eje tematico No 2 archivo digi

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    13-Jun-2015

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  • 1. EJE TEMATICO No. 2
    • Integrantes
  • Mara Fernanda Arteaga
  • Emma Lucia Carmona
  • Magda Milena Moreno
  • Magnolia Hernndez Londoo
  • Roberto Cervantes Polo

2. Archivos digitales

  • Sociedad sin Memoria
    • Considerandoque el patrimonioarchivstico digital se encuentra en peligro de desaparicin yde la falta de confiabilidad, y que su preservacin en beneficio de las generaciones actuales y futuras es una preocupacin urgente en el mundo entero.
  • Carta para la Preservacin del Patrimonio
  • Del Archivo Digital Preservar para garantizar el acceso
  • CONARQ/CTDE (2004)

3. DOCUMENTO DE ARCHIVO Documento, de acuerdo con elDiccionario de la lengua espaola , procede del latndocumentum ,y es Diploma, carta, relacin u otro escrito que ilustra acerca de algn hecho, principalmente de los histricos; y en otra acepcin, Escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. La definicin que antecede apunta a los tres elementos que forman parte de los documentos archivsticos: soporte, medio e informacin. De manera general y muy amplia podra decirse que documento es la manifestacin de una actividad humana fijada a un soporte que asiste para informar acerca de esa actividad y est constituido por varios elementos: Soporteque es la parte fsica o material del mismo, que ha ido cambiando a travs del tiempo. Los ms antiguos conocidos son las placas de arcilla, el papiro, el pergamino, la vitela, el papel, las cintas y, los ms modernos, hoy da, discos pticos y otros soportes electrnicos. Informacin , el mensaje o noticia que el documento contiene que puede estar dispuesta de manera similar o no segn la tipologa documental. Medioo forma en que se registra la informacin en el soporte. A estos elementos deber sumrsele la razn de la creacin o generacin del documento para que adquiera la condicin dearchivstico . 4. Documento electrnico de archivo

  • Un documento electrnico es aquel contenido en un
  • soporte electrnicoque, para su visualizacin requiere
  • una pantalla textual, una pantalla grfica, y/o unos
  • dispositivos de emisin de audio, vdeo, etc., segn el tipo
  • de informacin que contenga. En algunos casos tambin
  • se precisa la mediacin de un ordenador (cuando la
  • informacin est digitalizada), en otros no (si se trata de
  • informacin analgica).

5. DOCUMENTO DIGITAL

  • Todo documento digital es un documento electrnico pero no ocurre lo mismo al revs, no todo documento electrnico es un documento digital. Un documento electrnico puede ser bien analgico, bien digital.Documentos electrnicos son, por ejemplo, una cinta de casete o una cinta de vdeo, que precisan de un dispositivo electrnico para su lectura, pero no son digitales . Lo que distingue un medio electrnico de unmedio digita l es, por una parte, la forma en que est codificada la informacin y, por otra,la necesaria mediacin de un ordenador para decodificar esta informacin

6.

  • En el caso de undocumento digital , la informacin est
  • codificada en bits , y para leer, visualizar ograbar la informacin
  • se precisa de un dispositivo que transmita ograbe informacin
  • codificada en bits. Al representarsedigitalmente, los datos de
  • entrada sonconvertidos endgitos (0,1) inteligibles para la
  • mquina y no para los sentidos humanos; y a la salida, otro
  • dispositivo los convertir en Seales analgicas, inteligibles para los
  • sentidos humanos.
  • Un documento digital es, pues, aqul que contiene la
  • informacin codificada en bits .

DOCUMENTO DIGITAL 7. DIAGRAMA DE BLOQUES DEL DOCUMENTO 8. Gestin del documento digital

  • Reunin basada en identificacin, valoracin y autentificacin de la identidad documental
  • Conservacin preventiva de los soportes y la legalidad para garantizar la permanencia
  • Representacin y organizacin basada en la procedencia ye l modo de produccin documental
  • Acceso y difusin por medios electrnicos

9. CARACTERISTICAS QUE DEFINEN A LOS DOCUMENTOS ANALOGICOS VERSUS DOCUMENTOS DIGITALES 10. CARACTERISTICAS QUE DEFINEN A LOS DOCUMENTOS ANALOGICOS VERSUS DOCUMENTOS DIGITALES 11. reas de gestin

  • Reunin autentificacin
  • Preservacin
  • Organizacin
  • Acceso

12. Reunin de los documentos

  • Transferencia, captura y recepcin.
  • Seleccin y expurgo: Basada en identificacin y valoracin de series.
  • Autenticacin.
  • Registro del documento. Toma de datos:
  • -Habituales: ttulo, procedencia, contenidodatos fsicos.

13.

  • Nuevos: Propiedades informticas (aplicacin creadora, formato, extensin), estructura lgica y diccionario de datos (cuando se trata de base de datos).
  • Almacenamiento e instalacin.
  • Nueva rea de gestin. Propia de lo electrnico.
  • Finalidad: identificar los elementos de los documentos necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo.

Reunin de los documentos 14.

  • Verificarla integridad fsica y lgica de los documentos.
  • Tareas:
  • Mtodo en fase de investigacin.
  • Anlisis del estado del soporte.
  • -Identificacin de los datos necesarios para su lectura.
  • Eliminacin de virus informticos.
  • Instalacin y testeo del funcionamiento.
  • Comprobacin de la integridad del documento.

Reunin de los documentos 15.

  • Identificacin de lmites y componentes del documento.
  • Modelos de documentos:
  • Unitario: coincidefichero y documento.
  • Ejemplos: fichero de texto, imagen, sonido y video. La integridad se puede preservar mediante contraseas, filigranas (watermark), contraseas.
  • Complejo: Un documento esta compuesto pordiversos ficheros y a su vez puede dar origen a mltiplesdocumentos unitarios.

Reunin de los documentos 16.

  • Caracteres:
  • -compuesto de diferentes documentos o parte de ellos.
  • - Distribuido entre redes y maquinas.
  • - Dinmico o de fcil actualizacin sin huella.
  • Ejemplo: bases de datos, workflow, correo
  • electrnico, paginas web, intranets, sistema
  • de info geogrfica.

Reunin de los documentos 17.

  • Modos de conservacin.
  • Orientada al proceso: identificar y preservar en ficheros separados pero relacionados: los datos, la estructura, las interfaces de usuarios, ficheros de datos adjuntos, metadatos, etc.
  • Orientada al objeto: Identificar, seleccionar y preservar en ficheros separados documentos unitarios

Reunin de los documentos 18. LA PRESERVACION DIGITAL

  • La perdida de los acervos digitales puede dejar una gran brecha histrica, pues muchas investigaciones dejarn de existir por no haber material suficiente para consulta, eso es reflejado directamente en las bibliotecas digitales, las cuales no estn preparadas para recibir el acervo digital y consecuentemente preservarlo.

19. DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL

  • Obsolescencia.
  • El acceso a los expedientes electrnicos exige el procesar los bits almacenados
  • Los tipos de datos dependen del software de uso especfico o aplicaciones.
  • Las aplicaciones dependen del sistema operativo.
  • Los sistemas operativos hacen asunciones sobre el hardware
  • El software, los sistemas operativos y el hardware se convierten en medios obsoletos
  • La esperanza de vida de los medios de almacenamiento es finita
  • Rpida desarrollo de nuevos medios y de hardware relacionado

20.

  • Variedad
  • Documentos de aplicaciones de automatizacin de oficina.
  • Documentos de procesadores de texto.
  • Hojas de Clculo
  • Presentaciones
  • Correo Electrnico + attachments .
  • Documentos escaneados.
  • Fotografas Digitales.
  • Imgenes Satelitales.
  • Archivos de Audio Digital.
  • Pginas Web.
  • Bases de Datos
  • Sistemas de Informacin Geogrfica.

DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL 21.

  • Complejidad
  • Documentos con objetos vinculados.
  • Bases de Datos con mltiples tablas, formularios, reportes, etc.
  • Documento XML.
  • Pginas web interactivas.
  • Modelos de Realidad Virtual

DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL 22.

  • Volumen
  • Administracin Clinton se recibieron 40000,000
  • de mensajes correo electrnico Departamento de
  • Defensa 54000.000 imgenes digitales del personal
  • militar, anualmente. El Universo digital se duplica
  • cada 18 meses.

DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL 23.

  • Autenticidad.
  • Requerimiento: Un documento debe seguir siendo tan confiable como cuando fue creado.
  • Premisa: La mayora de los formatos digitales llegarn a ser obsoletos hasta el punto de lleguen a ser o totalmente inaccesibles.
  • Preservar accesibilidad requerir transformar la codificacin digital de los expedientes electrnicos
  • obsoletos.

DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL 24.

  • Accesibilidad.
  • Requerimiento: Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los documentos oficiales, tal y como fueron creados.
  • Premisa: Los ciudadanos utilizarn la mejor tecnologa disponible para acceder a esos documentos.
  • Los expedientes en formatos digitales obsoletos no estarn fcilmente disponibles en tecnologa actual.

DESAFIOS DE LA GESTION DE LA INFORMACION DIGITAL 25. CONCLUSION

  • Dado el enorme uso y reconocida aceptacin de los documentos electrnicos en
  • el comercio mundial, y en vista que no es un asunto que slo atae a pases con
  • desarrollos tecnolgicos elevados, las pruebas en medios electrnicos cobran vital
  • importancia en las etapas probatorias de los procesos judiciales y administrativos.
  • Los niveles de seguridad de stos nuevos instrumentos contribuyen a su
  • aceptacin y handemostrado que son superiores a los relacionados con los
  • Documentos tradicionales, aunque todava hay mucho por hacer desde el punto
  • de vista tecnolgico yorganizacional. As mismo, el desarrollo legislativo en
  • Colombia y jurisprudencial en pases como Estados Unidos, dan va libre a la
  • eficacia probatoria de los mensajes de datos, incluso para aquellos que no cuentan
  • con sistemas sofisticados de autenticacin como la firma digital. Esta situacin
  • crea nuevos retos para los departamentos legales de las compaas y para sus
  • asesores externos, quienes deben estar preparados para la bsqueda
  • electrnica de pruebas que es en la actualidad una realidad inminente y que de
  • continuar la tendencia actual reemplazarn en gran parte la bsqueda tradicional
  • De pruebas basada en documentos en soporte fsico.