournisseur intress, le montant des retenues effectues sur le prix convenu jusqu lchance du terme de garantie prvue. Ce compte peut tre scind entre les oprations propres, les oprations MOD et le fonctionnement. Le compte 4415 est crdit par le dbit du compte Fournisseurs lors de lacceptation dun effet ou de lmission dun billet ordre par lentreprise.

Le compte 4417. Fournisseurs factures non parvenues Cest un compte de rgularisation (Transitoire) rattach au compte fournisseur concern, il convient alors, pour ne pas fausser les rsultats, de dbiter le compte de charges concern par le crdit du compte 4417. Le compte ci-dessus est crdit du montant de la dette, toutes taxes comprises, par le dbit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concerns et du compte de TVA rcuprable. Lentreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opration. A louverture de lexercice suivant, cette criture est contre-passe. Les entreprises qui le jugent opportun, peuvent faire jouer le compte 4417 la fin de chaque priode comptable et non pas uniquement la clture de lexercice. Le compte 4418 Autres fournisseurs et comptes rattachs Il est destin enregistrer les autres oprations avec les fournisseurs non spcifies.

III- Le contrle interne des achats :A) Le questionnaire type du circuit des achats :Le circuit achats- fournisseurs est lun des circuits qui traite des donnes rptitives qui ncessitent une bonne comprhension. Lobjectif de la phase de comprhension et dvaluation des donnes rptitives est dobtenir suffisamment dinformations pour tre en mesure dvaluer la probabilit derreurs importantes pour laudit dans les informations comptables issues des traitements des donnes rptitives. Cette valuation du risque est la base de la dtermination de la nature et de ltendue des tests de validit ncessaire sur les soldes des comptes concerns pour dtecter la prsence possible de telles erreurs. 1. Objectifs du contrle interne : Lanalyse du systme du contrle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de sassurer que : Les sparations de fonctions sont suffisantes. Tous les achats de lentreprise sont correctement autoriss et comptabiliss. Les achats comptabiliss correspondent des dpenses relles de lentreprise. Ces dpenses sont faites dans lintrt de lentreprise et conformment son objet. Tous les achats enregistrs sont correctement valus. Tous les avoirs obtenir sont enregistrs.

Toutes les dettes concernent les marchandises et services reus sont enregistres dans la bonne priode. Les engagements pris par lentreprise et devant figurer dans lannexe sont correctement suivis. 2. Sparation de fonctions : Apprcier la sparation des fonctions en ce qui concerne : Emission de demandes dachats. Etablissement des commandes. Autorisation des commandes. Rception des marchandises et services. Comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reus avec les commandes. Comparaison bon de rception/commande/facture. Imputation comptable. Vrification de limputation comptable. Contrle des factures. Suivi des avoirs recevoir. Bon payer. Tenue du journal dachats. Tenue de linventaire permanent. Tenue des comptes individuels fournisseurs. Rapprochement des relevs fournisseurs avec les comptes. Rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseurs. Centralisation du journal dachats. Signature des chques. Envoi des chques.

Acceptation des traites. Tenue du journal des effets payer. Tenue du journal de trsorerie. Annulation des pices justificatives. Approbation des oprations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- crditeurs divers. Accs la comptabilit gnrale. 3. Commandes : Existe-t-il un systme de dclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent une quantit minimum ? Si oui, les quantits minimales sont elles revues rgulirement en fonction des besoins rels de la fabrication ? Les commandes de biens et de services ne sont elles passes que sur la base de demandes dachats tablies par des personnes habilites ? Chaque service demandeur dispose-t-il dun budget de dpenses prvisionnelles ? Si oui, la consommation de ces budgets est-elle suivie rgulirement pour viter les dpassements ? Ce suivi tient-il compte des commandes engages mais non encore factures ? Des bons de commandes sont ils tablis systmatiquement ? Si oui, sont-ils : Pr Numrots ? Etablis en quantit et en valeur ? Signs par un responsable, au vu de la demande dachat ?

Existe-il une liste des fournisseurs autoriss pour les achats courants ? Si oui, est-elle: Approuve par un responsable ? Rgulirement mise jour ? Les prix proposs sont-ils compars avec le march ? Les autres achats font-ils lobjet dappels doffres, au moins au dessus dun certain montant ? Existe-il une procdure permettant dviter les commandes excessives ? Si des bons de commandes pr numrots sont utiliss, leur squence numrique est-elle utilise pour : Enregistrer les engagements pris par lentreprise ? Identifier les retards dexcution ? Existe-il une procdure de relance des fournisseurs en retard de livraison ? ces fournisseurs sont-ils soumis des pnalits ? Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqu : Au service rception A la comptabilit Si oui, ces services sassurent-ils quils les reoivent tous ? La socit exerce-t-elle un contrle sur les cadeaux et autres avantages accords aux acheteurs par les fournisseurs ? Les procdures de contrle des achats sont-elles revues priodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indpendantes du service achat pour sassurer que la politique de la socit est bien applique ? 4. Rception des marchandises et services. Existe-il un service de rception ?

Les marchandises reues sont-elles rapproches des bons de commande en ce qui concerne : Les quantits. La qualit. Des bons de rception sont-ils tablis systmatiquement, mme pour les livraisons sur des chantiers extrieurs ou chez des clients, des dpositaires ? Si oui, sont-ils pr numrots ? Signs par le rceptionnaire ? Dats ? La pr numrotation des bons est-elle utilise pour contrler : Lexhaustivit des bons transmis la comptabilit, par centre de rception ? Lenregistrement des mouvements de stocks ? Existe-il un systme quivalent au bon de rception en matire de service ? Les anomalies en matire de quantit et qualit constates font-elles lobjet dun bon de retour ? Si oui, ces bons sont-ils : Pr Numrots ? Transmis une personne charge dobtenir les avoirs ? 5. Contrle des factures : Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier la comptabilit ? Le service comptable attribue-t-il un numro dordre chronologique aux

factures et avoirs reus avant de les transmettre aux personnes charges de les vrifier ? Si oui, garde t-il une trace de ces numros pour suivre le retour des factures et relancer le service concern ? Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuls, par apposition dun tampon duplicata ?

B) La description du circuit des achatsDans le cas dabsence du manuel de procdures, il est important dtablir le narratif des procdures concernant le cycle dachat ; afin dacqurir le maximum dinformations pour une meilleure comprhension des circuits de traitement dinformations. Ceci se peut par des entretiens avec lensemble des intervenants dans le circuit afin davoir une vue plus dtaille du circuit. Lensemble des constatations exprims par les responsables donne lieu : 1- Emission des demandes dachat La direction des travaux concerns Le service achat Le service gestion Le service du projet Lmission des demandes dachats est obligatoire pour toutes les commandes suprieures 1000 dhs. Aprs avoir dtecter les besoins des diffrents services. Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lmission : La numrotation Imputation Dlai et lieu de livraison

Dsignation des articles 2- circuit des demandes dachat Procdure exceptionnelle Pour lachat dune fourniture revtant un caractre durgence, la commande pourra se faire directement par tlphone entre la direction du projet et le service achat Imprims de diffusion Cest lorganisation administrative de la circulation des imprims des DA Exemplaire conserv par le client, conserv par la direction des travaux, conserv par le service achat,original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin pour le contrle des livraisons. 3- Etablissement des bons de commande Emission des bons de commande Le bon de commande reprend lintgralit des informations portes sur la demande dachat : Numro de la commande Service traiteur : achat Rfrence : centre dimputation, code analytique Dsignation du fournisseur Condition des paiements Dates et lieu de livraison Date et visa du responsable achat Circuit du bon de commande Imprim de diffusion Original envoy au fournisseur est sera conserv par lui Exemplaire envoy au fournisseur et retourn imprativement lentreprise. 4-Rception de la marchandise 5- traitement et circuit des factures

Rception de la facture Facture fournisseur Facture tablie sur contrat Prsentation type dune facture Enregistrement de la facture 1. Circuit Lmetteur : la comptabilit Le service de gestion:contrle des imputations analytiques Le service travaux:accord pour paiement La direction du projet: accord pour paiement 2. classement Mission des services Contrler et viser dans les plus brefs dlais les documents Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabilit 6- Rglement des factures fournisseurs Il existe deux moyens de rglement: Le chque Effet de commerce

C) CONTROLE DES PHASES DU CYCLE ACHATSLes principales phases du cycle peuvent se prsenter comme suit : dclenchement de la commande, acceptation et traitement des livraisons, enregistrement des dettes,

paiement des factures.

I- Dclenchement de la commande 1. Objectifs du contrle interne Le contrle interne sur les oprations relatives aux achats et aux charges doit donner l'assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantits optimales et par des personnes autorises le faire. En ce qui concerne les achats de matires et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problmes de gestion des stocks. Les procdures mises en place doivent donc permettre de rpondre de manire satisfaisante aux questions suivantes : qui peut dclencher la commande ? quand passer la commande ? quelle quantit faut-il commander ? quel fournisseur doit-on s'adresser ? 2. Organisation correspondant ces objectifs Les lments suivants constituent, en gnral, les bases d'une organisation satisfaisante :

une demande d'achat est tablie par les services utilisateurs et transmise au service "Achats", un bon de commande est systmatiquement tabli, si possible sur des exemplaires standards et prnumrots, partir des demandes d'achat par le service "Achats", les fonctions ayant trait aux commandes doivent tre distinctes de celles de rception, de stockage, d'expdition, de tenue de l'inventaire permanent, de l'enregistrement comptable et du rglement des factures, les personnes autorises mettre des bons de commande sont dsignes par crit et un montant maximum autoris est dfini, les quantits commander sont dtermines en fonction des besoins de l'entreprise. Les besoins de rapprovisionnement peuvent, par exemple, tre dtermins par les magasiniers en fonction d'un niveau minimal de stocks par produit dtermin l'avance, ou par le service "Approvisionnement" en fonction des besoins de production. La date de passation de la commande et les quantits commander dpendent essentiellement des quantits en stock, des consommations et des dlais de livraison. Une procdure particulire doit tre envisage afin de procder la relance des marchandises non livres la date prvue. Le non-respect de telles procdures peut conduire : soit des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des frais financiers ou des cots de stockage trop levs, ainsi que par des pertes dues au vieillissement ou la dtrioration des produits.

La signature des personnes autorises doit apparatre clairement sur le bon de commande; ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne charge de vrifier le bon de commande avant son envoi. Dans les socits importantes, il est recommand qu'un cahier de signatures reproduise un fac-simil des signatures autorises. soit des achats insuffisants ou contretemps, pouvant se traduire par des retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de rapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix. Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, par comparaison des possibilits offertes, le meilleur prix eu gard la qualit exige. Gnralement, il existe une liste de fournisseurs agrs pour les diffrents produits ou services achats comprenant les prix obtenus et leurs dlais de livraison ; cette liste fait l'objet d'une remise en cause et d'une mise jour priodiques. Il doit y avoir une procdure d'appels d'offres dment documente et une justification, au cas o le fournisseur le moins disant n'a pas t retenu. II- Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reus) 1) Objectifs du contrle interne Il faut en ce domaine garantir que : les dlais de livraison prvus sont respects, les livraisons (ou les services reus) ne peuvent tre accepts que s'ils correspondent une demande, les livraisons sont faites selon les spcifications de la commande.

2) Organisation correspondante Les lments suivants constituent, en gnral, les bases d'une organisation satisfaisante : un bon d'entre (ou de rception) est tabli pour chaque rception. Il est particulirement utile que ces bons soient pr numrots. Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de rception. On pourra mme admettre dans certains cas l'utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais la condition que celui-ci soit numrot ds son arrive. un contrle des rceptions est prvu. Les livraisons ne doivent tre acceptes que dans la mesure o la rception correspond un bon de commande de l'entreprise. Pratiquement, il est ncessaire que le service charg de la rception possde une copie de l'ordre d'achat l'autorisant effectuer une entre de marchandises. Sur cette copie, il est souhaitable que les quantits soient omises. Un certain nombre de vrifications doivent tre effectues ; elles sont gnralement faites en deux temps : contrle de spcification et de quantit par rapprochement entre le bon de commande et le bon de rception, contrle de qualit de la marchandise reue ; il ne peut tre fait que par une personne comptente (en gnral un technicien) qui procdera soit de manire exhaustive, soit par sondages.

Les vrifications de qualit et de quantit doivent tre matrialises sur le bon de rception. III- Enregistrement des dettes 1) Objectifs du contrle interne Le contrle interne doit garantir que : les dettes sont constates au fur et mesure de la rception des fournitures et des services, la comptabilit est correctement organise pour traiter ces oprations. 2) Organisation correspondant ces objectifs La comptabilit doit tre en mesure de dtecter les marchandises reues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue. A cet gard, une bonne procdure (parmi d'autres possibles) consiste transmettre systmatiquement la comptabilit les doubles des bons de commande et des bons de rception. Ceci permet cette dernire, d'une part, d'effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de rception et de la facture ; d'autre part de pouvoir connatre tous moments l'ensemble des rceptions effectues pour lesquelles la facture n'a pas encore t reue. Il est ncessaire que la comptabilit soit organise de manire que soient vits : la perte ou simplement l'absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il est indispensable que les factures soient centralises ds rception par la comptabilit. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux diffrents services qui peuvent avoir les utiliser (par exemple au service "Achats" pour vrification des prix facturs). De plus, les dlais de circulation dans les

diffrents services et les litiges ventuels ne doivent pas faire obstacle la rcupration de la T.V.A. dans les dlais normaux, les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu des litiges et dtriorer l'image de marque de l'entreprise, les retards de rglement qui peuvent se traduire par le versement d'indemnits, l'enregistrement incorrect des charges nes de ces oprations A cet gard, on peut mentionner les procdures suivantes : ds leur rception, les factures sont numrotes, afin de permettre leur identification et dates afin de mmoriser leur date d'arrive, les doubles doivent tre oblitrs d'un tampon "Duplicata - Ne pas enregistrer", avant d'tre vrifies, elles doivent tre classes en attente (il convient de noter que l'ensemble des factures classes en attente devra tre examin avec soin en fin d'exercice, au moment de l'tablissement du bilan), un certain nombre d'oprations est effectu avant l'enregistrement de la facture : un rapprochement de la facture, du bon de rception et du bon de commande en vue de s'assurer que la facture correspond une rception effective, accepte et lgitime, vrification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire, calcul des taxes, affectation comptable des montants figurant sur la facture ; comptes de charges, de T.V.A., fournisseurs et ventuellement imputations analytiques,

concernant le problme particulier de la T.V.A. rcuprer, des instructions crites prcises sont donnes aux comptables chargs des imputations en mentionnant les cas o la rcupration est possible, les cas o elle ne l'est pas, l'application ventuelle de pourcentage de rcupration, etc..., approbation de la facture, par une personne responsable, une fois enregistre, la facture doit tre classe dans un chancier jusqu' ce qu'elle soit paye. Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilit doit tre en mesure de les suivre, par exemple : en cas de retour des marchandises aprs un premier usage qui n'a pas donn satisfaction, il convient d'obtenir du fournisseur un avis de rception et il faut demander au fournisseur d'tablir un avoir. Ce genre de situation se traduit en gnral par diverses ngociations qui se prolongent dans le temps (parfois mme par un contentieux). Dans tous les cas, il est indispensable que l'ensemble des rclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire l'objet d'un contrle constant et plus particulirement l'occasion de l'tablissement des comptes de fin d'exercice, en cas de livraison incomplte, des prcautions doivent tre prises quant aux modalits de rglement, si des avances sont verses au fournisseur, une procdure doit tre mise en place pour qu'elles viennent en dduction du rglement dfinitif, si les ristournes constituent une habitude de la profession (grands magasins par exemple), une procdure particulire doit tre mise en oeuvre pour les suivre. IV- Paiement des factures 1) Objectifs du contrle interne

Outre les objectifs relatifs aux trois phases prcdentes, les objectifs spcifiques la mise en paiement sont les suivants : les factures sont contrles avant mise en paiement, la mise en paiement est dment autorise, les factures ne sont pas payes plusieurs fois. 2) Organisation correspondant ces objectifs Les procdures suivantes sont gnralement considres comme satisfaisantes au regard du contrle interne : le service comptable compare les lments figurant sur la facture (prix, qualit, quantits) avec une copie des bons de rception et les bons de commande, la mention "bon payer" n'est porte sur la facture qu'aprs comparaison de celle-ci avec les bons de rception et de commande correspondants. Le bon payer est port uniquement sur l'original, afin d'viter de le donner plusieurs fois pour la mme facture. A cette fin, lorsque la facture est reue en plusieurs exemplaires, la mention "duplicata" est indique ds la rception, sur les exemplaires autres que l'original. Les factures comptabilises portent la rfrence de l'enregistrement afin d'viter les doubles comptabilisations ; les factures payes sont annules par la mention "pay" pour viter un double usage et portent la rfrence du paiement.

IV- Audit du compte fournisseurs et comptes rattachs1. Objectifs Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent des dettes relles dues aux fournisseurs ou autres crditeurs de lentreprise.

Toutes les dettes fournisseurs la clture sont comptabilises au bilan Les comptes fournisseurs et comptes rattachs refltent les sommes dues la date de clture

2. Les principaux comptes concerns Dans le Bilan : Avances et acomptes reus sur commandes en cours Fournisseurs Fournisseurs effets payer Fournisseurs factures non parvenues Dans le compte de rsultat : Achats Autres charges externes

3. Les contrles effectuer sur le compte fournisseursProcdures dexamen analytique : Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices prcdents et enquter sur les changements inattendus Comparer le ratio de rotation de lexercice avec celui des exercices prcdents Procdure de base Examiner les rapprochements bancaires de lentreprise afin de vrifier le dlai dencaissement et de dcaissement Vrifier la sparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de rception; les factures de fournisseurs sur des priodes prcdant immdiatement et suivant immdiatement les dates de cltures et vrifier que les oprations ont t comptabilises sur le bon exercice

Effectuer une recherche des passifs non enregistrs la date de linventaire physique ou celle de clture; les factures fournisseurs reues et non enregistres et les bons de rception mis avant la clture et non rapprochs des factures Procder une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets payer Procdures gnrales Comparer les natures des produits achets avec les intituls des comptes Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachs avec le grand livre et

les comptes annuels Ponter le solde des comptes fournisseurs et effets payer avec la balance

fournisseurs ou ventuellement avec le total de lchancier des effets payer Vrifier que les comptes fournisseurs dbiteurs correspondent des avances et

acomptes verss et sont classs lactif du bilan Sassurer que les dettes en devises sont converties au taux de clture que la

diffrence de change figure dans le compte cart de conversion actif ou passif Revoir les principaux contrats signs avec les fournisseurs afin de sassurer quil

nexiste pas dengagement dachats avec des prix excdents leurs valeurs probable de ralisation

4. Les erreurs possibles Les produits et les prestations reus des fournisseurs ne sont pas comptabiliss Les crdits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas des rceptions de

produits ou de prestations Les dettes fournisseurs ne sont pas calcules correctement Les charges de lexercice sont comptabilises dans lexercice suivant Des achats effectues aprs la date de clture sont comptabilises dans lexercice

Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent pas des dettes fournisseurs Des achats effectus la date de clture sont comptabiliss dans lexercice Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent des dettes fournisseurs Le journal des achats nest pas correctement totalis Les montants du journal des achats ne sont pas correctement centraliss au niveau

du grand livre Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistres dans le journal des

achats Des dcaissements concernant des fournisseurs et des effets payer ne sont pas

comptabiliss

5. Exemple : Il faut dabord dterminer un seuil de signification Le SS est dfinit comme le montant partir duquel des omissions ou inexactitudes

isoles ou cumules auraient pour effet de modifier ou influencer les jugements dune personne raisonnable se fiant aux tats financiers Dans notre cas il est de 1800000 DH Lchantillon de fournisseurs contrler est de 14 Le montant global de la population est de 88334 KDH Aprs avoir slectionner les soldes des fournisseurs >=2000000 DH nous procdons une slection au hasard des 14 comptes en utilisant une mthode alatoire.

Extrait de la balance fournisseurs au 31/12/N Nom du fournisseur A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S TOTAL Solde au 31/12/N 6500000 2500000 1800000 4000000 3700000 2650000 5800000 3600000 1300000 3900000 1450000 2600000 3000000 2050000 2850000 2700000 1000000 4100000 32834000 88334000

Tableau rcapitulatif des rponses des Frs Nom du Frs. A B D E F G H J L M N O P R S Total Solde au 31/12 6500000 2500000 4000000 3700000 2650000 5800000 3600000 3900000 2600000 3000000 2050000 2850000 2700000 4100000 32834000 82784000 44700000 700000 5950000 2850000 2900000 4100000 200000 2600000 3400000 400000 2050000 Solde confirm 6500000 2500000 3600000 3700000 2950000 6000000 3600000 3900000 300000 200000 -400000 Soldes non confirms

cart

Conclusion sur le compte Fournisseurs Valeur A=total Frs et comptes rattachs B=total confirm B/A=%de confirmations effectues C=rponses reues en accord C/B=% de confirmations reues en accord C/A=% de soldes confirms et en accord D= rponses en dsaccord et montant en dsaccord D/B=% de confirmations reues en dsaccord D/A=% de confirmation en dsaccord sur le total Frs E= confirmation sans rponse mais vrifies par autres procdures E/B=% des confirmations sans rponses mais vrifies Ce tableau nous permet de constater que :o

88334 49950 57% 25850 52% 30% 18850 38% 21% 5950 12%

Le pourcentage de confirmations reues en accord est de 52%; celui des confirmations reues en dsaccords est de 38% tandis que celui des confirmations sans rponse mais vrifies par dautres procdures nest que de 12%. Cette observation nous permet de confirmer que le compte Frs contient des erreurs. Ces erreurs ont pour origine :o

o

Des oublis de comptabilisation de certaines factures

o o o

De double comptabilisation de factures Des rglements Frs non comptabilises Des rglements Frs intervenus aprs la date de clture sont comptabiliss dans lexercice N

6. Recommandations sur le compte Frs et compte rattachs Amliorer le systme de comptabilisation des factures par apposition de tampon

enregistr pour marquer que la facture a t comptabilise Respecter la sparation des exercices en matire de dcaissements; seuls les

dcaissements intervenus avant la clture doivent tre ports au compte Frs. Imputer correctement les rglements Frs

V- CAS PRATIQUE

PARTIE I :PRISE DE CONNAISSANCE GENERALE DE LA SOCIETE

I-

HISTORIQUE ET FICHE TECHNIQUE

II-

LA DESCRIPTION DE LActivit

III- LORGANIGRAMME

PARTIE I : PRISE DE CONNAISSANCE DE LENTREPRISE I- Historique et fiche techniqueFonde en 1992 Casablanca, premire ville industrielle du Maroc, la socit LINA NEGOCE compte maintenant plus de 20 personnes rparties en plusieurs activits : maintenance, rparation, installation rseaux locaux et distance, formation, gnie software, administration, prpresse, comptabilit marketing direction commerciale et service abonnement internet. La socit a connu une progression phnomnale en quelques annes grce son service aprs vente qualifi et rpondant la demande incessante de la clientle qui a conduit la socit crer en 1999 une deuxime socit CH PLUS pour mieux grer le parc informatique install dans tout le Maroc par ses techniciens qualifis. Depuis sa cration, la socit a eu beaucoup daffection en tant que revendeur Casa par les principaux importateurs de matriel informatique au Maroc et a russi avoir le label revendeur exclusif Fujitsu Siemens Computers Casa et au sud du Maroc grce au chiffre daffaire important quelle ralise chaque anne, puis agence Internet agre 3S Global net se chargeant des abonnements Internet Casa, grce son exprience dans ce domaine. Le secret de cette russite rside dans la puissance du service commercial qui a su avoir la confiance et le respect de sa clientle fidle en lui proposant un service de qualit. En 1998, devant un march consommateur sorientant de plus en plus vers la publicit et les supports marketing et se basant sur lexprience de Computer Design dans le domaine de communication, LINA NEGOCE dcida dimplanter le premier service prpresse pour Mac et PC Casa, en choisissant la meilleure technologie de flashage avec une premire flasheuse de format 54*75 cm adapt plus de 90% des imprimeurs, puis un scanner professionnel de format 34*53 cm en 1999 pour la numrisation prcise de Dias, photos, trams etc. Le succs tait tellement immense, ce qui a conduit la socit acqurir une seconde flasheuse de format 81*112 cm rpondant ainsi aux formats de toutes les doffsets existantes au Maroc. Le service devint alors le plus comptent et le plus rapide Casa. Ne sarrtant pas ce stade la socit est en phase de clture de sa chane prpresse en recherchant un systme dpreuvage fidle et conforme

limpression offset finale. Pour cette raison trois visites druppa 2000 Dsseldorf en mois de mai, Intergraphic Paris en mois de janvier 2001 et TPG Paris en mois de mai 2001, ont t ncessaires pour choisir judicieusement la meilleure technologie rpondant aux besoins des imprimeurs en tunisie.

II- La description de lactivitActivit principale : lactivit principale rside dans la vente de matriels informatiques. Vue la nature de lactivit de lentreprise son cycle dexploitation comprend deux tapes fondamentales : lapprovisionnement et la commercialisation. Lapprovisionnement : ce dernier se fait de deux manires et ceci selon la marque du matriels. Par exemple pour Fujitsu Siemens, lapprovisionnement se fait selon des clauses du contrat tabli entre les deux socits. Par contre lapprovisionnement des autres marques se fait selon la demande et la commande du client. La commercialisation : la commercialisation est caractrise par son service aprs vente reposant sur la qualit et la rapidit de la livraison. La socit offre galement une garantie dun an avec droit une rparation gratuite. Moyens : informaticiens qualifis, transporteurs aimables, stocks quips, locaux amnags. Perspectives davenir : Afin dtre plus prsent sur le march, la socit prvit de contracter des concessions avec des marques rputes telles que IBM.

III- Lorganigramme

DIRECTEUR TECHNIQUE

Directeur technique

Directeur adjoint

Service secrtariat

Service comptable

Service commercial

Partie II :

La description des systmes

I- Systme achats/fournisseurs

PARTIE II : LA DESCRIPTION DES SYSTEMESDans toute dmarche daudit, il importe, dans un premier temps, de recueillir un maximum dinformations sur la socit et son environnement afin de nous permettre de dterminer les risques gnraux lis la socit. Lobjectif ce stade, nest pas de contrler et de vrifier le bien-fond des informations mais, de les collecter en sassurant toute fois quelles ne semblent pas incohrentes. Ces donnes sont recueillies essentiellement laide dentretiens avec les diffrentes personnes susceptibles de fournir une information approprie.

I- Systme achats/fournisseursIl sagit de la description du circuit achat/fournisseurs qui recouvre lorganisation du groupe dans ses relations avec les fournisseurs de biens et de services. Il consiste dcrire les diffrentes tapes que doivent suivre les documents servant de base aux oprations relatives aux achats et aux dettes dexploitation. Ainsi on distingue quatre tapes principales : la commande, la rception, la comptabilisation et le rglement. Moyens : la description sest faite laide dentretiens raliss auprs du personnel concern de la socit, savoir : responsable des achats ( Mr Faycel ) comptables ( Brahim et Abderrahim ) magasinier ( Sad )

Etape n 1 : La commande Cette tape concerne le processus de dtermination des besoins et dautorisation dachat, de recherche et de slection des fournisseurs, de classement et de suivi de la commande.

Au niveau de la dtermination des besoins, il y a lieu de relever une procdure toute particulire pour les produits dentretiens et de fournitures dont les besoins sont dtermins annuellement par les grants des diffrents exploitations et leur consommation suivant les stades, un tat mensuel est envoy au responsable pour suivre lvolution de lutilisation de certains produits, les besoins, les stocks et les quantits commander pour le mois suivant. Pour obtenir les meilleurs conditions dachats combinant les facteurs tels que : le prix, la qualit le dlai de livraison et les conditions de rglement, le responsable dachats dispose dune liste dtaille de ses principaux fournisseurs par type dachat. Les bons de commande sont tablis aussi bien pour les produits dentretiens et de fournitures que pour le matriel informatique. Ils sont signs par le responsable des achats aprs avoir examin le bien fond des commandes. Les B.C sont tablis en 3 exemplaires dont un envoy au service comptable afin de permettre le suivi de la commande ( relance de fournisseur ). un destin au magasinier un class dans le dossier fournisseur

Etape n 2 : La rception Cette tape concerne le processus de rception des biens partir de la livraison fournisseur. Ds la livraison du bien ou de service, le magasinier vrifie que la livraison correspond correctement (rfrences, quantits, qualits) la commande pass, et rceptionne les biens reus en crant un bon de rception B.R qui reprend les lments effectivement livrs. Les B.R sont tablis en quatre exemplaires prnumrots dont : un exemplaire est conserv par le gardien un exemplaire est conserv par le magasinier

-

un exemplaire est envoy la direction un exemplaire est adress au service comptabilit

La rception des factures : ds la rception du courrier, la secrtaire procde son ouverture et lenregistrement des factures dans un registre tout en donnant un numro dordre interne avant quelles ne soient transmises aux autres services. Ceci afin dviter une perte dinformations. Le service comptable procde un double classement (chronologique et par type de fournisseur) : classement dans un dossier fournisseur classement dans un classeur fournisseur

Etape n 3 : La comptabilisation Cette phase concerne le processus de vrification et de comptabilisation de la facture fournisseur en vue de son rglement. Lopration effectue par la comptabilit fournisseur consiste vrifier les lments de la facture (rfrence de produits ou services, quantits, prix, conditions de rglement) avec les documents qui lui ont t transmis : bon de commande bon de livraison bon de rception

Une fois ce rapprochement ralis, on procde la comptabilisation de la facture dans les temps appropris. Le temps comptabilis est port sur la facture pour viter un double enregistrement.

Etape n 4 : Le rglement Cette tape est la finalisation du processus dachat. Elle met en relation la comptabilit fournisseur et la direction. Le responsable des chques (ou traites) propose le chque (ou la traite) faire signer par le directeur. Ce dernier adjoint au chque tous les documents justificatifs : bon de commande, bon de rception et la facture. Aprs la signature, la facture est annule par lapposition dun tampon pay . Lensemble des documents est retourn la comptabilit pour mise jour du dossier fournisseur et archivage.

Partie III :Le contrle des systmes

I-Systme achats/fournisseurs

Partie III : Contrle des systmes

Systme achats/fournisseursLaudit du contrle interne achat/fournisseurs consiste analyser les risques inhrents la procdure telle quelle est dcrite par la socit mais galement telle quelle existe sur le terrain. 1-1 Objectifs de la rvision

Lobjectif principal de la rvision des achats est de sassurer que les transactions cidessous sont excutes suite des autorisations pralables de la direction. achats de marchandises la rception la quantit achete le choix des fournisseurs le paiement aux fournisseurs

De mme, les achats sont convenablement imputs aux comptes stocks et fournisseurs afin de permettre une prparation seine des tats financiers dans les dlais raisonnables. Moyens : test dacheminement ( ou de conformit ) afin de sassurer que les descriptions du systme achats fournisseurs sont exactes, programme de rvision, test de permanence qui a pour objectif de sassurer que la procdure dcrite est effectivement applique et conclusion.

1-2

Test de fonctionnement :

Fournisseurs : PC LIBELLES Bon de commande Bon de livraison Bon de rception Facture Journal des achats Autres : rsultats du test INDEX 40.1 40.2 40.3 40.4 40.5 40.6

40.5 : Journal des achats Dsignation HDS : 3140 Code produit 70190 TTC 2163 TVA 345 6122 1818

40.6 : Rsultats du test dacheminement LIBELLES VU BR bleu class numriquement dans le dossier fournisseur Rsultat du test Moyen

avec le bon de la commande (BC) VU VU VU Classement des factures en instance de rglement Classement des talents de chques Classement des liasses de documents par ordre numrique dans le dossier fournisseur Suprieur Suprieur Suprieur

1-3 Programme de rvision : Il sagit de sassurer de la fiabilit des informations contenues dans la description narrative du systme achats/fournisseurs. A partir des relevs Fermes constatant les entres de Marchandises. On a procd aux vrifications suivantes :

Vrifications effectues Vrification de lexistence de la facture du fournisseur, qui do tre tablie en due et bonne forme Vrification du rapprochement de la facture avec commande, le bon de rception et le le bon de

Fiabilit apparente des vrification

Suprieure, force du systme

bon de livraison.

Suprieure, force du systme

Vrification de lautorisation des : bons de commandes, demandes dachats Vrifier que le bon de rception a t sign par magasinier le

Suprieure, force du systme

Suprieure, force du systme

Vrifier la facture avec le relev du fournisseur Vrifier que le service comptabilit a contrl le calcul arithmtique des factures, des bons de livraison et d rception Signer les dits documents pour les avoir contrles Pointer les achats aux fiches de stocks Noter sil existe des fiches techniques permettant de dterminer le prix de chaque bon

Faible, faiblesse du systme

Faible, faiblesse du systme

Suprieur, force du systme Faible, faiblesse du systme

Faible, faiblesse du systme

1-4 Test de permanence : Il consiste slectionner un certain nombre de transactions ou doprations et vrifier que le point de contrle prvu a bien t appliqu. La technique la plus utilise est celle du sondage. A ce niveau, on a procd la slection de 15 bons de rception et aux vrifications suivantes : Vrifications effectues Slectionner 15 BR (chantillon alatoire), vrifier que : - les dtails ont t correctement reproduits sur les facture relatives - les prix sont corrects - les factures ont t correctement enregistres dans le journal des achats - lenregistrement dans le registre de service comptabilit Suprieure Suprieure Suprieure, force du systme Fiabilit apparente des vrification

fournisseur est correct - les factures sont enregistres squentiellement au journal des achats et contrls 2 squences de 20 factures

Suprieure

Suprieure - les additions du journal des achats (1 mois) Suprieure

1-5 Conclusion : A lissu du contrle du circuit achat/fournisseurs , il apparat que les diffrentes phases de cette procdure sont minutieusement contrles par la direction. Ce qui constitue une force de ce systme. Ainsi, titre dexemple, les bons de rception prnumrots permettent au service comptabilit : - de sassurer davoir enregistr toutes les rceptions en charges payer. - dtendre le contrle sur les factures reues le dbut dexercice et les bons de rception correspondants. - de lister en fin danne les numros de bon de rception non encore facturs. Par contre, il y a lieu de citer les faiblesses suivantes : - les achats sont trop importants par rapport aux besoins normaux, ce qui occasionne des frais financiers, des cots de stockage ainsi que des pertes dues la dtrioration des produits - labsence des fiches techniques permettant de dterminer le prix de chaque bien. Donc, il est particulirement utile de mettre en place des procdures permettant de dtecter sans retard certains lments des stocks, savoir :

-

les stocks rotation lente ; les stocks prims ; les stocks dont lutilisation est alatoire.

ConclusionLa fonction achat devient de plus en plus importante dans lentreprise daujourdhui du fat des changements conomiques qua connu cette fin du sicle et qu a cre une concurrence non seulement sur les produits finis mas aussi sur lallocation des ressources. La nouvelle perception de lentreprise prtend que lavantage concurrentiel peut tre cre sur toute les partes de la chane de valeur de lentreprise elles ben sur la fonction achat.

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