Frozen Solid Fest

  • Published on
    15-Jul-2015

  • View
    187

  • Download
    0

Embed Size (px)

Transcript

  • ANNELEEN VAESAO/EV

    2014-2015

    PRODUCTIE

    EXAMENOPDRACHT

    Mr DE MAN

  • VOORWOORD

    Een evenement op poten zetten is geen makkelijke klus. Er komt immers heel wat bij te kijken. In deze paper heb ik een indoor festival van A tot Z uitgewerkt.

    Uiteraard was het opstellen van deze paper niet gelukt zonder de hulp van enkele per-sonen. In de eerste plaats wil ik meneer De Man bedanken voor zijn feedback. Ook mijn collega Ken Van Heertum van Graspop Metal Meetingmag ik niet vergeten te vermelden voor zijn tips.

  • INHOUDSOPGAVE

    Inleiding ....................................................................................................................................................................................... 5

    1 Concept .................................................................................................................................................................................... 6 1.1 Inkleding .....................................................................................................................................................................6 1.2 Mobiliteit ...................................................................................................................................................................7 1.3 Catering ....................................................................................................................................................................7 1.4 Crew ...........................................................................................................................................................................8 1.5 Verzekeringen, vergunningen & veiligheid ......................................................................................8 1.6 Communicatie ....................................................................................................................................................9 1.6.1 Huisstijl.......................................................................................................................................................9 1.6.2 Affiches & flyers ...............................................................................................................................9 1.6.3 Website & nieuwsbrief ................................................................................................................ 11 1.6.4 Social media ........................................................................................................................................ 11 1.6.5 Narrow broadcasting ................................................................................................................. 12 1.6.6 Persberichten .................................................................................................................................. 12 1.6.7 Mediapartners ................................................................................................................................. 13

    2 Inplantingsplan ...............................................................................................................................................................14

    3 Budget ...................................................................................................................................................................................18 3.1 Kosten ..................................................................................................................................................................... 18 3.2 Inkomsten ..........................................................................................................................................................20 3.2.1 Inkomsten festival ........................................................................................................................20 3.2.2 Sponsoring .......................................................................................................................................20 3.3 Eindbalans ........................................................................................................................................................22

    4 Draaiboek ..........................................................................................................................................................................24 4.1 Algemene info ..................................................................................................................................................24 4.1.1 Evenement informatie ...............................................................................................................24 4.1.2 Verantwoordelijken .....................................................................................................................24 4.1.3 Leveranciers en andere betrokkenen ..........................................................................25 4.1.4 Andere nuttige contactpersonen .................................................................................... 27 4.2 Kernprogramma ...........................................................................................................................................28 4.3 Korte Termijn planning .............................................................................................................................29 4.3.1 Draaiboek opbouw ......................................................................................................................29 4.3.2 Draaiboek event ............................................................................................................................31 4.3.3 Draaiboek afbouw......................................................................................................................34 4.4 Lange Termijn planning ........................................................................................................................... 37

    Besluit ........................................................................................................................................................................................44

  • INLEIDING

    Een evenement organiseren is geen sinecure. Er komt immers heel wat bij te kijken en als eventmanager in spe is het belangrijk om daarvan bewust te zijn. In deze paper heb ik een indoor festival van A tot Z uitgewerkt.

    Allereerst heb ik een concept voor het festival bedacht. Vervolgens heb ik het inplant-ingsplan uitgewerkt. Daarna komt het budget aan bod. Als laatste ga ik dieper in op het productionele draaiboek voor het evenement.

  • 1 CONCEPT

    Voortaan wordt het startschot van het festivalseizoen in hartje winter gegeven en wel met Frozen Solid Fest. Het is een indoor winterfestival met twee podia waar zowel rock als electro wordt geserveerd. Het gaat door in de Antwerpse Waagnatie op 23 januari en is gericht op hippe jongvolwassenen tussen 18 en 35 jaar. Het verwachtte aantal bezoekers ligt op 5000.

    De Hypothermia Stage in hal 1 is the place to be voor liefhebbers van stevige beats. Daar zullen Station Earth, Mophito, Lucy Tunes, Goldfox en Gewelt hun ding doen. Stuk voor stuk zijn het jonge, getalenteerde djs die onder andere al op Tomorrowland mo-chten draaien. Afsluiter op de Hypothermia Stage is Green Velvet. Deze Amerikaanse producer mag zichzelf n van de pioniers van de house, electro en techno noemen. In 2001 brak hij door met zijn hit La la land en sindsdien maakte hij de podia van I Love Techno, Tomorrowland en 10 Days Off onveilig.

    De Frostbite Stage in hal 2 staat in het teken van snoeihard gitaargeweld. Met The Rott Childs & The Sore Losers krijgen de festivalgangers talent van eigen bodem voorge-schoteld. Maar ook in Nieuw-Zeeland en Amerika kunnen ze er wat van, dat bewijzen The Datsuns en Red Fang wel. Headliner van de avond zijn de legendarische stoner rockers van Monster Magnet. Eerder pakte de band moeiteloos de wei van Rock Wer-chter, Graspop Metal Meeting en Pukkelpop in.

    Kirsten Lemaire van Studio Brussel zal die dag de presentatie voor haar rekening ne-men op de Frostbite Stage.

    1.1 INKLEDING

    Uiteraard wordt het winterthema doorgetrokken in de aankleding van de locatie. Zo wordt de Waagnatie in een ijzigwit kleedje gestoken met witte moltondoek. Aan het plafond worden LED spikestars, of met een beetje fantasie ijskristallen, bevestigd. Ook de DJ booth op de Hypothermia Stage kleurt wit en voor de booth worden LED cones geplaatst. Die hebben wat weg van ijspegels. Daarnaast staat er op het podium con-fettikanonnen met witte snippers, om de winterse sfeer nog meer op te snuiven.

    Elke zaal telt een toog en die worden in ware aprs-ski stijl opgetrokken, met het typis-che onbehandeld hout. Festivalgangers kunnen er pintjes, frisdrank en Red Bull krijgen, maar ook Jgermeister & winterse cocktails. Wie het moment wil vereeuwigen met een selfie, kan terecht bij de Photobooth in hal 2. Daar wanen de festivalgangers zich als het ware in een Tirolse chalet en kunnen ze een selfie maken met een opblaasbare ijsbeer, pinguin of hert. Door #fsf15 te vermelden op Instagram krijgen ze ook meteen een print van hun foto mee. Op de foto staat het logo van het festival en van sponsor Mobile Vikings.

    Een verplichte dresscode is er niet, maar festivalgangers die een beanie dragen, krijgen wel een gratis consumptie.

  • 1.2 MOBILITEIT

    Zoals eerder vermeld, viel de keuze qua locatie op Waagnatie in Antwerpen. Deze zaal ligt centraal in Vlaanderen en de bereikbaarheid is optimaal: makkelijk te bereiken met de auto, het openbaar vervoer, de fiets en zelfs te voet. Zo ligt Waagnatie slechts 20 minuten van de snelweg. Voorts rijdt er van Antwerpen Centraal een rechtstreekse bus tot de halte Rijnkaai, daarna is h