Bien dans mes budgets, bien dans mon C.E. !

  • Published on
    12-Aug-2015

  • View
    166

  • Download
    1

Embed Size (px)

Transcript

  1. 1. services avantages et rcompenses BIEN DANS MES BUDGETS, BIEN DANS MON C.E. ! Guide des rgles et conseils pour les budgets du comit dentreprise et la rglementation Urssaf sur les chques et cartes cadeaux.
  2. 2. Aider les travailleurs de laprs-guerre se nourrir et se loger, les inciter participer la vie de leur entreprise, ctait la raison dtre des premiers comits dentreprise, crs en 1945 sous limpulsion du Conseil national de la Rsistance. Grce eux, de nombreuses familles ont pu sadonner des loisirs, accder la culture et goter, parfois pour la premire fois, linsouciance des vacances ! 70 ans plus tard, les Franais restent trs attachs leurs C.E., et pour cause, ils ont faonn, aux cts de la Scurit sociale et des caisses de retraites, notre modle social. Pourtant, dans une socit de plus en plus individualiste, on pourrait penser que les comits dentreprise, qui sappuient sur des valeurs collectives, nont plus de raison dtre. Au contraire, le contexte conomique actuel ncessite un renforcement des prrogatives des C.E. afin quils aient les moyens de poursuivre la mission historique qui leur a t confie : dfendre les intrts des salaris et augmenter leur pouvoir dachat. Aux cts des comits dentreprise, Sodexo connat bien les enjeux auxquels vous, lus de C.E., tes confronts au quotidien. Spcialistes des activits sociales et culturelles, nous renouvelons, en cette date anniversaire, notre souhait de vous faciliter la vie et de donner le sourire vos salaris. Pour ce faire, et conformment notre habitude de vous accompagner au plus prs de vos besoins, nous mettons votre disposition ce guide, qui se propose de rappeler, en quelques pages, des informations essentielles concernant les budgets des C.E., la rglementation Urssaf relative aux chques et cartes cadeaux, les diffrentes solutions qui soffrent vous. Nous vous proposerons enfin une liste de ressources qui peut tre utile pour vous faciliter la gestion du C.E. et vous aider vous concentrer sur lessentiel : les salaris. Bonne lecture ! 70 ans et toujours pas la retraite : bon anniversaire les C.E. !
  3. 3. Guide des rgles et conseils pour les budgets du comit dentreprise I 3 Budget de fonctionnement BUDGET ACTIVITS SOCIALES ET CULTURELLES Est-il obligatoire ? OUI. OUI, si lentreprise finanait dj des activits sociales au moment de linstitution du C.E. ou, dans le cas contraire, si lemployeur dote le C.E. NON, si lentreprise ne finanait aucune activit sociale avant la cration du C.E. Quel est son montant ? Montant minimum : 0,2 % de la masse salariale brute. La masse salariale brute correspond au compte 641 du Plan comptable gnral, lexception des sommes relatives la rmunration des dirigeants sociaux, des remboursements de frais, des sommes dues au titre de la rupture du contrat de travail (hormis les indemnits lgales et conventionnelles de licenciement, de retraite et de pravis qui doivent tre prises en compte dans le calcul de la masse salariale brute). (Cass. Soc. 9 juillet 2014, n13-17470, Cass. Soc. 20 mai 2014, n12-29142) Montant minimum : montant initial : lorsque le C.E. reprend la gestion des ASC antrieurement gre par lemployeur, ce dernier doit lui verser une contribution au moins gale la combinaison des deux rgles ci-aprs : * au total le plus lev des sommes affectes aux dpenses sociales de lentreprise atteint au cours de lune des 3 dernires annes prcdant la premire prise en charge des ASC par le C.E. ( lexclusion des dpenses temporaires si les besoins pour lesquels elles ont t institues ont disparu) ; * le rapport de la contribution calcule selon la 1re rgle la masse salariale brute ne peut tre infrieur au mme rapport existant pour cette mme anne de rfrence. montants ultrieurs : la contribution doit respecter les deux rgles ci-dessus. Toutefois, si la masse salariale diminue par rapport la masse salariale de lanne de rfrence (montant de la masse salariale la plus leve au cours des 3 dernires annes), la contribution suit la mme variation. Dispositions plus favorables : La contribution peut tre dun montant suprieur au minimum lgal en vertu dune dcision unilatrale de lemployeur, dun accord ou dun usage. quoi sert-il ? couvrir les dpenses lies son fonctionnement et ses missions conomiques financer les activits sociales et culturelles du C.E. Les deux budgets du C.E. En matire de budget, les lus des comits dentreprise sont souvent tiraills. Dun ct, les salaris comptent de plus en plus sur eux pour les aider soutenir leur pouvoir dachat. De lautre, le budget dont ils disposent est limit et vite puis. Seule une optimisation efficace peut permettre de relever ce dfi. quoi servent les deux budgets des C.E. ? Pour remplir correctement ses missions, chaque C.E. dispose de deux budgets : un budget de fonctionnement et un budget destin aux activits sociales et culturelles (ASC). Ils se distinguent notamment par leur mode de calcul et leur utilisation.
  4. 4. Guide des rgles et conseils pour les budgets du comit dentreprise I 4 Quelques astuces pour optimiser vos budgets Le budget de fonctionnement a tendance saccumuler alors que le budget ASC est vite dpens. La tentation est ainsi grande dutiliser le premier pour compenser la faiblesse du second. Mais attention, ces deux budgets ne doivent en aucun cas tre mlangs, vous risqueriez le redressement par lUrssaf. Veillez donc tablir une comptabilit spare ! Pour le budget de fonctionnement Pour le budget des uvres sociales Envisagez labonnement auprs des prestataires de conseil plutt que des demandes au coup par coup, ds lors que vous en avez plusieurs chaque anne. Le fait davoir un peu de rserve sur le budget de fonctionnement peut paratre frustrant, mais en cas de coup dur et de gros besoins dassistance juridique ou comptable, elle vous sera fort utile. Noubliez pas de mener lenqute auprs des salaris pour tre srs de leurs besoins et de leurs attentes : ne dilapidez pas le budget en actions qui seront peu apprcies. Vrifiez leur satisfaction par un questionnaire afin dajuster au mieux vos actions dune fois sur lautre. Nouvelles rgles comptables ! Larticle 32 de la loi n2014-288 du 5 mars 2014 prvoit de nouvelles dispositions : Dsignation obligatoire dun trsorier, en plus du secrtaire. Tenue dune comptabilit et prsentation par tout moyen des comptes du C.E. aux salaris en fin danne. Pour les C.E. les plus importants, recours obligatoire un expert-comptable et cration dune commission des achats pour les dpenses les plus importantes. Les seuils seront publis avec le dcret dapplication, encore attendus au moment de la publication de ce guide. Pour connatre lensemble des dispositions, nhsitez pas consulter votre expert-comptable. Budget de fonctionnement BUDGET ACTIVITS SOCIALES ET CULTURELLES Que finance-t-il exactement ? Lquipement : fournitures de bureau, quipement du local C.E., informatique, frais de personnels (permanents ventuels du comit); Les dpenses de formation conomique et juridique des lus du comit. La communication du C.E. : cration et reproduction de documents et objets lis linformation des salaris ; Les frais de dplacements des lus du comit pour lexercice de leurs fonctions ; Les abonnements aux services de socits dexperts et/ou la rmunration des experts pour assister le C.E. Le Code du Travail contient une liste indicative des activits sociales et culturelles du C.E. parmi lesquelles figurent les activits sociales et culturelles tendant lamlioration des conditions de bien-tre ou ayant pour objet lutilisation des loisirs et lorganisation sportive. Il sagit par exemple du financement de bons dachat, dune billetterie culturelle, de chques vacances, de colis de fin danne offerts aux salaris, des sorties avec le personnel, des voyages, etc. Attention limputation Certaines dpenses vous semblent parfois ambigus, par exemple limputation des frais de port. Une astuce simple : si vous avez un doute, demandez-vous quelle destination finale a votre action. Par exemple, si la destination finale est linformation des salaris des dernires actions du C.E. concernant des ngociations avec la direction, les frais sont imputer au budget de fonctionnement. Sil sagit de leur faire parvenir des chques ou cartes cadeaux, les frais sont imputer au budget ASC.
  5. 5. Guide des rgles et conseils pour les budgets du comit dentreprise I 5 Matriser la rglementation Urssaf LUrssaf a tabli plusieurs rgles concernant les prestations alloues par le comit dentreprise aux salaris. Leur connaissance et leur respect sont primordiaux. 83 % des C.E. offrent des chques cadeaux ou, dsormais, des cartes, cest pourquoi nous allons nous concentrer sur les rgles qui concernent ces titres. Comment mettre en uvre toutes vos actions dans le respect de la lgislation ? Solution avantageuse pour tous, les chques cadeaux constituent un pouvoir dachat supplmentaire pour les salaris, exonr de cotisations sociales sous certaines conditions. Quelles sont-elles ? Rappel du plafond dexonration des chques cadeaux Depuis le 22 janvier 2015, le plafond dexonration (gal 5 % du plafond de la Scurit sociale), slve 159 . Par consquent, si le montant global des chques et cartes cadeaux attribus un salari pour lanne civile nexcde pas 159 , alors ce montant est exonr de cotisations et contributions sociales. Au-del de ce seuil, dautres chques cadeau dfiscaliss peuvent tre attribus aux salaris sils rpondent simultanment aux 3 conditions suivantes : 1. tre attribu en relation avec lun de ces vnements : Le mariage & le Pacs. Les naissances. Le dpart la retraite. La fte des Mres & la fte des Pres. La fte de Sainte-Catherine & la fte de Saint-Nicolas. Le Nol des salaris et des enfants (jusqu 16 ans rvolus dans lanne civile). La rentre scolaire pour les salaris ayant des enfants (jusqu 25 ans rvolus dans lanne civile). Attention, le salari doit tre concern par lvnement ! Par exemple, un salari sans enfant nest pas concern par les chques cadeau remis pour la rentre scolaire, pour le Nol des enfants, ni pour la fte des Mres/Pres. 2. avoir une utilisation dtermine Cest la raison pour laquelle Sodexo a prvu des chques restreints aux enseignes ou aux rayons en lien avec lvnement. Par exemple, le chque cadeau de rentre scolaire permet de faire des achats de papeterie, livres, vtements enfants, micro-informatique... 3. tre dun montant conforme aux usages Le seuil de 159 a t fix par vnement et pour lanne civile 2015. Dans le cas particulier o deux salaris conjoints travaillent dans la mme entreprise, le seuil sapprcie pour chacun deux. Deux vnements ont ncessit des adaptations de ce seuil : pour la rentre scolaire, le seuil est de 159 par enfant, Pour le Nol des enfants du salari, le seuil est de 159 par enfant ; le seuil du Nol du salari tant de 159 pour le salari. Attention : dans le cas o un salari peroit pour le mme vnement un ou plusieurs chque/carte cadeau et cadeaux en nature, les montants de chacun doivent tre cumuls pour apprcier le respect du seuil. Consquences en cas de non-respect Lorsque ces trois conditions ne sont pas simultanment remplies, le chque/carte cadeau ou le cadeau en nature est soumis pour son montant global aux cotisations et contributions sociales, cest dire ds le 1er euro.
  6. 6. Guide des rgles et conseils pour les budgets du comit dentreprise I 6 Que se passe-t-il en cas de redressement par lUrssaf ? Dans la plupart des cas, un comit dentreprise se fait contrler loccasion dun contrle de lentreprise. 67% des entreprises franaises ont t contrles au cours des 4 dernires annes (source 2014 tude Aquency). Le risque devient donc de plus en plus grand. LUrssaf va contrler que les prestations fournies par le C.E. rentrent bien dans la liste des lments non soumis cotisations sociales et ne sont pas assimilables un complment de salaire ou un avantage en nature. Des pices justificatives vous seront demandes lors dun contrle Urssaf. Le classement et larchivage des factures et justificatifs sont essentiels. En cas de redressement, lUrssaf demandera les sommes payer directement lentreprise (la responsabilit des dclarations et du rglement des cotisations et contributions sociales incombe lemployeur). Cette dernire pourra se retourner contre le comit dentreprise pour se faire rembourser la partie du redressement qui concerne les erreurs de gestion du comit. Le montant des budgets des annes suivantes peut ainsi tre diminu du montant du redressement Urssaf. Dans ce cas, le C.E. peut demander un talement lentreprise. Dans tous les cas, pour garder la confiance de lentreprise et des salaris, nous vous recommandons de respecter scrupuleusement les rgles dictes par lUrssaf Pensez archiver ! Dans la perspective dun contrle de lUrssaf, veillez bien archiver les documents qui pourraient vous tre demands : Le bilan, le compte de rsultat du C.E. et lannexe aux comptes se gardent, si possible, durant toute la vie du C.E. Les pices justificatives comme les factures et les bons de commande, se conservent pendant 10 ans. les justificatifs sur les activits du C.E. (acte de mariage, naissance) se gardent au minimum 3 ans ; le dlai de reprise des cotisations et contributions sociales par lURSSAF tant de 3 annes civiles plus lanne en cours. Par exemple, les justificatifs de suivi de scolarit, de mariage et naissance doivent tre conservs par le C.E. pour justifier de lexonration pour lattribution de chques cadeaux attribus respectivement pour la rentre scolaire, un mariage et une naissance.
  7. 7. Guide des rgles et conseils pour les budgets du comit dentreprise I 7 SERVICES AVANTAGES ET RCOMPENSES FAIRE PLAISIR TOUT LE MONDE, CEST PAS TOUJOURS UN CADEAU. SAUF AVEC SODEXO. ASC-PLAQUETTE-LIGHT-012015 -CS5.indd 1 02/03/15 18:52
  8. 8. Guide des rgles et conseils pour les budgets du comit dentreprise I 8 * Daprs les tudes Deloitte de Nol 2013 et 2014 sur les intentions dachat des consommateurs europens loccasion des ftes de fin danne. Donner plus de pouvoir dachat aux salaris Dans un contexte conomique morose, de nombreux salaris ont du mal boucler leurs fins de mois. En cause : un faible pouvoir dachat. Plus que jamais, les comits dentreprise ont cur daider leurs salaris faire face aux dpenses occasionnes par la rentre des classes, Nol ou des vnements personnels comme un mariage ou une naissance. Mais ce nest pas tout ! Faire attention son budget ne doit pas empcher les salaris de se distraire et de se cultiver, ou encore de bnficier dune aide domicile. L aussi, le C.E. peut leur donner un coup de pouce. Avant de dterminer vos actions, nous vous recommandons dtudier soigneusement la population des salaris de votre entreprise et de raliser une enqute sur leurs attentes : elles ne seront pas les mmes si les salaris sont majoritairement sans enfant, seniors, ou parents denfants jeunes ! Vous pourrez ainsi garantir lquit de vos actions entre les diffrents salaris. Un Nol 100 % plaisir Nol est sans aucun doute lvnement le plus attendu de lanne, et pas seulement par les enfants ! Dans lentreprise, le C.E. a aussi son r...