Unsur - Unsur Administrasi

  • Published on
    30-Dec-2015

  • View
    682

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Unsur-Unsur Administrasi

Transcript

<p>BAB V</p> <p>BAB VII</p> <p>UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI</p> <p>Unsur adalah bahagian dari pada sesuatu, sedangkan keseluruhan unsur yang merupakan satu kasatuan yang bulat menjadikan adanya sesuatu itu. Demikian pula Administrasi ada, karena adanya unsur-unsur atau bahagian-bahagian yang menjadikannya.</p> <p>Pada uraian di muka telah dikemukakan bahwa unsur-unsur mutlak administrasi adalah :</p> <p>1. Sekelompok Orang</p> <p>2. Kerja sama</p> <p>3. Tujuan tertentu.</p> <p>Apabila salah satu dari ketiga unsur tersebut tidak ada maka kegiatan tersebut tidak dapat dikatakan kegiatan administrasi. Oleh karena itu, unsur-unsur tersebut dikatakan sebagai unsur-unsur mutlak.</p> <p>Sehubungan dengan unsur-unsur administrasi ini dan untuk menjadi studi perbandingan bagi kita, maka di bawah ini dikemukakan pendapat dari dua orang ahli yang telah memberikan pembagian unsur-unsur administrasi :</p> <p>S.P Siagian memberikan pembagian unsur-unsur Administrasi atas 4 unsur, yaitu :</p> <p>1. Dua orang manusia atau lebih.</p> <p>2. Tujuan .</p> <p>3. Tugas yang hendak dilaksanakan.</p> <p>4. Peralatan dan perlengkapan.</p> <p>Keempat unsur dari administrasi diatas dikatakan beliau sebagai bagian yang mutlak dari Administrasi.</p> <p> The Liang Gie membagi Administrasi atas 8 unsur yaitu :</p> <p>1. Organisasi.</p> <p>2. Manajemen</p> <p>3. Komunikasi.</p> <p>4. Kepegawaian.</p> <p>5. Keuangan.</p> <p>6. Perbekalan.</p> <p>7. Ketatausahaan.</p> <p>8. Hubungan Masyarakat.</p> <p> Setelah diperoleh gambaran umum tentang unsur-unsur Administrasi, maka selanjutnya akan diuraikan unsur-unsur Administrasi sesuai pendapat yang dikemukakan oleh The Liang Gie, karena pembagian ini lebih terperinci dan penting diketahui untuk dapat menerapkan administrasi dengan baik pada setiap usaha kerja sama.</p> <p>Untuk itu akan dibahas satu persatu sebagai berikut :</p> <p>1. Organisasi </p> <p>Organisasi adalah unsur pertama dari administrasi dan merupakan wadah di mana kegiatan-kegiatan administrasi dijalankan.</p> <p>Dengan organisasi maka semua orang-orang yang tergolong dalam usaha kerja sama dapat dihimpun sebagai suatu kesatuan kerja untuk tujuan bersama.</p> <p>Dengan organisasi pula, maka usaha kerja sama orang-orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dapat dicapai secara efektif dan efisien, karena di dalam organisasi di atur pembagian tugas, tanggung jawab, wewenang, serta penetapan hubungan kerja diantara orang-orang yang tergabuntg di dalam kerja sama tersebut, sehingga setiap personil atau anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas kedudukannya, tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab serta hubungan yang harus dilakukannya. Dengan demikian, tidak akan terjadi adanya kesimpang siuran, kesalah pahaman dan duplikasi tugas-tugas serta pemborosan waktu, biaya, tenaga, dalam melaksanakan tugas-tugas mereka.</p> <p>Sebenarnya istilah organisasi berasal dari perkataan Yunani yaitu Organon yang maksudnya alat/perkakas. Mengenai perumusan pengertiannya terdapat berbagai pendapat, yang antara lain dapat dikemukakan di sini adalah: : James D Mooney dalam bukunya The Principles of organization mengemukakan sebagai berikut : Organization is the form of every human associations for the attainment of a common purpose jadi organisasi adalah setiap bentuk persekutuan manusia untuk mencapai maksud bersama.</p> <p>SP Siagian, mendefinisikan organisasi sebagai sertiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan mana terdapat seseorang/beberapa orang yang disebut atasan dan seseorang/sekelompok orang yang disebut bawahan.</p> <p>Yang penting di dalam organisasi ialah mempersatukan orang-orang yang ikut serta didalam kerjasama antara mereka sebagai hubungan kerjasama dan kesatuan usaha bersama dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.</p> <p>2. ManagementManagement sebagai unsur kedua dari administrasi merupakan proses penggerakan orang-orang dan pengerahan segenap fasilitas di dalam usaha kerjasama manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. </p> <p>Apabila disimak beberapa rumusan manajemen dan begitu pula bila dilihat hakekat pengertiannya, maka ada beberapa hal dasar yang terkandung dalam pengertian manajemen yaitu :</p> <p> Bahwa manajemen mempunyai suatu tujuan tertentu yang akan dicapai.</p> <p> Bahwa di dalam manajemen, untuk mencapai tujuan ada satu pihak yang menggerakkan pihak yang lain untuk melakukan pekerjaan tertentu dan menggerakkan segenap fasilitas dalam suatu usaha kerja sama menuju tercapainya tujuan yang telah dilakukan.</p> <p>Dengan demikian, dapat di pahami bahwa manajemen tidak melaksanakan sendiri kegiatan-kegiatan yang sifatnya operasional, melainkan hanya mengatur tindakan-tindakan pelaksanaan para bawahan.</p> <p>Pihak pengatur, penggerak, lazimnya di istilahkan sebagai pemimpin, atasan, kepala, atau manajer, sedangkan pihak yang digerakkan lazimnya di sebut bawahan, tenaga operasional, atau pelaksana.</p> <p>Manajemen merupakan inti dari pada administrasi karena management merupakan alat pelaksanaan utama dari pada administrasi. Manajemen inilah merupakan pengendali dan menggerakkan segala macam kegiatan usaha kerja sama yang bersangkutan sehingga dapat mencapai tujuannya. Penggerak atau pemimpin, atasan, kepala, atau manejer sebagai mana disebutkan diatas adalah orang yang melaksanakan fungsi manajer ini.</p> <p>Dalam setiap usaha kerja sama manusia atau dalam setiap organisasii terdapat tiga tingkatan kelompok pemimpin yang sesuai dengan tingkat manajemen, yaitu:</p> <p>a. Top management atau administrative management.</p> <p>b. Kelompok pimpinan menegah (middle management).</p> <p>c. Kelompok pimpinan tingkat bawahan yang dikenal pula dengan istilah lower management, Supervisory management, Gang Leader, mandur atau operasional management.</p> <p>perlu diketahui bahwa sukses tidaknya suatu organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan tergantung atas kepemimpinan yang dipraktekkan oleh orang-orang dari kelompok pemimpin itu. Kepemimpinan dapat diartikan sebagai kemampuan untuk mempengaruhi , menggerakkan dan mengarahkan tingkah laku orang-orang lain kesuatu tujuan yang telah ditentukan.</p> <p>Kepemimpinan ini merupakan inti dari pada manajemen karena kepemimpinan merupakan motor penggerak bagi sumber-sumber dan alat-alat, manusia, dan alat lainnya dalam suatu usaha kerja sama. Tanpa adanya kepemimpian yang baik, maka manajemen pun tidak dapat dilaksanakan dengan baik.</p> <p>Pemimpin mempunyai tugas-tugas yang pada pokoknya sudah umum dikenal sebagai fungsi-fungsi manajemen. Namun, para ahli masih terdapat perbedaan pendapat mengenai jenis-jenis serta banyaknya fungsi-fungsi manajemen. Untuk sekedar menjadi bahan perbandingan, akan dikemukakan beberapa pendapat mengenai fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh Manulang (1996) dengan perubahan susunan seperlunya, sebagai berikut:</p> <p>1. Henry Fayol, membagi fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:</p> <p> Planning ( perencanaan ).</p> <p> Organizing ( Pengorganisasian ).</p> <p> Commanding ( Pemberian komando ).</p> <p> Coordinating ( Pengkordinasian ). Controlling ( Pengawasan ).</p> <p>2. Harold Koontz dan Cyril O Donnel, mengemukakan pula fungs-fungsi manajemen, yaitu :</p> <p> Planning ( perencanaan ).</p> <p> Organizing ( Pengorganisasian ).</p> <p> Staffing ( Pengadaan Tenaga Kerja ).</p> <p> Directing ( Pemberian Bimbingan ).</p> <p> Controlling ( Pengawasan ).</p> <p>3. Menurut Louis A. Allen, fungsi-fungsi manajemen, yaitu :</p> <p> Planning ( perencanaan ).</p> <p> Organizing ( Pengorganisasian )</p> <p> Leading (pembimbingan).</p> <p> Controlling ( Pengawasan ).</p> <p>4. John F. Mee, seorang guru besar dalam Ilmu Manajemen di Universitas Indiana mengatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen ialah :</p> <p> Planning ( perencanaan ).</p> <p> Organizing ( Pengorganisasian ).</p> <p> Motivating ( Pemberi motivasi ).</p> <p> Controlling ( Pengawasan ).</p> <p>5. George R. Terry menggolongkan fungsi-fungsi manajemen atas empat juga, yaitu :</p> <p> Planning ( perencanaan ).</p> <p> Organizing ( Pengorganisasian ).</p> <p> Actuating ( Penggerakan ).</p> <p> Controlling ( Pengawasan ).</p> <p>6. DR. SP. Siagian, MPA, mengatakan pula bahwa fungsi-fungsi organic manajemen adalah :</p> <p> Perencanaan.</p> <p> Pengorganisasian.</p> <p> Pemberi motivasi.</p> <p> Pengawasan.</p> <p> Penilaian.</p> <p>7. Drs. The Liang Gie, berpendapat bahwa fungsi-fungsi manajemen dapat dibedakan dalam 6 fungsi yaitu :</p> <p> Perencanaan.</p> <p> Pembuatan keputusan.</p> <p> Pembinaan.</p> <p> Pengkordinasian.</p> <p> Pengendalian.</p> <p> Penyempurnaan</p> <p>8. Luther Gullich menggolongkan fungsi-fungsi manajemen atas 7 fungsi sebagai berikut:</p> <p> Planning </p> <p> Organizing</p> <p> Staffing </p> <p> Dirrecting</p> <p> Coodinating</p> <p> Reporting</p> <p> Budgeting</p> <p>9. Lyndak F. Urwick membagi fungsi manajemen sebagai berikut :</p> <p> Forecasting</p> <p> Organizing</p> <p> Commanding</p> <p> Coordinating</p> <p> Controlling </p> <p> Perlu dikemukakan bahwa pada umumnya ahli diatas memasukkan organizing sebagai salah satu fungsi manajemen kecuali The Liang Gie.Adapun alasan mengapa The Liang Gie tidak memasukkan organizing sebagai fungsi manajemen ialah bahwa dalam setiap usaha kerjasama pasti terdapat struktur yang merupakan wadah usaha itu di samping proses yang menggerakkan penyelenggaraan kerja sama tadi. Wadah yang dimaksud disini ialah organisasi sedangkan proses penggerak adalah manajemen. Penjelasan tiap-tiap fungsi manajemen akan dibahas pada bab tersendiri dari buku ini.</p> <p>3. KomunikasiKomunikasi biasanya disebut tata hubungan adalah merupakan proses penyampaian warta dari seseorang kepihak lain dalam usaha kerja sama manusia. Komunikasi merupakan urat nadi yang memberikan kemungkinan orang-orang dalam suatu usaha kerja sama saling mengetahui pikiran, kehendak dan perasaan masing-masing.</p> <p>Berita-berita yang disampaikan misalnya, buah pikiran, uraian suatu hal atas kesan-kesan. Wujud berita itu dapat merupakan suatu perintah, permohonan, pertanyaan atau cara-cara perbuatan lainnya. Sistem-sistem penglihatan misalnya surat, gambar, dapat pula dengan sistem komunikasi (audio visual) misalnya penggunaan video dan televisi. Istilah communication kadang-kadang diartikan sebagai berita yang disampaikan atau alat-alat komunikasi yang menghubungkan tempat-tempat, misalnya jalan-jalan kereta api,, telegrap.</p> <p>Komunikasi yang dilakukan dalam setiap usaha kerjasama dapat dibedakan atas 2 macam yaitu :</p> <p>a. komunikasi keluar yaitu komunikasi yang dijalankan suatu organisasi terhadap pihak lain.</p> <p>b. Komunikasi kedalam yaitu komunikasi yang terjadi didalam lingkungan organisasi itu sendiri.</p> <p> Yang penting diperhatikan didalam melaksanakan komunikasi ialah bagaimana agar warta itu dapat sampai ke pada penerima pada waktu yang tepat dan pengertian yang tepat atau dengan kata lain bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang tidak mencapai hasil yang memuaskan atau yang diharapkan merupakan penghamburan tenaga, pikiran, waktu, dan uang. Hal yang demikian ini merugikan organisasi. Komunikasi yang demikian ini dinamakan dengan istilah communication break down atau kegagalan komunikasi.</p> <p>Untuk menghindari terjadinya hal yang demikian, maka pemberian berita perlu memiliki syarat-syarat sebagai berikut:</p> <p>a. kemampuan untuk menggunakan pikirannya dengan baik.</p> <p>b. Semangat kerja yang baik .</p> <p>c. Bahasa yang digunakan harus jelas, sehingga dapat mempengaruhi perasaan penerima berita. </p> <p>4. Kepegawaian.</p> <p>Kepegawaian adalah suatu proses yang berhubungan dengan masalah penggunaan tenaga kerja di dalam suatu usaha kerjasama. Tanpa tenaga kerja atau pegawai, administrasi tidak berjalan. </p> <p>Segenap proses yang berkenaan dengan tenaga kerja manusia, mulai dari penerimaannya, penempatannya, pendayagunaanya sampai pada pemberhentiannya merupakan fungsi kepegawaian.</p> <p>Ada beberapa masalah pokok kepegawaian yang perlu mendapat perhatian agar usaha kerja sama lancar, yaitu masalah bagaimana memperoleh dan menggunakan tenaga kerja manusia secara tepat dan bagaimana mengembangkan dan membina kemampuan, kegairahan, kepuasan, dan menggantikan tenaga kerja itu.</p> <p>Sehubungan dengan masalah pokok kepegawaian tersebut, kiranya perlu dijelaskan tentang hal-hal sebagai berikut:</p> <p>a. Penerimaan dan penempatan pegawai .</p> <p>Untuk memperoleh tenaga kerja harus sesuai dengan kebutuhan. Oeh karena itu, terlebih dahulu perlu diketahui formasi yang lowong, serta kemampuan organisasi membiayai pegawai yang kelak akan diterima. Penerimaan pegawai dapat dilakukan apabila didasarkan pada syarat sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan organisasi. </p> <p>b. Pendayagunaan pegawai.</p> <p>Pendayagunaan pegawai menyangkut masalah bagaimana agar supaya orang yang telah ditempatkan pada jabatan tertentu dapat bekerja dengan baik, penuh rasa pengabdian yang mendalam terhadap organisasinya. Usaha seperti ini merupakan tugas utama bagi pemimpin. Untuk memenuhi maksud ini dapat dilaksanakan dengan berbagai usaha seperti, pendidikan dan latihan pegawai, mempromosikan pegawai, memindahkan pegawai, memberikan motivasi dan sebagainya.</p> <p>c. Pemberhentian pegawai.</p> <p>Pemberhentian pegawai berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Hal ini dapat terjadi karena kemauan pegawai, karena kemauan pemimpin, karena pegawai meninggal dunia, karena menepati penetapan perjanjian kerja antara perusahaan dengan buruh. Masalah pemberhentian ini perlu ditangani secara seksama dan bijaksana, mengingat masalah pemberhentian menyangkut masalah hidup seseorang. </p> <p>5. Keuangan</p> <p>keuangan merupakan unsur administrasi yang menyangkut paut tentang masalah pembiayaan dalam suatu usaha kerjasama, yaitu yang berkenaan dengan penataan pengelolaan segi-segi pembiayaan, yang meliputi penentuan sumber-sumber biaya, cara memperoleh serta mempertanggungjawabkannya. Kesemuanya itu merupakan fungsi keuangan.</p> <p>Masalah keuangan adalah masalah yang sangat penting bagii setiap usaha kerja sama, setiap usaha kerja sama atau organisasii selalu memerlukan pembiayaan.</p> <p>Faktor pembiayaan ini dapat menentukan hidup matinya suatu organisasi. Kemampuan suatu organisasi untuk hidup dan berkembang tergantung dari keuangan yang dimilliki untuk membiayai segenap kebutuhan yang berhubungan dengan kegiatan organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, masalah keuangan harus mendapat perhatian yang besar agar penggunaan keuangan yang ada betul-betul bermanfaat pada organisasi.</p> <p>Adapun masalah yang dihadapi oleh setiap organisasi dalam hubungannya dengan unsur keuangan ialah bagaimana melakukan kegiatan-kegiatan penyediaan penggunaan uang secara sah dan efisien.</p> <p> Secara sah berarti kegiatan itu dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku .</p> <p> Secara efisien berarti kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan dengan peraturan yang teliti sehingga apa yang di korbankan dan apa yang di peroleh itu merupakan imbangan yang wajar, pantas dan terbaik.</p> <p>6. Perbekalan</p> <p>Perbekalan adalah salah satu unsur administrasi ysng merupakan aktifitas yang menyangkut paut tentang peralatan yang dibutuhkan dalam suatu usaha karja sama atau organisasi, yang meliputi proses pengadaan, penyimpanan, sampai kepada penyingkiran barang-barang yang sudah tidak...</p>