Utbildning föreningsadministratör

  • Published on
    24-Feb-2016

  • View
    50

  • Download
    1

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Utbildning freningsadministratr. Viktiga datum!. Fr.o.m . 1/7 2013 r det krav p att aktiviteter/sammankomster ska nrvarorapporteras i kommunens system fr att generera bidrag. Information/Bakgrund. - PowerPoint PPT Presentation

Transcript

Utbildning freningsadministratr

Utbildning freningsadministratrViktiga datum!Fr.o.m. 1/7 2013 r det krav p att aktiviteter/sammankomster ska nrvarorapporteras i kommunens system fr att generera bidrag.

Information/BakgrundI den freningsutredning som genomfrdes hsten 2009 framkom ett antal nskeml p frbttringar.

Den hgst prioriterade frbttringen var mjligheten till att gra bidragsanskningar via ntet.

Frsta steget till bidragsanskan r att nrvarorapportera aktiviteterna. De tillsammans med antalet medlemman i ldern 5-20 ligger till grund fr aktivitetsstdet.Effekter fr freningenFr freningen blir det:Mindre administration d freningsadministratren slipper gra egna sammanstllningar/berkningar eftersom detta sker automatiskt i systemet.En bttre kontroll av inrapporteringen eftersom freningsadministratren lpande kan flja s att aktiviteter blir inrapporterade av freningsledaren.Enklare att ta ut statistik p sin egna verksamhet

Effekter fr kommunenFr kommunen blir det:Mindre administrativt arbete Frbttrade mjligheter att utlsa statistik, inom frvaltningen och fr politiken.En trygghet, d systemet ser till att vi betalar ut rtt bidrag fr freningens verksamhet.

Grundfrutsttning fr att starta freningskontoFreningen utser en ansvarig fr hantering av kommunala freningsbidragNr fullmakt, styrkt av styrelseprotokoll, inkommer till kultur- och fritidsfrvaltningen s lgger vi upp ett freningskonto och freningsadministratren fr ett mail med sina anvndaruppgifter.

Ansvarsomrden fr freningsadministratrUppdatering freningens kontaktuppgifter (freningsregister)Anskan freningsbidrag Lokalkostnadsbidrag & Ledarutvecklingsbidrag Nrvarorapportering - kommunalt verksamhetsbidrag(Boka lokaler)?

Tv webbsidor att arbeta mot

Interbook kopplad till bokningssystemet hr sks bidragen

Webbmodul fr nrvarorapportering hr nrvarorapporterar manWebbadress InterbookFr att komma t inloggningssidan skriver du fljande webbadress:

https://boka.vaxjo.se/?Id=4

Webbsidan kommer du ven t genom kommunens hemsida

www.vaxjo.se under fliken Uppleva & Gra

Inloggning interbook

Administrering freningsuppgifter

Bidrag

Bidragsanskan

Medlemmar

Aktivitet/Deltagare

Verksamhetsbidrag nrvarorapporteringWebbadress nrvarorapporteringFr att komma t inloggningssidan skriver du fljande webbadress:

http://aktvax.argentum.se

Webbsidan kommer du ven t genom kommunens hemsida

www.vaxjo.se under fliken Uppleva & GraArbetsordning aktivitetsstdFreningsadministratren lgger upp freningens grupper samt skapar konto till den ledare som r ansvarig fr respektive grupp.Freningsledaren lgger upp sina deltagare p respektive grupp. Freningsledaren kan ven vlja att lgga upp planerade aktiviteter alternativt lgga upp aktiviteterna efter varje enskilt tillflle.

Inrapportering aktivitetsstdFreningsledaren mste fylla p vilka deltagare som varit nrvarande p varje enskild aktivitet.Nr freningsledaren r frdig med aktuellt deltagartillflle klarmarkeras detta.Freningsadministratren kan d flja om det finns tillfllen som inte r klarmarkerade.Nr aktiviteterna r klarmarkerade kan administratren signera aktiviteten.

Nr freningen lmnat in fullmakt styrkt av styrelseprotokoll kommer ett mail med inloggningsuppgifter till utsedd freningsadministratr. Mailet kommer frn: aktivitetsstod@vaxjo.se

Lsenord TIPS!Lsenordet frn aktivitetsstod@vaxjo.se r ofta vldigt komplicerat, vilket kan leda till svrigheter att logga in.

Kopiera lsenordet som finns i mailet och klistra sedan in detsamma i lsenordsrutan. (Har man svrigheter med att kopiera texter kan det vara bra att man har med sig ngon som har datavana.)Frsta gngen man r inloggad s byter man lsenord till ett eget (tnk p att lsenordet mste innehlla tta tecken varav ett specialtecken. (specialtecken r ! # % & / ( ) = ? m.m.)Byta lsenord

Freningsadministratren skapar grunden fr freningens nrvarorapporteringBrja med att lgga upp grupperLgg sedan upp de ledare som ska rapportera in nrvaronKoppla ledaren till den eller de grupper ledaren ska rapportera fr

Lgg upp grupper

Skriv in grupp fr grupp. Spara genom att trycka p disketten till vnsterLgg upp ledare

G in p hantera anvndareFr att lgga upp en ny ledare, tryck p Ny anvndare och nytt fnster ppnasLgg upp ledare och koppla till grupp/grupper

Fyll i ledarens uppgifter och kryssa i vilka grupper ledaren ska rapportera fr. Nr freningsledaren sparas skickas automatiskt ett mail till ledaren med inloggningsuppgifterLedarenLedaren lgger upp vilka deltagare/ledare som tillhr respektive grupp (kan ven gras av freningsadministratren). Lgga upp deltagare

Vlj vilken grupp som avses (F97). Fyll i personnummer, namn. Deltagare eller ledare samt om deltagaren r Handikappad. Avsluta med spara och deltagaren/ledaren lgg till i Gruppens listaSkapa tillfllen

Du kan vlja att lgga upp dina aktiviteter innan eller efter en aktiviteten. Har man en planering fr sina aktiviteter kan man med frdel lgga upp aktiviteterna innan.

Man vljer nytt tillflle, och fyller sedan i under skapa/ndra tillflle: datum, starttid, sluttid samt vilken verksamhet som ska/har utfrts.Nrvarorapportering

Nr en aktivitet r genomfrd kan freningsledaren markera vilka deltagare som varit nrvarande p aktiviteten.

Brja med att vlja vilket tillflle som ska rapporteras in. Fyll p vilka i gruppen som varit nrvarande. Nr ledaren r frdig med respektive tillflle r det viktigt att tillfllet klarmarkeras.Nrvarorapportering via mobiltelefonenLedare med mobiltelefon med webblsare kan utfra rapporteringen direkt p plats (mer info finns i anvndarmanualen)I dagslget finns ingen app fr smartphonesFreningsadministratren signerar aktiviteterna

Fr att bidrag ska kunna genereras fr nrvarorapporteringen krvs att freningsadministratren godknner den nrvarorapporteringen som utfrts genom att signera klarmarkerade tillfllen.

Nr bidragsanskan grs i Interbook hmtas de signerade uppgifterna frn nrvarorapporteringssystemet, och dessa ligger sledes till grund fr det aktivitetsstd kommunen betalar ut.