Indicadores financieros de costos

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    25-May-2015

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Indicadores Diccionario de indicadores Organizacin de los indicadores Principales funciones de los indicadores Vigencia Atributos a tener en cuenta para la informacin Objetivos de los indicadores Utilidad de los indicadores Caractersticas de los indicadores Patrones para especificacin de los indicadores

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<ul><li> 1. AUDITORA DE COSTOS MDULO 2. Indicadores financieros de costos* *Carlos Augusto Rincn Soto Compilado: Wilson Antonio Velastegui Ojeda Mail: wavo_33@yahoo.com.mx </li></ul><p> 2. CONTENIDOS Resumen. Introduccin a los indicadores de costos La necesidad de las empresas contemporneas de los anlisis de costos Los indicadores de costos como brjula para las empresas Montaje del sistema de informacin de costos Efectividad vs eficiencia de los recursos Concepto de costos Contabilidad de costos Clasificacin de la contabilidad de costos Conceptualizacin del sistema de informacin de costos Componentes de los costos por productos Indicadores Diccionario de indicadores Organizacin de los indicadores Principales funciones de los indicadores Vigencia Atributos a tener en cuenta para la informacin Objetivos de los indicadores Utilidad de los indicadores Caractersticas de los indicadores Patrones para especificacin de los indicadores 3. Concepto de produccin Indicadores de costos y produccin Indicadores de costos financieros, logsticos y de control Indicador de costos totales Indicador de costos de venta Indicadores de importancia general Costo unitario de fabricacin Costo unitario total Costo unitario promedio Rentabilidad por producto Punto de equilibrio Costos estndar Anlisis de los indicadores de variaciones entre costos reales y costos presupuestados Indicadores de bandas como controles en los indicadores de variaciones Indicadores de costos por departamentos Indicadores de costo por proceso Indicadores de costo por actividades % de gasto por desperdicios en la actividad NIC 02 Indicadores de % 5D. Gestin de las 5D Tamao ptimo de inventario Indicadores de los presupuestos de produccin Limitaciones (indicadores de lmites) Lmites para la planeacin presupuestaria Tipos de indicadores productivos problemticos que se deben tener en cuenta para realizar un presupuesto Conclusiones de los indicadores financieros 4. Resumen Esta exploracin expresa clara y determinadamente, en trminos econmicos, financieros y de gestin, los datos que arrojan los sistemas de informacin de costos, revelados en indicadores de costos, importantes para el anlisis financiero y la gestin administrativa, segn la necesidad de los datos requeridos por la gerencia y del sistema de informacin que pueda adecuarse a las condiciones de la empresa. 1 5. Introduccin a los indicadores de gestin de costos El proceso de implantacin de los sistemas de informacin tiene un orden lgico y corresponde comenzar por definir los requerimientos y resultados finales que debe entregar el sistema de informacin a los diferentes usuarios de la empresa, internos y externos*. Bsicamente, se revelan los productos que ofrece el sistema, para qu sirven; requerimientos, dados en indicadores operativos de control y financieros, que utilizarn los usuarios internos en la toma de decisiones, los usuarios externos en la evaluacin de la empresa y el Estado para calcular los montos de los impuestos a cobrar, en la realizacin de estadsticas y control de importaciones, desperdicios ambientales, desechos, etc. Los usuarios internos directivos toman decisiones analizando la informacin empresarial, identificada en indicadores. Cuando la gerencia requiere continuamente indicadores que el sistema no entrega, el sistema de informacin debe modelarse para cumplir con las necesidades de los datos solicitados. *El planear un sistema de informacin contable y de costos debe iniciar por plantear el final del sistema de informacin, o sea, definir los indicadores que el sistema debe entregar, teniendo en cuenta los requerimientos a donde se debe llegar. Un sistema contable debe iniciarse por plantear las necesidades finales o informes finales del sistema. 2 6. La informacin de costos que generalmente es requerida por los usuarios directivos para la toma de decisiones, es entregada en indicadores que el sistema de informacin contable debe calcular y que se diferencia segn el tipo de empresa, sector econmico, tamao, productos, lugar geogrfico, polticas del pas, necesidades competitivas, polticas administrativas, conceptos de calidad, efectividad y eficiencia, software, estndares contables, modelo de costos, mtodos de control de inventarios, sistema de informacin de costos, entre otros. La gestin administrativa actualmente est mediada por la costumbre econmica del mercado mundial, la cual es competitiva, acelerada, meditica y, en muchos casos, abusiva, necesitando presagiar el destino, pero a falta de esta revelacin debe conseguir los datos (indicadores), utilizar la lgica y jugar con los escenarios. Entre ms datos, ms clculos, mejor lgica y mayor precisin de los escenarios. Los sistemas de costos se hacen ms complejos y detallados, con ms precisin, individualizacin y puntualidad, para ofrecer indicadores que presenten revelaciones a los diferentes escenarios. Las condiciones de una organizacin a otra son diversas, los indicadores de costos no necesariamente son iguales, y, por lo tanto, se encuentran sistemas de informacin de costos distintos de una empresa a otra. 3 7. El trmino indicadores de costos, sugerido para la jerga prctica, empresarial y acadmica de los costos, hace referencia a los datos financieros, operativos, logsticos y de control; que se obtienen por medio de sistemas de informacin de costos y se utilizan para la toma de decisin empresarial. Los indicadores tienen el objetivo de sensibilizar a los usuarios de manera favorable, desfavorable o neutra sobre una situacin que advierte ser examinada desde los saberes tcnicos. El indicador como sensibilizador plantea que la seal que entrega debe ser reconocida por los saberes tcnicos y tocar al usuario para que acte sobre los elementos que afectan el clculo y reconocimiento del indicador. Los indicadores de costos son una variedad de datos importantes para la toma de decisiones, y la gerencia debe tenerlos en cuenta segn las necesidades de informacin. Pero el momento ms adecuado para planificarlos, es en el montaje del sistema de informacin contable o en una reestructuracin del sistema. De esta manera, el desabollador del montaje tendr en cuenta que el sistema, al final de la implementacin, debe entregar los indicadores que la directiva exige para el anlisis, clculo y control de la informacin de costos y produccin. Los indicadores de costos son el producto de los sistemas de informacin de costos; igual que se disea una fbrica sobre el plan de productos, se disea un sistema de informacin sobre el plan de indicadores. 4 8. Acadmicamente los indicadores deben ser explcitos en el proceso de enseanza y prctica de los costos, como una relacin imprescindible y elemental entre el sistema de informacin y sus resultados (SIC = productos), con la intencin de que en el aprendizaje se plantee la relacin directa entre los costos y los indicadores de costos como el fin ltimo del sistema. Esto es semejante a los indicadores financieros obtenidos del sistema de informacin contable, donde el concepto de los datos (indicadores financieros), hacen parte del conocimiento comn de todo profesional relacionado con la administracin empresarial. La intencin de reflexionar sobre los indicadores de costos es apoyar a la direccin administrativa con una idea aproximada de cules son los indicadores, para qu pueden servir, en qu tipo de sistema se pueden obtener y cules pueden ser aprovechados en los diferentes esquemas y programas empresariales. Se debe intervenir en los procesos de las implantaciones o reestructuraciones de los sistemas de informacin contables y de costos. En este material no se plantearan las frmulas matemticas, ni las estructuras para calcular los diferentes indicadores, pues estos se supone hacen parte del conocimiento bsico del analista o especialista de costos. Lo que se plantea en este mdulo es darle importancia al indicador de costo como resultado del sistema de informacin de costos. 5 9. " "En la toma de decisiones la medicin es fundamental porque permite recoger y analizar los datos pertinentes, pronosticar los resultados, eliminar las apreciaciones subjetivas como 'me parece, yo creo, yo pienso', fomentar la participacin en la toma de decisiones a partir de observaciones comunes a todos y evitar discusiones tontas por tener diversos criterios o puntos de vista diametrales, dedicar la gerencia a lo importante en vez de perderse en lo urgente. Por tanto, la medicin en la toma de decisiones no es solamente acumular datos por acumular, ella debe contar con un marco terico que permita concatenar, caracterizar, clasificar, establecer relaciones, estudiar frecuencias e interpretar los datos con la finalidad de mejorar los procesos gerenciales." (Mora, 2010). 6 10. La necesidad de los anlisis de costos en las empresas contemporneas Las empresas manejan y controlan negocios donde venden productos tangibles o intangibles, con los cuales buscan obtener una rentabilidad positiva porcentual sobre las inversiones desarrolladas, valor agregado y capacidad competitiva. La competencia entre empresas, pases, productos semejantes, valores agregados, cambio de gustos y placeres de los clientes, pactos polticos, problemas sociales y dems; hacen que surjan o desaparezcan negocios y productos, pero esto depender de la capacidad visionaria de las directivas gerenciales de que sucumba la empresa con los negocios y productos o se transforme, innove y evolucione en novedosas propuestas, aprovechando y manipulando los nuevos conceptos econmicos, polticos y sociales. Las empresas requieren tomar decisiones rpidas y acertadas, hacer movimientos logsticos adecuados, tener conocimiento asertivo de s mismas y de su nicho de mercado. Para esto deben contar con informacin econmica, financiera, logstica y comparativa constante y detallada, para analizar su estado pasado, presente y planear el futuro. Los anlisis de costos organizan, describen, disean, calculan, representan y dibujan esa informacin econmica y financiera detallada en indicadores financieros de costos, sobre las necesidades particulares de la empresa y las directivas, para que estos puedan leerla, entenderla, analizarla y tomar decisiones. 7 11. 7 Los negocios y los productos cambian, mejoran y varan en cuestin de das, los precios se modifican en horas, aumentando o disminuyendo segn el movimiento de las monedas internacionales, problemas polticos y escasez o abundancia de materias primas. Es por esto que los planes de produccin e inversin deben ser proyectados en tiempos ms cortos y visionando las posibles alteraciones que podran darse, creando empresas que puedan variar con el entorno y fortalecerse con los cambios (Rincn, 2010). La produccin debe planificarse en capacidad de mercado, distribucin, produccin, rentabilidad y tiempo, pues los cambios de los sistemas econmicos as lo ameritan. Se necesitan estudios ms precisos que lleven a decisiones ms acertadas y menos riesgosas. "En otras palabras, cualquier compaa debe tener como propsito producir los ms altos resultados con el mnimo de inversin, y una de las formas de controlar dicha minimizacin de la inversin es mediante el clculo peridico de la rotacin de los diversos activos" (Flrez, 1994). La informacin financiera ayuda a los suministradores de capital a tomar mejores decisiones, lo que deriva en un funcionamiento ms eficiente de los mercados de capitales y un costo inferior del capital para la economa en su conjunto. IFRS for Sme's prrafo 2.13 8 12. Los indicadores de costos como brjula para las empresas Los indicadores cumplen la misin de ser la brjula de la empresa, ayudan a conocer el norte de la empresa, hacia dnde se debe ir, en qu lugar se encuentran, cunto les falta para llegar a la meta empresarial. Cuando un capitn de barco sale sin su brjula, instrumento de navegacin que le ayuda a mantener la orientacin del rumbo a dnde se quiere llegar (por medio de indicadores de ubicacin), generalmente se pierde en el camino y nunca llega al lugar deseado. Cuando un gerente sale sin sus indicadores financieros generalmente no conoce la situacin de la empresa, las oportunidades y hacia dnde va econmicamente. Todo capitn de barco que se respete, por ms grande o pequea que sea su embarcacin, debe tener una brjula y saberla manejar, igualmente todo gerente o administrador de empresa debe tener sus indicadores financieros diarios, semanales, mensuales y anuales, y saberlos interpretar. Lo importante de un sistema de informacin es los resultados que ofrece, productos reflejados en datos, indicadores que sealan una situacin determinada.* 9 *El sistema muestra una realidad determinada en un indicador financiero de costos. Cuando el sistema no muestra la realidad se debe realizar una auditoria de costos para asegurarse de que la informacin sea veraz, o para arreglar el proceso que no est uniforme y transparente, con la calidad requerida y que no ofrece confianza a la administracin. 13. Por lo tanto, en el hacer del sistema de informacin est implcita la obtencin de los indicadores como finalidad del reporte, para la toma de decisiones. En la implantacin de un sistema de informacin se debe tener en cuenta esencialmente, y como primer paso, definir cules son los indicadores que arrojar el sistema. Todo el montaje debe estar articulado a obtener los respectivos indicadores dentro de sus reportes, de lo contrario el sistema tendr debilidades al no cumplir con la informacin solicitada. 'Los indicadores de gestin se convierten en los 'signos vitales' de la organizacin, y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos sntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades" (Beltrn, 2008). Todo el montaje debe estar articulado a obtener los respectivos indicadores dentro de sus reportes, de lo contrario el sistema tendr debilidades al no cumplir con la informacin solicitada. 'Los indicadores de gestin se convierten en los 'signos vitales' de la organizacin, y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos sntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades" (Beltrn, 2008). 10 14. En primer lugar, el modelo COBIT 4.0, sobre auditora en informtica, plantea la informacin como un elemento importante en el desarrollo de la consecucin de los objetivos empresariales; pero para ello se debe recolectar, condensar y medir la informacin, y obtener los indicadores requeridos para el anlisis y evaluacin, necesaria en la toma de decisiones. En segundo lugar, en los complejos ambientes de hoy en da, la direccin busca continuamente informacin oportuna y condensada, para tomar decisiones difciles respecto a riesgos y controles, de manera rpida y exitosa. Qu se debe medir y cmo? Las empresas requieren una medicin objetiva de dnde se encuentran y dnde se requieren mejoras, y deben implantar una caja de herramientas gerenciales para monitorear esta mejora. La figura 1 muestra algunas preguntas frecuentes y las herramienta...</p>