Memimpin Rapat 03

  • View
    611

  • Download
    1

Embed Size (px)

Transcript

  • 1. BERKOMUNIKASI DENGAN LEBIH BAIKMEMIMPIN RAPAT 03

2. Ciptakan lingkungan yang amandan terbukaDoronglah setiap peserta untukberbicara Mengangkat Konflik PositifGunakan alat bantu keputusanseperti membandingkan sisipositif dan negatif, lembarevaluasi, dan tabel.Tetapkan aturan dasar dantegakkan. 3. Menangani Konflik NegatifDengarkan semua pandangan Identifikasi sasaran bersamaBangunlah kesepakatanHindari menuding kesalahanLakukan depersonalisasi melaluiucapan Anda 4. Jika konflik tetap terjadi, bawalah masalah itu keluar Jangan tolerir adanya serangan pribadi Menangani Konflik NegatifCarilah hasil yang menang-menangKomunikasikan perasaan hormat Gunakan nada yang positif 5. Kemampuan merangkum adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik dan membuat kajian yang ringkas tetapi tepat tentang apa yang telah dikatakan. Untuk dapat merangkum secara efektif anda harus terbiasa untuk mendengarkanMerangkum Secara Efektif segalanya termasuk yang tersirat. Anda juga harus meningkatkan kemahiran berbahasa serta kemahiran untuk mengklarifikasi konsep untuk merangkum poin pembicaraan. 6. Tingkatkanlah kemampuanuntuk merangkum dengan cara:Buatlah catatan atau dengandengan pikiran mencatatTangkaplah dalam pikiran, kata-Merangkum Secara Efektifkata dan frasa kunciUlangi kata-kata dan frasa kunciTempatkan ide-ide individualdalam konteks keseluruhanpembicaraanBuat analogi dan nama untukide-ide sentral. 7. Konsensus membentuk akuntabilitas dan untuk memastikan setiap orang bertindak sesuai keputusan. Konsensus tidak berarti bebas konflik, konsensus adalah penyelesaian konflik dalam cara yang bisa diterima sebagian besar peserta. Untuk mencapai konsensus anda perlu melakukan tindakan berikut :Mencapai Konsensus Definisikan permasalahan Tunggulah sampai orang lain telah bicara sebelum menawarkan pendapat Anda Usahakan terjadinya curah gagasan yang kreatif 8. Bahaslah konflik sampai benar-benar dipahami oleh semua orang. Analisis dan evaluasilah apa yangtelah anda pelajari Rangkumlah apa yang telahdiucapkan Mintalah keputusan untuk diambil,atau putuskan sendiri.Mencapai Konsensus Ambillah tanggung jawab untukmemperkecil jumlah pilihan. Jagalah jangan sampai menguasaidiskusi Tanyakan pertanyaan yangmenggali 9. Tidak memahami manfaat kompromi Marah karena suatu hal lain Merasa tidak dipedulikan atasan Pendengar yang buruk Memiliki agenda terselubungMenangani Orang SulitBeberapa hal tentang orang sulit Mendebat urusan sepele Melupakan pandangan oranglain 10. Orang-orang sulit dalam banyakhal tidak menyadari betapamereka mengganggu oranglain, atau betapa seriusnyatindakan mereka terhadapkarier mereka sendiri dan jugaefektivitas team.Anda bisa menghindari banyakMenangani Orang Sulitmasalah yang dibawa orangsulit ini dengan melakukanintervensi sejak awal : Lakukan percakapan satulawan satu 11. Mengakui suatu masalah, dan membiarkan ia mengeluarkan atau membahasnya Sarankan perilaku yang anda hargai dan apa yang tidak bisa ia lakukanMenangani Orang Sulit Selama rapat berlangsung,biarkan ia mengucapkan apayang diinginkan, dan bahkanmengajukan beberapapertanyaan, dan kemudianlanjutkan rapat. Berikan batas waktu Katakan kepada pemimpin oranisasi yang lain untuk melakukan hal serupa. 12. Rapat sampingan terjadi karenarapat resmi telah keluar jaluratau terlalu lama.Rapat sampingan ini tidakboleh dibiarkan dandikendalikan denganmenaikkan sedikit demi sedikit Kendalikan Rapat Sampingancampur tangan anda :Lihat orang-orang yang sedangberbicara sampai andabertatap mata dengan mereka. 13. Jika mereka tidak mengertijuga, berdirilah dan hampirilahmereka, atau panggil mereka Anda mungkin juga perlu mengingatkan kelompok initentang aturan rapat jika anda Kendalikan Rapat Sampinganpunya aturan yang melarang pembicaraan sampingan Jika sampai pada tahap inimereka belum mengerti juga,tegurlah setelah rapat. Perjelas pada mereka, bahwa haltersebut tidak akan membantu diri mereka ataupun tim. 14. LAIN-LAIN Bersikap terbuka pada kabar buruk Setelah orang melihat orang lain berbicara terbuka dan menyampaikan kabar buruktanpa takut akan resikonya, mereka akanmerasa oke dalam melakukannya. Kebijakan ini perlu ditegaskan secara rutin untuk memastikan semua orang memahaminya. Kocoklah Sedikit Mengubah dinamika tidak selalu membuat orang merasa nyaman, tapi sesungguhnya memang bukan kenyamanan yang dicari melainkan bahwa setiap orang dapat dimaksimalkan potensinya. Mengubah waktu atau jadwal rapat, atau membawa fasilitator dari luar 15. Berikan Hak MengeluhSediakan waktu untuk suatu rapat terbuka. Sebelum, sewaktu dansetelah rapat, karyawan diberi hak mengeluh, yang berartimereka boleh mengangkatmasalah apa saja dengan siapa saja, tentang tindakan yang tidak selaras dengan nilai-nilai perusahaan.LAIN-LAIN Anda bisa membuat lingkunganseperti itu dengan kebijakan yang Gunakan Memo Satu Halamanmendukung. Bahkan kalau andaUpayakan materi bacaan dalampikir orang sudah nyaman untukpersiapan rapat seringkas mungkin.tampil, tidak ada salahnya Anda Biasakan menulis dengan baik namunmenyatakan dengan eksplisit ringkas. Hal ini sangat perlu dilakukankebijakan ini.untuk menghemat waktu. 16. Hubungi Semua OrangSekalipun seseorang senangberpartisipasi dalam rapat, iatidak akan selalu datangmembawa sesuatu jika tidakdiminta.LAIN-LAIN Pemimpin bisa membangkitkankreativitas dengan membuat Ada perbedaan antara partisipasi orang tahu bahwa merekadengan muncul dengan membawa harus dengan persiapan untukide atau pandangan. melakukan lebih dari sekedarmembahas usulan orang lain. 17. Pendekatan kreatif bisa mengirimkan pesan yang bagus dan membantu orang untuk memfokuskan pada masalah yang sedang dihadapi. Pendekatan menyenangkan untuk membuang pikiran adalah untuk mengingatkan orang agar tidak meninggalkan kesekarang-an. LAIN-LAINCampakkan Pikiran Anda Fokuslah pada rapat yang diikuti,dan ajak peserta untuk juga fokus. 18. LAIN-LAIN Tip di saat terakhirBuat agenda praktis yang mencakup tujuanrapat, daftar peserta, deskripsi singkattentang topik diskusi, dan alokasi waktu.Tuliskan penggunaan waktu anda sendiridisamping tiap baris selama rapat untuk memastikan anda tetap berada di jalur. Jika anda punya waktu Hubungi orang-orang berpengaruh sebelum rapat dimulai untuk mengetahui apa yang dipikirkan, menangani pertentangan, dan membangun konsensus 19. LAIN-LAIN Rencanakan peningkatanberkelanjutanBacalah buku tentang manajemenrapat, dan sarankan padapimpinan tim anda. Buatlah lokakarya tentang manajemen rapat, atau buatlah sedemikian rupa agar ketrampilan itu menjadi bagian dari rencana pelatihan individu tiap pimpinan di organisasi. 20. Rencanakan peningkatanberkelanjutan Cobalah buatkebijakan rapat secaratertulis untukorganisasi.LAIN-LAIN 21. SUDAH SELESAI