Guía para determinar la viabilidad de digitalizar archivos

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    29-Jun-2015

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Secundaria Tcnica N 23, D. F.

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<ul><li> 1. Archivo General de la NacinDireccin del SistemaNacional de Archivos Gua para determinar la viabilidad deimplementar proyectos de digitalizacin de documentos de archivo Diciembre 09</li></ul><p> 2. ndicePrefacio...................................................................................3Objetivo general ...................................................................3Marco jurdico.......................................................................3Introduccin..........................................................................5Finalidades de la reproduccin.............................................5Recomendaciones Generales.................................................61 serie: La naturaleza sustantiva del acervo documental....62 serie: Usuarios actuales y potenciales .............................63 serie: La naturaleza actual y prevista del uso. .................74a serie: Descripcin de expedientes y naturaleza delproducto digital .....................................................................75 serie: La entrega y retencin del producto digital.............76 serie: Costos y beneficios ................................................8Conclusin ..............................................................................8Matriz de toma de decisiones .................................................8ANEXO 1..............................................................................92 3. PrefacioEl A rchivo G eneral de la N acin, a t ravs de l a Direccin del Sistema N acional de A rchivos deconformidad con l os l ineamientos V igesimotercero, V igesimocuarto y V igesimoquinto de l osLineamientos generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias yentidades de la administracin pblica federal, el abor, con el concur so de su r gano asesor elComit Tcni co C onsultivo de U nidades de C orrespondencia y Archivo de l G obierno Feder al(COTECUCA), la presente gua.Objetivo generalProponer una gu a del pr oceso de t oma de deci siones par a l as dependenci as y ent idades de l aAdministracin Pblica Federal en los proyectos de conversin digital de archivos.Marco jurdicoLey General de Bienes Nacionales (DOF, 20/05/2004)Artculo 6Estn sujetos al rgimen del dominio pblico de la Federacin:XVIII. Los muebles de la Federacin que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, comolos docum entos y expedi entes de l as of icinas, los m anuscritos, i ncunables, edi ciones, l ibros,documentos, publicaciones per idicas, mapas, planos, f olletos y gr abados importantes o r aros, ascomo las colecciones de estos bienes; las piezas etnolgicas y paleontolgicas; los especmenes detipo de l a f lora y de la f auna; l as co lecciones ci entficas o tcnicas de ar mas, nu mismticas yfilatlicas; los ar chivos, l as f onograbaciones, pel culas, ar chivos f otogrficos, m agnticos oinformticas, cintas magnetofnicas y cual quier otro ob jeto que contenga imgenes y sonido, y laspiezas artsticas e histricas de los museos.Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal (DOF, 29/12/1976)Artculo 20Las secr etaras de E stado y los depar tamentos administrativos establecern sus cor respondientesservicios de apoyo administrativo en materia de planeacin, programacin, presupuesto, informticay est adstica, r ecursos hum anos, r ecursos m ateriales, cont abilidad, f iscalizacin, ar chivos y l osdems que sean necesarios en los trminos que fije el Ejecutivo Federal.Artculo 27A la Secretara de Gobernacin corresponde el despacho de los siguientes asuntos:XIX. A dministrar el A rchivo General de la N acin, as com o vigilar el cum plimiento de l asdisposiciones legales en materia de informacin de inters pblico;3 4. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos (DOF, 13/03/02)Artculo 8Todo servidor pblico tendr las siguientes obligaciones:V. Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o comisintenga bajo su r esponsabilidad, e i mpedir o evi tar su uso, sus traccin, destruccin, ocul tamiento oinutilizacin indebidos.Ley de Fiscalizacin Superior de la Federacin (DOF, 29/12/2000)Artculo 12La Auditoria Superior de l a Federacin y la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, en e l mbitode sus r espectivas com petencias, consi derando l as pr opuestas que formulen l os P oderes de l aUnin y l os ent es pbl icos f ederales, expedi rn l as bases y nor mas par a l a baj a de d ocumentosjustificatorios y com probatorios par a ef ecto de dest ruccin, guar da o cust odia de l os que debanconservarse, microfilmarse o pr ocesarse electrnicamente, sujetndose a l as disposiciones legalesestablecidas en la materia.Cdigo Penal FederalCaptulo II. Artculo 214Comete el delito de ejercicio indebido del servicio pblico el servidor pblico que:IV. Por s o por interpsita persona, sustraiga, destruya, ocu lte, utilice ilcitamente la informacin odocumentacin que se encuent re baj o su cust odia o a l a cual t enga acceso, o de l a que t engaconocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin.Reglamento Interior de la Secretara de Gobernacin (DOF, 30/06/2002)Artculo 48El Archivo General de la Nacin, co mo r gano desconcentrado de l a Secretara de Gobernacin,fungir c omo el ent e r ector de l a ar chivstica naci onal y ent idad cent ral de consul ta del E jecutivoFederal en el m anejo de l os a rchivos adm inistrativos e hi stricos de l a A dministracin P blicaFederal, y tendr las siguientes atribuciones:II. Establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la documentacinliberada por las dependencias y entidades de l a Administracin Pblica Federal, incorporando a l osacervos del r gano adm inistrativo desconcent rado l os que posean i nters hi strico y gest ionar l arecuperacin de archivos histricos. 4 5. Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de archivos de las dependenciasy entidades de la administracin pblica federal (DOF, 2/02/04)Vigesimotercero. Las dependencias y entidades tomarn las medidas necesarias para administrar yconservar l os docum entos el ectrnicos, gene rados, o recibidos, cuy o cont enido y est ructurapermitan identificarlos como documentos de ar chivo que asegur en la identidad e integridad de suinformacin.Vigesimocuarto. Las dependencias y entidades aplicarn las medidas tcnicas de administracin yconservacin que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad e losdocumentos electrnicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones deconformidad con las normas nacionales e internacionales..Vigesimoquinto. Las dependencias y entidades r ealizarn pr ogramas de respaldo y migracin dedocumentos electrnicos, de acuerdo con sus recursos.IntroduccinLa sel eccin de m aterial docum ental par a di gitalizar const ituye un pr oceso com plejo, que tienemucho en comn con la seleccin de documentos de archivo a microfilmar o valorar. Las estrategiasque debem os apl icar al def inir pr oyectos de di gitalizacin de docum entos de ar chivo, abar can almenos, los siguientes factores: la naturaleza de los usuarios actuales y potenciales, la naturaleza deluso actual y potencial, e l f ormato y la na turaleza del pr oducto digital pr opuesto y el modo en queser descrito, entregado y archivado, la manera en que el producto propuesto se vi ncula con ot rasgestiones de digitalizacin, y las proyecciones de los costos en relacin a los beneficios.Resaltando que un p roceso de di gitalizacin debe f avorecer l a gest in, bsqueda, acce so yrecuperacin de f orma electrnica de l os documentos de ar chivo, as como su di fusin a travs deredes de telecomunicaciones como Internet e Intranet.Finalidades de la reproduccin Preservacin, cr eacin de reproducciones fieles par a di sminuir l a m anipulacin de l osdocumentos de archivo. Mayor cont rol i ntelectual ( por ej emplo, cr eacin de un i nstrumento de bsqueda el ectrnicovinculado con i mgenes di gitales, cr eacin de tablas de cont enido e ndices di gitalizadosvinculados con los documentos de archivo) Seguridad, reproduccin de documentos esenciales y de documentos que deben ser conservadospermanentemente y la consulta se realiza en la reproduccin. Sustitucin, r eproduccin pa ra el iminacin, t endiente sol o a ganar espaci o y equi po. ( se debetomar en cuent a l as l eyes est ablecidas, con el f in de que pueda ser sust ituir, l egalmente,documentos destruidos. Complementariedad con el f in de com plementar una ser ie de i nformaciones f altantes, con unmenor cost o que el r epresentado por ot ras t cnicas de r eproduccin, com o la f otocopia y latranscripcin manuscrita o dactilogrfica. Difusin, l a r eproduccin gener a ahor ros sust anciales en cuant o a cos tos de di fusin de lainformacin. 5 6. Recomendaciones Generales1. Los archivos histricos se deben dig italizar2. Los archivos de concentracin no deben digitalizarse3. Los archivos de los archivos de trmite se digitalizarn previa aplicacin de esta gua.4. Organizar y D escribir es una t area i ndispensable ant es de i niciar un p royecto de digitalizacin.Para f acilitar la toma de decisiones acerca de si los documentos de ar chivo deben o no convertirseen archivo digital, a continuacin se presentan seis series de preguntas que se deben formular:1 serie: La naturaleza sustantiva del acervo documentalLas decisiones relativas a que documentos podemos digitalizar, deben enfrentar, antes que nada, elvalor sustantivo de serie documental con sus elementos esenciales: la funcin, el sujeto productor yel documento de archivo. Por lo tanto es bsico determinar aquello que verdaderamente vale la penaconvertir en documento de archivo digitalPreguntas que deben ser formuladas:1. Puede la importancia de la serie documental justificar el acceso que proporcionar la digitalizacin a la informacin de los documentos?2. El acceso electrnico a los documentos incrementar significativamente la velocidad en la toma de decisiones?2 serie: Usuarios actuales y potencialesLos niveles de uso pueden ayudar a conformar las prioridades para determinar la serie documental adigitalizar.Preguntas que deben ser formuladas:3. Frecuencia de consulta de las unidades administrativas de los expedientes originales propuestos para digitalizar?4. Estn siendo los expedientes de la serie documental utilizados por otras reas administrativas, adems de su generador, con la garanta de un acceso conveniente y confiable?5. Es actualmente tan difcil el acceso a los expedientes de la serie documental propuesta, que la digitalizacin crear y facilitar su acceso?6. Las condiciones fsicas del material original limitan el uso de la documentacin?7. Se encuentran los documentos relacionados con y en diversas reas administrativas?8. Responder la digitalizacin a las necesidades de las unidades administrativas o en el caso de archivos histricos a las de los estudiantes y acadmicos?9. La digitalizacin de los documentos de archivo puede reunir los documentos asociados que de otro modo permaneceran disociados?6 7. 3 serie: La naturaleza actual y prevista del uso.La documentacin, cuando se en cuentra digitalizada, debe ser igualmente accesible. Idealmente, laversin electrnica tambin permitir nuevos usos y anlisis ms sofisticados.Preguntas que deben ser formuladas:10. Cmo utilizan los usuarios de la informacin existente y la digitalizacin facilitar su labor?11. La digitalizacin aumentar la utilidad de los documentos de archivo?4 serie: Descripcin de expedientes y naturaleza del productodigitalAl decidir digitalizar, es preciso tomar en cuenta las dimensiones fsicas, la naturaleza y el estado deconservacin de l a se rie docum ental, en l a m edida en que t ales factores i ncidan en l ascaractersticas del pr oducto deseado y tambin se debe consi derar desde un i nicio el modo en elque los usuarios sern guiados para realizar su consulta en la versin electrnica.Preguntas que deben ser formuladas:12. Cmo se vincularan los expedientes digitales con el cuadro General de Clasificacinarchivstica?13. Cmo se llevar a cabo el proceso de descripcin de los expedientes y que caractersticasdeben capturarse para su recuperacin?14. Cmo se asociarn las descripciones de los expedientes con sus imgenes digitales?15. Son consideradas esenciales las copias de muy alta resolucin, la rplica exacta de loscolores, la combinacin ininterrumpida de imgenes y texto u otras cualidades?16. Los documentos de archivo, pueden resistir el proceso de digitalizacin?5 serie: La entrega y retencin del producto digital.Las decisiones relativas a la serie documental seleccionada para digitalizarse deben fundamentarseen una com prensin del modo en que se v a a descr ibir y entregar el pr oducto a l os usuar ios y acmo ser administrado a lo largo del tiempo.Preguntas que deben ser formuladas:17. Cmo sabrn los usuarios que existe un archivo digital?18. Cul es la mejor forma de entregar el producto digital a los usuarios?19. Quin ser autorizado para emplear el recurso digital y bajo qu circunstancias?20. Cmo se garantizar la integridad de la documentacin digitalizada?21. Existe la infraestructura tecnolgica adecuada para que los productos digitales creadossatisfagan la demanda local?22. Cules son las intenciones a largo plazo para el archivo digital?23. Pueden las gestiones cooperativas de digitalizacin reunir un conjunto coherente demateriales que de otro modo permaneceran disociados? 7 8. 6 serie: Costos y beneficiosEl anl isis de cost o-beneficio e vala la r elacin en tre f uncionalidad, de manda y gast o. Lasdemandas competitivas de t iempo y energa y los recursos limitados de or ganizacin, hacen que elanlisis deba ser riguroso y com pleto. Los cost os de c rear r ecursos el ectrnicos v aranconsiderablemente.Preguntas que deben ser formuladas:24. Quin se beneficiar del producto digital propuesto?25. Compensa el valor del producto propuesto el gasto involucrado?26. El tamao de los archivos y las necesidades de almacenamiento, Incrementan el costo desu administracin?27. Sera posible crear un producto aceptable a un menor costo?28. Cmo abordar el proyecto propuesto los costos a largo plazo asociados con los archivosdigitales?29. Es posible obtener financiamiento externo para respaldar el proyecto propuesto?ConclusinUna vez respondidas las preguntas anteriores sern una gua acerca de la conveniencia y viabilidadde realizar proyectos de digitalizacin y de cul es la documentacin que debe digitalizarse. Tambinse obtendr informacin que podr usarse como base para establecer las especificaciones tcnicasque regirn al proyecto, vase: http://www.agn.gob.mx/ menuprincipal/archivistica/pdf/ba08002002.pdfCabe agr egar que pa ra l levar a cabo un p royecto de digitalizacin exi toso se debe consi derar l aparticipacin de especi alistas en ar chivstica e i nformtica, as com o cont ar con l os r ecursoshumanos, m ateriales y f inancieros suf icientes par a afrontar el desar rollo, r evisin y concl usinsatisfactoria del proyecto.Matriz de toma de decisionesEl proceso de decidir que documentos deben digitaliza...</p>