Manajemen rapat

  • Published on
    14-Dec-2014

  • View
    572

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

untuk mengetahui manajemen rapat yang efektif.

Transcript

<ul><li> 1. .............Please WaitPlease waitBismillahirrahmanirrahiiim</li></ul> <p> 2. RAPATRAPATRAPATRAPAT RAPAT 3. Kenapa harus rapat... Distribusi dan pertukaran informasi Menjalankan fungsi organisasi Informasi yang didapat semua orang sama Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming Untuk Pemecahan masalah, kerjasama,koordinasi antar personal, tim/bidang Mencari komitmen bersama 4. Intensitas Akibat Banyak waktu terbuangTerlalu Anggota tim tidak punya cukupSering waktu untuk mengimplementasikan keputusan. Kemungkinan lain, Tim menjadi tidak fokus karena banyak keputusan yang diambilJarang Anggota tim kehilangan arah, tidak tahu sasaran yang harus dicapai bersama sehingga anggota tim menjadi berjalan sendiri sendiri 5. Jika Ini yang terjadi Waktu rapat yang terus molor tanpa batas Rapat rutin tanpa agenda yang jelas Pembicaraan tidak fokus Terjadi adanya dominasi individu Tidak ada mekanisme rapat Manajemen konflik yang lemah Tidak ada keputusan yang jelas Dinamika kelompok yang kurang/pasif Ketua ingin dia yang paling benar dantidak boleh dibantah Rapat hanya menjadi ajang menyeranglawan atau mempertahankan pendapatTidak Efektif 6. Kapan dan dimana rapatakan dilakukanJadwal dan agenda atautujuan rapat yangsederhana dan jelasIngat !Jika anda tidak memperhatikanrambu rambu dan tidak tahu tujuananda maka anda akan trsesat dankehilangan arah 7. Selanjutnya..Mengirimkan pemberitahuan sehinggayang akan di undang rapat harusmenerima pemberitahuan sebelumnyaMempersiapkan tempat rapat danperalatan yang dibutuhkan dengan baikYang terpenting memastikan bahwa parapeserta rapat menyiapkan data atauinformasi yang relevan dengan agendarapat 8. Kemampuan mendengar dengan aktifMengetahui persoalan dengan rinciMemandu jalannya diskusiMemotong diskusi yang tidak relevanMampu menerima kritikMemantau waktu RapatMengambil KeputusanMenyimpulkan hasil rapat dengansederhana dan mudah dimengertiMembuat risalah rapat; dikerjakan olehsekretaris atau seorang peserta rapatdalam format yang sederhana 9. Dalam rapat kita akan bertemudengan berbagai karakter manusia 10. Batas kewajaran dalam berbeda pendapatTingkat Nilai Karakteristik OrganisasiTingkatPerbedaan Responsif &amp;PendapatKemampuanOrganisasiTidak ada Negatif Tidak peduli, jumud, lambat Rendahatau rendah antisipasi, tingkat kreatifitas untukmencari alternatif baru rendah,tidak ada inovasiBatas Positif Dinamis, bebas berpendapat, TinggiKewajaran selalu mencari solusi, kreatifitaspositif untuk mencapai targetTinggiNegatif Mengada-ada, tidak adaRendahkerjasama, aktivitaskontraproduktif, tidak terkendali dantidak terkoordinir dengan baik 11. TinggiKepedulianOrganisasi RendahTinggi A B C Tingkat Perbedaan 12. Membagikan hasil rapat secara tertulisMembuat rencana tindakan sederhanadalam suatu lembar (sheet) yang terdiriatas : pekerjaan/aktivitas yang disepakati,oleh siapa, jadwalnya dan status darikegiatan tersebut (who, to do what, when,and the status)Memantau semua aktivitas besertapelaksanaan dari hasil rapat.Hasil pantauan sebaiknya dibicarakansecara singkat pada rapat berikutnya 13. 10 Rumus untuk melaksanakan rapatdengan sukses1.Adakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan2.Rencanakan suatu rapat dengan baik3.Siapkan dan edarkan agenda ke semua peserta rapat4.Waktu dan jadwal rapat sangat berharga5.Kendalikan rapat tersebut6.Undanglah yang paling berkompetensi dan mempunyaipengalaman7.Catat semua rekomendasi serta tugas kepada anggota8.Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan sederhana9.Buatlah keputusan rapat dapat diimplementasikan10. Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secaraobjektif 14. Model rapat, sebuah alternatifTahap 1. PembukaanTahap 2. Evaluasi kegiatan pekan laluTahap 3. Pembahasan agenda rapatTahap 4. Penutupan. 15. Tahap 1. Pembukaan PJ pembukaan/ MC, sebaiknya telahditunjuk pekan lalu Pembukaan. Kapan boleh dimulai, urutanpemimpin, bila mulai terlambat. Tilawah. Catat halaman, aturan tilawah. Nasihat/arahan. Giliran, bahan, pembicara ,mekanisme, alokasi waktu. Pengajuan agenda Pengantar umum rapat. 16. Tahap 2. Evaluasi kegiatan pekan lalu PJ sekretaris Koreksi agenda aksi pekan lalu, progress report. Mengecek hasil pekerjaan Apa yang perlu diagendakan kembali. Konsep penting dan mendesak 17. Tahap 3. Pembahasan agenda rapat PJ pemimpin Penetapan agenda rapat: permanen dannonpermanen Alokasi waktu per agenda Notulensi rapat (sekretaris) Manfaatkan teknik pemecahan masalah Laksanakan konsep 18. Tahap 4. Penutupan. PJ. Sekretaris Hasil Keputusan dibaca ulang Person yang terkait mencatat Receck buat yang penting Apa yang akan dikerjakan pekan depan Berkas penting tercecer perjanjian khusus, kontak hamdalah. 19. Sesungguhnya hari ini adalah satu hari di antara hari-hari Allah, tidak pantas diisidengan kebanggaan dankesombongan/keangkuhan. Ikhlaskanlahamalmu dan tujulah Allah denganamalmu, karena hari ini menentukan hari-hari yang akan datang. 20. Teruslah bergerak hingga KELELAHAN ituLELAH mengikutimuTeruslah berlari hingga KEBOSANAN itu BOSANmengejarmuTeruslah berjalan hingga KELETIHAN itu LETIHbersamamuTeruslah bertahan hingga KEFUTURAN ituFUTUR menyertaimuTetaplah berjaga hingga KELESUAN itu LESUmenemanimu 21. Hai orang-orang yang beriman, bertaqwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat), dan sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan.(Q.S. Al Hasyr : 18) 22. Untuk saudaraku yang aku cintai karena AllahFasiruu bi barakatillah wa antum faizuun(Berangkatlah kalian dengan keberkahan Allah dan kalian akan menang) </p>